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Las AMPA y el cumplimiento obligatorio del RGPD

8 Mins read

Desde que el 25 de Mayo de 2018 pasó a ser de obligado cumplimiento el RGPD, todas las entidades integradas en nuestra sociedad, incluidas las AMPA, que traten datos de carácter personal deben de adaptarse.

Las AMPA son las Asociaciones de Madres y Padres de Alumnos de un mismo centro de enseñanza. Se crean para participar de forma activa en la educación de sus hijos.

En este artículo intentaremos simplificar aquellas cuestiones más relevantes de la legislación sobre asociaciones de padres y madres de alumnos.

Vamos a intentar responder a las preguntas que  más preocupan a  los miembros de las comunidades educativas donde se integran y donde prestan sus diferentes funciones y obligaciones del AMPA.

Normativa que afecta al AMPA

Las normas que regulan el tema de protección de datos en Asociaciones de padres de alumnos son:

normas ampa

Protección de datos en las AMPA

Lo primero que debemos de tener claro, es que este tipo de agrupaciones por su propia naturaleza, recogen y manejan datos de carácter personal.

Estos datos competen a colectivos considerados vulnerables como son los menores de edad, y también a padres, madres o tutores legales.

Por ello, se debe de tener especial cuidado tanto en la forma en la que recogen y tratan los datos como en las garantías que prestan.

Es por ello que resulta imprescindible tener en cuenta tres aspectos fundamentales:

  1. La forma en la que se recogen los datos. Se debe garantizar su confidencialidad y veracidad. Además de contar con el debido consentimiento.
  2. El destino que se da a los datos recogidos. Estrictamente debe circunscribirse a las funciones y tareas  propias del AMPA. Estas funciones deben atender al beneficio de los  menores para los que se constituyen.
  3. El principio de información. Los titulares deben de estar informados por el responsable de todos los aspectos relativos al tratamiento de los datos.

Ademas del principio de información, rige el principio de transparencia. Este principio entra en juego en el caso de:

  • posibles incidencias que puedan afectar al almacenamiento o tratamiento de los datos
  • filtraciones o accesos no autorizados por parte de terceros
  • circunstancias que hayan podido comprometer a cualquier nivel los datos que se les hayan confiado

En todo caso hay que tener en cuenta la prácticamente nula profesionalización de los responsables elegidos en las AMPA, lo que añade un importante riesgo potencial en el desarrollo de sus funciones en cuanto al adecuado cumplimiento de la norma en todos sus aspectos.

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Funciones del AMPA

Las Asociaciones de Madres y Padres de Alumnos son agrupaciones de madres, padres o tutores legales de un mismo centro que velan por los intereses de sus hijos. Tienen fuerza operativa, al punto de que pueden influir en la normativa del consejo escolar.

Las funciones del AMPA en los colegios son las siguientes:

  • Prestar ayuda a aquellos padres o tutores legales que necesiten ayuda en relación a la educación de sus hijos.
  • Fomentar el desarrollo de actividades entre los niños, sus padres y madres, y el centro.
  • Conseguir que el resto de padres cooperen en el desarrollo de actividades en el centro educativo.
  • Transmitir al colegio o escuela las necesidades, quejas o reclamaciones de los padres.
  • Brindar ayuda a aquellas familias en situaciones de necesidad, a causa de problemas económicos o hijos con necesidades especiales.
  • Representar a los padres en los consejos escolares o en reuniones puntuales con el centro.
  • Informar a padres o tutores sobre la normativa interna y gestión del centro, así como de los criterios educativos o futuros proyectos.

Como entidades que se rigen por sus propios estatutos, las AMPAS cuentan con un órgano de representación, la Junta Directiva.

La composición de la Junta Directiva puede variar en función de cada asociación, pero siempre tiene que haber un presidente y un secretario. Son opcionales el vicepresidente vicesecretario, tesorero y los vocales.

Como responsable de la dirección de las asociación, las funciones del presidente del AMPA son:

  • Representar a la asociación en reuniones y asambleas.
  • Convocar las reuniones de la Junta Directiva.
  • Presidir las asambleas de la Junta Directiva y recoger en las actas las decisiones tomadas.
  • Revisar, gestionar y ordenar toda la documentación relativa a la asociación.

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Obligaciones del RGPD

El cumplimento de la nueva normativa conlleva una serie de obligaciones tanto documentales como de operativa y funcionamiento:

Documentales

Los documentos de protección de datos para AMPAS necesarios para cumplir adecuadamente la norma serían los siguientes:

  1. Documento de Seguridad, que resume los aspectos esenciales de la Política de la entidad en materia de Protección de Datos.
  2. Registro de Actividades de Tratamiento, que sustituye la anterior obligación de inscripción de ficheros en la Agencia Española de Protección de Datos.
  3. Análisis de Riesgos, que determina el nivel de riesgo de cada uno de los Tratamientos que el AMPA pueda utilizar en el desarrollo de sus funciones.
  4. En caso de ser necesario, y de acuerdo a lo que establece el RGPD, la Evaluación de Impacto.

documentos de proteccion de datos para ampas

Formales o de operativa

Hay que adecuar el funcionamiento a la nueva norma, lo que supone tomar, entre otras, las siguientes medidas:

  • Es necesario actualizar los textos y referencias legales utilizados, comprobando que hagan siempre referencia a normativa vigente.
  • Los usuarios del servicio deben suscribir los consentimientos adecuados y que reúnan todos los requisitos legales.
  • Si hay empleados directos del AMPA, éstos deben firmar la documentación en relación a las garantías preceptivas y necesarias.
  • Si se dispone de página web, los textos legales que contenga deben actualizarse conforme a la norma.
  • Debe designarse a los Encargados de Tratamiento de Datos que tengan acceso potencial o efectivo a datos que ha recabado el propio AMPA.
  • Habrá que tener en cuenta las elementales medidas de seguridad tanto informática como para cualquier otro tipo de soporte.

La norma además contiene otras importantes novedades:

  • Otorga funciones nuevas a figuras ya existentes, como los Encargados.
  • Crea figuras nuevas, como el Delegado de Protección de Datos (DPO).
  • Elimina la obligación de inscripción de los ficheros en la AEPD.
  • Determina nuevas responsabilidades en caso de incidencias durante la gestión de los datos.

normativa ampa

Preguntas frecuentes

¿Debo ceder necesariamente mis datos o los de mis hijos al AMPA de su centro escolar?

No. La pertenencia a este tipo de asociaciones es de carácter voluntario.

En ningún caso se puede dotar a la misma de carácter obligatorio, tampoco se puede obligar a nadie a ceder sus datos a las mismas, con independencia del uso que vaya a darse de dicha información.

El asociado del AMPA debe ser informado de sus derechos y obligaciones en todo caso.

Todos los miembros del AMPA deben tener relación directa con los menores escolarizados en el centro.

¿Debe la AMPA darme garantías en relación a la protección de los datos personales que me solicita?

Si, como al resto de operadores que manejan datos personales, y en concreto datos de colectivos considerados vulnerables.

La responsabilidad y consecuencias en caso de irregularidades son iguales a las de cualquier otro operador.

Cualquiera de los cedentes o titulares de los datos puede exigir:

  • garantías de cumplimiento de la normativa vigente, incluida la de protección de datos
  • que se tomen las medidas previstas
  • acudir ante las autoridades competentes, en el caso de que entienda que sus derechos han sido vulnerados o desatendidos de alguna manera en la forma de operar de este tipo de agrupaciones.

legislacion sobre asociaciones de padres y madres de alumnos

¿Puedo pertenecer al AMPA habiéndome negado a facilitar datos personales por no estar de acuerdo con algún aspecto de su política o proceder a este respecto?

No. Si no se autoriza de forma expresa, informada y fehaciente el consentimiento,  no se podrá prestar el servicio que se oferta por el AMPA.

La pertenencia implicará necesariamente el tratamiento de este tipo de datos.

¿Puede utilizar el AMPA imágenes de mis hijos en sus publicaciones?

No. Ni en las actividades propias, ni en aquellas que se realicen en las instalaciones del centro educativo se podrán utilizar imágenes u otros datos.

Para que el AMPA pueda usar estas imágenes, deberá recabar el consentimiento previo de los interesados y/o representantes legales.

El consentimiento va a ser necesario cuando en las imágenes:

  • el menor pueda ser identificado o
  • se le muestre sin pixelar, de frente o sin edición de las fotografías.

La simple pertenencia a una comunidad educativa, no faculta a ninguno de los miembros que la componen para tratar ningún dato personal sin este tipo de autorizaciones.

Las autorizaciones son imprescindibles en el caso de colectivos vulnerables como el caso de menores.

La mayoría de edad a efectos del RGPD se ha fijado en los 14 años.

¿Es necesario que el AMPA designe DPO? ¿Podría ser el mismo que el del centro educativo?

Conforme a lo regulado en todas las instancias competentes hasta la fecha, dicha figura no es de carácter preceptivo.

La obligación de contar con un DPO dependerá del volumen de datos o el carácter especifico de los mismos.

Dicha persona, por cuestiones éticas y de tipo deontológico, no podría en ningún caso coincidir con la misma que pudiera tener el centro educativo propio del AMPA.

Esta figura puede ser designada entre los propios miembros del AMPA, si disponen de la formación necesaria.

¿Qué tipo de datos pueden solicitarme para ser miembro?

La naturaleza de los datos personales solicitados por las las AMPA puede ser tremendamente amplia.

Puede abarcar desde datos básicos de inscripción hasta datos de salud o creencias.

Los datos solicitados deben ser tratados siempre con el máximo rigor y garantías.

Atenderá siempre al principio de mínima conservación de los datos, por lo que se recogerán y se trataran los datos estrictamente necesarios.

Estos datos deberán ser conservados el mínimo tiempo posible, y en todo caso con las debidas medidas de seguridad para cada caso concreto.

¿Cuáles son mis derechos como socio del AMPA en relación al RGPD?

Los derechos contenidos en la norma serían los siguientes:

  • Acceso
  • Rectificación
  • Cancelación
  • Limitación
  • Portabilidad
  • Oposición

Es necesario informar de los mismos y establecer un canal para sus ejercicio.

Siempre que se ejerza cualquiera de ellos el usuario debe estar debidamente identificado.

El ejercicio debe ser gratuito en todas sus fases y siempre tiene que estar designada una persona responsable.

¿El AMPA puede conservar datos cuando ya no se pertenece al mismo?

Los plazos máximos de conservación de los datos debes estar fijados de antemano.

No deberían superar los períodos legales necesarios para la prestación del servicio.

Todo ellos sin perjuicio del ejercicio de derechos por parte del titular del derecho.

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