Cada día hacemos, o podemos hacer, más trámites electrónicos, para que estos sean válidos, es necesario que vayan acompañados de una firma digital, pero ¿vale cualquier tipo de firma electrónica? ¿Y cómo podemos crear una firma digital?
En este artículo explicaremos cómo obtener una firma digital y cómo hacerla.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es la firma digital?
La firma digital es un método de autentificación y verificación de identidad que relaciona los datos de un documento con una determinada persona física o jurídica. Esta firma es el resultado de una operación criptográfica que permite:
- Identificar a la persona que ha firmado el documento.
- Garantizar la validez y veracidad del documento.
- Asegurar que el firmante no rechace el documento una vez que haya sido firmado.
Para obtener la firma electrónica es necesario tener un certificado digital o un DNI electrónico. Estos documentos electrónicos contienen la información personal del titular (nombre y NIF) y los algoritmos y claves generadas para las firmas digitales.
Ten en cuenta que existen diversos tipos de firma electrónica, pero en este artículo nos centramos en cómo conseguir la firma electrónica empleando el certificado digital o el DNI electrónico, es decir, explicaremos cómo se hace una firma electrónica utilizando estos elementos, lo que se conoce como firma electrónica cualificada (y no hablaremos de cómo crear una firma digital utilizando Word o programas similares o a través del escaneo de nuestra firma manuscrita).
Existen diversos trámites para los que vas a necesitar este certificado. Por ejemplo, te pueden solicitar la firma electrónica Hacienda, las oficinas del catastro y más administraciones públicas. Además, también puedes emplearla para firmar documentos en PDF o Word, para darles completa validez.
¿Cómo conseguir la firma electrónica?
Para poder hacer una firma digital cualificada en cualquier trámite o documento, necesitas, primero, tener un certificado digital válido y vigente. Para obtener este certificado puedes recurrir a diferentes vías:
- Solicitando el DNI en las oficinas de la Policía. Se te entregará una clave que te permitirá acceder a los certificados digitales de tu DNI electrónico. Para poder usar el DNIe y hacer firmas electrónicas es necesario tener un lector de tarjetas.
- Solicitarlo a una autoridad de certificación, como por ejemplo, CERES, la entidad de la FNMT (Fábrica Nacional de Moneda y Timbre). Necesitarás descargar la solicitud desde CERES y después acudir de forma presencial a la Agencia Tributaria o la Seguridad Social para acreditar tu identidad. Unos días después recibirás un código para descargar la firma digital.
Para que pueda solicitar la firma electrónica una persona jurídica es necesario acudir al Registro Mercantil y nombrar a una persona (normalmente al administrador de la sociedad) encargada de usar dicha firma digital. Este trámite cuesta alrededor de 40 euros.
Ten en cuenta que la vigencia de los certificados electrónicos depende de la autoridad de certificación donde los hayas obtenido, por ejemplo, los de la FNMT tienen validez durante 36 meses, mientras que los del DNIe duran 30 meses. Por lo que antes de que expire ese plazo, deberás renovarlos.
En el caso del DNIe tendrás que acudir a la comisaría donde se expidan DNI y utilizar la máquina que hay habilitada para ello. En el caso de las entidades de certificación, podrás hacerlo telemáticamente, salvo que el plazo haya expirado, en cuyo caso, deberás volver a hacer todo el proceso de solicitud.
¿Cómo usar la firma digital?
Ahora que ya sabemos qué es la firma digital, veamos cómo hacer una firma digital, en el sentido de usarla para firmar documentos o realizar trámites electrónicos.
¿Cómo hacer una firma con un certificado digital?
Para poder usar la firma digital cualificada basada en el certificado digital de una entidad como CERES vas a necesitar, por un lado, instalar un software de firma de un proveedor de certificación autorizado, como son AutoFirma, @Firma y ecoFirma. Y, por otro lado, descargar y guardar el certificado en el almacén de certificados, para ello solo tendrás que abrir el certificado y pulsar en la opción de instalar.
Podéis comprobar si el certificado digital se ha instalado correctamente comprobándolo en el navegador:
- Edge: Configuración – Privacidad, búsqueda y servicios – Seguridad – Administrar certificados.
- Firefox: Opciones – Avanzado – Cifrado – Ver Certificados.
- Google Chrome: Opciones – Avanzadas – HTTP/SSL – Gestionar Certificados.
- Internet Explorer: Opciones de Internet – Contenido – Certificados.
Cada vez que necesites firmar un documento digital al realizar un trámite con la administración (por ejemplo, solicitar el registro de una obra en el Registro de la Propiedad Intelectual), tendrás que pulsar en «Firmar» para iniciar el programa de firma y seguir los pasos que este te irá dando para seleccionar el certificado digital correspondiente y firmar y validar la firma digital.
En documentos de Word
Para hacer una firma digital en documentos de Word usando el certificado digital, tendremos que tener los certificados en el ordenador y seguir estos pasos:
- Coloca el cursor donde deseas que vaya tu firma en el documento de Word.
- Ve a la pestaña Insertar y en «Texto» haz clic en «Lista de firmas», seguido de «Línea de firma de Microsoft Office».
- Completa los campos sobre los detalles de la firma en el cuadro de configuración que aparece y selecciona tus preferencias para el cuadro de firma.
- Haz clic derecho en el cuadro de firma creado y selecciona el certificado digital que quieres usar para firmar.
En documentos PDF
Crear la firma digital en PDF es relativamente sencillo, puesto que la mayoría de los lectores de PDF cuentan con esta opción. En el caso de Adobe Acrobat Reader, solo tenemos que acudir a las Herramientas y pulsar en «Certificados». Siempre que tengamos el certificado digital instalado en el ordenador, bastará con pulsar en «Firmar digitalmente», elegir el espacio del documento en dónde irá la firma y seleccionar el certificado con el que vamos a hacer la firma digital.
Puedes encontrar más información en cómo firmar un PDF, donde también explicamos cómo instalarlos y configurar Adobe Acrobat Reader para poder usarlos y firmar con ellos.
¿Para qué sirve la firma digital?
Finalmente, cerramos este artículo explicando cuál es la utilidad de la firma digital.
Las firmas digitales se utilizan para cumplir tres objetivos:
- Integridad de los datos:
La integridad de los mensajes o datos es particularmente crucial durante las transferencias de datos. La integridad de los datos garantiza que el mensaje recibido por el destinatario sea exactamente el mismo mensaje enviado por el remitente.
En redes de área amplia como Internet, donde los mensajes tienen que saltar de un nodo o dispositivo de red a otro antes de llegar a su destino final previsto, siempre existe el riesgo de que los mensajes se alteren en el camino, ya sea de manera deliberada o accidental. Los mecanismos de integridad de datos ayudan a mitigar esos riesgos.
A través de una verificación de integridad de datos, sabrás si el mensaje que recibiste ha sido alterado.
- Autenticación:
Cuando recibes un archivo confidencial, a veces no es suficiente saber que la información en ese archivo no ha sido alterada. También querrás estar seguro de si realmente provino de la persona que crees que lo envió. En otras palabras, necesitarías un mecanismo que te permitiera autenticar la fuente.
Por ejemplo, supongamos que recibiste una lista de los altos directivos acompañada de una solicitud de sus salarios correspondientes. Sería aconsejable autenticar el origen de esa solicitud primero antes de enviar una respuesta adecuada. No querrás enviar esa información a personal no autorizado o a un competidor.
- No repudio:
Por último, puede haber intercambios de datos en los que no desearías que los remitentes rechazaran las transmisiones que realmente enviaron en el pasado. Por ejemplo, si alguien envía un informe y luego se descubre que el informe es fraudulento, no querrás que el remitente niegue el hecho de que lo envió.
Si estás interesado en ampliar la información sobre los documentos firmados digitalmente, te aconsejamos que visites nuestros artículos relacionados sobre custodia documental y la guía para el modelo de cláusula informativa cumpliendo el RGPD.