El Real Decreto 723/2026 obliga a las empresas a informar sobre los sistemas IA que usen algoritmos para tomar decisiones que puedan afectar a sus empleados. En esta guía vemos exactamente qué empresas se ven afectadas por la obligación de información algorítmica en el ámbito laboral, cuándo se activa y, sobre todo, cuáles son las mejores soluciones para cumplir la normativa.

¿Qué empresas están obligadas a informar sobre el uso de algoritmos de IA?

La obligación afecta a todas las empresas que implementen sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones que afecten a los trabajadores, sin importar su tamaño o sector de actividad.

Aunque las grandes empresas lideran la adopción de este tipo de herramientas y la apuesta por la IA agéntica, las realmente afectadas por la nueva normativa son las pymes. Primero, porque forman la mayor parte del tejido empresarial español. Y segundo, porque cada vez implementan más el uso de la inteligencia artificial, de hecho los estudios señalan que una de sus prioridades es el uso de la IA para el análisis de datos y toma de decisiones.

¿En qué casos se activa la obligación? Con ejemplos

Según el art. 3.k) del RD 723/2026, la obligación de informar se activa cuando los sistemas algorítmicos “se empleen para la toma de decisiones relativas a la determinación, la fijación, variación o modificación de condiciones de trabajo, tales como la duración y distribución de la jornada, la asignación de tareas, la determinación de los salarios, de la progresión profesional, del lugar de trabajo o de la extinción del contrato”.

Ejemplo 1: si usas un software de control horario que emplea IA para organizar automáticamente los turnos y cuadrantes de los empleados según la previsión de demanda, las ausencias o la disponibilidad de la plantilla.

Ejemplo 2: si tu sistema de nóminas calcula de forma automatizada los complementos variables, como incentivos por productividad o bonus por objetivos, a partir de los datos de rendimiento de cada trabajador.

Ejemplo 3: si utilizas una herramienta de evaluación del desempeño que puntúa automáticamente a los empleados y esas puntuaciones se tienen en cuenta para decidir ascensos, promociones o cambios de categoría.

Límites: ¿Cómo saber realmente si una empresa debe cumplir esta obligación?

El RD 723/2026 obliga a informar sobre la existencia de sistemas algorítmicos o automatizados “de toma de decisiones” y sobre sus reglas de funcionamiento cuando se usen para decidir sobre condiciones de trabajo. Pero la norma no define qué es “tomar una decisión” ni aclara si la obligación se mantiene cuando una persona revisa o valida lo que propone el sistema.

Tampoco se limita a la inteligencia artificial: habla de sistemas “algorítmicos o automatizados”, así que un software basado en reglas fijas también estaría incluido.

Ante este vacío, conviene fijarse en otras normas que ya han abordado la cuestión y que, previsiblemente, servirán de referencia para interpretar el real decreto.

Según la guía publicada por el Ministerio de Trabajo, basta con que el algoritmo influya en decisiones que puedan afectar a la persona trabajadora. Además, matiza que la supervisión humana debe darse en cada fase del proceso.

Por otra parte, el propio RD 723/2026 vincula esta obligación con el Reglamento Europeo de IA, que sí ofrece un criterio para saber cuándo un sistema de IA no tiene peso real en una decisión, y pone como ejemplos los sistemas que realizan tareas mecánicas o administrativas, como convertir datos no estructurados en estructurados, clasificar documentos o detectar duplicados, o los que se limitan a mejorar el resultado de una actividad humana ya realizada.

¿Cómo afecta a las empresas?

Por un lado, está el deber de información. Se deben explicar las pautas, criterios y reglas de funcionamiento de cualquier algoritmo o sistema automatizado que use la empresa para la toma de decisiones que afecten a los empleados.

Este deber lleva la exigencia un paso más allá: las empresas deben saber en todo momento qué sistemas usan, para qué y a quién afectan. Es decir, esta nueva obligación sobre información algorítmica empuja a las pymes, casi sin darse cuenta, a implementar la gobernanza de la IA.

Todo esto se traduce en la necesidad de destinar tiempo y recursos en (1) auditar las herramientas con IA que usa la empresa y (2) informar a cada empleado y/o sus responsables, por ejemplo cuando se introduce un nuevo software o cuando se contrata un nuevo trabajador.

RRHH, el área más afectada: impacto según casos de uso

Cualquier sistema informático que use la empresa que termine tocando las condiciones de un empleado se convierte al final en un asunto de RRHH.

Proceso y software concreto ¿Por qué se ve afectado? (la métrica/parámetro) ¿Qué debe hacer la empresa para cumplir?
Cribado automatizado de CVs El software descarta candidatos basándose en palabras clave, años de experiencia o skills. Incluir en la oferta o proceso inicial un documento que explique qué filtros mínimos provocan el descarte del candidato y bajo qué reglas lógicas.
Planificación automatizada de turnos El algoritmo calcula los descansos, genera los turnos rotatorios o asigna los descansos según la previsión de demanda. Notificar por escrito antes de contratar cuáles son las variables del algoritmo, por ejemplo, equidad, antigüedad o necesidades del negocio, para asignar el horario.
Asignación automática de rutas/tareas El sistema monitoriza la geolocalización y asigna un pedido, ruta o tarea prioritaria al operario que el software considera idóneo. Desglosar por escrito las pautas del reparto: si el algoritmo premia la velocidad anterior, penaliza rechazar tareas o prioriza la cercanía geográfica.
Cálculo automatizado de comisiones El software recopila las llamadas, cierres o KPI y aplica una regla matemática para decidir el cobro final del variable mensual. Facilitar la fórmula analítica exacta integrada en el software, detallando de qué variables operativas depende el cobro de la comisión o bono variable.
Evaluación del desempeño e incentivos El sistema calcula puntuaciones de productividad basadas en registros de actividad, ausencias o encuestas automáticas de feedback. Entregar una copia informativa que aclare qué peso tiene cada métrica en la nota final y cómo afecta esta puntuación a su promoción o despido.
Análisis de sentimiento o fatiga Los sistemas de control analizan el tono de voz de los teleoperadores o el ritmo de tecleo para emitir alertas de baja productividad. Advertir previamente de la existencia del control, detallar el funcionamiento del software y establecer mecanismos para que un humano valide las alertas de baja productividad.

¿Cuándo entra en vigor?

Año / Fecha de vigor Normativa de origen ¿Qué nueva obligación se añade? ¿A quién se debe informar?
2026 (2 de agosto) Reglamento Europeo de IA (Art. 50 – Transparencia básica) Notificar obligatoriamente cuando un usuario interactúa directamente con una IA, por ejemplo, un chatbot, o cuando el contenido es un deepfake. A los usuarios y consumidores finales.
2026 (5 de octubre) Real Decreto 723/2026 Entregar por escrito un desglose detallado con el funcionamiento técnico de los sistemas de toma de decisiones o control del rendimiento. Al trabajador individual, antes de ser contratado o en un plazo de 30 días si lo solicita.
2027 (2 de diciembre) Reglamento Europeo de IA (Sistemas de Alto Riesgo) Declarar el uso de herramientas de IA clasificadas como de “alto riesgo”, incluyendo las destinadas a selección de personal y control del trabajo. A la plantilla y a sus representantes antes de desplegar el software.

¿Qué deben hacer las empresas para cumplir las obligaciones sobre información algorítmica en el entorno laboral?

Requisitos generales

Auditoría e inventario de herramientas y sistemas IA

Es imprescindible tener un inventario de todas las herramientas con IA que usa la empresa, incluyendo:

  • Nombre de la herramienta o sistema de IA
  • Proveedor o desarrollador del software.
  • Propósito del negocio y casos de uso específicos en la empresa.
  • Tipo de IA (generativa, predictiva, procesamiento de lenguaje natural, etc.).
  • Usuarios autorizados y departamentos que la utilizan.
  • Datos de entrada que procesa (personales, confidenciales, operativos).
  • Datos de salida o resultados que genera el sistema.
  • Nivel de riesgo asociado (según la Ley de IA u otras normativas internas).
  • Medidas de seguridad y privacidad implementadas (cifrado, control de accesos).
  • Estado de la licencia y costes asociados.
  • Persona responsable o propietario del sistema dentro de la organización.
  • Fecha de implementación y última revisión de auditoría.

En este sentido, la solución más recomendable es contar con un software de gobernanza IA como Atico34 AI Governance. Gracias a su función AI discovery, vía MCP, la plataforma analiza los entornos conectados, y permite registrarlos siguiendo un sencillo cuestionario sobre los usos, datos y finalidad de cada sistema.

Informar a los trabajadores y sus representantes

La empresa debe informar por escrito a cada persona trabajadora, antes de que empiece la relación laboral, de la existencia de los sistemas algorítmicos que utiliza y de sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento, en papel o en formato electrónico que pueda guardar e imprimir, y conservando la prueba de la entrega (arts. 3.k, 6 y 7 del RD 723/2026). Si la empresa tiene comité de empresa o delegados de personal, también se les debe informar conforme al art. 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores.

Accesibilidad y conservación de la información

El artículo 6 del Real Decreto 723/2026 exige que la información sobre sistemas algorítmicos facilitada por medios digitales sea accesible, almacenable e imprimible, obligando a la empresa a conservar una prueba fehaciente de su transmisión. Por ejemplo, con una notificación descargable en el portal del empleado o un documento enviado por correo electrónico.

Asimismo, la normativa exige mantener esta documentación durante un plazo mínimo de 4 años, extendiéndose según el AI Act mientras el sistema esté activo.

Supervisión humana

Aunque no se incluya dentro del RD 723/2026, esta obligación entronca directamente con el artículo 14 del Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial, el cual señala que toda decisión de la IA que pueda afectar a una persona debe estar supervisada por un humano, por ejemplo el encargado del negocio o el responsable de RRHH.

Casos concretos

Si la IA se usa de forma puntual

Aunque sólo se use una herramienta de IA, se debe inventariar e informar a los empleados si toma decisiones automatizadas. ¿Cuándo sería necesaria la ayuda de una empresa experta o un software especializado en la gobernanza de la IA? En caso de que se añadan nuevas funciones o herramientas de IA que puedan afectar a los empleados. Un escenario esperable teniendo en cuenta que las empresas españolas prevén aumentar un 85% su inversión en inteligencia artificial.

Si se usan múltiples programas y sistemas con IA

Si uso Hubspot para score predictivo, Workday para cribar currículums o Salesforce para monitorizar la productividad, la pregunta es: ¿puedo hacer un aviso global o es obligatorio hacer uno para cada una?

La respuesta es que puede hacerse un único aviso, ya que la ley permite informar a través de “uno o más documentos escritos” (art. 6.1). Por tanto, se pueden generar uno o varios modelos, pero siempre se debe detallar cada herramienta por separado.

La solución de Atico34 AI Governance: permite crear modelos de cláusulas informativas en base a la información que tiene la empresa. Al integrarse con ChatGPT, el responsable lo maneja todo desde el asistente. Por ejemplo, si una tienda necesita informar a los empleados sobre el uso de un sistema con IA para gestionar su jornada laboral, el responsable simplemente se lo pide al asistente en lenguaje natural, y éste se encarga de generar el texto y enviárselo a los empleados.

Si la empresa desarrolla su propia IA

En este caso una solución recomendable es incluir el aviso en el propio programa, siempre que el empleado pueda guardarlo e imprimirlo y la empresa conserve la prueba de que lo ha recibido (art. 6.2). Además, al ser la desarrolladora, puede tener obligaciones adicionales como proveedor según el Reglamento Europeo de IA.

Si usa IA de programas de terceros

El principal problema de los SaaS (Software as a Service) es que “encierran” a las empresas-cliente dentro de su propio ecosistema de IA, el cual puede ser rígido y limitado. Se debe exigir al proveedor la información sobre los criterios y reglas que siguen los algoritmos. En todo caso, la empresa siempre es la responsable última del uso que se haga de la IA incluida en los software de terceros y de informar a los trabajadores.

Si se han implementado agentes de IA

Agente IA para cribado de currículums basado en skills
Programa y Agente Plataforma XXXX a través del agente autónomo «Agente de cribado AI».
Finalidad Filtrado automático de currículums y preselección de candidatos.
Datos analizados (Inputs) Experiencia laboral, títulos académicos y habilidades técnicas del currículum.
Lógica y Reglas El agente analiza el texto y puntúa la afinidad. Aplica un peso del 60% a las habilidades técnicas y un 40% a los años de experiencia.
El sistema descarta automáticamente a los perfiles con una coincidencia inferior al 70% con los requisitos obligatorios de la oferta.

Si se han implementado orquestaciones multiagente

Imagina que una empresa cuenta con 50 agentes IA que gestionan prácticamente todo el área de Recursos Humanos. ¿Cómo informar sobre el uso de todos estos agentes (siempre que tomen decisiones que afecten al empleado)?

El problema: Informar sobre una red de 50 agentes de IA individualmente es inviable y generaría un documento ilegible, lo cual incumpliría el principio de eficiencia y claridad que exige la ley.

La solución: agruparlos por “capas funcionales” (o clústeres) según el impacto que tienen en el trabajador. En lugar de describir 50 agentes, describes el área y las 4 o 5 fases del proceso en las que se divide su trabajo. Por ejemplo: los agentes A, B, C y D monitorizan en tiempo real los inputs (CVs, registros de jornada, tareas completadas en CRM).

Si se cambia de herramienta o se añade una nueva

Si cambia el sistema, sus criterios o el uso que se le da, o se incorpora una herramienta nueva, la empresa debe comunicarlo por escrito lo antes posible y, como tarde, el mismo día en que el cambio se aplique (arts. 5 y 7.3).

Si llega un nuevo empleado

La información debe entregarse antes de que empiece a trabajar, en el contrato o en un documento aparte (art. 7.1). Solo es obligatoria en contratos de más de cuatro semanas (art. 2.2).

Si el empleado ya estaba en plantilla

Para quienes ya trabajaban antes del 5 de octubre de 2026, la empresa debe entregar la información si el empleado la solicita, en un plazo máximo de 30 días hábiles (disposición transitoria única).

Si afecta a candidatos en un proceso de selección

Al no formar todavía parte de la empresa, el RD 723/2026 no les aplica, pero sí el RGPD, que da derecho a información cuando la decisión es totalmente automatizada. Además, la representación legal debe ser informada de los algoritmos que afecten al acceso al empleo (art. 64.4.d ET).

Sanciones por incumplir el deber de transparencia e información algorítmica

Se considera uno de los elementos esenciales del contrato, por tanto, incumplirlo en los términos y plazos del real decreto es una infracción leve del artículo 6.4 de la LISOS, con multas de 70 a 750 euros. Si lo que se incumple es el deber de informar a los representantes de los trabajadores, la infracción es grave (art. 7.7 LISOS), con multas de 751 a 7.500 euros.

Además, recientemente la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD) ha publicado una advertencia realizada a una empresa que usaba la inteligencia artificial para tomar decisiones automatizadas relacionadas con el cribado de currículums, un aviso que demuestra que las inspecciones ya están en marcha.