Fichar en el trabajo es obligatorio para cualquier trabajador o empleado público, y todo tipo de empresa, con independencia de su tamaño y sector de actividad, así como las administraciones y entidades públicas están obligadas a llevar el control horario de sus trabajadores y empleados, facilitándoles los medios para fichar en el trabajo al inicio y finalización de su jornada laboral, tal y como establece la ley de control horario.
Para fichar en el trabajo, lo más recomendable es una app o software de control horario enfocada en el cumplimiento legal de las normativas sobre registro horario digital, protección de datos e inteligencia artificial (AI Act), que tenga un precio económico y se pague sólo por las funciones que se usan, y que sea escalable y permita añadir nuevos módulos RRHH si la empresa lo necesita.
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¿Cuándo es obligatorio fichar en el trabajo?
Fichar en el trabajo es obligatorio para todos los trabajadores por cuenta ajena que desarrollen su actividad en empresas en territorio nacional y en aquellas empresas españolas en territorio extranjero. También es obligatorio fichar en el trabajo para los empleados públicos.
Así mismo, el control horario obligatorio se aplica a todo tipo de empresas, con independencia de su tamaño, número de trabajadores o actividad (descubre más información sobre el control horario en empresas pequeñas).
Además, el control horario de trabajadores es obligatorio con independencia de la modalidad de contrato, es decir, que también tienen la obligación de fichar en el trabajo los empleados a distancia (teletrabajo), ya sea en régimen total o híbrido, y los empleados a jornada parcial (si bien estos ya tenían regulada la obligación de registrar la jornada laboral en el artículo 12.4.c) del Estatuto de los Trabajadores).
¿Qué ley regula la obligatoriedad de fichar en el trabajo?
La ley del control horario está regulada por el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó los artículos 34.9 y 35 del Estatuto de los Trabajadores, estableciendo la obligatoriedad de fichar en el trabajo.
Cabe señalar que el Ministerio de Trabajo mantiene en tramitación un borrador de Real Decreto sobre registro horario digital que reforzará la obligación de registro horario digitalizado y automatizado, con acceso remoto de la Inspección de Trabajo a los registros. Tras el decaimiento en el Congreso del Proyecto de Ley de reducción de jornada en julio de 2025, el bloque reglamentario sobre fichaje digital sigue sin aprobarse, si bien las empresas que ya operan con sistemas digitalizados, inmutables y con acceso remoto se encuentran preparadas ante cualquier escenario regulatorio.
¿Cómo cumplir con la obligación de fichar en el trabajo?
Para cumplir con la obligación de fichar en el trabajo se debe implementar un sistema o mecanismo que permita registrar la hora de inicio y la hora de finalización de la jornada laboral, así como las pausas programadas durante la jornada de los trabajadores o empleados públicos.
La ley de control horario no específica cómo debe ser este sistema, pero sí los requisitos que debe cumplir, en concreto, y teniendo en cuenta la nueva ley de control horario:
- Debe ser un sistema digitalizado y automatizado en lo que respecta al conteo de las horas de la jornada y la emisión de informes del registro horario.
- Los registros no pueden ser susceptibles de ser manipulados ni por la empresa ni por los trabajadores.
- Los registros de las jornadas estarán a disposición de los trabajadores (solo podrán acceder al suyo), la representación legal de los trabajadores y la Inspección de Trabajo.
- El sistema debe permitir el acceso remoto de los inspectores de trabajo.
- El plazo de conservación de los datos de control horario será de cuatro años.
La forma más adecuada para cumplir con estos requisitos es usar un software para el control horario, ya sea de instalación local en los equipos de la organización o habilitado en la nube, siendo esta segunda modalidad más adecuada para las empresas con empleados en modalidad de teletrabajo o que prestan sus servicios fuera del centro de trabajo de forma habitual (por ejemplo, los comerciales), ya que permite el fichar a distancia y desde cualquier localización.
El software de control horario, además, permite automatizar gran parte del proceso y es compatible con diferentes formas de fichar, por ejemplo, puede ficharse a través de web, usar tarjetas RFID, códigos QR o el móvil, algunos incluso permiten habilitar el fichaje mediante geolocalización. Así mismo, genera los informes de registro de jornada de forma automática, contabilizando tanto las horas ordinarias como las extraordinarias (si se producen) y sus datos pueden exportarse para usarse en otros programas de recursos humanos.
También permite el acceso a los registros tanto a los trabajadores, a través de su área de empleado, como a la RLT y a la Inspección de Trabajo. Evita errores humanos al registrar y contabilizar las horas, es fácil de usar y accesible para todos los empleados, además de cumplir con la normativa de protección de datos. Y lo habitual es que se pueda usar para que el trabajador solicite y gestione sus solicitudes de permisos (como las vacaciones o las citas médicas).
Prácticas prohibidas para fichar en el trabajo
Está prohibido fichar en el trabajo con datos biométricos (como con la huella dactilar o el reconocimiento facial), puesto que de acuerdo a los actuales criterios de la AEPD, el uso de datos biométricos para el control horario supone un tratamiento de datos de categorías especiales, prohibido por el RGPD. Y dado el desequilibrio de poder entre empleador y empleados, el consentimiento expreso de estos no sería suficiente para levantar la prohibición.
El borrador del Real Decreto en tramitación contempla la prohibición del registro horario en papel y exigirá soporte digital con trazabilidad. Aunque a fecha de hoy no es derecho positivo, la tendencia regulatoria europea y nacional desaconseja seguir manteniendo hojas firmadas en papel como único soporte del registro horario.
¿Existen excepciones a fichar en el trabajo?
Sí, hay una serie de trabajadores y profesionales que están exentos de la ley de control horario, en concreto:
- Las personas que presten sus servicios bajo una relación laboral de carácter especial, establecidas en el artículo 2 del Estatuto de los Trabajadores.
- Los empleados que hayan pactado libre disponibilidad para la prestación de sus servicios.
- Las relaciones laborales fuera del Estatuto de los Trabajadores (por ejemplo, los socios trabajadores de las cooperativas).
¿Por qué es obligatorio fichar la jornada laboral?
Fichar la jornada laboral es obligatorio porque con ello se persigue dar al trabajador un mayor control y conocimiento sobre la duración de su jornada laboral y la cantidad de horas extraordinarias que puede llegar a realizar.
Uno de los objetivos del control horario obligatorio es acabar con ciertas malas prácticas, como no contabilizar las horas extraordinarias, tener un contrato de jornada parcial, pero trabajar una jornada completa, exceder el número de horas anuales que se pueden trabajar por ley o no tener las horas de descanso entre jornadas que establece la normativa.
En general, el control horario aporta transparencia entre empresa y trabajadores en cuanto a las horas trabajadas, ordinarias y extraordinarias, y su retribución o compensación.
Cabe señalar que aunque fichar en el trabajo es obligatorio, eso no quiere decir que no aporte diferentes beneficios a empresa y trabajadores. Para las empresas, si utilizan un software de control horario, este les puede ayudar a conocer mejor el cumplimiento de horas trabajadas, las faltas de asistencia y sus causas o el rendimiento y productividad de los trabajadores, entre otros.
Para los trabajadores fichar en el trabajo les permite tener un mayor control sobre su jornada laboral y sus tiempos de descanso, además de conocer la cantidad de horas extraordinarias realizadas.
Así mismo, cabe señalar también que la obligación de fichar en el trabajo no es exclusiva de España, puesto que el control horario en Europa es una realidad en diferentes países. Además, el Tribunal de Justicia de la Unión Europea (TJUE) sentenció en 2019 que todos los Estados miembros debían regular la implementación por ley del registro horario de la jornada en las empresas y entidades públicas.
¿Qué pasa si no se ficha en el trabajo?
No fichar en el trabajo es motivo de sanción, puesto que el control horario es obligatorio y no tenerlo implementado es una infracción de la normativa laboral.
Aunque son los empleados los que tienen que fichar en el trabajo, es la empresa o la entidad pública la responsable de que estos cumplan con esta obligación, para la que deben proporcionarles los medios adecuados para fichar al inicio y fin de su jornada laboral.
Las multas por control horario van, actualmente y dependiendo de la gravedad, de los 751 a los 7.500 euros por infracción grave (art. 40.1.b LISOS). La reforma de la LISOS contemplada en el borrador del Ministerio elevaría las cuantías y aplicaría la sanción por cada trabajador sin registro, pero a día de hoy esa modificación no está en vigor.
Si los trabajadores no fichan su jornada de forma sistemática, se les puede sancionar internamente (y dentro de los límites que establece la ley para los regímenes disciplinarios internos). En el caso de que se trate de olvidos puntuales, antes de sancionarlos, se les puede avisar para recordarles que tienen la obligación de fichar la jornada laboral todos los días.
En definitiva, fichar en el trabajo es obligatorio y la mejor forma de garantizar que se cumple con la ley de control horario y sus requisitos, es implementar y usar un software de control horario homologado.
