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Ley de Protección de datos para correo electrónico 2021: aplicación, cláusula y texto para insertar

8 Mins read

Cumplir con la normativa de protección de datos es obligatorio a la hora de recabar información o establecer cualquier comunicación con usuarios, clientes, empleados o proveedores. Esto incluye el envío de emails. En este artículo te contamos cómo funciona la ley de protección de datos en el correo electrónico y te enseñamos a redactar una cláusula válida para las comunicaciones por mail.

Ley de protección de datos en correos electrónicos. ¿Cómo afecta al envío de emails?

En la actualidad muchas empresas utilizan el email marketing para conseguir nuevos leads o suscriptores. Esta estrategia se basa en el envío de newsletters y correos electrónicos comerciales a los usuarios que hayan aceptado recibir dicha información.

Pero, ¿qué pasa con la entrada en vigor del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y la Ley Orgánica de Protección de datos (LOPDGDD)?

Estas nuevas normativas afectan directamente a los requisitos para manejar datos de usuarios y enviarles boletines informativos, promociones u ofertas a través del email. Y hay una palabra clave para entender cómo adaptar una newsletter al RGPD: consentimiento.

Hasta ahora el consentimiento de los usuarios se podía obtener de una forma “tácita”. Por ejemplo, al aceptar la política de privacidad (el típico “He leído y aceptado las políticas de privacidad“) el usuario también estaba autorizando a que le enviasen correos electrónicos. Sin embargo, ahora el consentimiento debe ser explícito.

Esto ha afectado también al diseño de formularios de contacto. Hasta ahora, los formularios eran mucho más simples. Una simples casillas donde introducir los datos básicos. Sin embargo, ahora el texto LOPD para correo electrónico debe incluir una serie de información básica, presentada en una doble capa informativa.

Por otra parte, está la obligación de hacer una reestructuración de las bases de datos. El RGPD no considera válidos aquellos suscriptores obtenidos de formas no previstas por la actual ley. Las empresas que hayan obtenido los clientes de forma no lícita, deberán volver a enviarles un correo informando sobre la obligación del cliente de volver a prestar su consentimiento, esta vez de forma explícita y de acuerdo al RGPD.

En definitiva, podemos decir que la LOPD y el RGPD afectan al envío de correos electrónico en tres aspectos:

  • Obligación de informar (doble capa informativa)
  • Obtención de consentimiento explícito
  • Depurar y renovar las bases de datos
  • *No olvides que los usuarios pueden apuntarse a la Lista Robinson para impedir que las empresas les envíen información por email, correo ordinario, teléfono móvil o fax.

Textos RGPD y LOPD para correo electrónico

Para cumplir con la protección de datos en el correo electrónico, los emails han de cumplir con la obligación de presentar una doble capa informativa.

En la primera capa se informa de forma básica sobre:

  • Identidad del responsable del tratamiento
  • Finalidad y plazo de conservación de datos
  • Base jurídica
  • Destinatarios de la información
  • Derechos del usuario
  • Procedencia de la información

Se debe incluir una segunda capa informativa en la que se profundice en estos datos. Por ejemplo, respecto a la identidad del responsable, se ampliarán los datos ya presentados o sobre la identidad del representante o del delegado de protección de datos, si lo hubiese.

La LOPD en newsletter también obliga a incluir en los formularios un método para que el usuario pueda prestar su consentimiento explícito, inequívoco y voluntario. Por ejemplo, con la inclusión de una check box o casilla de aceptación y un captcha (para demostrar que el usuario no es un bot).

La cláusula de protección de datos en el correo electrónico

También es necesario que los correos electrónicos incluyan una cláusula de confidencialidad para salvaguardar la privacidad y confidencialidad de la información y garantizar que los destinatarios mantengan el deber de secreto.

Esta cláusula de protección de datos en el correo electrónico se suele emplear en aquellos casos en los que remitente y destinatario tienen firmado algún acuerdo de confidencialidad, con el objetivo de funcionar como un recordatorio de dicho acuerdo.

¿Qué texto LOPD y RGPD deben incluir los correos electrónicos?

¿Cómo poner en el correo la protección de datos? Te lo mostramos con un ejemplo práctico:

“Para cumplir con el RGPD en materia de protección de datos personales, le informamos como usuario que el responsable del tratamiento de sus datos es XXXXX, con NIF XXXXX y domicilio fiscal en XXXXX.

La finalidad por la que recogen sus datos es XXXXX (ejemplo, “proponerle ofertas comerciales de acuerdo a sus intereses”).

También le informamos de que su información permanecerá en nuestra base de datos durante XXXXX tiempo y que ésta no será cedida a terceros.

Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación, oposición o limitación del tratamiento poniéndose en contacto con nosotros a través de XXXXX.

En caso de ser necesario incluir una cláusula de protección de datos en el correo electrónico relacionada con la confidencialidad, se podría añadir en el pie del mensaje un texto similar a este:

“Esta comunicación contiene información confidencial y privilegiada de uso exclusivo para el destinatario/s del mensaje. Si usted no es el destinatario/s tenga en cuenta que cualquier distribución, copia o uso de esta comunicación queda totalmente prohibida. Si usted ha recibido esta comunicación por error por favor notifíquelo a la mayor brevedad por correo electrónico o por teléfono”.

¿Cómo insertar el texto de LOPD en los correos electrónicos?

A continuación vemos cómo insertar este aviso de protección de datos en el correo electrónico en los servicios de mensajería más conocidos.

Cómo insertar una clausula LOPD/RGPD en Gmail

Si quieres incluir un texto legal correo en el electrónico de Gmail, sigue estos pasos:

  1. Inicia sesión en tu cuenta Gmail.
  2. Haz click en el botón de configuración (representado con un dibujo de un engranaje) en la esquina superior derecha
  3. Selecciona “Configuración” en el menú que se desplega.
  4. Se abrirá la pantalla de configuración en la pestaña “General“. Sin cambiar de pestaña, baja hasta encontrar la sección “Firma“.
  5. Escribe el aviso de LOPD en la caja de texto que aparece. Puedes darle el formato que prefieras con las herramientas que te proporciona.
  6. Guarda la configuración haciendo click en el botón “Guardar cambios” al final de la pantalla.

Cómo insertar una firma RGPD en Hotmail

Para insertar un texto de protección de datos en email de Hotmail, has de hacer o siguiente:

  1. Inicia sesión en tu cuenta Hotmail.
  2. Pulsa el botón de configuración (representado con un dibujo de un engranaje) en la esquina superior derecha.
  3. Selecciona “Opciones” en el menú que aparece.
  4. En la pantalla de Opciones, haz click en “Formato, fuente y firma” que aparece en la sección “Escribir correo electrónico“.
  5. Escribe el texto LOPD en el espacio proveído para la firma. Utiliza el formato que prefieras para ello.
  6. Pulsa el botón “Guardar” para conservar los cambios.

Como insertar el texto legal en Yahoo

  1. Inicia sesión en tu cuenta Yahoo.
  2. Haz click en el botón de configuración (representado con un dibujo de un engranaje) en la esquina superior derecha.
  3. En la ventana que emerge, selecciona “Escribiendo mensaje“, en la columna de la izquierda.
  4. En el apartado “Firma” puedes elegir escribir el texto con o sin formato.
  5. Escribe el texto LOPD y pulsa el botón “Guardar“.

Como insertar una firma en Microsoft Outlook

  1. Haz click en “Herramientas“, en el menú superior.
  2. Selecciona “Opciones…”.
  3. En la ventana que emerge, pulsa sobre la pestaña “Formato de correo“.
  4. Haz click sobre el botón “Firmas…”.
  5. En la nueva ventana que aparece, mantente en la pestaña “Firma de correo electrónico“. Pulsa el botón “Nueva” y asígnale un nombre.
  6. Escribe el texto LOPD en el espacio proporcionado. Puedes darle el formato que quieras.
  7. Haz click en “Aceptar” para guardar la configuración.

Como insertar el texto LOPD en ThunderBird

  1. Dentro de ThunderBird, accede a “Herramientas” y, a continuación en “Configuración de las cuentas
  2. Selecciona la cuenta de correo que vas a configurar, por si tienes más de una, en el menú de la izquierda
  3. Pasamos a la parte derecha, en el recuadro “Texto de la firma” introduce el texto de protección de datos a incluir en los correos electrónicos
  4. Por último “Aceptar

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La privacidad en el correo electrónico

El correo electrónico es una herramienta que millones de personas utilizan todos los días para comunicarse, ya sea a nivel personal o laboral.

La mayoría de plataformas de correo electrónico cuentan con soluciones tecnológicas para garantizar la seguridad y privacidad de las direcciones de correo electrónico y los mensajes, como por ejemplo el cifrado de extremo a extremo.

Sin embargo, garantizar la privacidad en el correo electrónico también es responsabilidad del propio usuario, por ejemplo utilizando contraseñas seguras, o no dejando las credenciales a la vista cuando utiliza un equipo.

¿Sabes cómo garantizar mi privacidad en el correo electrónico de empresa?

En el caso en el que se use un correo electrónico de trabajo, también hay que tomar una serie de medidas de seguridad:

  • No usar el mismo correo electrónico en el ámbito laboral que el que se utiliza en el ámbito personal.
  • Usar contraseñas seguras, con un mínimo de ocho caracteres, con una combinación de mayúsculas, minúsculas, números y símbolos.
  • Evitar el uso de nombres o contraseñas fáciles de adivinar, como el nombre de usuario o de la empresa.
  • Cambiar la contraseña de forma periódica.
  • Cerrar siempre la sesión y la página de correo electrónico para evitar que lo puedan ver tercero, sobre todo cuando se accede al correo desde un equipo distinto al habitual.
  • Utilizar servicios que permitan protección contra la pérdida de datos o acceso a la información cuando se produzca una caída del servidor.
  • Complementar el almacenamiento en servidores externos con el almacenamiento en local, de manera que no se dependa totalmente del buen funcionamiento de estos servidores externos.

La privacidad en el envío de correos masivos en el trabajo

La información sobre el correo electrónico se consideran datos personales, por lo que la empresa debe hacer todo lo que esté en su mano para garantizar su privacidad. No hay problema cuando se trata de compartir direcciones de usuario electrónico entre personas conocidas. Pero, ¿qué pasa cuando el correo electrónico en la empresa se usa para enviar mails múltiples a personas que no se conocen entre sí?

Esto es frecuente en las empresas, ya que en muchos casos se envía información común para proveedores, clientes o prestadores de servicios. ¿Cómo enviar correos masivos sin desvelar las direcciones de correo de los destinatarios? Usando la copia oculta o Cco.

Al enviar correos masivos con copia oculta, el destinatario de dicha información no puede saber si se ha añadido más gente al campo Cco. A su vez, las personas incluidas en copia oculta no pueden ver las direcciones de correo del resto de usuario incluidos en el campo. La mayoría de servicios de correo electrónico permitan activar la opción de enviar copia oculta en el campo de los destinatarios del email.

About author
Licenciado en Periodismo por la Universidad Pontificia de Salamanca. Redactor online con más de 12 años de experiencia. Especialidad en temas legales, fiscales y financieros. Experto en marketing online y contenidos web.
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