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Texto de Protección de Datos para factura 2021-2022

A la hora de facturar, se intercambian datos de empresas, profesionales y clientes. Para proteger dicha información se ha de incluir una cláusula informativa en los documentos para cobro de productos o servicios, Pero, ¿cómo debe ser un texto de Protección de Datos para factura? En Grupo Ático34 te contamos los requisitos y obligaciones de facturación que establece la ley y te mostramos diferentes modelos y plantillas para que puedas incluir en tus facturas.

¿Cómo afecta la ley de protección de datos a las facturas?

¿Qué información debe constar en una factura? ¿Es necesario incluir un texto sobre protección de datos? Lo primero es conocer qué normativas regulan la facturación en España.

Estas leyes establecen que toda empresa o profesional debe emitir una factura por el desarrollo de sus actividades, ya sea la prestación de servicios o la venta de productos. Esto incluye a autónomos y casi todo tipo de sociedades.

Es necesario facturar en los siguientes supuestos:

  • Prestar servicios a otros profesionales, empresarios o sociedades.
  • Así lo demanden los destinatarios por razones fiscales o tributarias.
  • Exportaciones y operaciones intracomunitarias exentas de IVA.
  • Operaciones con administraciones públicas.
  • Entregas de bienes y ventas a distancia, cuando se producen en el territorio donde se tributa.

La entrada en vigor del RGPD y de la LOPDGDD han supuesto nuevas exigencias a la hora de trata los datos presentes en las facturas.

La principal tiene que ver con el deber de informar. La ley de protección de datos considera la información presente en las facturas como datos de carácter personal, y por tanto se ha de informar al interesado acerca de la identidad del responsable o encargado del tratamiento (o sus representantes), la finalidad del tratamiento, el plazo de conservación de datos, la cesión de datos a terceros, o las vías para ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad o oposición.

¿Qué información debe constar en una factura según la ley actual?

Por otro lado, la ley define qué son datos de facturación, es decir, la información que hay que incorporar en el documento. Estos son los datos obligatorios en una factura:

  • Número de factura. Si es necesario, también hay que incorporar la serie, por ejemplo en caso de facturas rectificativas
  • Fecha de expedición
  • Nombre y apellidos o denominación social, razón social, domicilio y número de identificación fiscal del expedidor. También del destinatario en algunos casos, como en caso de prestaciones de servicios profesionales (autónomos)
  • Descripción de los servicios prestados o entregas realizadas
  • Coste bruto
  • Tipo impositivo
  • Cuota final
  • Cuenta bancaria o vías de pago

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Sin embargo, si has llegado hasta aquí, lo que te estarás preguntando es si tienes que cumplir la LOPD en facturas emitidas. Y la respuesta, por supuesto, es que sí. No en vano, supone un intercambio de información y datos sensibles, por lo que se deben acatar los dispuesto por el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de los Derechos Digitales (LOPDGDD).

De hecho, era algo a lo que ya obligaba la antigua ley de protección de datos. Sin embargo, ahora quedan muchos más claros los datos que se deben incluir. En definitiva, se debe añadir una cláusula donde se informe sobre:

  • Identidad de los responsables del tratamiento
  • Finalidad del tratamiento
  • Base jurídica
  • Si se va a ceder la información a terceros
  • Plazo de conservación de datos
  • Vías para ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición (ARCO)

Incluir un texto legal de protección de datos con esta información es imprescindible para cumplir con la protección de datos en franquicias, sociedades o por profesionales autónomos.

Cabe decir que el consentimiento RGPD no es necesario para poder tratar los datos en una factura, ya que se trata de una información imprescindible para poder cumplir con el contrato de compraventa de productos y servicios entre comprador y vendedor. Esto es, al comprar el producto o contratar el servicio, el usuario consiente que se traten sus datos personales para la emisión de la factura. Sin embargo, repetimos, sí es necesario cumplir con el deber de informar.

Plantillas con el texto LOPD necesario en las facturas

Para garantizar que se cumple con la protección de datos en facturas, hay que añadir una cláusula informativa. Lo ideal es colocar el texto al final de la factura, por ejemplo en un apartado donde ponga términos.

Seguramente, como profesional o empresario, ya estás usando un modelo de facturas emitidas para todos los servicios prestados. Del mismo modo, tienes que elaborar un texto de protección de datos para factura RGPD, que también debes incluir en todos los documentos de cobro.

Encontrar plantillas de facturas para cumplir la LOPD es muy sencillo. Una de las posibilidades que tienes es descargar una de las muchas plantillas que hay en internet. También puedes emplear programas de facturación que ya incorporan la función de añadir el texto LOPD, como SAGE, Woffu, Debitoor o FACTUSOL.

Sin embargo, para que no te compliques la vida y te resulta más fácil adaptarte al RGPD y la LOPDGDD, en Grupo Ático34 te ofrecemos nuestros servicios para que puedas añadir una nota LOPD en todas tus facturas emitidas.

Ponte en contacto con nosotros y descubre cómo podemos ayudarte a crear un texto protección de datos para factura predeterminado totalmente adaptado a las exigencias del RGPD y la LOPDGDD.

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Coletilla protección de datos en facturas

Lo primero que debes saber antes de elaborar un texto LOPD para facturas es que no existe un modelo unitario ni predeterminado. Debes tener en cuenta el tipo de servicios que prestas y o que vas a hacer con la información de los clientes o profesionales con quien tienes relaciones comerciales.

Por ejemplo, no es lo mismo cumplir con la protección de datos en el ámbito sanitario que a la hora de hacer intercambios de bienes u otros servicios. En cualquier caso, una cláusula LOPD para facturas podría ser la siguiente:

En vista del cumplimiento de la normativa europea 2016/679 sobre Protección de datos (RGPD) le informamos que el tratamiento de los datos proporcionados por Ud. será responsabilidad de (Nombre de responsables, representantes o delegados de tratamiento) con el objetivo de (Finalidad del Tratamiento), y que además se compromete a no ceder o comunicar la información a terceros. Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación o supresión del tratamiento a través de (correo electrónico, dirección física).

No hace falta ceñirse a un modelo o coletilla determinada. Puedes escribir tú mismo el texto legal de las facturas. No se requiere prosa ni imaginación, solo que cumpla con la ley. Ahí va otro ejemplo de texto de protección de datos para factura.

“De conformidad con el RGPD y la LOPDGDD, en (Nombre de responsables, representantes o delegados de tratamiento) tratamos la información que usted nos proporciona con la finalidad de ofrecerle el servicio demandado.

Los datos permanecerán en nuestros ficheros durante el tiempo que dure la relación comercial. Asimismo, podrán ser cedidos a terceros para cumplir con obligaciones legales o en los casos que se indican en la Política de Privacidad.

Como objeto del tratamiento, usted tiene derecho a ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación o limitación del tratamiento, mediante (dónde y cómo ejercer los derechos ARCO)”.

¿Cómo colocar la leyenda de protección de datos para las facturas?

Lo más recomendable es colocar la leyenda de protección de datos personales en la parte inferior de la factura.

Recuerda que este texto de protección de datos para factura LOPD ha de incluir información sobre la identidad del responsable o encargado, la finalidad del tratamiento, la cesión de datos a terceros, el plazo de conservación de los datos o los medios para ejercer los derechos ARCO.

A su vez, tanto en las facturas en papel como en las facturas electrónicas, se ha de incluir una dirección o un enlace hacia las políticas de privacidad o los términos de uso, para que en caso de que el usuario quiera ampliar la información, ofrecerle una segunda capa informativa.

Garantiza que cualquier documento de tu empresa cumple con la Ley de Protección de datos vigente

¿Te han servido estos ejemplos? Que sepas que si quieres saber más sobre cualquier tema laboral o jurídico nos tienes a tu disposición.

En Grupo Atico34 levamos más de 12 años ofreciendo servicios de consultoría de protección de datos a empresas de todos los tamaños y cumplimiento del RGPD para autónomos.

Contamos con las herramientas necesarias para que puedas añadir tu cláusula LOPD en facturas de forma rápida y sencilla. También te ayudamos en la elaboración de otros textos legales RGPD, como el aviso legal, la política de privacidad o la política de cookies.

Si necesitas asesoramiento personalizado, puedes contactarnos en el teléfono 91 489 64 19 o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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