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EmailsLOPDGDD & RGPD

Aviso legal en el correo electrónico ¿es obligatorio?

En este blog ya os hemos hablado en otros artículos sobre el aviso legal y qué tipos de páginas web están obligadas a tenerlo, pero ¿qué ocurre con los emails?, ¿es obligatorio incluir el aviso legal en el correo electrónico? En las siguientes líneas resolveremos esta duda.

¿Qué es el aviso legal en el correo electrónico?

Si recibís correos electrónicos con avisos o notificaciones de compañías, correos publicitarios o newsletters de alguna web o blog en la que estéis suscrito, seguro que habéis reparado alguna vez en el texto (muchas veces en un tamaño de letra reducido) que aparece al pie del cuerpo del email. Normalmente, nos solemos referir a este texto como aviso legal para correo electrónico o aviso legal para una newsletter.

Este aviso legal en el correo electrónico es un texto que suele incluir la información básica sobre privacidad y protección de datos de quien envía el correo (empresa, tienda online, titular de un blog, etc.), así como un enlace a la política de privacidad de la página web correspondiente y la vía para revocar el consentimiento para recibir comunicaciones de ese tipo y para ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición.

No confundir aviso legal con aviso de confidencialidad. Es bastante habitual que se confundan el aviso legal o sobre privacidad de un email con el aviso de confidencialidad, que, aunque no se contempla en los textos legales para páginas web a los que obliga tener el RGPD, sí tiene carácter legal, pero nada tiene que ver con la protección de datos.

Además, el aviso de confidencialidad solo debe usarse cuando entre emisor y receptor del email existe algún acuerdo de confidencialidad previo, de otro modo, este aviso carece de sentido y valor legal y no debería usarse en los correos electrónicos.

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¿Es obligatorio poner el aviso legal en el correo electrónico?

A diferencia de lo que ocurre con las páginas web que sí tienen obligación de incluirlo, en el correo electrónico no es obligatorio poner el aviso legal (aunque sería más correcto referirnos a él como aviso de privacidad). No era obligatorio cuando entró en vigor el RGPD y la LOPDGDD, ni era obligatorio incluir el aviso legal en el correo electrónico en 2020, ni en 2021, ni ahora.

Entonces, ¿por qué lo encontramos, si no en todos, sí en la mayoría de emails corporativos que recibimos? La más que probable razón sea para reforzar la idea de que la organización o profesional cumplen con la normativa de protección de datos, incluyendo esta mención y enlace a la política de privacidad.

Debemos recordar que para poder tratar datos personales y, por consiguiente, enviar este tipo de correos electrónicos, antes hemos debido recabar el consentimiento de los interesados, momento en que les habremos informado sobre todo lo relacionado con el tratamiento y gestión de sus datos personales (identidad del responsable, finalidad, base jurídica, plazos de conservación, etc.). Por lo tanto, no es necesario volver a informarles de esto en cada uno de los correos electrónicos que les enviemos.

De lo que sí debemos informarles en el correo electrónico es de cómo revocar el consentimiento y las vías para ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición.

En cualquier caso, no cometemos ninguna infracción por no incluir el aviso legal en el correo electrónico, a diferencia de lo que ocurre con determinadas páginas web que están obligadas a tenerlo, puesto que, en ese supuesto, sí podemos denunciar una web sin aviso legal.

¿Qué podemos poner en el aviso legal del correo electrónico?

Como ya hemos dicho, en el aviso legal del correo electrónico se puede hacer referencia a la política de privacidad y protección de datos, usando para ello la coletilla RGPD para email, que puede tomar esta forma:

Aviso legal / Aviso de privacidad en el correo electrónico
«Para cumplir con el artículo 13 del Reglamento (UE) 2016/679 del Parlamento Europeo y del Consejo y la Ley Orgánica 3/2018 de 5 de diciembre (LOPDGDD) en materia de protección de datos personales, le informamos que los datos personales recabados del propio interesado, serán tratados bajo la responsabilidad del responsable del tratamiento, XXXXX, con NIF XXXXX y domicilio fiscal en XXXXX.

La finalidad por la que recogen sus datos es XXXXX (ejemplo, “proponerle ofertas comerciales de acuerdo a sus intereses”).

También le informamos de que su información permanecerá en nuestra base de datos durante XXXXX tiempo y que esta no será cedida a terceros.

Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad u oposición, poniéndose en contacto con nosotros a través de XXXXX».

¿Cómo incluir el aviso legal en el email?

Lo habitual es incluir el aviso legal en el email haciendo uso de la firma del correo electrónico, si la empresa envía los emails desde un servidor de correo, o usando las opciones para insertar el aviso legal en los correos de las que dispone las plataformas de email marketing, si se recurre a ellas.

En cualquier caso, el proceso es bastante sencillo en ambos casos, solo hay que redactar esa coletilla o cláusula RGPD que hemos visto más arriba y seguir las instrucciones de la plataforma de email marketing, o activar la opción de firma del correo en las opciones de configuración de nuestro correo electrónico.

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He leído y acepto la política de privacidad.