Tu empresa o negocio tiene que adaptarse a la normativa de protección de datos y te has lanzado a buscar la opción más económica para contratar este servicio y has topado con algunos anuncios que ofrecen la protección de datos gratis. Quizás pienses que has tenido suerte y te vas a poder ahorrar un dinero, pero no. Lo cierto es que «contratar» un servicio de protección de datos para tu empresa gratuito te puede salir caro. Te explicamos por qué en este artículo.
En este artículo hablamos de:
¿Tengo que adaptar mi empresa a la protección de datos?
Lo creáis o no, aunque la normativa de protección de datos (RGPD y LOPDGDD) lleva en vigor desde hace unos años ya, todavía es habitual que surja esta duda; ¿realmente necesito adaptar mi empresa o negocio a la protección de datos?
Y la respuesta es sí. Siempre que trates datos personales, y en el desempeño de tu actividad comercial lo vas a hacer prácticamente a diario, debes cumplir con la normativa de protección de datos. Incluso si solo tienes una web o blog informativos, donde tengas colocado un formulario, un botón de redes sociales o una sección de comentarios, debes proceder con la adaptación RGPD y LOPDGDD.
Es cierto que no todas las empresas y negocios o particulares deben cumplir con todas las obligaciones que exige la ley, pero en mayor o menor medida, van a tener que adaptarse a ella. No hacerlo puede conllevar sanciones importantes por parte de la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos), si alguien decide denunciarnos ante ella y se produce una inspección.
¿Existe la protección de datos para empresas gratis?
Se puede decir, así, atendiendo al carácter literal de la pregunta, que sí, existe la protección de datos gratis para autónomos y empresas. De hecho, hasta podemos hablar de dos formas de «conseguir» cumplir con la Ley de Protección de Datos gratis, que vamos a ver en los dos siguientes puntos.
DIY o el «Hazlo tu mismo»
La primera opción y, posiblemente en la que piensan muchos autónomos y pequeñas empresas, es en encargarse de la protección de datos ellos mismos. Puesto que la AEPD no cobra ningún tipo de tasa por estar al día con la normativa, es fácil pensar que tu mismo te puedes hacer cargo de todo lo que supone cumplir con la Ley de Protección de Datos. Sin embargo, la realidad es muy distinta.
Cumplir con todas las obligaciones en materia de protección de datos para empresas o protección de datos para autónomos no es cuestión de rellenar cuatro documentos y guardarlos en un archivo. Desde elaborar un registro de actividades de tratamiento por cada tratamiento de datos personales que hagas, pasando por firma de contratos con encargados del tratamiento, redacción de cláusulas informativas para recoger el consentimiento o los textos legales de tu página web, hasta realizar un análisis de riesgos, no es precisamente una tarea a la que puedas dedicar cinco minutos de tu día precisamente.
Eso por no mencionar otras obligaciones si tratas datos personales a gran escala o de los considerados categorías especiales; ¿sabrías hacer una evaluación de impacto?, ¿necesitarías nombrar un Delegado de Protección de Datos?
A esas obligaciones, además hay que sumarle la necesidad de estar al día con los posibles cambios en la normativa y tener unas mínimas nociones sobre protección de datos y lenguaje jurídico para interpretar las leyes y redactar algunos de los documentos necesarios.
Salvo que seas abogado o te hayas formado en la materia en cuestión, llevar la protección de datos de tu empresa o negocio, por pequeño que sea, puede resultar una tarea compleja y consumidora de un tiempo que preferirías dedicar a tu negocio.
Empresas que te ofrecen la protección de datos gratis
La segunda opción para conseguir la protección de datos gratis para autónomos o empresas, es recurrir a una empresa que ofrece este servicio como una formación bonificada para tus trabajadores, una práctica que, por cierto, es ilícita. Así que si una empresa te lo ofrece, deberías rechazarlo. Además, un curso de formación de unas pocas horas (que suele ser lo que se ofrece) no va a prepararte a ti o a alguno de tus empleados de forma completa para poder llevar de manera adecuada las obligaciones que citamos en el punto anterior.
También puedes encontrar empresas que te ofrecen la protección de datos para empresas gratis como un servicio extra, pero cuidado, porque en la mayoría de las veces estarás ante un servicio muy genérico, que no tendrá en cuenta las particularidades de tu negocio ni podrá ofrecerte un servicio personalizado tanto a tus necesidades como a las de tu empresa o negocio.
La protección de datos para empresas gratis es mala idea porque…
El precio de la protección de datos no tiene por qué ser caro, pero tampoco puede salir gratis. Razones hay, como vamos a ver a continuación.
Desventajas de la protección de datos gratis
Servicio insuficiente
Para empezar, llevar una correcta gestión de la protección de datos, de acuerdo a las exigencias y requisitos de la normativa, significa dedicarle tiempo y dedicación, además de contar con una formación especializada, que una empresa que lo ofrece gratis dudamos mucho que vaya a disponer.
Por lo tanto, tu empresa o negocio estaría recibiendo un servicio insuficiente y muy genérico, que, muy posiblemente, consistirá en facilitarte unas plantillas genéricas de algunos de los documentos de protección de datos que debes tener, para que las rellenes con los datos de tu empresa y se olvidarán de ti.
Ten en cuenta que no se trata de que te faciliten un software de protección de datos completo, acompañado de asesoramiento y ayuda para su uso, sino simples plantillas para que las completes y las imprimas, sin más complicación y del todo insuficientes.
Además, hay varios aspectos de la protección de datos que deben ser actualizados con cierta periodicidad.
Eso por no mencionar que no contarán con servicios de asesoramiento ninguno o te ayudarán con el análisis de riesgos o, si lo necesitas, con la evaluación de impacto, o con las medidas de seguridad que deberías implantar.
Es decir, un servicio de protección de datos para empresas o autónomos gratis va a ser completamente insuficiente y, sí, pensarás que te ahorras un dinero, pero a la larga igual te sale más caro.
Supuestos profesionales sin la experiencia o formación adecuada
También es muy posible que alguien que te ofrece cumplir con la Ley de Protección de Datos en empresas gratis, no tenga la formación adecuada en la materia o se trate de una empresa que se dedica a otra área y este servicio lo ofrecen como un extra (como gestorías o asesorías sin profesionales especializados o con experiencia en protección de datos, pero que han querido subir al carro también).
Si el profesional o consultoría con la que has decidido contratar la protección de datos no tiene ni los conocimientos necesarios ni la experiencia suficiente en la materia, tu empresa o negocio estará expuesto a denuncias y sanciones por incumplimiento. La protección de datos gratuita no te garantizar una correcta y total adaptación al RGPD y la LOPDGDD.
Puede ser una estafa
Sí, esos supuestos servicios de protección de datos gratis para empresas bien pueden ser una estafa, una forma de conseguir datos de tu empresa y tuyos para emplearlos en actividades maliciosas. Por lo que debes tener cuidado y desconfiar, especialmente de servicios online que te conducen a páginas web no seguras, en las que tienes que introducir esos datos, podrías estar ante un intento de phishing u otro ciberataque.
Una gestión y protección de datos inadecuada puede conllevar sanciones
Ya lo hemos mencionado antes, pero una gestión inadecuada o insuficiente de la protección de datos te puede dejar expuesto a ser denunciado y recibir sanciones de la AEPD. Y si pagar un precio justo por un servicio de protección de datos de calidad te parece caro, espera a saber lo cara que te puede salir una sanción.
El RGPD y la LOPDGDD establecen la cuantía máxima de estas sanciones en 20 millones de euros (o el 4% de la facturación anual, lo que sea más alto) y es cierto que esa cifra está pensada para sancionar a grandes empresas, pero, ojo, porque pymes y autónomos bien que pueden enfrentar sanciones que podrían alcanzar y superar los 40.000 euros. Pero es que incluso una sanción de 6.000 euros puede hacerte un buen agujero económico.
Así que, por muy tentador que suene «protección de datos autónomos gratis» o «protección de datos gratis para empresas», y aunque hay que pagar por la Ley de Protección de Datos, evitar esas sanciones lo compensa.
Contratar expertos en LOPDGDD y RGPD no tiene por qué ser caro
Llegados a este punto, no deberías tener más dudas, contratar a expertos en LOPDGDD y RGPD es la solución que necesitas para contar con un servicio adecuado, una buena gestión y asesoramiento en materia de protección de datos y, sobre todo, evitar recibir una sanción.
Pero eso no quiere decir que tengas que buscar el servicio más caro, puedes contratar un servicio de protección de datos barato y no por ello renunciar a la experiencia de profesionales formados y especializados en la adaptación y aplicación de esta normativa, que te ofrecerán una atención personalizada y ajustada a tus necesidades y las de tu empresa.
Encontrar un servicio de protección de datos con una buena relación calidad precio, gestionado por un equipo de profesionales es posible y en Grupo Atico34 lo tienes.