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¿Puedo enviar las nóminas por correo electrónico a mis empleados?

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El envío de nominas por correo electrónico sigue siendo una cuestión un tanto polémica. El Estatuto de los Trabajadores no dice nada al respecto de esta cuestión, y se presupone que permite al empresario enviar las nóminas a través de cualquier soporte. Pero, ¿qué hay de la ley de protección de datos?

¿Es legal enviar nominas por correo electrónico?

¿Se pueden enviar nóminas por correo electrónico? Esta es una de las preguntas que más se hacen los empleadores, ya que con la nueva normativa de protección de datos no quedan claros los requisitos.

Para poder enviar nóminas por correo electrónico, es necesario que la empresa cuente con datos personales de los usuarios, en este caso su correo electrónico. Sin embargo, varias sentencias de los tribunales han señalado que la dirección de email no es necesariamente un dato imprescindible para la prestación del servicio, por lo que el trabajador no debería ser obligado a facilitarlo.

En base a esto, se podría decir que para enviar nóminas por email será necesario solicitar el consentimiento expreso del trabajador. Ya no sirve con el consentimiento tácito, sino que este debe ser explícito, voluntario e informado.

Sin embargo, de nuevo hay algunas sentencias que han afirmado que, en este caso, el consentimiento no es libre, ya que puede darse el caso de que el trabajador no tenga otra alternativa para recibir su nómina. Por tanto, otorgar consentimiento expreso tampoco es suficiente para cumplir con la protección de datos al enviar nóminas por email.

Entonces, ¿qué hay que hacer?

Para poder enviar nóminas por correo electrónico a los empleados será necesario, por una parte, solicitarle consentimiento expreso y, por otra, facilitarle alguna otra alternativa para la recepción de las nóminas, por ejemplo en formato papel.

Cumpliendo estos dos requisitos, el envío de nóminas por correo electrónico respetará al 100% la normativa de protección de datos. No olvides que también se deben aplicar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad e integridad de la información presente en las nóminas.

¿Cómo organizar el envío de las nóminas por email?

¿Cómo enviar nóminas por email? Hay que tener en cuenta que la nómina es confidencial, por lo que hay que cumplir con una serie de requisitos para garantizar el cumplimiento del RGPD.

En primer lugar, habría que firmar un acuerdo de confidencialidad y no divulgación de la información con los trabajadores, aunque es probable que esta cláusula ya haya sido incluida en el contrato laboral.

También habría que solicitar al trabajador la autorización para el envío de la nómina al correo electrónico, además de facilitarle otras alternativas por si el empleado no quisiera utilizar este método.

Es necesario contar con una base de datos de emails, en donde los trabajadores estén organizados, si es necesario, por departamento, grupo o categoría profesional. Esto se hace con el objetivo de organizar de forma más eficiente la información.

Para garantizar la confidencialidad y que solo el trabajador interesado pueda acceder a su nómina, es necesario proteger los archivos mediante contraseñas. El empleado debe escribir un código (que puede ser su DNI o su número de identificación en la empresa) para poder abrir o descargar el archivo.

Enviar nominas u hojas de salario por email tiene muchas ventajas

El envío de nóminas por email ofrece una serie de ventajas tanto para el empleador como para el empleado que merece la pena destacar (siempre que se haga cumpliendo la normativa de protección de datos):

  • Ahorro de tiempo: los envíos de realizan de forma más ágil y rápida.
  • Ahorro de espacio: no es necesario almacenar las nóminas en un soporte físico como el papel, sino que serán guardadas en bases de datos. Además de ahorrar espacio, ayuda a evitar pérdidas y traspapelados.
  • Ahorro de dinero: este modelo de gestión documental evita tener que gastar tiempo y dinero imprimiendo las nóminas.

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En Grupo Atico34 contamos con más de 12 años de experiencia ayudando a nuestros clientes a cumplir con la normativa de protección de datos en el ámbito laboral.

Entre nuestros servicios se encuentra todo lo relacionado con la gestión y el envío de nóminas por email, así como la elaboración de cláusulas de protección de daros para correo electrónico.

Nuestra consultora cuenta con profesionales expertos en la materia que te guiarán en el cumplimiento del RGPD y la LOPDGDD en tu empresa. Con nosotros te asegurarás de que el envío de nóminas por correo electrónico cumple con la normativa sobre protección de datos vigente.

Ponte en contacto con nosotros sin compromiso y descubre cómo podemos ayudarte.

Y recuerda también que en nuestra web puedes consultar mucha más información y descargar otros modelos y plantillas, por ejemplo la cláusula informativa sobre protección de datos.

About author
Licenciado en Periodismo por la Universidad Pontificia de Salamanca. Redactor online con más de 12 años de experiencia. Especialidad en temas legales, fiscales y financieros. Experto en marketing online y contenidos web.
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