Protección de datos para autónomos: Guía actualizada y servicio de adaptación LOPD y RGPD

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¿Cómo se aplica la normativa de protección de datos para autónomos? ¿Cómo afecta la LOPD y el RGPD a los autónomos? Aunque los trabajadores por cuenta propia son personas físicas, en el desempeño de su actividad económica o comercial pueden tratar con datos personales de clientes, proveedores o de empleados a su cargo, por ello también están obligados a cumplir con esta normativa. En este artículo explicamos cómo cumplir la Ley de Protección de Datos si eres autónomo.

¿Es obligatoria la Protección de Datos para autónomos?

Sí, la protección de datos para autónomos es obligatoria. De la misma manera que es obligatorio cumplir la protección de datos para empresas, también es obligatorio la protección de datos para autónomos, ya que en el desempeño de su actividad profesional, pueden tratar datos personales de clientes, empleados (cuando los tienen), posibles colaboradores y proveedores (cuando se trata de personas físicas, es decir, otros autónomos).

Así, como responsable del tratamiento, el autónomo tiene las mismas obligaciones en materia de protección de datos que una empresa, atendiendo a la naturaleza y tipos de datos, así como a los tratamientos que va a realizar.

La protección de datos es obligatoria para los autónomos, al igual que los es para cualquier otra empresa o profesional que maneje datos personales de terceros.

Por tanto, se puede decir que la obligación no depende del tamaño o tipo de negocio ni de su sector de actividades, sino del tipo de datos personales que maneje. En el caso de autónomos como peluqueros, fontaneros, albañiles, diseñadores, informáticos o cualquier otro profesional que maneje algún tipo de datos personales de clientes, proveedores o empleados, han de cumplir la ley de protección de datos para autónomos.

Para una adecuada adaptación LOPD, la protección de datos para un autónomo ha de seguir una serie de pasos (que veremos más adelante) y aplicar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad de los datos personales que manejan. Esto implica tener ciertos conocimientos sobre la materia y mantenerse actualizado respecto a posibles modificaciones de la normativa o nuevas obligaciones, por ello podemos decir que prácticamente es obligatorio contratar una empresa de protección de datos.

La protección de datos es obligatoria para los autónomos cuando recabe información personal de los usuarios. Por tanto, la protección de datos para autónomos es igual de obligatoria que para cualquier otra empresa u organización.

¿Qué leyes de protección de datos deben cumplir los autónomos?

Todos los trabajadores autónomos deben cumplir el RGPD y la LOPDGDD cuando recaben y traten datos de carácter personal (datos de personas físicas que puedan servir para identificarlas, como son, por ejemplo, el nombre y los apellidos, el número de teléfono, la dirección postal, una imagen, etc.).

Los autónomos que no cumplan con sus obligaciones de protección de datos, están expuestos a recibir sanciones de la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos), que en los casos más graves podrían alcanzar los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.

El Reglamento General de Protección de Datos es la normativa europea de protección de datos. En lo que respecta al RGPD para autónomos, este establece una serie de principios de los que se derivan las obligaciones que deberán poner en práctica los trabajadores por cuenta propia para adaptarse a él y cumplirlo.

Las obligaciones relativas a autónomos y RGPD, que detallaremos más abajo, se resumen en:

• Asegurar que el tratamiento es lícito, es decir, que el autónomo cuenta con una base jurídica que legitima el tratamiento datos (puede ser el consentimiento expreso o cualquiera otra de las bases jurídicas recogidas en el artículo 6 del RGPD y artículo 9 del RGPD, que hacen posible, en determinadas circunstancias, el uso de datos personales sin consentimiento de los interesados).
• Cumplir con el deber de informar sobre los tratamientos de datos que se van a realizar a los interesados.
• Adoptar y aplicar medidas de seguridad técnicas y organizativas que garanticen la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos.
• Garantizar y atender las solicitudes de los derechos ARCO o ARSULIPO de los interesados (acceso, rectificación, supresión, limitación, portabilidad y oposición).
• Gestionar las brechas de seguridad, lo que implica que si estas brechas han puesto en riesgo datos personales, se deberá notificar de ello tanto a los interesados como a la AEPD, en un plazo no superior a 72 horas desde que se detectó la brecha.
• Designar, en caso de tener la obligación de ello, un Delegado de Protección de Datos (DPO). En el caso de los autónomos, salvo actividades que impliquen el tratamiento de datos personales a gran escala o que se traten datos de categorías especiales (art. 9 del RGPD), lo habitual es que no sea necesario nombrar un DPO.

Por su parte, la Ley Orgánica de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD o LOPD) es la normativa española en materia de protección de datos. Si bien no se trata de una transposición (ya que los reglamentos europeos no lo requieren), esta ley sigue prácticamente la totalidad de la regulación establecida en el RGPD, con algunas ampliaciones o particularidades propias (y permitidas por el legislador comunitario).

Por lo tanto, respecto a LOPD y autónomos, las obligaciones que hemos visto en el punto anterior son las mismas, por lo que al cumplir con la LOPD para autónomos, se cumple también el RGPD.

 

Cumple la Ley de protección de datos para autónomos en 8 pasos

Entendemos que ser autónomos es muy duro y, que a veces, estas normas pueden ser difíciles de entender o nos quitan tiempo para atender correctamente a los clientes.

Por eso, desde Atico34 te recomendamos contar con el asesoramiento de una consultora experta en materia de privacidad para que te pueda guiar y ayudar a cumplir el RGPD y LOPD para autónomos.

Para adaptarse a la ley de protección de datos, los autónomos han de  cumplir con una serie de obligaciones, para lo que tendrán que poner en práctica las siguientes acciones y pasos.

1. Lleva un Registro de Actividades de Tratamiento

Tendrás que llevar un registro de actividades de tratamiento, si en tu negocio tratas datos personales a gran escala o tratas datos de categorías especiales (art. 9 RGPD), también si tienes instalado un sistema de videovigilancia.

El registro de actividades de tratamiento, que es un documento a nivel informativo, que tiene que mantenerse actualizado, debe incluir la siguiente información:

• Nombre y datos de contacto de responsables y encargados del tratamiento o de sus representantes, y del Delegado de Protección de Datos (si lo hubiera)
• Objetivos para los que se recogen los datos (comerciales, publicitarios, informativos, etc.)
• Descripción de las categorías en las que se incluyen la información personal
• Terceros a los que se van a facilitar los datos, incluyendo si se trata de países extranjeros o entidades internacionales.
• Plazos relativos a la supresión de datos.
• Descripción de las medidas técnicas y organizativas que se van a desarrollar para garantizar la seguridad de la información.

2. Haz los correspondientes análisis de riesgos

Para poder adoptar las medidas de seguridad más adecuadas y efectivas para proteger la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos, es necesario hacer los correspondientes análisis de riesgos de los tratamientos de datos que vayas a realizar.

El análisis de riesgos permite identificar los riesgos que pueden derivarse de un tratamiento de datos personales y determinar el nivel de impacto que tendría esta amenaza para los derechos y libertades de los interesados.

3. Realiza una evaluación de Impacto

Cuando el análisis de riesgos determine que existe un riesgo alto para los derechos y libertades de los interesados o se quiera realizar un tratamiento de datos de categorías especiales, será obligatorio realizar una evaluación de impacto en protección de datos.

4. Firma el contrato de encargo de tratamiento

Si el autónomo ha contratado un servicio con un proveedor que suponga el acceso a los datos personales que trata, deberá firmar con este proveedor un contrato de encargo de tratamiento, en el que deberá especificar la finalidad del tratamiento, las medidas de seguridad y el resto de obligaciones que debe cumplir el proveedor respecto a los datos cedidos.

5. Recibe formación en materia de protección de datos

El responsable del tratamiento, normalmente en el caso de los autónomos es uno mismo, deberá tener una mínima formación en la materia que le permita tratar los datos conforme a la normativa.

6. Informa a los propietarios de los datos

El autónomo, como responsable del tratamiento, informará a los interesados (personas físicas titulares de los datos) sobre:

• Datos identificativos del responsable del tratamiento y, en su caso, del encargado del tratamiento y el DPO.
• Tipos de datos que se recogerán.
• Finalidad del tratamiento.
• Base legitimadora del tratamiento.
• Si los datos serán cedidos a terceros.
• Si se efectuarán transferencias internacionales de datos.
• Plazo de conservación de los datos.
• Cómo ejercer los derechos ARCO y el derecho a reclamar ante la AEPD.

7. Establece un plazo de conservación de los datos

Cómo hemos visto en el punto anterior, se debe informar a los interesados del período de conservación de los datos; ahora bien, ni el RGPD ni la LOPDGDD citan explícitamente un período de conservación de los datos, sino que dejan en manos del responsable del tratamiento decidir cuál debe ser ese período mínimo de conservación, mencionando, en cualquier caso, que este será el mínimo necesario para cumplir con la finalidad para la que los datos fueron recabados.

Para establecer este plazo de conservación de datos personales, el autónomo deberá tener en cuenta no solo esta indicación de la normativa de protección de datos, sino también aquellas otras leyes o normas que puedan afectarles y que marquen períodos de conversación de documentación determinados (como la normativa fiscal, el Código de Comercio, Seguridad Social, normativa sanitaria, etc.).

8. Realiza auditorías periódicas

Para cumplir con la normativa de protección de datos para autónomos, hay que establecer unos procedimientos que permitan analizar periódicamente el cumplimiento de la ley, aplicando así el principio de accountability o responsabilidad proactiva, que permite al responsable del tratamiento demostrar ante las autoridades de control (AEPD) que cumple con la ley. Además, también servirá para subsanar aquellos problemas de cumplimiento que se detecten.

Nos referimos, por tanto, a la auditoría de protección de datos, que si bien ya no son obligatorias, sí que se recomienda realizarlas, porque te servirán para detectar posibles problemas o riesgos de seguridad, que podrían derivar en una denuncia y una sanción, y, cómo hemos dicho, servirán como prueba de que se han aplicado las medidas correspondientes en materia de protección de datos en un posible proceso de inspección de la AEPD.

lo más recomendable es contratar la realización de cualquier auditoría de protección de datos para empresas y autónomos a una empresa de protección de datos, de manera que el informe sea lo más completo y exhaustivo posible y las recomendaciones correspondientes sean completamente objetivas.

Tipos de autónomo que contempla la Ley de protección de datos. ¿Eres uno de ellos?

Las obligaciones en materia de protección de datos para autónomos pueden variar en función del tipo de autónomo del que se trate, puesto que hay diferentes tipos de trabajadores por cuenta propia, lo que puede implicar un nivel de cumplimiento diferente respecto a determinadas obligaciones de la normativa.

Autónomos sin empleados

La ley de protección de datos para autónomos sin empleados se aplicará cuando traten datos de carácter personal de sus clientes, socios o proveedores, cuando estos sean personas físicas. Del mismo modo, deberá cumplir la normativa de protección de datos relativa al uso de cookies, textos legales, consentimiento para envío de comunicaciones comerciales, y un largo etcétera.

Autónomos socios de una empresa

La protección de datos para autónomos societarios es algo más complicada que para el resto, por el hecho de formar parte de una empresa que, probablemente, maneje mayor cantidad de información de clientes o proveedores. Contacta con nosotros si quieres saber cómo llevar a cabo una gestión adecuada de los datos personales en este tipo de sociedades.

Autónomos con empleados a su cargo

En cualquier caso, al tratar con datos personales de personas físicas, se debe cumplir la normativa de protección de datos. Se puede decir que la protección de datos para autónomos con empleados a su cargo funciona como lo haría en una empresa. Es decir, el autónomo actuará como empresario y será el encargado de tomar las medidas necesarias para cumplir con todas las obligaciones legales relacionadas con los trabajadores que tenga contratados, incluida la normativa de protección de datos.

Autónomos TRADE o económicamente dependientes

Son aquellos que prestan al menos el 75% de sus servicios a un mismo cliente. Este tipo de autónomo no puede tener a gente subcontratada ni contratar con terceros en el caso de la empresa con la que desempeña la mayor parte de su actividad, pero sí podría hacerlo con otros clientes, socios, proveedores o colaboradores.

Profesionales autónomos colegiados

Los Colegios profesionales pueden tratar aquellos datos personales de terceros necesarios para el ejercicio de sus funciones, siempre que el responsable del tratamiento (el Colegio Profesional) haya recabado el consentimiento expreso del interesado.

Cabe destacar que los Colegios Profesionales se distinguen de otras entidades en que están autorizados para subir datos a fuentes de acceso público. En este caso, pueden incorporar a estas fuentes información como las listas de Colegios profesionales o guías de profesionales colegiados.

Para añadir esta información a las fuentes de acceso público es necesario cumplir una serie de requisitos. Solo se podrá publicar el nombre, título, profesión, actividad, grado académico, dirección profesional, número de colegiado, fecha de incorporación y situación profesional actual.

En Atico34 ayudamos a los autónomos a cumplir el RGPD y LOPDGDD. Ponte en contacto con nosotros.

 

Servicio de adaptación al RGPD y la LOPD-GDD para autónomos

Atico34 cuenta con un equipo profesional especializado en la protección de datos. Los años de experiencia y nuestros casos de éxito nos avalan. A lo largo de nuestra trayectoria hemos dado servicios de protección de datos para autónomos y empresas de todos los tamaños y envergaduras, pero también hemos ayudado a una gran cantidad de profesionales autónomos a cumplir la normativa de protección de datos gracias a nuestro servicio personalizado.

Nuestros servicios para la protección de datos van desde el análisis previo para determinar tu nivel de cumplimiento actual, hasta la redacción de documentación, contratos o formularios, pasando por la gestión de solicitud de derechos ARCO, realización de análisis de riesgos y, si lo necesitas, designación del DPO.

Además, nuestros abogados expertos en protección de datos te ayudarán a resolver cualquier duda y a mantenerte actualizado ante cualquier novedad legislativa que pueda afectar a tu negocio.

Atico34, la empresa líder en el sector de la protección de datos puede ayudarte

Con la ayuda del equipo profesional de Atico34 podrás centrarte en lo que realmente importa, tu negocio y tus clientes, nosotros nos ocuparemos de que tus obligaciones de protección de datos estén siempre al día y conforme a la normativa.

¿Qué ventajas obtienes con nuestro servicio?

• Evitar sanciones económicas por parte de la AEPD que pueden llegar a ser muy elevadas.
• Olvidarte de preocupaciones y centrarse en el éxito del negocio.
• Ofrecer una imagen más seria, profesional y transparente a los clientes.
• Mejorar la gestión de la información y se garantiza la seguridad e integridad de la misma.
• Evitar fugas de información personal.
• Contar con un respaldo profesional capaz de dar solución a cualquier problema o duda que pueda surgir,
• Ahorrar tiempo y dinero.

 

Precio del servicio

Puede que hayas visto algún anuncio o promoción de protección de datos para autónomos gratis, pero o es un fraude o es un servicio deficiente, que podría dejar tu negocio expuesto a sanciones. Contratar un servicio de protección de datos para tu negocio, no tiene por qué ser caro.

Si te preguntas cuánto cuesta la protección de datos, como autónomo, el precio final dependerá de las necesidades derivadas de tu actividad profesional y el tipo y volumen de datos personales que trates para su desarrollo. Así mismo, ofrecemos muchas facilidades de pago. Ponte en contacto con nosotros, cuéntanos tu caso y pídenos presupuesto sin compromiso.

Conoce nuestros servicios y pide presupuesto sin compromiso.

 

Las 7 preguntas frecuentes qué todo autónomo se hace y sus correspondientes respuestas

¿Qué tipo de datos personales deben proteger los autónomos?

Los profesionales autónomos están obligados a proteger cualquier dato personal que traten de terceros, entendiendo como dato personal aquella información relativa a una persona viva e identificable. También se consideran datos personales aquella información que, reunida y puesta en relación, pudiera llevar a identificar a una persona.

En estas categorías entran tanto los datos personales de carácter general (nombre, apellidos, DNI, domicilio, formación, ocupación, etc.) como los datos especialmente protegidos (relativos a su etnia, creencias, orientación sexual, afiliación política, etc.), así como los datos de naturaleza penal.

¿Qué medidas de seguridad deben implementar los autónomos para proteger los datos personales?

Los autónomos están obligados a aplicar las medidas técnicas y organizativas necesarias para garantizar la seguridad e integridad de la información personal que manejan de terceros.

Algunas de las medidas que se pueden implementar para cumplir la protección de datos para autónomos serían llevar un registro actualizado de sus bases de datos, crear contraseñas fuertes, cambiar estas contraseñas cada cierto tiempo, encriptar la información, realizar copias de seguridad periódicas, actualizar sus software y buscar servidores seguros y confiables para almacenar la información, entre otras.

¿Debo contratar un Delegado de Protección de Datos si soy autónomo?

En principio, los autónomos no están obligados a contratar un Delegado de Protección de Datos (DPO).

Recordemos que solo están obligadas a tener un DPO aquellas empresas que manejen datos a escala masiva y/o que realicen un tratamiento de categorías especiales de datos o datos especialmente protegidos.

Por otro lado, el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores indica cuáles son los sectores de actividad obligados por ley a contratar un Delegado de Protección de Datos.

Otra cuestión sería si es recomendable. Contratar un Delegado de Protección de Datos puede ser recomendable para los autónomos, sobre todo para autónomos con bastante personal a su cargo, ya que el DPO se encarga de facilitar todas las gestiones relativas a los datos personales de usuarios, clientes o empleados.

¿Tengo que darme de alta en la AEPD?

No, los autónomos no deben inscribirse en la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). Esto era necesario hace unos años, cuando era obligatorio inscribir los ficheros del tratamiento de datos personales en la AEPD.

Sin embargo, ahora ya no es necesario inscribir estos ficheros, aunque sí es obligatorio llevar un registro de todas las actividades de tratamiento realizadas, en previsión de cualquier inspección de trabajo o de la propia AEPD.

¿Cómo pueden los autónomos obtener el consentimiento válido de sus clientes?

El consentimiento debe ser expreso, libre e inequívoco, y debe obtenerse a través de una manifestación o acción inequívoca del individuo, como por ejemplo una firma o marcar una casilla de verificación.

Para que el consentimiento sea válido, el responsable o encargado del tratamiento ha de informar acerca de su identidad, el plazo de conservación de la información o sobre la finalidad para que se van a recoger los datos personales. Otorgar el consentimiento a una web para una determinada finalidad NO permita que dicha web pueda usar los datos personales con otra finalidad, sino que para ello deberá solicitar un nuevo consentimiento.

¿Cómo sé si mi web cumple con la Protección de Datos para autónomos?

Para que una página web cumpla con la protección de datos para autónomos es necesario seguir una serie de requisitos, como son incluir los textos legales (política de privacidad, política de cookies y aviso legal), el aviso de cookies, obtener el consentimiento informado de usuarios y clientes para tratar sus datos personales, proteger los datos personales y las comunicaciones con las medidas técnicas adecuadas o informar sobre los derechos que asisten a los usuarios.

Una de las manera más efectivas de saber si tu web cumple con las leyes de protección de datos para autónomos es realizar una auditoría LOPD. Las auditorías de Atico34, por ejemplo, están hechas a la medida de cada cliente, con el objetivo de detectar errores o deficiencias y subsanarlas sin demora.

¿A qué sanciones me expongo por no cumplir la Ley de protección de datos para autónomos?

La cuantía de las sanciones para autónomos por no cumplir la ley de protección de datos depende de factores como la gravedad de la infracción, su extensión en el tiempo, el beneficio obtenido o la intención de reparar el daño por parte del autónomo. En concreto, podemos encontrar:

• Infracciones leves: llevan aparejadas sanciones de hasta 40.000 euros.
• Infracciones graves: puede acarrear multas entre 40.000 y 300.000 euros.
• Infracciones muy graves: las sanciones pueden llegar hasta los 20 millones de euros o el 4% de la facturación anual.

Como vemos, las sanciones de protección de datos también afectan a los autónomos y pueden llegar a ser muy elevadas por lo que resulta fundamental cumplir con la normativa.