La obligatoriedad del registro de jornada lleva en vigor varios años, sin embargo, todavía genera dudas y es motivo de litigios judiciales. En las siguientes líneas vemos desde cuándo es obligatorio el registro de jornada y te explicamos todo lo que necesitas saber sobre la obligación de registro de jornada laboral: a qué trabajadores se aplica, cómo llevar el registro diario y las consecuencias de no hacerlo.
*Los sistemas de fichaje de empleados deben garantizar el cumplimiento de las normativas laborales y las leyes de protección de datos (RGPD y LOPDGDD) e inteligencia artificial (AI Act) y ofrecer asesoramiento legal especializado.
Contenido del artículo
- ¿Desde cuándo es obligatorio el registro de la jornada laboral?
- ¿Qué trabajadores tiene la obligación de registro de jornada?
- ¿Hay trabajadores exentos de registrar la jornada laboral?
- ¿Cómo llevar el registro de jornada obligatorio?
- Consecuencia de no cumplir con la obligatoriedad del registro de jornada
- Te ayudamos a cumplir la Ley de Protección de Datos
¿Desde cuándo es obligatorio el registro de la jornada laboral?
Es obligatorio el registro de la jornada laboral desde el 12 de mayo de 2019, tras la entrada en vigor del Real Decreto-ley 8/2019, en que se regula precisamente la obligatoriedad del registro de jornada.
Este registro diario de la jornada debe recoger, como mínimo, la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada laboral, y reflejar las horas extras realizadas sobre las pactadas en el contrato laboral (que, salvo excepciones, no deben exceder las 40 horas semanales para una jornada laboral completa). Hablamos, por lo tanto, de la obligación de fichar en el trabajo.
¿Qué trabajadores tiene la obligación de registro de jornada?
La obligación de registro diario de la jornada laboral se aplica a todos los trabajadores, con independencia de su categoría o grupo profesional, el sector de actividad y el tamaño de la empresa, en concreto a todos los trabajadores contemplados en el artículo 1 del Estatuto de los Trabajadores (ET).
Así mismo, se aplica a trabajadores presenciales y a trabajadores a distancia, a tiempo completo o jornada parcial.
¿Hay trabajadores exentos de registrar la jornada laboral?
Sí, hay ciertos trabajadores que están exentos de llevar un registro de su jornada laboral, es decir, que no tienen la obligación de fichar al inicio y finalización de la jornada, estos trabajadores son:
- Personal de alta dirección.
- Trabajadores domésticos.
- Los penados en instituciones penitenciarias que realicen una actividad laboral.
- Deportistas profesionales.
- Artistas de espectáculos públicos.
- Los socios trabajadores de cooperativas.
- Abogados que prestan sus servicios en despachos colectivos o individuales.
- Residentes para formación de especialistas en sanidad.
- Trabajadores con discapacidad en centros especiales de empleo.
¿Cómo llevar el registro de jornada obligatorio?
De acuerdo al artículo 34.9 del ET, la empresa debe garantizar el registro de jornada obligatorio, de manera que recoja la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada laboral de cada trabajador, sin perjuicio de la flexibilidad horaria que pueda aplicarse en la empresa y de que pueda reflejar también las paradas para el desayuno, el café, la comida o salir a fumar (tal y como recoge una sentencia del Tribunal Supremo).
La Ley, sin embargo, no establece una forma estandarizada u oficial de llevar el registro de jornada, más allá de que debe estar organizado, estar a disposición de los miembros de la empresa, los representantes legales de los trabajadores y, en su caso, la Inspección de Trabajo. Y que debe conservarse por un periodo de 4 años.
Así mismo, el registro de jornada debe respetar el descanso diario (mínimo 12 horas entre una jornada y la siguiente) y semanal (mínimo día y medio de descanso) de los trabajadores y aplicarse a los trabajadores a distancia o en modalidad de teletrabajo.
Aunque la Ley no establece un modelo, se desaconseja llevar el registro de jornada laboral en papel, puesto que puede ser fácilmente manipulable. Si se opta por hojas de Excel, no deben aparecer horas de inicio y finalización en bloque, sino que cada trabajador deberá consignarlas cuando inicia y cuando finaliza la jornada laboral.
Actualmente, la solución más recomendada para cumplir con la obligatoriedad del registro de jornada es usar un software para el registro horario o control de presencia, que se puede usar a través de aplicaciones para móviles u ordenadores, tarjetas u otros dispositivos RFID o kioscos en los que usar estos o introducir un código identificativo del trabajador.
Se trata de escoger la herramienta que mejor se adapte a las necesidades de la empresa y que, efectivamente, deje, como mínimo, registrada la hora de inicio y finalización de la jornada laboral.
Cabe recordar que el control de presencia biométrico, es decir, fichar con huella dactilar o con reconocimiento facial, actualmente está virtualmente prohibido por la AEPD, ya que no se cumplen los requisitos del RGPD necesarios para levantar la prohibición de tratar datos biométricos.
Trabajadores a distancia
Cómo ya adelantamos, los trabajadores a distancia o en modalidad de teletrabajo también deben registrar su hora de inicio y finalización de la jornada laboral. No solo se trata de cumplir con la obligatoriedad del registro de jornada, sino también de garantizar el derecho a la desconexión digital de los teletrabajadores.
Para llevar el registro de la jornada de los trabajadores a distancia, se recomienda usar soluciones informatizadas, como un app móvil o un registro online, de manera que estos trabajadores puedan registrar el comienzo y fin de la jornada con facilidad.
Consecuencia de no cumplir con la obligatoriedad del registro de jornada
Las empresas que no cumplen con la obligatoriedad del registro de jornada están cometiendo una infracción grave o muy grave, cuya sanción suele estar entre los 751 y los 7.500 euros, teniendo en cuenta que cada sanción se aplica a cada registro no realizado (es decir, que si hay 5 trabajadores de los que no consta el registro de la jornada laboral, se impondrán 5 sanciones).
Así mismo, en ausencia de registro horario, el trabajador podrá reclamar el pago de todas las horas extra realizadas, ya que es la empresa, en este caso, quien debe acreditar las horas extras realizadas aportando el registro horario (sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Cataluña nº. 4056/2023).
Además, las empresas que no registren el horario de los trabajadores a tiempo parcial pueden ser obligadas a pagar la jornada completa a esos trabajadores (sentencia del Tribunal Superior de Justicia de Galicia nº. 651/2023).
¿Qué pasa si el trabajador no quiere registrar su jornada laboral?
La empresa puede imponer sanciones por no fichar en el trabajo a aquellos empleados que no quieran cumplimentar el registro horario (dentro de los límites que marca la ley y siempre de acuerdo al régimen sancionador interno de la empresa o del convenio colectivo de aplicación).
Aunque la empresa es la que debe garantizar el registro horario, los trabajadores también deben cumplir con esta medida y consignar su inicio y fin de jornada. No hacerlo se puede considerar un incumplimiento laboral, además, si no se registran las horas de la jornada, puede constar como una ausencia injustificada del trabajo.
En definitiva, la obligatoriedad del registro de jornada laboral recae tanto en la propia empresa como en los trabajadores, la primera debe garantizarlo y facilitarlo, además de guardarlo durante 4 años, y los segundos deben consignar siempre el inicio y finalización de su jornada laboral, para poder calcular las horas de trabajo efectivo realizadas.
