Las newsletter son herramientas de marketing muy utilizadas por todo tipo de empresas para ponerse en contacto con sus clientes o potenciales clientes. Sin embargo, desde la entrada en vigor del RGPD, es necesario que este tipo de comunicaciones comerciales cumplan con los requisitos de la normativa en cuanto a consentimiento, información y derechos de los interesados. Para ello, los responsables del tratamiento deben recurrir al aviso legal de la newsletter; en este artículo te explicamos cuándo y cómo incluirlo.
En este artículo hablamos de:
Al igual que ocurre con el aviso legal de una página web, cuando empleas newsletters para enviar información comercial o que pueda resultar de interés a tus clientes o usuarios, debes incluir un aviso legal en la newsletter. Es decir, siempre que envíes una newsletter, esta debe contener el aviso legal.
Este aviso legal para la newsletter, como los otros textos legales web, debe incluir una primera capa informativa sobre tu política de privacidad, es decir, la información básica en cuanto a la identidad del responsable del tratamiento, la finalidad (que en este caso es la comunicación comercial), el plazo de conservación de los datos, la vía para ejercer los derechos de acceso, rectificación y supresión (que puede ser mediante un enlace) y un enlace que conduzca a la política de privacidad completa.
En ese sentido, el texto de protección de datos para la newsletter no es muy diferente al que debes incluir en cualquiera de tus emails publicitarios. Y, por supuesto, para poder enviar las newsletters, deberás contar con el consentimiento expreso de tus clientes o usuarios para recibirlas (que habrás recabado mediante el correspondiente formulario de acuerdo al RGPD y la LOPDGDD).
Incluir este texto de protección de datos en el correo electrónico es sencillo, siendo la parte más compleja la redacción del aviso legal y de la política de privacidad completa a la que este debe remitir.
En cualquier caso, dependiendo de qué plataforma utilices para enviar tus newsletters, la forma de insertar este aviso legal puede variar.
Si usas servidores de correo
Si para enviar las newsletters de tu empresa empleas servidores de correo (como Gmail u Outlook, por ejemplo), puedes insertar el aviso legal en la firma del correo.
La denominada firma es una opción que está disponible en todos los servidores de correo y que permite redactar un texto que, teniendo esta opción activada en la configuración del correo electrónico, se añade siempre de manera automática al final del correo electrónico. De esta manera, puedes redactar el aviso legal del newsletter, incluyendo toda la información y enlaces que hemos citado más arriba, e incluirla siempre al final del email, sin necesidad de copiar y pegar dicho texto cada vez que tengas que hacer este tipo de envíos.
Si usas plataformas de email marketing
Es muy probable que tus newsletters las gestiones y envíes a través de una plataforma de email marketing (como puede ser MailChimp, una de las más usadas), puesto que facilitan enormemente la labor de crear, programar y enviar cualquier tipo de email comercial, incluidas las newsletter.
Insertar el aviso legal en la newsletter en este tipo de plataformas, especialmente si operan en la UE y cumplen con los requisitos del RGPD, es bastante sencillo, puesto que la mayoría de ellas incluyen ya una opción de configuración para redactar este texto relativo a la protección de datos e incluirlo automáticamente en los emails que se envíen desde la plataforma, incluidas las newsletters, por lo que lo único que debes hacer es redactar el aviso legal para la newsletter tal y como hemos explicado antes, incluyendo la información pertinente a la primera capa informativa sobre la política de privacidad.
Estas plataformas, además, también facilitan la obtención y registro del consentimiento expreso de los clientes o usuarios para enviarles las newsletters, pero debes asegurarte que en el aviso legal de la newsletter y en la política de privacidad señalas que los datos personales (en este caso la dirección de email y, si procede, nombre y apellido), serán tratados por terceros (la plataforma de email marketing), con la finalidad de realizar comunicaciones comerciales. Con la plataforma en cuestión, deberás firmar un acuerdo o contrato de encargo del tratamiento.
En ese sentido, debes asegurarte de que la plataforma de email marketing que hayas escogido, cumple debidamente con la normativa de protección de datos. Nuestro consejo es que escojas una plataforma con base en la UE o cuyos servidores estén en la UE, de manera que cumpla con las obligaciones del RGPD (así evitarás posibles irregularidades o vulneraciones que podrían acabar en una sanción por parte de la AEPD) y no será necesaria una transferencia internacional de los datos personales de los clientes o usuarios que hayan dado su consentimiento para recibir tus newsletters.