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Custodia Documental

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¿Tienes demasiada documentación en tu empresa y cada vez te cuesta más encontrar la información que buscas? ¿Ya no sabes dónde guardar todos esos papeles acumulados? Eso es porque no cuentas con un sistema de custodia de documentos adecuado.

Los sistemas para custodia documental te ayuda a organizar la información, gestionar el acceso a la misma y cumplir con los plazos de conservación de datos. A continuación profundizamos en sus características y te damos los mejores consejos para mantener tu documentación a buen recaudo.

Qué es la custodia documental

La custodia documental es un servicio mediante el cual se almacenan y organizan los documentos de una empresa, ya sea en medios físicos o electrónicos.

El lugar donde se guardan dichos documentos se denomina archivo. Este término no solo hace referencia al conjunto de documentos almacenados, sino que también se puede referir al lugar donde son almacenados, o a la empresa encargada de custodiarlos.

Las empresas suelen acudir a los servicios de custodia de documentos por distintas razones:

  • Falta de espacio para almacenar la información en sus instalaciones.
  • Ausencia de equipos técnicos y tecnológicos de almacenamiento.
  • Carencia de personal especializado en gestión de documentos.

custodia documental

Sea como fuere, la custodia documental proporciona numerosas ventajas a una empresa:

  • Permite ahorrar espacio y minimiza los costes de almacenamiento.
  • Garantiza la seguridad física de la información.
  • Ofrece un acceso seguro a los documentos, solo por las personas autorizadas a ello.
  • Implementa políticas de retención de documentos.
  • Asegura que la empresa cumple con la normativa del RGPD y la LOPDGDD respecto a los plazos de conservación de datos de clientes.
  • En definitiva, confiar en una empresa externa de gestión documental aumenta la seguridad y asegura una mayor tranquilidad a los dueños de la información.

Nuestras ventajas

✓ Gestión clara y eficaz

✓ Presupuesto adaptado a tus necesidades

✓ Documentación accesible desde panel de usuario

✓ Garantía absoluta adaptación a la LOPDGDD

✓ Asesoramiento especializado

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Empresas de custodia de documentos

Existen numerosas empresas de custodia documental en España. Algunas de las más destacadas son:

  • 131 Empresas
  • AZ Protección
  • Adam Datacenter
  • Docout
  • Oilges 7
  • Ica Siglo XXI
  • Angel 24

empresas de custodia de documentos

Si lo que buscas es una empresa de digitalización de documentos, es decir, que se encargue de pasar documentos de formato físico a electrónico, también tienes muchas opciones donde elegir:

  • Scanea2
  • Silex Digitalización
  • Digitalización Crisfer
  • Tradoban Digitalización
  • Ecogis Digitalización

A la hora de elegir una agencia de digitalización documental lo más recomendable es elegir empresas de reputación probada y que ofrezcan soluciones adaptadas a los nuevos tiempos. Por ejemplo, en la actualidad muchos de estos servicios permiten almacenar los documentos en la nube, de forma que se pueda acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.

La figura del administrador de archivos

Los administradores de archivos o gestores documentales se pueden definir desde una doble vertiente.

Por un lado, hacen referencia a la persona o personas encargadas de la gestión documental de una empresa. Es decir, el profesional dedicado a garantizar el orden de la información y un acceso seguro a eficaz a la misma.

que es la custodia documental

Por otra parte, también se puede referir a los programas que se utilizan para la administración y gestión de los archivos. Estos programas presentan una interfaz a través de la cual se puede acceder a los documentos de la base de datos de forma rápida y automatizada.

Sistema de gestión documental

Un sistema de gestión documental es el mecanismo que permite llevar a cabo con éxito la custodia de los documentos. Normalmente se apoya en el uso de software informáticos.

Estos sistemas tienen como uno de sus puntos principales la gestión electrónica de documentos. Por ello, uno de los primeros pasos que se llevan a cabo es la digitalización de archivos.

sistema de gestion documental

En la actualidad a la mayoría de empresas llega una gran cantidad de información y documentación por diferentes vías. Por ello, una de las grandes ventajas de los sistemas de gestión de documentos es la posibilidad de almacenar, organizar y centralizar esta información.

Cómo archivar documentos

En una empresa se maneja numerosa documentación sensible: información de proyectos, expedientes, contratos, etc. Debes organizar esta información de forma segura, y para ello te mostramos cómo organizar un archivo de forma eficaz.

Consejos para archivar documentos en físico

  • Emplea clasificadores, carpetas, archivadores o accesorios similares que permitan agrupar y ordenar la documentación.
  • Implementa un sistema estándar, es decir, que siempre se siga el mismo método y que todos los empleados cumplan con la operativa.
  • Pega etiquetas en carpetas o archivadores para distinguir unos documentos de otros.
  • Coloca los archivos por importancia o por criterios de actualidad, de forma que sea más fácil visualizar los documentos a los que se accede con más frecuencia.
  • Guarda juntos documentos de todo tipo que pertenezcan al mismo proyecto.
    Evita dejar los documentos en el escritorio o en otros lugares no destinados a cumplir la función de almacenamiento.
  • Elimina los documentos que ya no son necesarios.

empresa de digitalizacion de documentos

Consejos para guardar documentos de forma digital:

  • Compra un escáner para poder digitalizar la información que se encuentra en papel.
  • Crea copias de seguridad en la nube o en un disco extraíble.
    Implementa una nomenclatura de archivos para acceder a ellos de forma más fácil.
  • Evita guardar los documentos en el escritorio del ordenador.
    Separa y codifica las carpetas.
  • Crea contraseñas o password para que solo puedan acceder a los documentos las personas autorizadas.
  • Agrupa las carpetas por proyectos.
  • Comprime los archivos para que ocupen menor espacio.
  • Utiliza programas o software para gestión documental.

Entre las principales ventajas de almacenar documentos en digital está el ahorro de espacio, el menor riesgo de pérdida de información, la seguridad en el acceso a los archivos o la posibilidad de almacenar un gran volumen de datos.

Software para la gestión documental

Un buen programa de gestión documental o Document Management System (DMS) es aquel que permite ahorrar tiempo y espacio en la gestión de información de la empresa.

software para la gestion documental

A continuación, te damos algunos ejemplos de software que te pueden ayudar a mejorar el proceso de custodia documental:

  • Microsoft Office 365
  • Athento
  • Alfresco
  • OpenKM
  • Documentum
  • R2 Docuo
  • Google Apps for Work

No olvides que la custodia de documentos es un aspecto muy importante en tu empresa. Implementar un buen sistema es imprescindible para evitar pérdidas de información importante. ¿Qué esperas para ponerlo en práctica?

Si necesitas asesoramiento personalizado, puedes contactarnos en el teléfono 91 489 64 19 o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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