El envío de newsletter es una fórmula muy habitual empleada por todo tipo de empresas y profesionales para mantenerse en contacto con sus usuarios y suscriptores, y ofrecerles información que pueda serles de interés, que no tiene por qué limitarse solo a información comercial o promocional. Pero el envío de newsletter está regulado por la normativa de protección de datos. En este artículo explicamos cómo gestionar el consentimiento RGPD para newsletter.
En este artículo hablamos de:
El envío de cualquier tipo de newsletter implica un tratamiento de datos personales, puesto que, como mínimo, hemos debido obtener la dirección de correo electrónico del usuario para poder enviarlas. Por lo tanto, sí, es necesario el consentimiento RGPD para poder enviar newsletter a nuestros clientes, usuarios o suscriptores.
Recordemos que según el RGPD, la dirección de email de una persona se considera un dato personal y, por tanto, son de aplicación las obligaciones de esta normativa.
Pero es más, en muchas ocasiones la newsletter tiene un carácter comercial, por lo que su envío también está regulado en la LSSI, que establece como obligación recabar siempre el consentimiento de los destinatarios para poder enviarles comunicaciones comerciales.
Por lo tanto, el consentimiento para newsletter según el RGPD y la LSSI es necesario y, además, debe presentarse de forma individual y diferenciada de otros consentimientos, como la aceptación de la política de privacidad o los términos y condiciones de la página web o las condiciones de venta o contratación de una tienda online.
Para cumplir con la legalidad actual, debemos gestionar el consentimiento para newsletter de acuerdo al RGPD, para lo que debemos tener en cuenta las obligaciones y requisitos que detallaremos a continuación. Y, recuerda, que no cumplir alguno de ellos puede ser motivo de sanción, tanto por vulneración del RGPD como por vulneración de la LSSI.
Recaba el consentimiento expreso
Cómo decíamos más arriba, para poder enviar una newsletter a nuestros suscriptores, clientes o usuarios, primero deberemos recabar el consentimiento para ello. Será un consentimiento expreso, es decir, que el destinatario de la newsletter deberá realizar una acción afirmativa para darlo, como puede ser la marcación de una casilla aceptando la suscripción a la newsletter.
Ojo, ya no son válidas las fórmulas de consentimiento tácito, por ejemplo, aceptar el envío de la newsletter al suscribirse a la página web o al aceptar la política de privacidad. Si no que, cómo decíamos, el consentimiento para newsletter según el RGPD debe ser individual y estar diferenciado del consentimiento para la política de privacidad o cualquier otro consentimiento, tal y como podéis ver en los ejemplos:
Ejemplo de formulario y consentimiento RGPD en newsletter en tienda online
Ejemplo de formulario y consentimiento RGPD en newsletter en página web
El consentimiento obtenido para el envío de newsletter debe quedar registrado, ya que será la única manera efectiva de probar que se pidió y recabó conforme al RGPD y la LSSI.
Lo habitual es recabar este consentimiento RGPD para newsletter a través de un formulario de suscripción, pero también se puede recurrir al envío de un email (siempre que exista una relación contractual entre el responsable del tratamiento y el interesado).
Mencionar que, aunque no es obligatorio, es recomendable emplear un sistema de doble opt-in para verificar el consentimiento de los destinatarios, de esa forma nos aseguraremos de que realmente quieren recibir nuestras newsletter.
Si vamos a enviar un email para tratar de lograr suscriptores para nuestro newsletter, aparte de tener una base legitimadora para ello (artículo 6 del RGPD), el contenido del email deberá circunscribirse únicamente al asunto de la suscripción al newsletter, además de incluir un enlace a la política de privacidad, y otro a una página en la que el usuario podrá suscribirse, dando su consentimiento (empleado para ello casillas de aceptación desmarcadas).
También deberemos mencionar que el consentimiento puede revocarse en cualquier momento, indicando el medio para ello.
Al igual que con los formularios, se recomienda usar el doble opt-in para asegurarnos que existe un interés real en recibir nuestro newsletter.
Informa de la finalidad del tratamiento
Puesto que hablamos de un tratamiento de datos personales, cuando recabamos el consentimiento para la newsletter de acuerdo al RGPD, deberemos informar de la finalidad de dicho tratamiento, para ello podemos remitir a un apartado específico sobre el consentimiento para el newsletter en la política de privacidad o dedicar una subpágina individual para ello. En cualquier caso, deberemos informar de:
- La identidad del responsable del tratamiento.
- La finalidad del tratamiento (en este caso, el envío de la newsletter).
- La legitimación para el tratamiento (que será el consentimiento del interesado, art. 6.1 del RGPD).
- Plazo de conservación de los datos.
- Si se realizarán comunicaciones de datos a terceros (esto en caso de que gestionemos el envío de newsletter a través de plataformas de email marketing).
- Derechos del interesado (acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición) y su derecho a presentar reclamación ante la AEPD.
Facilita un medio para revocar el consentimiento
Así mismo, deberemos facilitar un medio sencillo para revocar el consentimiento y comunicárselo al interesado. Lo más habitual es incluir un enlace al final de la propia newsletter que permita darse de baja de la lista de correo con tan solo pulsar en él.
Al revocar el consentimiento, deberemos registrarlo y bloquear los datos del destinatario, es decir, que no podrán usarse para ningún otro fin, o suprimirlos. Y dejar de enviarle las newsletter.
Incluye la cláusula de protección de datos
Relacionado con el deber de informar del que hablamos más arriba, se recomienda incluir en el correo una cláusula de protección de datos o aviso legal para newsletter, a través del cual se informe de manera básica sobre tu política de privacidad y se incluya un enlace que conduzca a la política de privacidad completa. Es aquí donde también se suele incluir el enlace para darse de baja de la suscripción, además de facilitar la vía para ejercer los derechos del interesado.
Si usas una plataforma de email marketing
Finalmente, si usas plataformas de email marketing para el envío de tus newsletter, deberás informar de ello a los destinatarios cuando recabes su consentimiento, puesto que estarán consistiendo una comunicación de datos a un tercero, con el que deberás formalizar un contrato de encargo de tratamiento, si bien, lo habitual es que con estas plataformas se firme un acuerdo de adhesión. Por esa razón, también debes asegurarte de que la plataforma escogida cumple con el RGPD.
Cómo ves, recabar y gestionar el consentimiento para newsletter de acuerdo al RGPD es una tarea imprescindible, de la que deberás llevar su correspondiente registro y documentación, para poder probar, llegado el caso, que has cumplido con los requisitos establecidos en la normativa para poder enviar este tipo de comunicaciones a sus destinatarios. No hacerlo, cómo decíamos más arriba, puede ser motivo de sanción.
Pero más allá de sanciones, si tu newsletter cumple el RGPD, estarás demostrando a tus usuarios que te preocupas por sus datos y por cumplir la legalidad, algo que generará confianza de cara a que finalmente se conviertan en tus clientes y/o mantenga la relación comercial o contractual que tengan con tu empresa.
Si tienes cualquier duda sobre el consentimiento RGPD para newsletter o para cualquier otro tratamiento de datos personales o sobre la redacción de textos legales web, en Grupo Atico34 podemos ayudarte, ponte en contacto con nosotros y descubre cómo.