¿Tu empresa genera demasiada documentación y cada vez te cuesta más trabajo encontrar la información que necesitas? La razón está en un mal sistema de custodia documental o en la completa ausencia de uno. En este artículo veremos en qué consiste la custodia documental, cómo llevarla a cabo y qué relación tiene con la protección de datos.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es la custodia documental?
La custodia documental, o custodia de documentos, es el proceso a través del cual se almacenan y organizan los documentos que genera o recibe una empresa, sean estos físicos (en soporte papel) o digitales. Nos referimos a documentación de todo tipo, administrativa, financiera, contable, de recursos humanos, etc.
Hablar de custodia documental es hablar también de custodia de datos, así como de custodia de información, puesto que abarca también estos elementos, teniendo en cuenta que mucha de la información que se almacena en la empresa incluye datos personales (por ejemplo, nombre, DNI y dirección postal en facturas) e información considerada confidencial (por ejemplo, la referente a patentes).
El archivo es el lugar donde se guardan los documentos administrativos, contables, financieros, etc. Este concepto tiene una doble acepción dentro de la custodia documental; por un lado, un archivo es el conjunto de documentos almacenados, y, por otro lado, es también el lugar donde se guarda la documentación o la empresa que se encarga de custodiarlos (como veremos más adelante, la custodia documental puede ser interna o externalizarse).
Son ejemplos de custodia de documentos el típico archivo físico que contiene carpetas ordenadas e identificadas según los documentos guardados en ellas, como la carpeta o el archivador de facturas emitidas correspondiente a cada ejercicio fiscal, la carpeta de nóminas de los empleados, la carpeta con las facturas recibidas (a su vez ordenadas por proveedores), etc. También serían ejemplos de custodia documental los archivos digitalizados de esos elementos.
La figura del administrador de archivos
Los administradores de archivos o gestores documentales se pueden definir desde una doble vertiente.
Por un lado, hacen referencia a la persona o personas encargadas de la gestión documental de una empresa. Es decir, el profesional dedicado a garantizar el orden de la información y un acceso seguro y eficaz a la misma.
Por otra parte, también se puede referir a los programas que se utilizan para la administración y gestión de los archivos digitalizados. Estos programas presentan una interfaz a través de la cual se puede acceder a los documentos de la base de datos de forma rápida y automatizada.
El sistema de gestión documental
Un sistema de gestión documental es el mecanismo que permite llevar a cabo con éxito la custodia documental. Actualmente y gracias a la informática, los sistemas de gestión documental se apoyan en el uso de software o programas informáticos, que permiten la gestión electrónica de documentos.
Para poder aprovechar las ventajas de los sistemas de custodia y gestión documental informáticos, las empresas digitalizan toda aquella información que deben almacenar o, en el caso de ser posible, generan directamente la documentación en formato digital (por ejemplo, en vez de imprimir las facturas y enviarlas por correo postal, ahora muchas empresas las envíen por correo electrónico, quedando la original almacenada en un archivo informático).
Los sistemas de custodia documental no solo se limitan a ser el lugar que guarda la documentación, sino que también cuentan con funciones de organización e indexación de la documentación e interfaces fáciles de usar para acceder y recuperar dicha documentación. Además, en algunos casos pueden también contar con funciones para la digitalización de documentos físicos.
¿Cómo realizar la custodia documental?
Todas las empresas, incluso las más pequeñas, manejan una amplia cantidad de documentación, alguna de ella sensible o de carácter confidencial o sujeta a las leyes como la normativa de protección de datos, que implica tener especial cuidado en cómo y el lugar donde se guardan los documentos, así como quién tiene acceso a los mismos.
Para llevar a cabo una custodia documental adecuada y eficaz, la documentación debe ser organizada de forma segura, atendiendo a un orden, e indexada adecuadamente, ya que nos facilitará la labor de encontrarla cuando la necesitemos.
¿Dónde guardar los documentos?
Los documentos pueden almacenarse de forma física, pero dada las facilidades que traen consigo los software de gestión documental, es recomendable adoptar un sistema de custodia documental digitalizado; por un lado, encontrar y acceder a la información que buscamos, será más fácil, por otro lado, funcionará como copia de seguridad de aquellos documentos físicos que la empresa deba tener archivados.
Por lo tanto, podemos guardar los documentos tanto en un archivo físico (podrá ser un archivador o una habitación dedicada a tal fin), así como en un archivo digital, por ejemplo, en discos duros debidamente custodiados o en la nube.
A continuación os dejamos algunos consejos sobre cómo organizar un archivo de forma eficaz, tanto físico como digital.
- Consejos para archivar documentos en físico:
- Emplea clasificadores, carpetas, archivadores o accesorios similares que permitan agrupar y ordenar la documentación.
- Implementa un sistema estándar, es decir, que siempre se siga el mismo método y que todos los empleados cumplan con la operativa.
- Pega etiquetas en carpetas o archivadores para distinguir unos documentos de otros.
- Coloca los archivos por importancia o por criterios de actualidad, de forma que sea más fácil visualizar los documentos a los que se accede con más frecuencia.
- Guarda juntos documentos de todo tipo que pertenezcan al mismo proyecto.
- Evita dejar los documentos en el escritorio o en otros lugares no destinados a cumplir la función de almacenamiento.
- Elimina los documentos que ya no son necesarios.
- Consejos para guardar documentos de forma digital:
- Compra un escáner para poder digitalizar la información que se encuentra en papel.
- Crea copias de seguridad en la nube o en un disco extraíble.
- Implementa una nomenclatura de archivos para acceder a ellos de forma más fácil.
- Evita guardar los documentos en el escritorio del ordenador.
- Separa y codifica las carpetas.
- Crea contraseñas para que solo puedan acceder a los documentos las personas autorizadas.
- Agrupa las carpetas por proyectos.
- Comprime los archivos para que ocupen menor espacio.
- Utiliza programas o software para gestión documental.
Custodia documental dentro de la empresa
La custodia documental se puede llevar a nivel interno de la empresa, es decir, es personal de la propia empresa quien se encarga de almacenar, ordenar, indexar, digitalizar documentos y mantener el archivo de documentos de la empresa.
Es habitual en empresas grandes que cuenten con personal dedicado a esta labor, que entre sus ventajas cuenta con un mayor control sobre la información y documentación, asegurando así una mayor confidencialidad y un menor riesgo ante posibles pérdidas o filtraciones.
Custodia documental externalizada
Para aquellas empresas que carezcan del espacio o del personal con los conocimientos adecuados o del tiempo (la custodia documental es una tarea que puede consumir bastante tiempo de la jornada laboral, especialmente si no se lleva al día), existe la posibilidad de contratar los servicios de custodia documental a una empresa especializada en ello.
Aparte de llevar a cabo todo lo relacionado con la custodia documental, muchas de las empresas de custodia de documentos también se encargan de digitalizar la documentación en soporte físico que genera o recibe la empresa (facilitando así su posterior acceso a la misma), así como de la destrucción de documentos cumpliendo las obligaciones legales y estándares oficiales.
En España existen numerosas empresas de custodia documental, entre las más destacadas tenemos:
- 131 Empresas
- AZ Protección
- Adam Datacenter
- Docout
- Oilges 7
- Ica Siglo XXI
- Angel 24
A la hora de elegir una empresa de custodia documental, deberemos asegurarnos de que cumple con las normativas correspondientes, especialmente en lo que se refiere a la protección de datos. Además, también deberemos buscar aquellas con una reputación probada y que ofrezcan soluciones adaptadas a los nuevos tiempos. Por ejemplo, en la actualidad muchos de estos servicios permiten almacenar los documentos en la nube, de forma que se pueda acceder a ellos desde cualquier lugar y dispositivo.
Software para la custodia y gestión documental
En caso de que tu empresa prefiera llevar la custodia documental de manera interna, lo más recomendable es hacer uso de un programa de gestión documental o Document Management System (DMS). Algunos ejemplos de software de custodia y gestión documental a los que puedes recurrir son:
- Microsoft Office 365
- Athento
- Alfresco
- OpenKM
- Documentum
- R2 Docuo
- Google Apps for Work
La custodia documental y su relación con la protección de datos
Hay una relación evidente entre la custodia documental y la protección de datos. En cierto sentido, podemos hablar de lo que es la custodia de datos y la protección documental, puesto que, como ya dijimos, mucha de la documentación que generan y reciben las empresas contiene datos personales, por lo que el sistema o método de custodia documental que empleemos debe cumplir con los requisitos y obligaciones de la Ley de Protección de Datos.
Tanto si la custodia documental se lleva a cabo a nivel interno como si se externaliza, el sistema deberá garantizar que se mantendrá la confidencialidad de los datos personales contenidos en la documentación, incluso cuando se proceda a su destrucción. Esto implica contar con medidas de seguridad adecuadas, como el cifrado de los archivos en discos duros o en la nube, la limitación de acceso a los archivos mediante contraseña, realizar copias de seguridad periódicamente, etc.
Aunque no se menciona literalmente en el RGPD y la LOPDGDD, llevar a cabo una correcta y adecuada gestión documental forma parte de las medidas de seguridad organizativas de cualquier empresa, puesto que nos ayuda a tener controlada y localizada la documentación que contiene datos personales.
Además, en caso de externalizar la custodia documental, será necesario firmar un contrato de encargado de tratamiento con la empresa con la que contratemos este servicio.
Ventajas de la custodia documental
Hemos visto qué es la custodia de datos e información y cómo los sistemas de custodia documental ayudan a la empresa a organizar la información, gestionar el acceso a la misma y su recuperación. Pero hay otra serie de ventajas que la custodia documental, en concreto la digital, también aporta a las organizaciones:
- Permite ahorrar espacio y minimiza los costes de almacenamiento.
- Garantiza la seguridad física de la información.
- Ofrece un acceso seguro a los documentos, solo por las personas autorizadas a ello.
- Implementa políticas de retención de documentos.
- Asegura que la empresa cumple con la normativa del RGPD y la LOPDGDD respecto a los plazos de conservación de datos personales.
- Se minimizan los riesgos de pérdida o deterioro de la documentación.
En definitiva, la custodia documental es un aspecto muy importante en tu empresa. Implementar un buen sistema es imprescindible para evitar pérdidas de información importante, que te ayudará a cumplir, además, con varios aspectos de la Ley de Protección de Datos.