Tanto como particular como empresa o profesional, en más de una ocasión habrás tenido que enviar un email a varios destinatarios y puede que hayas colocado todas las direcciones en el «Para», a la vista de todos los destinatarios. Esta acción puede suponer, en determinados casos, una vulneración de la ley de protección de datos. En este artículo te explicamos cómo enviar a varios destinatarios cumpliendo con la LOPD.
En este artículo hablamos de:
Enviar email a varios destinatarios cumpliendo la LOPD
Al enviar el mismo correo a varios destinatarios y colocar sus direcciones de email en «Para», estamos compartiendo con todos ellos sus direcciones, es decir, estamos comunicando a todos los destinatarios un dato personal del resto, porque la LOPDGDD y el RGPD consideran la dirección de email como un dato personal.
Esto implica, especialmente para empresas, profesionales autónomos y otro tipo de organizaciones, una vulneración de la normativa de protección de datos, ya que estaríamos compartiendo datos personales sin el consentimiento de los interesados.
Incluso como usuarios particulares, deberíamos evitar enviar correos a varios destinatarios con sus direcciones visibles, si algunos de esos destinatarios no se conocen entre sí o no tienen ningún tipo de relación.
En cualquier caso, a nivel profesional, para cumplir con la normativa de protección de datos, debemos enviar un email a varios destinatarios sin que se vean todas las direcciones y eso podemos hacerlo colocando las direcciones de los destinatarios «copia de carbón oculta», es decir, el campo CCO de cualquier proveedor de correo electrónico. Al colocar las direcciones en este campo, estas ya no serán visibles para ninguno de sus destinatarios, que solo verán la dirección del remitente.
¿CC o CCO?
En todos los proveedores de correo electrónico, bajo el campo «Para» o como iconos aparecen estas siglas: CC y CCO.
CCO ya hemos adelantado que se corresponden con «copia de carbón oculta», mientras que CC es «copia de carbón». Ambas opciones permiten enviar a varios destinatarios un mismo email, la diferencia está en que el primero, como su nombre indica, oculta las direcciones y el segundo no.
¿Cuándo usar CC y CCO? Se suele usar CC cuando queremos enviar un correo a varias personas que necesitan leer su información, pero no contestar todas (por ejemplo, si queremos enviar un correo a un jefe de departamento concerniente a un proyecto y necesitamos que el resto del departamento esté al tanto de esa información). Por lo tanto, se emplea dentro de una misma empresa o cuando los destinatarios ya se conocen entre sí.
Por el contrario, utilizaremos el campo CCO cuando, como hemos dicho, queramos ocultar las direcciones de correo de los destinatarios a los que enviemos la comunicación, especialmente para cumplir con la LOPD. Siguiendo con el ejemplo de la empresa, si esta quiere enviar un correo masivo a sus clientes, deberá recurrir al campo CCO para ello.
Cómo enviar el mismo email a varios destinatarios paso a paso
Ahora que ya tenemos claro por qué debemos enviar el mismo email a varios destinatarios con las direcciones en copia oculta, vamos a explicar cómo enviar un email a varios destinatarios ocultos en Outlook y Gmail, por ser dos de los proveedores más utilizados, si bien, estas instrucciones os servirán para prácticamente cualquier otro proveedor o cliente de correo electrónico que utilicéis.
En Gmail
Para enviar un correo a varios destinatarios en Gmail tenemos que seguir estos pasos:
- Pulsa en «Redactar».
- Cuando se abra la venta del cuerpo del email, pulsa en «Destinatarios», aparecerá «Para» y a un lado «Cc» y «CCO». Pulsa en «CCO».
- Aparecerá un apartado «CCO» donde debemos introducir las direcciones de correo a las que queramos enviar el email. No es necesario introducir ninguna dirección en «Para», de esa manera, ninguna quedará a la vista de los destinatarios.
Cabe señalar que si tenéis una cuenta empresarial, es posible, además, enviar correo personalizado a varios destinatarios en Gmail, utilizando para ello etiquetas de combinación. De esa forma, podrás saludar individualmente a cada destinatario.
En Outlook
Para enviar un email a varios destinatarios en Outlook, los pasos son los siguientes:
- Pulsa en «Correo nuevo».
- En un lado del apartado «De» verás los iconos de «CC» y «CCO».
- Pulsa en «CCO», debajo de «Para» aparecerá el apartado correspondiente para introducir las direcciones de email ocultas.
También, para cuentas profesionales, es posible enviar correo personalizado a varios destinatarios en Outlook, creando saludos individuales para cada uno de ellos.
¿Me pueden sancionar por enviar un email a varios destinatarios sin ocultar sus direcciones?
Sí, como empresa, organización o profesional, nos pueden sancionar por enviar un email a varios destinatarios y no poner las direcciones en copia oculta. De hecho, ya hay varios casos en los que se ha sancionado a empresas por este hecho, con multas que han llegado a alcanzar los 10.000 euros, como la sanción que se impuso a un despacho de abogados en 2020.
No ocultar la dirección de correo de los destinatarios en envíos a varios de ellos o envíos masivos, supone una infracción del principio de confidencialidad del RGPD (art. 5), cuya gravedad dependerá del número de interesados afectados y la reiteración en el tiempo de esta conducta. Así, este tipo de infracción podría incluso ser catalogada como infracción muy grave, lo que supondría una multa de hasta 20 millones de euros (o el 4% de la facturación anual).
Por ello, si queremos evitar denuncias y sanciones, siempre que hagamos esta clase de envíos masivos, debemos usar el campo CCO para introducir las direcciones de los destinatarios, de la misma forma que incluimos ya el texto LOPD en los correos electrónicos.