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Modelo cláusula informativa RGPD

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¿Todavía no tienes tu propio modelo de cláusula informativa? Entonces, ¿a qué esperas? ¿Acaso no sabes que el RGPD obliga a comunicar a los clientes el uso que hacen de sus datos personales?

La protección de datos en empresas es un tema de importancia capital, y más después de las nuevas exigencias que incorpora la normativa sobre la obligación de informar. A continuación vemos las novedades que incorpora la ley y cómo adaptarse a ellas.

¿Qué cambia el RGPD sobre el deber de informar?

La entrada en vigor en mayo de 2018 del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) ha provocado cambios en el deber de informar. Ahora las exigencias para las empresas son mayores, tanto a la hora de recoger información personal como de garantizar su seguridad.

Hasta ahora, los responsables del tratamiento tenían que informar sobre:

  • Quién recoge los datos, esto es, la identidad del responsable del tratamiento.
  • Qué datos se recogen, con qué finalidad y cuáles van a ser los destinatarios de la información.
  • Derecho de acceso, rectificación o cancelación.

modelo clausula informativa rgpd

Sin embargo, ahora también es necesario cumplir otra serie de obligaciones:

  • Informar sobre la base jurídica para el tratamiento. Por ejemplo, por la firma de un contrato, ejercicio de poderes públicos o por consentimiento explícito y voluntario de la persona interesada.
  • Nombrar un Delegado de Protección de Datos, en caso de ser necesario.
  • Conservar los datos el tiempo máximo que estipule la normativa. El RGPD señala que los datos deberán ser eliminados una vez que haya cumplido la finalidad por la que fueron recogidos. Hay algunas excepciones, por ejemplo si los datos son necesarios para cumplir obligaciones judiciales o si son de interés cultural o histórico general.
  • Los ciudadanos ahora tienen derecho a no ser objeto de la elaboración de perfiles de forma automatizada, basados en sus datos personales.

Para cumplir con todas estas obligaciones, el RGPD señala que es necesario proporcionar al usuario una doble capa informativa. Una primera capa en la que se informan sobre aspectos como el responsable del tratamiento, la base jurídica, la finalidad de los datos, los destinatarios o los derechos de acceso o rectificación.

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Esta información deberá ser ampliada en una segunda capa informativa en la que se profundice sobre estos datos. Por ejemplo, además del nombre del responsable del tratamiento habrá que informar sobre su ubicación, código postal, dirección de correo electrónico, etc.

Se recomienda colocar la segunda capa informativa en un lugar aparte, más adecuado para desarrollar toda la información. Por ejemplo, la primera capa informativa podría ser un formulario. Si el usuario pincha en él se le lleva a una landing page donde se le amplía la información.

deber de informar

Para regular internamente todo lo referente al tratamiento de información sensible, es imprescindible que cada empresa cree su propio documento de seguridad RGPD. En este documento interno permite a la empresa establecer las medidas técnicas y de organización necesarias para garantizar la seguridad de los datos: ¿Qué información debe contener?

  • Datos actualizados de responsables del tratamiento o de sus representantes y de los encargados (si los hubieses).
  • Relación de ficheros existentes (clientes, proveedores, etc) y sistemas para el tratamiento de cada uno de ellos.
  • Elaboración de medidas de seguridad y actuación en caso de pérdidas de información o fuga de datos.
  • Responsabilidades de cada socio o trabajador en materia de protección de datos.
  • Medidas periódicas a realizar para garantizar la seguridad de la información.

En cualquier caso, para asegurarse que la información se ha obtenido de forma lícita, lo más recomendable es incluir una cláusula informativa para el formulario de recogida de datos. A continuación vemos en qué consiste.

Cláusula informativa y la ley de protección de datos

Una cláusula de protección de datos es un texto necesario para cumplir con el deber de informar que exige el RGPD. En ella se recoge la información sobre el responsable del tratamiento, y la finalidad de la recogida de datos.

La redacción de una cláusula informativa depende de a quién se vaya a dirigir. Por ejemplo, es posible que la información esté destinada a:

  • Clientes actuales
  • Clientes Potenciales
  • Proveedores
  • Empresas de servicios
  • Trabajadores en proceso de selección

modelo documento proteccion de datos

Estas cláusulas informativas suelen acompañar a los formularios de registro, aunque también se pueden redactar a la hora de elaborar contratos o cláusulas de confidencialidad, entre otros documentos.

Lo importante es que contenga todo lo necesario para cumplir con las obligaciones del RGPD. Para ayudar en esta tarea, la AEPD ha puesto a disposición de los usuarios esta guía para el modelo de cláusula informativa.

Cláusula de protección de datos en el contrato laboral

A la hora de formalizar un contrato laboral se redactan una serie de cláusulas que regulan la relación entre empleador y empleado. Uno de los aspectos a definir es el uso que se hará de los datos del trabajador.

En esta cláusula se informa sobre la identidad del responsable o encargados del tratamiento, y de la finalidad con la que serán usados los datos. Por ejemplo, si la información se usará solo internamente en la empresa, o si van a ser cedida a terceros.

modelo clausula informativa rgpd para facturas

Asimismo, hay que hacer referencia al contrato de confidencialidad, que garantiza que el trabajador no podrá comunicar a otras personas o entidades información privada de la empresa. Al firmar el contrato de trabajo, el empleado acepta estas cláusulas.

Modelo de hoja de encargo con cláusula informativa RGPD

La hoja de encargo es un documento que refleja las condiciones contractuales entre un abogado y un cliente. En este documento figura información como la identidad de ambas partes, la duración del servicio o el precio acordado. Sin embargo, ahora también es necesario añadir la cláusula informativa RGPD y cumplir la custodia documental.

Al igual que en todo tipo de texto informativo para cumplir la RGPD, las hojas de encargo deben incluir información actualizada sobre:

  • Identidad de los responsables o encargados del tratamiento.
  • Base legal para la recogida de datos.
  • Finalidad de los datos
  • Destinatarios de la información
  • Derechos del cliente

clausula proteccion de datos

Las cláusulas de protección de datos son muy similares entre sí, independientemente de que estén redactadas para aparecer en una web o la firma de un contrato. Un modelo de cláusula informativa RGPD podría ser algo así:

*”Para cumplir con los estipulado en el RGPD en la normativa puesta en vigor el 25 de mayo de 2018, le informamos de que sus datos personales quedarán registrados en el fichero del titular (identidad del responsable del fichero), con la finalidad de …(finalidad de los datos)

Con la firma digital o por escrito de este documento (base jurídica, forma de contrato) usted de consentimiento explícito a que el responsable del tratamiento pueda tratar sus datos personales, y a ceder la información a terceros (destinatarios) que participen en los procesos judiciales.

Por otro lado, usted puede ejercer los derechos de acceso, cancelación, rectificación u oposición previstos en la ley, mediante el envío de un personal dirigido a … (derechos)”.

Modelo cláusula informativa RGPD para facturas

Hay otros supuestos en los que vas a necesitar un modelo de documento para protección de datos, por ejemplo a la hora de emitir facturas.

De nuevo, las exigencias en materia de información son las mismas. Informar sobre la identidad de la empresa o responsable del tratamiento, además de la finalidad, destinatarios o base jurídica del tratamiento. El cliente también debe saber dónde y cómo ejercer los derechos de acceso, rectificación, supresión de datos o limitación del tratamiento.

  • *Ya existen aplicaciones como STEL Order que permiten añadir la cláusula informativa a todas las facturas que emita tu empresa.
  • *Para saber cómo redactar una cláusula informativa tipo, ve al epígrafe anterior.

No olvides que incorporar estas cláusulas informativas es fundamental para el cumplimiento del RGPD. De no hacerlo, es posible que estés recabando datos personales de forma ilícita, lo que podría suponer importantes sanciones.

Si necesitas asesoramiento personalizado, puedes contactarnos en el teléfono 91 489 64 19 o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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