El uso del correo electrónico forma prácticamente una parte intrínseca de nuestro día a día, tanto en lo laboral como en lo personal, por ello, es fácil que las líneas entre un uso profesional y un uso personal del correo electrónico en el trabajo se difuminen y de ahí la importancia de hablar sobre la privacidad en el correo electrónico del trabajo y las condiciones y límites para la empresa respecto al acceso al correo electrónico corporativo de un trabajador.
En este artículo hablamos de:
¿Los correos corporativos son privados?
Afirmar si los correos corporativos son privados o no, depende del tipo de directrices y condiciones para el uso de esta dirección de correo electrónico que haya dado la empresa a los trabajadores y que se encuentran (o deberían hacerlo) en el protocolo de dispositivos y medios digitales puestos a disposición de los trabajadores.
En principio, podemos decir que los correos corporativos no son privados y que la empresa tiene capacidad de control sobre ellos, en virtud del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, y siempre que se observen las condiciones de las que hablaremos más adelante.
Esto es así porque una dirección de correo corporativo pertenece a la empresa, que se la cede al trabajador durante el tiempo que dure la relación laboral. Una vez finalizada esta, la dirección deberá ser suprimida.
La privacidad en los correos electrónicos corporativos
Es bastante habitual que cuando trabajamos para una empresa u organización, esta nos facilite una dirección de correo electrónico corporativo o de empresa, para poder realizar y recibir comunicaciones de clientes, proveedores, socios, con la administración, prensa, etc., dependiendo del cargo, la responsabilidad y las funciones que tengamos en la empresa.
Dado que esta dirección de correo electrónico la crea y la pone a nuestra disposición la empresa, cabe preguntarse qué nivel de privacidad podemos esperar de ella, puesto que respecto a los medios que facilita la empresa a sus trabajadores, esta puede adoptar medidas de control sobre su uso.
Además, tampoco podemos olvidarnos del artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores, que dice que el empresario puede adoptar las medidas de control y vigilancia que estime oportunas para verificar el cumplimiento de las obligaciones y deberes laborales del trabajador durante su jornada laboral.
El uso que hagamos del correo corporativo puede ameritar un control del mismo, precisamente, para asegurar que se usa para motivos laborales y no personales durante la jornada laboral, o que no se usa con fines que puedan vulnerar la buena fe contractual entre empleado y empresa (por ejemplo, para enviar información confidencial al correo personal o a terceros).
Así mismo, también hay que señalar que el correo electrónico es un dato personal, teniendo esta consideración cuando la dirección de correo electrónico corporativo puede identificar a un usuario en concreto (esto no ocurre cuando se trata de una dirección genérica compartida por varias personas, como puede ser, por ejemplo, infoclientes@empresa.com) y, por tanto, está sujeto a la normativa de protección de datos personales de los empleados.
Todas estas cuestiones relativas a la privacidad en el correo electrónico del trabajo nos lleva a plantear la siguiente duda: ¿la empresa puede revisar el correo electrónico de un trabajador?
¿Es legal el control del correo electrónico del trabajador por la empresa?
En el caso de las direcciones de email corporativas, sí, el control del correo electrónico del trabajador por la empresa es legal, aunque con condiciones derivadas de la protección de datos en el correo electrónico y el derecho al secreto de las comunicaciones y el derecho a la intimidad, amparados ambos en la Constitución Española.
Es decir, que aunque el empresario puede aplicar medidas de control sobre el correo electrónico de sus empleados, estas medidas no son ilimitadas y no deben chocar con los derechos fundamentales de los empleados respecto a su derecho a la intimidad y la privacidad de la información.
Es importante señalar que aunque se trate de direcciones de correo corporativas para uso profesional, es muy probable que el empleado acabe recibiendo en ellas correos de índole personal, a los que la empresa no podría acceder (salvo excepciones muy concretas y que podrían necesitar una orden judicial).
Así, para considerar lícito el acceso al correo electrónico corporativo de un trabajador por parte de la empresa, esta debe haber comunicado a los empleados un protocolo de uso de los medios electrónicos puestos a su disposición por parte de la empresa, es decir, se debe informar previamente a los trabajadores del uso que pueden hacer de dichos medios, de los usos prohibidos y de las medidas y herramientas de control que pueden haber sido instaladas en ellos para monitorear su actividad durante la jornada laboral.
Ahora bien, dichas medidas, como decíamos, no pueden ser ilimitadas, y de acuerdo a la doctrina establecida tanto por el TEDH como por nuestro TC, estas medidas deberán ser:
- Idóneas: Deben ser medidas que sirvan para la finalidad propuesta, controlar la actividad laboral, y no para otra razón.
- Necesarias: No existen otras medidas menos intrusivas para poder alcanzar la finalidad deseada.
- Proporcionadas: De la aplicación de las medidas de control deben derivarse más beneficios para el interés general que perjuicios sobre los derechos fundamentales de los trabajadores.
- Justificadas: Debe haber una causa objetiva que justifique el uso de las medidas y no responder a la conveniencia de la empresa.
En la práctica y respecto a la privacidad del correo electrónico en el trabajo, esto significa que las medidas de control adoptadas deben hacerse de forma limitada, es decir, el monitoreo y control de los correos electrónicos de los empleados no puede ser continúo, sino que debe circunscribirse a una ventana de tiempo concreta y un número de mensajes concretos.
Se informará claramente a los empleados de estos controles, de cómo se llevan a cabo y por qué.
Además, estos controles deben tener trazabilidad, para que quede registrado cuántos correos han sido monitoreados, durante cuánto tiempo y qué personas han tenido acceso a ellos. Así mismo, correos evidentemente privados no deberán ser abiertos por la empresa (salvo que existan sospechas muy fundadas de una vulneración de la confidencialidad y el protocolo establecido y no exista otro medio para ello).
No informar de la existencia de estas medidas y controles por parte de la empresa, puede generar en los empleados lo que se denomina como «expectativa de confidencialidad», entendiendo que el uso personal que hagan de los equipos y dispositivos de trabajo goza de privacidad. Lo que, en un proceso judicial, puede hacer que se desestimen las pruebas o causas que argumenta la empresa para un despido disciplinario, por ejemplo.
¿Qué debe tener en cuenta la empresa para acceder al correo electrónico de sus empleados?
Por lo tanto, para poder controlar y, en su caso, acceder al correo electrónico de los empleados, las empresas deben:
- Establecer unas reglas de uso en un protocolo de los medios electrónicos puestos a disposición de los empleados por parte de la empresa, entre los que se deben incluir las reglas de uso del correo electrónico corporativo, dejando claro qué usos se pueden hacer de esta dirección y cuáles no (por ejemplo, se puede prohibir completamente que el email corporativo se use para el envío de correos de índole privada).
- En el protocolo se debe indicar qué medidas de control y herramientas de monitoreo se instalarán en los equipos y dispositivos de la empresa que usen los empleados.
- Comunicar a los empleados de manera clara el protocolo y las reglas de uso, siendo recomendable que lo firmen.
- Las medidas de control y monitoreo de correos electrónicos de los empleados serán limitadas en el tiempo y en la cantidad.
- Las medidas adoptadas deberán ser, como decíamos, idóneas, necesarias, proporcionadas y justificadas.
¿Y en el caso de correos electrónicos no corporativos?
Si la empresa no facilita una dirección de correo corporativa al empleado y este usa la suya personal para comunicarse con la empresa y con terceros en el desempeño de sus funciones laborales, la empresa no podrá acceder ni monitorear estas direcciones de correos personales, puesto que no se trata de un medio puesto a disposición del empleado por su parte y, al ser una dirección personal, pedir el acceso a los correos de la misma sería una vulneración del derecho al secreto de las comunicaciones.
En definitiva, la privacidad en el correo electrónico del trabajo, cuando este es una dirección corporativa, no es absoluta y está supeditada al control del empresario, ahora bien, las medidas de control y vigilancia que adopte este para el correo electrónico de sus trabajadores no pueden ser ilimitadas, deben haber sido comunicadas a los empleados y deben ser proporcionadas y estar justificadas.