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Consejos

Cómo hacer una firma digital

11 Mins read

Seguro que has escuchado hablar de la firma digital. Gracias a ella puedes realizar numerosos trámites de forma segura y automatizada. Pero, ¿cómo funciona realmente?

A continuación te explicamos cómo conseguir tu certificado digital, imprescindible para poder realizar firmas electrónicas en internet, la Agencia Tributaria y otras administraciones.

Si estás interesado ampliar la información sobre los documentos firmados digitalmente, te aconsejamos que visites nuestros artículos relacionados sobre custodia documental y la guía para el modelo de cláusula informativa cumpliendo la RGPD.

Qué es la firma digital

La firma digital es un método de autentificación y verificación de identidad que relaciona los datos de un documento con una determinada persona física o jurídica. Esta firma es el resultado de una operación criptográfica que permite:

  • Identificar a la persona que ha firmado el documento.
  • Garantizar la validez y veracidad del documento.
  • Asegurar que el firmante no rechace el documento una vez que haya sido firmado.

Para obtener la firma electrónica es necesario tener un certificado digital o un DNI electrónico. Estos documentos electrónicos contienen la información personal del titular (nombre y NIF) y los algoritmos y claves generadas para las firmas digitales.

obtener firma electronica

Dónde solicitar el certificado digital

Existen diversos trámites para los que vas a necesitar este certificado. Por ejemplo, te pueden solicitar la firma electrónica Hacienda, las oficinas del catastro y más administraciones públicas.

Por tanto, no se realiza una solicitud de la firma electrónica como tal, sino que los que se debe obtener es el certificado digital. Lo puedes hacer por diferentes vías.

  • Solicitando el DNI en las oficinas de la Policía. Se te entregará una clave que te permitirá acceder a los certificados digitales de tu DNI electrónico. Para poder usar el DNIe y hacer firmas electrónicas es necesario tener un lector de tarjetas.
  • Descargando un software en el ordenador. Son programas desarrollados por proveedores de certificación autorizados. Algunos ejemplos son AutoFirma, @Firma y ecoFirma.

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Cómo solicitar la firma electrónica

Para descargar la firma electrónica y poder usarla como método de autentificación es documentos hay que realizar diferentes trámites, según el método seleccionado.

En caso de haber obtenido los certificados como resultado de la obtención del DNI electrónico, será necesario contar con un lector de tarjetas compatible con el DNIe.

Si el método elegido ha sido utilizar el software de una autoridad de certificación, el proceso depende de dicha entidad, aunque suelen ser similares. Veamos un ejemplo de cómo obtener la firma digital con CERES, la entidad de la FNMT.

solicitud de la firma electronica

Lo primero es descargar la solicitud desde CERES y acudir de forma presencial a la Agencia Tributaria. u otra entidad colaboradora autorizada. Para ello es necesario aportar el DNI del titular, y la solicitud debidamente cumplimentada.

*Para que pueda solicitar la firma electrónica una persona jurídica es necesario acudir al Registro Mercantil y nombrar a una persona (normalmente al administrador de la sociedad) encargada de usar dicha firma digital. Este trámite cuesta alrededor de 40 euros.

que es la firma digital

Una vez se haya completado la solicitud, se recibirá un código en los días siguientes, con el que se podrá descargar la firma electrónica.

Será necesario guardar los certificados en el ordenador, o lo que es lo mismo, crear un almacén de certificados.

Para crear el almacén de certificados hay que importar los datos que te pasará tu proveedor (en este caso CERES). Una vez que estén en tu ordenador, podrás acceder a ellos desde el propio navegador:

  • Internet Explorer: Opciones de Internet – Contenido – Certificados.
  • Firefox: Opciones – Avanzado – Cifrado – Ver Certificados.
  • Google Chrome: Opciones – Avanzadas – HTTP/SSL – Gestionar Certificados.

Insertar firma digital en PDF

Programas como Adobe y Adobe Reader permiten configurarse de forma que permitan validar las firmas de documentos electrónicos. Pero, ¿cómo firmar un PDF?

Para que la firma electrónica de un documento PDF sea válida es necesario que el programa reconozca los certificados raíz de las entidades certificadoras autorizadas. Los proveedores de certificación pueden variar en función del documento electrónico.

*Por ejemplo, para firmar documentos del Boletín Oficial del Estado es necesario obtener los certificados raíz de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, ya que es la entidad autorizada en este caso concreto.

Hay dos formas principales de configuración: usando el almacén de certificados de Windows, o el del programa Adobe Acrobat

insertar firma digital en pdf

Con almacén de certificados de Windows

Los pasos a seguir para validar la firma digital en PDF son:

  • Descargar el certificado raíz desde la entidad autorizada.
  • Instalar dicho certificado raíz en el almacén de certificados
  • *Asegúrate de señalar la opción “entidades emisoras de confianza.

Con el certificado raíz en tu poder, el siguiente paso es configurar Adobe para que pueda reconocer el almacén de certificados. El proceso a seguir es el siguiente.

  • Abrir el programa y dirigirse a la ruta Edición – Preferencias.
  • Ir a Seguridad – Opciones avanzadas.
  • Seleccionar Integración de Windows.
  • Elegir la opción Validando firmas y pulsar Aceptar para completar la configuración.

Con almacén de certificados de Adobe Acrobat Reader

En este caso, el procedimiento es el siguiente:

  • Descargar el archivo que contiene el certificado raíz. Recuerda que solo es válido si es emitido por la entidad autorizada en cada caso.
  • Importar el archivo en Adobe.

descargar firma electronica

Para importar el certificado raíz en Adobe Acrobat hay que seguir estos pasos:

  • Abrir el programa y seleccionar las opciones avanzadas.
  • Ir a Administrar identidades de Confianza. En función de la versión de Adobe utilizada, es posible que debas seguir la ruta Documentos > Administrar identidades de Confianza.
  • Seleccionar la opción Agregar contacto.
  • Pulsa en la opción Examinar y añade el contacto que acabas de importar.
  • En la siguiente ventana se te muestran los certificados que contiene el fichero. Selecciona el certificado raíz de la entidad autorizada y haz clic en Confiar.
  • Elige la opción Firmas como una raíz de confianza” y acepta.
  • Haz clic en Importar y cuando haya terminado el proceso en Aceptar.

Cómo solicitar la firma digital

La vigencia de los certificados electrónicos depende de cada autoridad de certificación. Por ejemplo, en el caso de la FNMT es de 36 meses y se deben renovar 60 días antes de que termine su vigencia. Existen otras autoridades de certificación, cuyos plazos pueden variar.

Por su parte, el período de vigencia de los certificados de los DNI electrónicos es de 30 meses. Para renovarlos hay que acudir a las oficinas de Policía, sin necesidad de cita previa.

como hacer una firma digital

El proceso para renovar los certificados electrónicos es muy sencillo y se puede hacer siempre y cuando no hayan pasado los plazos previstos. En caso contrario será necesario solicitar los certificados de nuevo.

Estos son los pasos y métodos para obtener la firma electrónica del DNI y los certificados digitales. Como consejos final, te recomendamos aprender a usarla lo antes posible, ya que muy pronto la mayoría de trámites se realizarán de forma telemática mediante este sistema.

Si necesitas asesoramiento personalizado, puedes contactarnos en el teléfono 91 489 64 19 o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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¿Para qué sirve la firma digital?

Las firmas digitales se utilizan para cumplir tres objetivos importantes de seguridad de la información: integridad, autenticación y no repudio.

Integridad de los datos

La integridad de los mensajes o datos es particularmente crucial durante las transferencias de datos. La integridad de los datos garantiza que el mensaje recibido por el destinatario sea exactamente el mismo mensaje enviado por el remitente.

En redes de área amplia como Internet, donde los mensajes tienen que saltar de un nodo o dispositivo de red a otro antes de llegar a su destino final previsto, siempre existe el riesgo de que los mensajes se alteren en el camino, ya sea de manera deliberada o accidental. Los mecanismos de integridad de datos ayudan a mitigar esos riesgos.

A través de una verificación de integridad de datos, sabrás si el mensaje que recibiste ha sido alterado.

Autenticación

Cuando recibes un archivo confidencial, a veces no es suficiente saber que la información en ese archivo no ha sido alterada. También querrás estar seguro de si realmente provino de la persona que crees que lo envió. En otras palabras, necesitarías un mecanismo que te permitiera autenticar la fuente.

Por ejemplo, supongamos que recibiiste una lista de los altos directivos acompañada de una solicitud de sus salarios correspondientes. Sería aconsejable autenticar el origen de esa solicitud primero antes de enviar una respuesta adecuada. No querrás enviar esa información a personal no autorizado o a un competidor.

No repudio

Por último, puede haber intercambios de datos en los que no desearías que los remitentes rechazaran las transmisiones que realmente enviaron en el pasado. Por ejemplo, si alguien envía un informe y luego se descubre que el informe es fraudulento, no querrás que el remitente niegue el hecho de que lo envió.

Con la firma digital podemos realizar operaciones por Internet en las que se necesita la firma del autorizado. Por ejemplo:

  • Efectuar la Declaración de la Renta en Hacienda
  • Solicitudes en los registros electrónicos administrativos
  • Pedir la vida laboral.
  • Recibir notificaciones electrónicas.
  • Firmar correos electrónicos.
  • Firmar facturas electrónicas.

Cómo solicitar la renovación del certificado de firma digital

Un certificado de firma digital es una clave digital segura emitida por las autoridades de certificación con el fin de validar y certificar la identidad de la persona que posee este certificado. Las firmas digitales hacen uso de los cifrados de clave pública para crear las firmas.

Un certificado de firma digital (DSC) contiene información sobre el nombre del usuario, el código PIN, el país, la dirección de correo electrónico, la fecha de emisión del certificado y el nombre de la autoridad certificadora.

Los Certificados electrónicos tienen un periodo de validez y, una vez que transcurre el mismo, no sirven para firmar ni para identificarse.

Los plazos son establecidos por cada uno de los Proveedores de Certificación antes de que el certificado caduque para poder renovarlo sin tener que solicitar otra identificación. En el caso de los certificados de la FNMT, son válidos durante 36 meses y pueden renovarse durante los 2 meses previos a su caducidad.

Los Certificados incluidos en la tarjeta de DNIe tienen una validez de 30 meses

Si el Certificado caduca hay que volver a realizar todo el proceso de solicitud del certificado. Sin embargo, un certificado se puede renovar antes de que caduque y el proceso no requiere una solicitud nueva.

Es posible comprobar si tu certificado está caducado usando el servicio VALIDe del Ministerio de Hacienda y Administraciones Públicas. También puedes comprobarlo directamente en tu navegador, en el menú de opciones o herramientas.

Sistemas de firma electrónica admitidos

Se denominan Proveedores o Prestadores de Servicios de Certificación a aquellas personas físicas o jurídicas que expiden certificados electrónicos o prestan otros servicios relacionados con la firma electrónica.

Los Proveedores incluidos en la plataforma @firma son los siguientes:

  • ACA (Autoridad de Certificación de la Abogacía)
  • ACCV (Agencia de Tecnología y Certificación Electrónica)
  • ANCERT (Agencia Notarial de Certificación)
  • ANF (Autoridad de Certificación)
  • Banco de España
  • Banco Santander
  • Camerfirma
  • CATCERT (Agencia Catalana de Certificación)
  • CGCOM (Consejo General de Colegios Oficiales de Médicos de España)
  • Dirección General de la Policía
  • Coloriuris (CIPSC)
  • DNIe
  • EDICOM
  • ESCB
  • ESFIRMA
  • FIRMAPROFESIONAL
  • FNMT-Ceres
  • Gerencia de Informática de la Seguridad Social
  • HEALTHSIGN
  • IVSIGN / INVOSYS
  • IZENPE
  • Logalty
  • Ministerio de Defensa
  • Ministerio de Empleo y Seguridad Social
  • SCR (Servicio de Certificación de los Registradores)
  • SESCAM (Servicio de Salud de Castilla La Mancha)
  • SIA
  • SIGNE
  • UANATACA
  • Validated ID
  • Víntegris

Cofirmar y contrafirmar

Los documentos pueden ser firmados por varias personas o firmantes.

Pueden existir dos supuestos:

  • Cofirmar: a través de la co-firma varios usuarios pueden firmar un mismo documento.
  • Contrafirmar: mediante la contra-firma un usuario puede firmar las firmas de otros usuarios.

Si deseas cofirmar o contrafirmar un documento debes descargar e instalar en tu ordenador la aplicación de firma. El cliente de firma es una aplicación de firma que instalas en tu ordenador y que te permite elegir el tipo de firma que quieres realizar para firmar directamente desde tu ordenador sin necesidad de estar conectado a Internet.

Validar una firma digital

La firma digital puede validarse de forma manual o de forma automática.

Validación manual

Para validar la firma digital de forma manual debes seguir los pasos que se indican a continuación:

  • Abrir el documento
  • Seleccionar la ficha de firmas, bien eligiendo del menú principal “Ver” >“Paneles de navegación” > “Firmas”, o bien seleccionando la ficha “Firmas” que se muestra en la parte izquierda del documento.
  • Seleccionar la firma
  • Cuando se ha elegido la firma, hacer clic con el botón derecho del ratón y elegir la opción “Validar firma”.

Validación automática

Es posible configurar la aplicación para que se valide automáticamente la firma de un documento PDF al abrirlo, pero debes tener en cuenta que esta operación lleva un tiempo cada vez que se abra el documento.

Para configurar la validación automática hay que establecer las preferencias de las firmas digitales de Adobe Reader de la siguiente forma:

  • Abrir el documento
  • Seleccionar del menú principal “Edición” > “Preferencias”
  • Seleccionar en la ventana que se muestra la opción “Seguridad” de entre todas las que hay en el panel de la izquierda.
  • Marcar, si no lo está, la opción “Verificar firmas al abrir el documento”.
  • Pinchar en “Preferencias Avanzadas” para abrir el cuadro de diálogo “Preferencias avanzadas de las firmas digitales”.
  • Seleccionar la pestaña “Verificación”, y en la opción “Al verificar:” marcar “Usar el método especificado en el documento. Preguntar si no está disponible”.
  • Elegir la opción “Requerir la comprobación de revocación de certificados al comprobar firmas siempre que sea posible”.
  • En el recuadro “Hora de verificación” elegir la opción “Si está disponible, hora segura (por ejemplo la marca de hora) incrustada en la firma; en caso contrario la hora actual”.
  • Pulsar “Aceptar” para cerrar la ventana de “Preferencias avanzadas de las firmas digitales”, y de nuevo en “Aceptar” para cerrar la ventana “Preferencias”.
  • La próxima vez que se abra el documento, se validará la firma automáticamente.

Visualizar firma electrónica

Para ver los detalles de una firma electrónica, sigue estos pasos:

  • Abre el archivo que contiene la firma digital que deseas ver.
  • Haz clic en Archivo > Información > Ver firmas
  • En la lista, en el nombre de una firma, haz clic en la flecha hacia abajo y luego en Detalles de la firma

Desde el cuadro de diálogo Detalles de la firma, puedes determinar si la firma es:

  • Válido: La firma es actual. El certificado es de confianza y no está vencido ni revocado.
  • Inválido: El certificado es revocado o el contenido firmado ha sido alterado.
  • Error recuperable: La firma no es válida ahora, pero es posible que pueda hacerla válida. El problema puede ser que esté desconectado, que el certificado haya caducado o que el emisor del certificado no sea de confianza.
  • Firma parcial: Se firma una parte de un archivo.

Firma digital en Word

Microsoft Word es el software universal de procesamiento de texto utilizado por empresas e individuos en todo el mundo para crear documentos. Debido a que es tan ampliamente utilizado, muchas personas optan por agregar firmas electrónicas a los documentos en Word para aumentar la velocidad de sus procesos de documentos.

La principal ventaja de agregar firmas electrónicas a sus documentos de Word es que la mayoría ya usa el software para crear y editar sus documentos.

Sin embargo, si bien este puede ser el beneficio más obvio, asegúrate de que tu organización pueda admitir el caso de uso de las firmas electrónicas antes de avanzar con una solución.

Sigue estos pasos necesarios para agregar firmas electrónicas a un documento de Microsoft Word:

  • Coloca el cursor donde deseas que vaya tu firma en el documento de Word.
  • Ve a la pestaña Insertar y en “Texto” haz clic en “Lista de firmas”, seguido de “Línea de firma de Microsoft Office”.
  • Completa los campos sobre los detalles de la firma en el cuadro de configuración que aparece y selecciona tus preferencias para el cuadro de firma.
  • Haz clic derecho en el cuadro de firma en el documento
    • Haz clic en “Seleccionar imagen” para elegir una imagen de una firma que ya hayas guardado.
    • Alternativamente, si estás utilizando una pantalla táctil, puedes dibujar a mano tu firma en el cuadro.
    • O escribe una versión impresa de tu nombre directamente en el cuadro.

Firma digital en PDF

Puedes firmar tu documento PDF con una firma digital de acuerdo con los protocolos de Infraestructura de clave pública (PKI). Para ellos debes seguir estos pasos:

  • Abre tu documento PDF.
  • Haz clic derecho en el documento PDF donde deseas agregar la firma digital.
  • Selecciona Firmar documento en el menú contextual.
  • Selecciona Firma digital
  • Usa los botones de opción y los menús desplegables para agregar el archivo de firma.
  • Haz clic en Firmar afijo para agregar la firma a tu documento.
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