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Correos publicitarios, ¿cuándo son legales?

6 Mins read

ley enviar publicidad correos electronicos

Son muchas las preguntas que recibimos de nuestros clientes sobre este tema:

  • ¿Puedo usar emails públicos de Internet?
  • ¿Es posible comprar una base de datos?
  • ¿Tengo que pedir permiso para enviar un email?,¿Qué responsabilidad legal tengo ante una denuncia?

La ignorancia no nos exime de la responsabilidad por lo que vamos a daros unas pautas básicas de cómo enviar estos correos publicitarios legalmente.

¿Qué normativas regulan el envío de comunicaciones electrónicas?

Las leyes que afectan a las campañas de marketing por correo, tanto postal como electrónico son la LOPD y la LSSI.

LOPDGDD

La Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal y Garantía de derechos digitales (LOPDGDD), afecta únicamente a los envíos de publicidad por correo postal a personas físicas.

Es decir, no supone una infracción de esta ley enviar correspondencia comercial a empresas, pero sí lo es enviarla a particulares. Esta ley pretende proteger los datos personales por lo que, si facilitamos nuestro nombre y teléfono a una empresa para contratar un servicio, esta empresa está obligada a proteger debidamente esos datos.

Obligaciones de la LOPD en materia de email marketing

A la hora de realizar una campaña de envío de correos publicitarios debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

Adaptación

Cuando realizamos campañas de email marketing estamos tratando datos personales por lo que estamos obligados a comunicar a la AEPD que disponemos de:

  • Datos personales
  • Tipo de datos
  • Personas que van a acceder a esos datos
  • Medidas de seguridad que aplicaremos para protegerlos.

Esto es obligatorio siempre que manejemos datos de carácter personal.

Si alguien nos denuncia por tratar sus datos sin consentimiento y además no estamos adaptados a la LOPD, podemos tener un grave problema.

El texto lopd para correo electrónico se debe incluir un texto al pie del correo con la finalidad de :

  • Indicar la confidencialidad del contenido del mensaje.
  • Negar responsabilidades de la empresa en caso de trasmisión de virus.
  • Avisar de las consecuencias legales en caso del mal uso del mismo.

También se usará este correo para dar cualquier tipo de información de carácter personal del tratamiento de dichos datos, de la finalidad de su recogida y de sus destinatarios.

Encargado del tratamiento

No sólo es importante saber dónde se alojarán los datos sino quién está detrás de ellos, es decir, qué persona o personas son las que asegurarán un correcto manejo de los mismos, los protege y se responsabiliza de un tratamiento adecuado.

La empresa donde guardamos los datos para realizar campañas de email marketing, obligatoriamente, se convertirá en Encargado de Tratamiento de Datos.

Encargado del tratamiento es, por tanto, aquel tercero que no accediendo ni usando los datos de carácter personal, los almacena, los trata, o accede a ellos con el fin de prestar un servicio a los responsables de los datos y su tratamiento.

Por lo tanto, es estrictamente necesario que esto quede expresamente indicado en las condiciones de contratación o por escrito para evitar posibles problemas.

Ubicación de los datos

A la hora de elegir una plataforma o aplicación de email marketing debemos considerar aspectos muy importantes a los que nos obliga la LOPD.

Si usamos una plataforma de email marketing estamos entregando todos los datos de carácter personal que utilizaremos para nuestras comunicaciones a un servicio perteneciente a dicha empresa.

La LOPD lo considera como una de cesión de datos a terceros con la finalidad de obtener un servicio y para ello establece expresamente determinadas obligaciones:

Transferencia internacional de datos

No es lo mismo que el servidor donde se guardan los datos se encuentre en España que en Estados Unidos.

La LOPD exige que al colocar los datos en un servidor de un tercero éste cumpla con las medidas de seguridad exigidas por la ley.

Si se decide alojar datos de carácter personal fuera del territorio de la UE, es necesario solicitar permiso a la AEPD.

Esta se encargará de verificar que el servicio en el país externo proporciona un nivel adecuado de protección de datos y te dará permiso para contratarlo.

Ejercicio de derechos de Acceso, Rectificación, Cancelación y Oposición

Tenemos que avisar a los afectados de la posibilidad que tienen de acceder, modificar, cancelar u oponerse al tratamiento de sus datos personales.

LSSI

La Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y el Comercio Electrónico, es la reguladora de la publicidad en las comunicaciones electrónicas (Email, SMS, fax…).

Esta ley es aplicable tanto a personas físicas como a personas jurídicas, y sanciona cualquier email con fines publicitarios, directos o indirectos, sin un consentimiento previo y expreso del receptor.

Por lo tanto regula las comunicaciones electrónicas para proteger a los consumidores.

Obligaciones de la LSSI en materia de email marketing

Debemos tener en cuenta también que no sólo debemos proteger los datos personales que manejamos sino que también debemos asegurar la forma en que nos comunicamos electrónicamente utilizando esos datos.

No es lo mismo enviar cartas por correo postal que enviar correos electrónicos y es importante tenerlo claro para evitar sanciones.

Permiso

A la hora de enviar emails debemos contar con el permiso expreso de los destinatarios de los mismos.

No obstante, existe una excepción a esto, con las siguientes condiciones:

  • El destinatario debe haber mantenido una relación comercial anterior con ese cliente
  • El email que le enviamos se refiera a productos o servicios similares a los que contratamos o preguntamos en su momento.
Informar sobre el tipo de email

Debemos informar claramente del carácter publicitario del email que enviamos.

No debemos incluir contenidos diferentes a los que el destinatario se puede encontrar al acceder a nuestra web.

Procedencia de los datos

También informaremos a los destinatarios del email de la procedencia de sus datos de carácter personal.

Sistema de baja automática

La herramienta que utilicemos debe disponer de un sistema de baja automatizado para agilizar el tramite de no envío de correos posteriores si el destinatario solicita cancelar estos.

Remitente

Utiliza un remitente para tus campañas claramente reconocible y que sea capaz de responder ante cualquier consulta, recuerda que los noreply@ o cualquier email que sea robotizado es ilegal.

¿A quién puedes mandar publicidad legalmente?

Como ya hemos dicho, para poder mandar publicidad es necesario recabar antes el consentimiento.

No obstante, si cumplimos las siguientes condiciones no sera necesario recabarlo

  • Los datos personales se han sido obtenidos lícitamente como, por ejemplo, con un formulario de contacto.
  • El destinatario sea advertido de la posibilidad de dar de baja la recepción de mensajes publicitarios de forma fácil y gratuita.
  • El motivo sea promocionar productos o servicios de la empresa del remitente, semejantes a otros que se hayan contratado previamente.

Además, la LOPD destaca que no será necesario cuando los datos se hayan recogido de fuentes accesibles al público.

¿Qué son las fuentes accesibles al público?

La normativa considera como fuentes accesibles al público:

  • El censo promocional.
  • Los repertorios telefónicos en los términos previstos por su normativa específica.
  • Las listas de personas pertenecientes a grupos de profesionales que contengan únicamente los datos de nombre, título, profesión, actividad, grado académico, dirección e indicación de su pertenencia al grupo.
  • Los medios de comunicación.
  • Los diarios y boletines oficiales.

Por tanto, se puede apreciar que Internet no aparece en la anterior lista propiamente dicho.

La AEPD ha manifestado en numerosas ocasiones que Internet no es una una fuente accesible al público, por lo que no podríamos enmarcarla dentro de “medios de comunicación”

Sin embargo, hay que destacar que sí lo serán los repertorios telefónicos,  las listas profesionales o los boletines oficiales que se encuentran a través de Internet.

Consecuencias de enviar publicidad sin consentimiento

Incumplir estas leyes, ya sea por desinterés o por desconocimiento, supone una infracción que puede ser, cuanto menos, leve.

En caso de considerarse envío masivo o de enviar mas de tres correos publicitarios al mismo destinatario en el mismo año, la falta pasaría a ser grave.

Las sanciones económicas por cometer este tipo de infracciones ascienden hasta los 10.000.000 €, en el caso de las más graves.

Y por último, no se te ocurra adquirir u obtener bases de datos sin un consentimiento expreso para efectuar campañas de email marketing de forma indiscriminada, sólo te causará problemas y seguramente importantes sanciones.

Para cualquier duda o consulta puedes contactar con Grupo Ático34, tlfno. 91 489 64 19, y te ayudaremos para que tus campañas de email márketing triunfen y cumplan con la legalidad vigente.

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