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Sistemas de control de presencia de los trabajadores (Todo lo que necesitas saber)

Con la obligación legal de registrar la jornada laboral, los sistemas de control de presencia de los trabajadores son imprescindibles en cualquier empresa, pero estos sistemas pueden servir para más que para registrar la entrada y la salida de los empleados. En este artículo te explicamos todo lo que necesitas saber sobre los sistemas de control de presencia.

¿Qué son los sistemas de control de presencia de los trabajadores?

Los sistemas de control de presencia de los trabajadores son una herramienta para gestionar el registro de su jornada laboral y su tiempo efectivo de trabajo.

Si bien la ley obliga a las empresas a llevar el registro horario de sus empleados (Real Decreto-ley 8/2019), no especifica qué herramientas o sistemas deben emplearse para llevarlo a cabo, más allá de que registren la entrada y salida y las horas extras de los trabajadores y puedan conservarse durante cuatro años.

De manera que existen diferentes tipos de sistemas de control de presencia (de los que hablaremos más adelante), todos válidos siempre que cumplan con los requisitos legales del registro de la jornada laboral y no infrinjan otras normativas, en concreto, la relativa a la protección de los datos personales de los empleados.

¿Para qué sirven los sistemas de control de presencia?

Los sistemas de control de presencia sirven para:

  • Comprobar que cada trabajador cumple con su horario laboral, comparándolo con los datos configurados en el sistema de control de presencia.
  • Registrar la hora de entrada y salida, así como los descansos y las posibles horas extras realizadas.
  • Tener una imagen clara de las ausencias de un trabajador y si estas fueron o no justificadas.
  • Tener un control exacto de las horas extras realizadas (tanto por parte de la empresa como por parte del trabajador).
  • Gestionar de manera sencilla las vacaciones, los permisos y las bajas por enfermedad o accidente laboral.
  • Tener un mejor control e imagen del absentismo en la empresa.
  • Extraer datos y estadísticas del rendimiento y productividad de los trabajadores en relación a las horas efectivas de trabajo y aplicarlo en la toma de decisiones relativa a la gestión del personal y sus tareas.

Por lo tanto, un sistema de control de presencia sirve para más que cumplir con la ley y evitar sanciones por no fichar en el trabajo, aunque esta sea su principal función y propósito.

Tipos de sistemas de control de personal

A lo largo de los años se han ido desarrollando y usando diferentes tipos de sistemas de control de personal, desde las máquinas para fichar, pasando por las hojas de Excel, hasta los más recientes sistemas biométricos (que, cómo veremos más adelante, actualmente no son legales).

Decantarse por un tipo de sistema de control de presencia u otro depende en gran medida del tamaño de la empresa y de las modalidades de trabajo que admitan (presencial, a distancia o híbrido).

A continuación detallamos los tipos de sistemas de control de presencia de los trabajadores más utilizados en la actualidad (y no, la videovigilancia en el trabajo no se puede considerar un sistema de control de presencia)

Sistemas manuales

Los sistemas manuales son los más tradicionales y los que van cayendo en desuso; nos referimos a la firma a la entrada y salida del trabajador en una hoja física.

Para una empresa de cinco o menos trabajadores puede valer, pero con medios más adecuados actualmente, este método de control de presencia se queda corto, especialmente en lo relativo a los descansos, pero sobre todo porque no se puede integrar fácilmente con programas de gestión de nóminas.

Sistemas en Excel

En este sistema de control de presencia se usa una hoja de Excel impresa o digital en la que los empleados registran su entrada y salida. Tiene los mismos inconvenientes que el sistema manual y aunque en empresas de pocos trabajadores puede servir, sigue siendo un método poco efectivo.

Máquina de fichaje

Las máquinas de fichaje han sido las que han dominado en el ámbito industrial, pero con la llegada de tecnologías más prácticas, han comenzado a desaparecer. Estas máquinas emplean fichas que se perforan al introducirlas en ellas, registrando la hora de entrada y la de salida de los trabajadores.

Como los dos métodos anteriores, no son prácticas si la empresa quiere usar programas de gestión de recursos humanos para agilizar la gestión de horarios y nóminas, puesto que requiere que los datos se introduzcan manualmente.

Software de control de presencia

El software de control de presencia, ya sea en la nube o instalado en los equipos de la empresa, es uno de los métodos más usados actualmente, porque facilita que cualquier trabajador, presencial o a distancia, pueda registrar su entrada, salida y descansos de forma sencilla a través de una aplicación web o móvil.

Además, el programa registra y almacena la información y, normalmente, cuenta con más funciones, como la gestión de vacaciones, permisos y otras ausencias, así como la posible extracción de datos e informes para Recursos Humanos. Así mismo, en muchos casos se puede integrar con otros sistemas y programas de gestión.

Sistemas biométricos

La identificación biométrica también se usa como sistema de control de presencia. Utilizando alguno de los sistemas biométricos, como lectores de huella dactilar, reconocimiento facial o escaneo de la palma de la mano, los empleados pueden no solo acceder a las instalaciones de la empresa, sino también fichar en la entrada y la salida.

Empleando un hardware específico y un software complementario, los sistemas biométricos para el control de presencia cuentan con funciones muy similares a las descritas para el software de control de presencia.

Sin embargo, y aunque su uso se ha extendido bastante, actualmente su uso está contraindicado por la AEPD, puesto que suponen una vulneración del RGPD, al tratar datos de categorías especiales (datos biométricos para autenticar o identificar a las personas mediante sistemas técnicos), existiendo sistemas o métodos menos invasivos y seguros para los derechos y libertades fundamentales de las personas.

No obstante, lo hemos incluido en este listado porque es posible que en el futuro pueda aprobarse una ley que habilite los sistemas biométricos como métodos válidos para el control de presencia laboral. Pero por el momento, están prohibidos.

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Lector de tarjetas

Los lectores de tarjetas son un sistema de control de presencia de los trabajadores que emplea tarjetas con un chip RFID (por radiofrecuencia) para registrar su entrada y salida al pasar por una estación. Es posible programar las tarjetas para que registren la hora de entrada, salida, las horas extra y los descansos.

Pueden integrarse con un software de control de presencia, por lo que son una solución sencilla, a la que muchas empresas han recurrido.

Claves de acceso

Las claves de acceso son otro sistema de control de presencia fácil de implementar en la empresa, puesto que puede ponerse en práctica utilizando diferentes tipos de dispositivos. Lo único que debe hacer el trabajador para registrar su jornada es introducir un código o pin específico y personal. Es habitual usarlo combinado con el control de acceso.

Como otros sistemas digitales, puede integrarse con el software de gestión de recursos humanos de la empresa.

Kioscos

Los kioscos no son tanto un sistema de control de presencia, como un sistema que permite integrar en un solo dispositivo varios sistemas, por ejemplo, lector de tarjetas, introducción de clave o identificación biométrica. De manera que una empresa puede combinar diferentes métodos de control de presencia (y acceso) a través de ellos.

sistemas de control de presencia de los trabajadores

¿Sistemas de control de presencia y sistemas de control horario son lo mismo?

Los sistemas de control de presencia y los sistemas de control horario de trabajadores no son exactamente lo mismo, ya que los primeros, cómo hemos visto, permiten realizar más funciones que solo llevar el registro de la jornada laboral.

Por su parte, los sistemas de control horario normalmente solo registran la entrada y salida y las horas extra, pero no suelen incluir más funciones.

En realidad, podríamos decir que el sistema de control horario está integrado dentro del sistema de control de presencia, acompañado de otras funciones de utilidad para el departamento de RR. HH. y la empresa.

Cuestiones legales sobre el sistema de control de presencia

Si no quieres incurrir en un delito contra los derechos de los trabajadores, a la hora de implantar un sistema de control de presencia en la empresa, debes asegurarte de que esté cumple con la legalidad, especialmente a la hora de llevar un adecuado registro de las horas de trabajo, las horas extra y que este queda debidamente almacenado durante el tiempo que requiere la ley (cuatro años).

Así mismo, y cómo ya hemos indicado más arriba, no debes usar sistemas biométricos para el control de presencia, ya que actualmente están prohibidos para esta función por la AEPD (ya has visto que existen otras medidas menos invasivas y garantistas con la privacidad de los trabajadores para llevar el registro de la jornada laboral).

Ventajas del sistema de control de presencia

Las ventajas del sistema de control de presencia son para la empresa:

  • Tener un registro detallado de las horas de trabajo efectivas y poder contrastar que se cumple con la jornada laboral pactada en el contrato laboral.
  • Registrar las horas extras fácilmente, para poder remunerarlas adecuadamente.
  • Control de los tiempos de descanso y la productividad de la plantilla, especialmente para empresas con turnos rotativos.
  • Control de las ausencias, tanto las justificadas como las que no.
  • Control de las vacaciones de toda la plantilla y de cada trabajador.
  • Obtener una imagen del absentismo en la empresa y poder tomar medidas correctivas adecuadas a cada caso.

Por su parte, las ventas del sistema de control de presencia para los trabajadores son:

  • Conocer las horas de trabajo realizadas.
  • Pueden gestionar más fácilmente sus vacaciones y la solicitud de permisos.
  • Mayor control del horario de trabajo, especialmente para los trabajadores a distancia.

En definitiva, los sistemas de control de presencia de los trabajadores ayudan a cumplir la ley y a llevar una mejor gestión del registro de la jornada laboral y las horas de trabajo.

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