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Consejos

Cómo hacer una firma digital

5 Mins read

Seguro que has escuchado hablar de la firma digital. Gracias a ella puedes realizar numerosos trámites de forma segura y automatizada. Pero, ¿cómo funciona realmente?

A continuación te explicamos cómo conseguir tu certificado digital, imprescindible para poder realizar firmas electrónicas en internet, la Agencia Tributaria y otras administraciones.

Si estás interesado ampliar la información sobre los documentos firmados digitalmente, te aconsejamos que visites nuestros artículos relacionados sobre custodia documental y la guía para el modelo de cláusula informativa cumpliendo la RGPD.

Qué es la firma digital

La firma digital es un método de autentificación y verificación de identidad que relaciona los datos de un documento con una determinada persona física o jurídica. Esta firma es el resultado de una operación criptográfica que permite:

  • Identificar a la persona que ha firmado el documento.
  • Garantizar la validez y veracidad del documento.
  • Asegurar que el firmante no rechace el documento una vez que haya sido firmado.

Para obtener la firma electrónica es necesario tener un certificado digital o un DNI electrónico. Estos documentos electrónicos contienen la información personal del titular (nombre y NIF) y los algoritmos y claves generadas para las firmas digitales.

obtener firma electronica

Dónde solicitar el certificado digital

Existen diversos trámites para los que vas a necesitar este certificado. Por ejemplo, te pueden solicitar la firma electrónica Hacienda, las oficinas del catastro y más administraciones públicas.

Por tanto, no se realiza una solicitud de la firma electrónica como tal, sino que los que se debe obtener es el certificado digital. Lo puedes hacer por diferentes vías.

  • Solicitando el DNI en las oficinas de la Policía. Se te entregará una clave que te permitirá acceder a los certificados digitales de tu DNI electrónico. Para poder usar el DNIe y hacer firmas electrónicas es necesario tener un lector de tarjetas.
  • Descargando un software en el ordenador. Son programas desarrollados por proveedores de certificación autorizados. Algunos ejemplos son AutoFirma, @Firma y ecoFirma.

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Cómo solicitar la firma electrónica

Para descargar la firma electrónica y poder usarla como método de autentificación es documentos hay que realizar diferentes trámites, según el método seleccionado.

En caso de haber obtenido los certificados como resultado de la obtención del DNI electrónico, será necesario contar con un lector de tarjetas compatible con el DNIe.

Si el método elegido ha sido utilizar el software de una autoridad de certificación, el proceso depende de dicha entidad, aunque suelen ser similares. Veamos un ejemplo de cómo obtener la firma digital con CERES, la entidad de la FNMT.

solicitud de la firma electronica

Lo primero es descargar la solicitud desde CERES y acudir de forma presencial a la Agencia Tributaria. u otra entidad colaboradora autorizada. Para ello es necesario aportar el DNI del titular, y la solicitud debidamente cumplimentada.

*Para que pueda solicitar la firma electrónica una persona jurídica es necesario acudir al Registro Mercantil y nombrar a una persona (normalmente al administrador de la sociedad) encargada de usar dicha firma digital. Este trámite cuesta alrededor de 40 euros.

que es la firma digital

Una vez se haya completado la solicitud, se recibirá un código en los días siguientes, con el que se podrá descargar la firma electrónica.

Será necesario guardar los certificados en el ordenador, o lo que es lo mismo, crear un almacén de certificados.

Para crear el almacén de certificados hay que importar los datos que te pasará tu proveedor (en este caso CERES). Una vez que estén en tu ordenador, podrás acceder a ellos desde el propio navegador:

  • Internet Explorer: Opciones de Internet – Contenido – Certificados.
  • Firefox: Opciones – Avanzado – Cifrado – Ver Certificados.
  • Google Chrome: Opciones – Avanzadas – HTTP/SSL – Gestionar Certificados.

Insertar firma digital en PDF

Programas como Adobe y Adobe Reader permiten configurarse de forma que permitan validar las firmas de documentos electrónicos. Pero, ¿cómo firmar un PDF?

Para que la firma electrónica de un documento PDF sea válida es necesario que el programa reconozca los certificados raíz de las entidades certificadoras autorizadas. Los proveedores de certificación pueden variar en función del documento electrónico.

*Por ejemplo, para firmar documentos del Boletín Oficial del Estado es necesario obtener los certificados raíz de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre, ya que es la entidad autorizada en este caso concreto.

Hay dos formas principales de configuración: usando el almacén de certificados de Windows, o el del programa Adobe Acrobat

insertar firma digital en pdf

Con almacén de certificados de Windows

Los pasos a seguir para validar la firma digital en PDF son:

  • Descargar el certificado raíz desde la entidad autorizada.
  • Instalar dicho certificado raíz en el almacén de certificados
  • *Asegúrate de señalar la opción “entidades emisoras de confianza.

Con el certificado raíz en tu poder, el siguiente paso es configurar Adobe para que pueda reconocer el almacén de certificados. El proceso a seguir es el siguiente.

  • Abrir el programa y dirigirse a la ruta Edición – Preferencias.
  • Ir a Seguridad – Opciones avanzadas.
  • Seleccionar Integración de Windows.
  • Elegir la opción Validando firmas y pulsar Aceptar para completar la configuración.

Con almacén de certificados de Adobe Acrobat Reader

En este caso, el procedimiento es el siguiente:

  • Descargar el archivo que contiene el certificado raíz. Recuerda que solo es válido si es emitido por la entidad autorizada en cada caso.
  • Importar el archivo en Adobe.

descargar firma electronica

Para importar el certificado raíz en Adobe Acrobat hay que seguir estos pasos:

  • Abrir el programa y seleccionar las opciones avanzadas.
  • Ir a Administrar identidades de Confianza. En función de la versión de Adobe utilizada, es posible que debas seguir la ruta Documentos > Administrar identidades de Confianza.
  • Seleccionar la opción Agregar contacto.
  • Pulsa en la opción Examinar y añade el contacto que acabas de importar.
  • En la siguiente ventana se te muestran los certificados que contiene el fichero. Selecciona el certificado raíz de la entidad autorizada y haz clic en Confiar.
  • Elige la opción Firmas como una raíz de confianza” y acepta.
  • Haz clic en Importar y cuando haya terminado el proceso en Aceptar.

Cómo solicitar la firma digital

La vigencia de los certificados electrónicos depende de cada autoridad de certificación. Por ejemplo, en el caso de la FNMT es de 36 meses y se deben renovar 60 días antes de que termine su vigencia. Existen otras autoridades de certificación, cuyos plazos pueden variar.

Por su parte, el período de vigencia de los certificados de los DNI electrónicos es de 30 meses. Para renovarlos hay que acudir a las oficinas de Policía, sin necesidad de cita previa.

como hacer una firma digital

El proceso para renovar los certificados electrónicos es muy sencillo y se puede hacer siempre y cuando no hayan pasado los plazos previstos. En caso contrario será necesario solicitar los certificados de nuevo.

Estos son los pasos y métodos para obtener la firma electrónica del DNI y los certificados digitales. Como consejos final, te recomendamos aprender a usarla lo antes posible, ya que muy pronto la mayoría de trámites se realizarán de forma telemática mediante este sistema.

Si necesitas asesoramiento personalizado, puedes contactarnos en el teléfono 91 489 64 19 o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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