El email certificado es una forma de comunicación con seguridad jurídica, puesto que aporta valor probatorio de su contenido y su veracidad. En las siguientes líneas explicamos qué es y cómo enviar un email certificado y cuál es su validez legal.
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¿Qué es un email certificado?
Un email certificado es una comunicación vía correo electrónico en la que un tercero de confianza certifica el envío, contenido y recepción del email por parte del destinatario, en tiempo real y dotándolo de validez legal.
El correo electrónico certificado es, por tanto, similar a la carta postal certificada, puesto que queda acreditado tanto el envío como la recepción del email, además, aporta seguridad jurídica al certificar la comunicación de manera fehaciente.
¿Para qué sirve enviar un email certificado?
Enviar un email certificado sirve para poder demostrar de forma legal y fehaciente que se ha producido una comunicación electrónica entre dos o más partes, aportando una mayor seguridad jurídica en caso de futuras reclamaciones o litigios.
El email certificado se puede usar en diferentes ámbitos y con diferentes propósitos. Por ejemplo, puede servir para saber de quién es un correo electrónico con plena seguridad, como forma de acreditar el cumplimiento de ciertos requisitos legales o para dejar constancia de que se han producido determinadas comunicaciones.
Por ejemplo, el email certificado se puede usar para:
- Acreditar que se ha enviado y firmado la política de protección de datos y obtenido el consentimiento expreso para un tratamiento (nos referimos a la política de privacidad, no al texto de protección de datos para un email o al aviso de confidencialidad).
- Acreditar el envío de información precontractual, como pueden ser contratos de servicios, pólizas de seguros, etc.
- Para gestionar el envío de comunicaciones laborales, como contratos de trabajo, ERTEs o EREs, cambio en las condiciones laborales, etc., de manera que el emisor pueda asegurarse de que los empleados reciben estas notificaciones.
- Para enviar el aviso de impagos de deuda y la inclusión en ficheros de morosidad.
- Para acreditar la autoría de material bajo derechos de autor enviado a terceros.
- Para el envío de comunicaciones o notificaciones entre abogados o abogados y clientes.
- Para el envío de facturas.
- Para el envío de avisos de cambio de condiciones en un servicio contratado.
- Etc.
Los casos de uso del email certificado son variados, ya que su principal objetivo es acreditar que se ha enviado un email, el contenido de este (incluidos los archivos adjuntos que pudiera llevar) y que se ha recibido por parte del destinatario.
Además, en una sociedad cada vez más digitalizada, el envío de correos electrónicos certificados es una forma de sustituir a la carta certificada o el burofax, puesto que, cómo veremos más adelante, goza de la misma validez legal.
¿Cómo se envía un email certificado?
Para enviar un email certificado, es necesario contratar un servicio de un tercero de confianza, un prestador de servicios de certificación acreditado para hacer este tipo de certificaciones, como son, por ejemplo, Signaturit o eEvidence.
El envío se realiza a través de un servicio online, como si se tratará de un email corriente, con la diferencia de que en el proceso queda constancia de:
- El envío del correo electrónico por parte del emisor.
- La recepción del correo electrónico por parte del receptor.
- La integridad del contenido (texto y documentos adjuntos, eso sí, sin vulnerar la privacidad, ya que los correos particulares y los correos corporativos son privados).
- Las fechas de envío y recepción del correo electrónico.
- Las identidades de emisor y receptor, incluidas sus direcciones IP.
Por lo tanto, el prestador de servicios de certificación actúa como un testigo digital del envío y recepción del email, y de la integridad de su contenido. Una vez entregado el email, el prestador del servicio entrega un certificado electrónico de evidencia que acredita la comunicación.
Cabe señalar que los correos electrónicos deben certificarse siempre antes de su envío.
¿Tiene validez legal un email certificado?
Actualmente, el email certificado tiene validez legal en España como en la UE (a través del Reglamento eIDAS) y otros países del mundo.
La validez legal del email certificado implica que puede usarse como prueba documental en procesos judiciales sin necesidad de efectuar pruebas periciales, de hecho, el email certificado tiene mayor valor probatorio que un email convencional, ya que queda acreditado que la comunicación se produjo en los términos que alegue la parte que presenta la prueba.
Un email certificado se considera una prueba fehaciente de las comunicaciones entre las partes.
Ventajas del email certificado
Aparte de su validez legal y probatoria, el email certificado tiene las siguientes ventajas:
- Es más rápido que enviar una carta certificada o un burofax, puesto que una vez contratado el servicio con un prestador de servicios de certificación, todo el proceso se hace de manera online (es importante, como una medida más de precaución con el correo electrónico, asegurarse de que el servicio de certificación contratado es legal y está acreditado para ello).
- Es fácil de usar, ya que el proceso de envío es muy similar al de enviar un correo electrónico ordinario.
- Ahorra costes, ya que la certificación de correos electrónicos es más barata que la certificación de una carta postal.
- Aporta una capa extra de seguridad jurídica para ambas partes.
¿Cómo se puede saber si un correo electrónico es certificado?
Saber si un correo electrónico es certificado depende de si el servicio de certificación cuenta con una opción o no para ocultar el certificado. Es decir, cuando el correo electrónico está certificado, la mayoría de servicios de certificación lo indican en el cuerpo de correo (es posible que incluso se pueda comprobar el certificado viendo los detalles de la firma electrónica de un correo electrónico).
Pero también hay servicios de certificación que ofrecen una función para ocultar que el email ha sido certificado, de manera que el destinatario no proceda a borrarlo sin abrirlo (algo que tampoco supondría un problema, porque la recepción del email certificado habría quedado acreditada).
En definitiva, el email certificado es una forma de aportar seguridad jurídica a aquellas comunicaciones electrónicas que en el futuro pueden acabar en una reclamación o en un conflicto judicial, ya que nos servirá como prueba documental.
