Conocer la diferencia entre CC y CCO al mandar un correo electrónico es importante, especialmente cuando las direcciones de los destinatarios son privadas y/o pueden considerarse como datos de carácter personal (como sería el caso de un correo corporativo único para cada empleado). En las siguientes líneas explicamos cuál es la diferencia entre CC y CCO en el correo electrónico.
Contenido del artículo
¿Qué es CC y CCO en el correo electrónico?
Para entender en qué se diferencian CC y CCO en el correo electrónico, lo primero es explicar qué significan estos acrónimos que podemos encontrar en cualquier servidor de correo electrónico (por lo tanto, hablar de diferencia entre CC y CCO en Gmail es lo mismo que hacerlo en Outlook, Yahoo, ProtonMail, iCloud Mail, etc., puesto que funcionan de la misma manera en todos ellos).
CC es el acrónimo de «copia de carbón» (aunque también lo encontraréis como «con copia») y quiere decir que los destinatarios cuyas direcciones incluyamos en este campo recibirán la misma copia del email enviado al destinatario del campo «Para», pudiendo, además, responder al remitente original o a todos los destinatarios del email.
Por su parte, CCO es el acrónimo de «copia de carbón oculta» (o «con copia oculta»). Su función es la misma que CC, permite enviar copia del email a varios destinatarios, pero sin que las direcciones de correo de estos sean visibles para ellos, incluido el destinatario principal si se ha incluido en el apartado «Para».
En cualquiera de los dos casos, siempre se podrá saber de quién es un correo electrónico, puesto que la dirección del remitente original siempre es visible para los destinatarios del correo.
Diferencias entre CC y CCO en el correo electrónico
Por lo tanto, la diferencia entre CC y CCO está en que con el primero, las direcciones de correo de todos los destinatarios son visibles para todos y con el segundo, los destinatarios no pueden ver las direcciones de los otros destinatarios a los que se les ha enviado una copia del correo electrónico.
Así mismo, aunque CC y CCO se usan ambos para enviar un correo a varios destinatarios, también existe una diferencia conceptual; cuando se envía un correo con los destinatarios en CC, la intención es que todos estén al corriente de quiénes se ha enviado la comunicación. Mientras que cuando se usa CCO, salvo que se advierta de ello en el propio correo (por ejemplo, poniendo «en copia oculta X persona»), los destinatarios no tienen por qué saber quién más ha recibido el email.
De manera que podemos decir que CC y CCO tienen funciones diferentes, que hacen que una opción sea más adecuada que otra según el contexto, la finalidad de la comunicación y quiénes deben recibirla.
¿Existe diferencia entre destinatario CC y CCO en un correo electrónico?
La diferencia entre destinatario CC y CCO está en que los primeros son públicos, es decir, su dirección de email está a la vista del resto de destinatarios del mail, y los segundos son privados, ya que las direcciones del resto de destinatarios quedan ocultas.
Así mismo, los destinatarios CC tienen la posibilidad de responder al destinatario original, al remitente o a todos los destinatarios. Mientras que los destinatarios CCO solo pueden responder al remitente.
¿Cuándo usar CC y CCO al enviar un email?
Se usa CC para enviar correos a varios destinatarios que necesitan estar al corriente del envío de esa comunicación, como ocurre, por ejemplo, entre los miembros de un equipo que está llevando a cabo un proyecto común, o se quiere enviar una nota informativa a todo un departamento o la empresa.
En el ámbito privado, es habitual usar CC para enviar correos a grupos de amigos o familiares cuando se trata un asunto común (aunque también se puede usar simplemente el apartado «Para»).
Normalmente, cuando se usa CC para enviar un correo a varios destinatarios, la intención suele ser informativa, es decir, para que todos estén al corriente de que se ha producido esa comunicación y no suele requerirse una respuesta de todos los participantes, pero, cómo ya dijimos, todos los destinatarios pueden responder a todos.
Por su parte, se usa CCO cuando no existe una relación entre los destinatarios del email y estos no tienen por qué conocer las direcciones de correo de los demás agregados; recordemos que el correo electrónico es un dato personal y que incluso los correos institucionales son privados cuando la dirección es única del empleado y puede identificarle.
Generalmente, CCO se usa cuando es necesario cumplir la ley de protección de datos al enviar correos a listas de suscriptores, a varios clientes, proveedores, etc., puesto que se mantiene la confidencialidad de las direcciones de correo y se evita exponerla y que otros usuarios puedan hacer uso de la misma sin consentimiento del interesado.
Además, usar copia oculta en Outlook, Gmail, Yahoo o cualquier otro servidor de correo para enviar comunicaciones a varios destinatarios evitará que se generen cadenas de correos innecesarias, ya que los destinatarios solo pueden responder al remitente original.
En el ámbito privado, aunque no es obligatorio, se recomienda usar CCO cuando se envían correos a varias personas que no se conocen entre sí, de manera que se evite exponer direcciones de correos personales al resto de destinatarios.
Finalmente, cabe señalar que si el asunto del correo es confidencial (hace referencia a un acuerdo de confidencialidad entre empresas o socios), tanto si se usa CC o CCO para enviarlo a varios destinatarios, también se debe seguir incluyendo el aviso de confidencialidad en el correo electrónico y la cláusula correspondiente a protección de datos.
Para finalizar, os dejamos esta pequeña tabla resumen que recoge las diferencias entre CC y CCO al mandar un correo electrónico:
| Diferencias | CC | CCO |
|---|---|---|
| Significado | Copia de carbón. | Copia de carbón oculta. |
| Definición | Apartado para añadir las direcciones de correo de varios destinatarios de forma pública. | Apartado para añadir las direcciones de correo de varios destinatarios de forma privada. |
| Sirve para |
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