Guía para implementar el teletrabajo (2023). Establece un protocolo con todas las garantías de seguridad y protección de datos

Teletrabajo es un concepto que cada vez oímos más y que las empresas tienen cada vez más presente como una forma más de llevar a cabo la jornada laboral. Sin embargo, antes de implementarlo, el empresario debe tener en consideración cumplir con la seguridad y la protección de datos. Porque, aunque tus empleados trabajen en remoto, has de cumplir las mismas leyes y normas que si trabajasen en la oficina. Esta guía te ayudará a no pasar nada por alto.

¿Qué se considera teletrabajo?

Teletrabajo se considera cuando el trabajador desarrolla su actividad laboral de forma mayoritaria o completa en otro centro de trabajo distinto al de la empresa o en su domicilio. De manera que para considerar que existe teletrabajo o trabajo a distancia, es que como mínimo el 30% de la jornada de un trabajador se realice en un lugar distinto al centro de trabajo de la empresa, durante un período de referencia de 3 meses, utilizando para ello las nuevas tecnologías de la información y la comunicación (TIC).

Gracias a estas nuevas tecnologías, la presencia del trabajador en el centro de trabajo de la empresa ya no es necesaria para desempeñar ciertas tareas, de manera que se pueda optar por realizarlas a distancia y poder así conciliar la vida laboral y familiar de una manera más efectiva.

Hay que tener cuenta que el teletrabajo es voluntario y que debe ser pactado entre ambas partes, empresa y trabajador, que habrán de llegar a un acuerdo sobre las condiciones en las que se desarrollará el trabajo en remoto. Puede estar registrado en el convenio colectivo de aplicación o en el propio contrato, ya sea en el momento de la contratación o como un anexo posterior, pero siempre debe figurar por escrito. Es decir, que en ningún caso podrá el teletrabajo ser obligatorio.

Normativa vigente respecto al teletrabajo en España

En España, tras años de falta de regulación sobre el treletrabajo (solo había una mención en el artículo 13 del Estatuto de los Trabajadores), finalmente, el 10 de octubre de 2020 entró en vigor la Ley del Trabajo a Distancia, una nueva normativa que regula el teletrabajo en nuestro país. A continuación vemos los puntos clave de esta ley, aprobada mediante el Real Decreto-Ley 28/2020.

Se considerará teletrabajo de carácter regular cuando se alcance al menos el 30% de la jornada laboral semanal (o porcentaje proporcional equivalente en función de la duración del contrato de trabajo) en un período de al menos 3 meses. Es decir, que para una jornada laboral de 40 horas semanales, equivale a un día y medio a la semana.

El trabajo a distancia será voluntario y reversible con carácter general. Será necesario y obligatorio firmar un acuerdo por escrito entre trabajador y empresa, que puede formar parte del contrato inicial o realizarse en un momento posterior y que debe recoger todas las condiciones acordadas. En ningún caso se puede imponer el teletrabajo de manera unilateral por parte de la empresa.

No podrán ser causas justificadas de despido el negarse a trabajar a distancia, el ejercicio de la reversibilidad al trabajo presencial y las dificultades para el desarrollo del teletrabajo exclusivamente relacionados con el cambio de una prestación presencia a otra que incluya trabajo a distancia.

Aquellos trabajadores que realicen desde el comienzo de la relación laboral la totalidad de su jornada a distancia, tendrán prioridad para ocupar puestos de trabajo que se realicen total o parcialmente de manera presencial, de manera que la empresa debe informarles cuando haya vacantes disponibles.

En el caso de contratos de prácticas y para la formación y el aprendizaje o aquellos celebrados con menores, solo podrá realizarse a distancia un 50% de la jornada, es decir, la mitad de la jornada debe hacer de forma presencial en el centro de trabajo.

Los teletrabajadores tendrán los mismos derechos que los trabajadores presenciales, sin sufrir perjuicio en sus condiciones laborales, retributivas, de estabilidad del empleo, tiempo de trabajo, formación y promoción profesional.

Los teletrabajadores tendrán derecho en los mismos términos que los trabajadores presenciales a la desconexión digital, al derecho a la intimidad y protección de datos, a la seguridad y salud en el trabajo y a recibir de la empresa los medios adecuados para desarrollar su actividad.

En materia de prevención de riesgos laborales, de ser necesario realizar una inspección, se deberá presentar un informe por escrito que lo justifique y que el trabajador debe aceptar. En cualquier caso, la evaluación solo podrá hacerse en la zona en la que desempeñe su labor profesional.

Respecto a la flexibilidad horaria y con la mejora de la conciliación laboral y familiar como objetivos, los teletrabajadores podrán flexibilizar el horario de prestación de servicios establecido, respetando los tiempos de disponibilidad obligatoria y la normativa sobre tiempo de trabajo y descanso.

Así mismo, se deberá llevar un registro horario para el trabajo a distancia, que incluirá el momento de inicio y finalización de la jornada y de los tramos de actividad.

En ese sentido, las empresas podrán adoptar las medidas que estimen más oportunas de vigilancia y control para verificar el cumplimiento de las obligaciones laborales del teletrabajador, incluyendo medios telemáticos, siempre que estos garanticen el derecho a la intimidad y la protección de datos en el teletrabajo. Las empresas, en ningún caso, podrán obligar a instalar programas o aplicaciones en los dispositivos propiedad del trabajador.

Respecto a los gastos, la empresa deberá sufragar o compensar al teletrabajador los gastos derivados del desempeño de su actividad laboral, incluidos los relacionados con los equipos, herramientas y medios vinculados al desarrollo de la misma. Los convenios o acuerdos colectivos podrán establecer los mecanismos necesarios para determinar y abonar estas compensaciones.

Al teletrabajo implantado de manera excepcional a consecuencia de las medidas de contención sanitaria derivadas de la pandemia de Covid-19 y mientras estas se mantengan, se le aplicará la normativa laboral ordinaria. Si bien, las empresas sí estarán obligadas de dotar a sus trabajadores a distancia de los medios, equipos y herramientas necesarias para el desarrollo de sus funciones, además del mantenimiento que resulte necesario.

La compensación de los gastos de los teletrabajadores durante la pandemia se establecerá a través de la negociación colectiva.

Criterios para optar al teletrabajo

Es evidente que no todos los puestos son susceptibles de optar al teletrabajo, así como no todos los trabajadores podrán realizar sus tareas a distancia. Debe ser la empresa la que determine unas características o requisitos mínimos, tanto los relativos al puesto de trabajo como los relativos al trabajador, para poder optar al teletrabajo.

De manera general, podrán optar al teletrabajo aquellos puestos de trabajo en los que el uso de las TIC sea importante, así como en aquellos puestos donde la tarea demande cierto grado de autonomía y en las que la atención presencial a terceros (compañeros o personas ajenas a la empresa) no sean una función principal.

¿Qué grupos deberían considerar los empleadores para realizar teletrabajo?

Respecto a los grupos de trabajadores que se deben considerar para realizar trabajo a distancia, la empresa debe definir objetivamente los requisitos que deben cumplir para poder optar al teletrabajo, siempre atendiendo a criterios justos y equitativos. Algunos de estos requisitos se refieren a las competencias y recursos que debe poseer el trabajador; formación, experiencia y capacidad para trabajar sin supervisión directa, o demostrar que su domicilio cuenta con las condiciones mínimas para teletrabajar (conexión a Internet, por ejemplo).

De cara la conciliación laboral y familiar, también se pueden tener en cuenta aspectos como las cargas familiares, el lugar de residencia o las dificultades funcionales para desplazarse al centro de trabajo.

Derechos de los teletrabajadores

Los trabajadores a distancia deben tener exactamente los mismos derechos que los trabajadores en el centro de trabajo, puesto que están adscritos a ese centro de trabajo. Deben poder optar a la formación continua que les permite crecer profesionalmente dentro de la compañía y su salario debe ser el mismo según su categoría profesional dentro de la empresa respecto a otro trabajador con sus mismas funciones.

Desconexión digital

Tanto la LOPDGDD de 6 de diciembre de 2018 como el Real Decreto-Ley 8/2019 nos hablan del derecho a la desconexión digital de los trabajadores, pero también hacen mención especial a los teletrabajadores, puesto que las posibilidades de trabajar desde cualquier lugar y a cualquier hora pueden complicar la consecución de dicho derecho.

Si la desconexión digital ya supone un problema para los trabajadores dentro del centro de trabajo de la empresa y necesita que se regule, es algo que se convierte en fundamental para los teletrabajadores. Por ello, las empresas deben formar a sus empleados en el ejercicio de este derecho, proporcionándoles un protocolo a seguir para garantizar su descanso fuera de la jornada laboral y evitar situaciones de abuso.

La empresa y los trabajadores deben establecer unas normas sobre el uso de las tecnologías de la comunicación que garanticen el derecho al descanso y las vacaciones.

Derecho a la intimidad

La LOPDGDD de 6 de diciembre de 2018 introdujo novedades respecto al derecho a la intimidad de los trabajadores en dos ámbitos: respecto al uso de dispositivos digitales puestos a disposición de los trabajadores por el empleador y respecto al uso de dispositivos de videovigilancia y de grabación del sonido en el lugar de trabajo.

Respecto al primer ámbito, la empresa y los representantes de los trabajadores tendrán que establecer criterios de utilización de los dispositivos digitales con respecto a los estándares mínimos de protección de la intimidad (recordemos aquí que estamos hablando de uno de los derechos fundamentales protegidos especialmente en la Constitución).

Pasos para aplicar el teletrabajo en una empresa

Vistas las normas a tener en cuenta, llega el momento de considerar otros aspectos importantes a la hora de implementar la posibilidad del teletrabajo en la empresa, puesto que hay una serie de pasos a tener en cuenta a la hora de aplicarlo. Algunos de estos aspectos, además, están exigidos por la propia Ley del Trabajo a Distancia, como veremos a continuación.

Acordar las condiciones de teletrabajo

No solo para evitar problemas en el futuro, sino que la normativa también lo exige, es importante establecer un acuerdo previo entre empresa y trabajador, donde se concretarán las “normas del juego” que deben contemplar ambas partes.

Por ello, dicho acuerdo debe contemplar los siguientes puntos:

• Condiciones generales en relación a las jornadas de trabajo, el horario y la ubicación.
• Procedimientos y métodos de trabajo, sobre todo relacionados con la forma y modo de reportar los resultados.
• Condiciones mínimas que ha de reunir el espacio de trabajo y la manera en qué la empresa evaluará los riesgos laborales.
• Equipos y complementos que la empresa entregará al trabajador (ordenadores, móvil, etc.).
• Asunción de costes derivados de la prestación de servicios (mobiliario, luz, calefacción, Internet, etc.).
• Si será obligatorio o no realizar el examen de salud laboral.
• Realización de formación específica del puesto de trabajo.
• Voluntariedad por parte del trabajador, condiciones para la reversibilidad y la suspensión del teletrabajo en caso del incumplimiento de las obligaciones acordadas.

Este acuerdo, además, debe estar por escrito y firmado tanto por el trabajador como por la empresa y acompañar al contrato de trabajo.

Definir objetivos cuantificables

Es muy importante definir los objetivos de cada equipo y cada teletrabajador, además estos objetivos deben ser cuantificables, es decir, deben poder observarse y medirse, para poder valorar la productividad.

Capacitar al personal con los equipos y la formación necesaria

Es responsabilidad de la empresa capacitar y formar al personal que trabajará distancia, es decir, los teletrabajadores deben estar preparados para desempeñar todas sus tareas a todos los niveles, así como conocer las herramientas que van a utilizar para trabajar a diario.

Proporcionar el equipo necesario

Como ya hemos visto que figura en el anteproyecto de ley, la empresa debe proporcionar los equipos de trabajo necesarios para sus empleados a distancia, tanto medios de hardware como de software (ordenadores, móviles, tablets, licencias, etc.).

Mantener una buena comunicación con los empleados que están en casa

Cuando se trabaja en remoto, es necesario implementar una buena comunicación entre los teletrabajadores y la oficina, para ello se deben definir los canales de comunicación (qué programas para videollamadas se va a usar, por ejemplo), así como el número de reuniones o llamadas al día o la semana y los horarios aproximados para ellas.

Establecer herramientas de gestión y control de la productividad del equipo de trabajo

Para poder llevar a cabo un seguimiento de las obligaciones del teletrabajador y de su productividad será necesario establecer herramientas de gestión y control, además, estas deberán quedar especificadas previamente.

Actualmente existen diferentes herramientas que permiten no solo el poder trabajar en equipo entre los teletrabajadores, sino también llevar a cabo ese seguimiento de las tareas y de la productividad. Entre las diferentes herramientas que podemos encontrar, destacamos las siguientes:

Trello

Trello está ideada para la organización y planificación de proyectos a través de la creación de tableros, donde se pueden subir archivos, dejar comentarios y mantener conversaciones con otros miembros del equipo.

Slack

Slack es un sistema de chat que permite crear diferentes canales correspondientes a proyectos o departamentos. Se pueden mantener conversaciones en grupo o privadas y permite el envío de archivos.

Asana

Asana es una herramienta para trabajar en equipo y gestionar los proyectos de manera más eficiente. Permite crear espacios de trabajo e invitar al equipo por correo electrónico. Se pueden crear diferentes tareas, añadir fechas de entrega y de vencimiento, escribir comentarios y subir archivos.

Microsoft Team

Microsoft Teams es una plataforma de comunicación y colaboración que combina chat de trabajo, videollamadas, subida de archivos para compartir, además de integrar una suscripción a la suite de Office 365. Es un servicio de pago, pero ante la situación actual con el coronavirus, la compañía ofrece 6 meses de acceso gratuito a las empresas que opten por el teletrabajo para sus empleados.

Toggl

Toggl es una herramienta para medir el tiempo, por lo que está más destinada a la medición de la productividad. Se pueden añadir diferentes proyectos, asociarlos a clientes concretos y añadir etiquetas. Y cuenta con un temporizador para medir el tiempo, gráficos e informes.

Supervisión periódica

Gracias a las herramientas que hemos visto sobre estas líneas, podremos realizar un seguimiento del cumplimiento de las tareas y objetivos propuestos al trabajador. Llevar una supervisión periódica permitirá a la empresa a controlar que no se pierde productividad o si hay tareas con las que el trabajador tiene más problemas.

Control de los horarios

El control horario también debe llevarse a cabo para los teletrabajadores. El hecho de no encontrarse en el centro de trabajo de la empresa, puede suponer un desafío para controlar el respeto a los horarios y la jornada laboral, por lo que se hace imprescindible establecer un protocolo específico para estos casos. El uso de herramientas telemáticas para en el control de la hora (como aplicaciones web) pueden ser una de las soluciones.

Mejora la seguridad

El teletrabajo implica riesgos de seguridad para la empresa, puesto que los trabajadores a distancia necesitan acceder a la red interna de la compañía para poder desempeñar su labor, por ello es necesario considerar opciones como usar una conexión VPN para prevenir ataques o malware (esto lo vemos a continuación más desarrollado). Por ello hay que poner atención a las medidas de ciberseguridad que empresa y teletrabajadores deberán contemplar para asegurarse de que no se filtran datos o son víctimas de hackers. Redactar un documento sobre ciberseguridad a modo de guía o protocolo para proteger los equipos, tanto corporativos como personales, es un buen principio. Pero también podemos recurrir a la guía que el Centro Criptológico Nacional (CCN-CERT) ha publicado al respecto: Medidas de seguridad para acceso remoto.

El teletrabajo y las responsabilidades respecto a la protección de datos

Respecto a la protección de datos en relación al teletrabajo, y en ausencia de una regulación específica, la empresa deberá estar a lo que la LOPDGDD y la RGPD desarrollan en sus textos, poniendo especial atención a la seguridad de las tareas telemáticas y las comunicaciones.

Es recomendable tomar ciertas medidas para asegurarnos de mantener la seguridad y protección de los equipos informáticos fuera del centro de trabajo y, consecuentemente, de los datos que puedan albergar:

• No dejar desatendidos los equipos portátiles en lugares públicos.
• Utilizar técnicas criptográficas para la transmisión de la información, uso de contraseñas, firewall y antivirus.
• Crear un red privada o VPN (Virtual Private Network) para conectar entre sí a los teletrabajadores con la oficina y entre ellos, donde el acceso a la red está protegido por un cifrado que da una capa extra de protección, de manera que se evita el acceso de terceros no autorizados a la información que se comparte a través de esta red.
• Evaluar los riesgos y adoptar controles necesarios y apropiados en el domicilio.
• Evitar el acceso no autorizado a información o recursos por parte de otras personas que utilicen el lugar (familiares o amigos).
• No usar WiFi públicas.
• Bloquear la pantalla del ordenador cuando no estemos trabajando.
• Cuidado con el uso de memorias USB, ya que son una posible puerta a las infecciones de malware.
• Evitar la instalación de aplicaciones o la navegación por páginas no seguras.
• Cerrar todas las conexiones con servidores y webs recurriendo a “cerrar sesión” o “desconectar”.
• Eliminar la información temporal en carpetas de descarga, papelera de reciclaje, etc.
• Borrar el historial de navegación, las cookies y otros datos, así como las contraseñas recordadas.
• Si se usa un equipo personal para el teletrabajo, aparte de seguir todas estas recomendaciones, es buena idea crear un perfil profesional (Google y Microsoft permiten hacerlo, por ejemplo) para mantener separadas cuentas y navegación.

Estas recomendaciones son tanto para que las contemplen los trabajadores a distancia, como para que los empresarios vigilen que se cumplen, de manera que se respete lo establecido en leyes y normativas vigentes sobre protección de datos y datos digitales.

No esta de más elaborar un documento con las políticas de ciberseguridad en la empresa y fuera de ella y los protocolos a seguir en este ámbito por los trabajadores a distancia. Este documento deberá ser conocido por todos los empleados y contener, entre otros aspectos, las recomendaciones que hemos dejado unas líneas más arriba.

Además, para el uso de tablets y smartphones corporativos o propios pero usados para el trabajo, se deberían cumplir los siguientes criterios mínimos de seguridad:

• Limitar el acceso al dispositivo mediante un bloqueo con contraseña, patrón o similar.
• Disponer de medidas para localización del dispositivo o poder realizar un borrado remoto en caso de pérdida o robo.
• Realizar copias de seguridad de la información contenida en el dispositivo.
• Actualizar el sistema operativo y el software a las versiones más recientes.
• Contar con antivirus o medidas para prevenir y detectar el malware.
• Desconectar las conexiones inalámbricas que no se estén usando (Bluetooth, NFC o WiFi).

CiberRiesgos

Los principales ciberriesgos que amenazan a los teletrabajadores y sobre los que las empresas deben hacer más hincapié en cuanto información y formación, son:

• Ataques de phishing e intentos de vulnerar el correo electrónico empresarial a través de contenidos maliciosos.
• Ataques de ransomware y diferentes tipos de malware.
• Uso de conexiones no seguras, lo que podría dejar expuestos datos e información sensible a personas no autorizadas.
• Extravíos de USB con información de la empresa.

Ejemplos de empresas que trabajan en remoto

Vamos a ver algunos ejemplos de empresas que trabajan completamente en remoto:

• Autimattic: Esta es la empresa detrás de WordPress, Vault Press o Cloudup, entre otros. En marcha desde 2005, actualmente cuenta con más de 600 empleados que trabajan a distancia y residen en más de 60 países. No tienen un centro de trabajo físico.
• GitLab: Es una plataforma de DevOps, que permite desarrollar completamente un software, donde se puede alojar y revisar el código, además de gestionar y compartir proyectos en desarrollo. Funciona completamente de forma remota.
• Toggl: Ya hemos descrito esta herramienta para el trabajo en remoto. Tiene su sede en Tallin (Estonia), pero los miembros de su equipo trabajan desde diferentes partes del mundo.
• Basecamp: Esta aplicación Saas para la gestión de proyectos, emplea a 50 personas en 32 ciudades, y aunque cuenta con una oficina en Chicago, se puede trabajar desde cualquier lugar que se quiera.
• Buffer: Esta empresa dedicada a una aplicación que ayuda en la publicación en redes sociales, tiene 82 empleados en 15 países y desde sus comienzos apostaron por el trabajo en remoto, además de la transparencia (publican los ingresos y salarios de todo el equipo).

Ventajas y desventajas del teletrabajo para la empresa

Veamos las ventajas y desventajas del teletrabajo para la empresa. Comenzamos por las ventajas:

• En general, se aprecia una mayor productividad de los trabajadores, especialmente en el trabajo por objetivos.
• Ahorro energético.
• Reducción (y en algunos casos hasta eliminación) del absentismo laboral.
• Mayor motivación para los trabajadores.
• Ahorro de espacio en instalaciones.
• Ayuda a retener el talento.
• Permite trabajar con profesionales de otras localidades u otros países.

En cuanto a desventajas:

• Puede conllevar un menor control del trabajador.
• Sin las herramientas adecuadas, puede complicar la medición de la productividad.
• Riesgos para la seguridad de la empresa.

Ventajas y desventajas del teletrabajo para los empleados

Los empleados también se encontrarán con una serie de ventajas e inconvenientes sobre el teletrabajo, que deben valorar cuando piensen en optar a él. Entre las ventajas:

• En teoría, hace más fácil la conciliación laboral y familiar.
• De acuerdo con la Ley, permite la flexibilidad horaria.
• Reducción de gastos por comer fuera o desplazarse al puesto de trabajo.
• Se tiene mayor autonomía y responsabilidad.
• Aumenta la productividad.

En cuanto a los inconvenientes:

• Posible aislamiento y desvinculación del trabajador con la empresa y sus compañeros.
• Al eliminarse un buen ambiente laboral, se puede reducir la motivación del trabajador.
• Sin tener cierta disciplina, se puede producir un descenso en el rendimiento del trabajador.
• Posible pérdida de algunos complementos salariales (aunque algunos pueden sustituirse por otros, según la Ley, por ejemplo, los suministros energéticos).

11 consejos para teletrabajar desde casa sin perder productividad

Cerramos esta guía para implementar el teletrabajo con 11 consejos para aquellos teletrabajadores desde casa que no quieren perder productividad:

1. Comienza con las tareas más complicadas y más tiempo te van a llevar primero. Normalmente, al comenzar la jornada se está más concentrado y se rinde mejor.
2. Planifica tu jornada laboral, puedes crear una lista de tareas a realizar, de manera que no pierdas tiempo pensando qué hacer a continuación. Si no trabajas por objetivos, es importante planificar con antelación.
3. Realiza las tareas más complicadas en el momento del día que seas más productivo (normalmente, las mañanas) y deja las más sencillas para cuando estés más casado.
4. Cumple tus horarios, tanto para sentarte a trabajar como para terminar la jornada laboral, sin alargarla innecesariamente.
5. Haz descansos, dentro de lo razonable, y como harías en la oficina. Levántate a estirar las piernas o ponerte un café. Procura que sean cortos y siempre en un horario fijo.
6. Mantén conectadas las herramientas de mensajería o videollamada para poder comunicarte en cualquier momento con tus compañeros.
7. Si es posible, ten tu propio espacio de trabajo, preferiblemente, que no sea el mismo sitio donde duermes o realizas tus actividades de ocio en casa. Además, procura usar siempre este mismo espacio.
8. Organiza ese espacio de trabajo, que resulte cómodo (sin olvidar los riesgos laborales) y agradable, porque vas a pasar en él muchas horas al día.
9. Es tentador, pero intenta no trabajar en pijama. El hecho de cambiarte de ropa (y/o ducharte) te ayudará a cambiar el chip y entrar en «modo trabajo» y concentrarte en las tareas del día. No tienes que ponerte el traje, puedes usar ropa cómoda que no sea el pijama.
10. Evita distracciones, tanto domésticas (estás trabajando y eso significa que no puedes ir por tu casa poniendo lavadoras o limpiando) como digitales (sin control externo, es muy fácil caer en la tentación de mirar las redes sociales o navegar por otras webs, algo que puedes evitar bloqueando el acceso a ello durante tus horas de trabajo).
11. Es posible que pases muchas horas solo y, si no te molesta, poner música mientras trabajas puede ayudarse a hacer más llevadero el día e incluso ayudarte a concentrarte mejor (aunque este último consejo depende mucho de cada persona). Lo bueno es que en casa no molestarás a ninguno compañero.

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