Smart Working: definición, ventajas y ejemplos en la empresa

A estas alturas, todos estamos familiarizados en mayor o menor medida con el teletrabajo, en España incluso se creó la Ley del Trabajo a Distancia para acabar con el vacío legal que existía hasta entonces y regular el teletrabajo. Con el concepto con el que estamos menos familiarizados es con el de Smart Working, que está directamente relacionado con el teletrabajo, en el sentido de que va un paso más allá (como si fuera el siguiente nivel del trabajo a distancia).

En este artículo analizaremos qué es smart working, sus principales características y cómo se puede implantar en la empresa.

¿Qué es el smart working? Definición

La traducción de smart working es «trabajo inteligente» y su significado hace referencia al trabajo que se puede desempeñar desde cualquier lugar gracias a la tecnología y la conexión a Internet, permitiendo que el trabajador desempeñe su labor de manera completamente autónoma.

Por lo tanto, si tuviéramos que dar una definición de smart working, diríamos que se trata de un modelo de trabajo en el que el trabajador tiene completa libertad para decidir cómo, cuándo y dónde realiza sus tareas laborales, siempre y cuando cumpla con las metas u objetivos previstos en tiempo y forma. Es decir, el smart working es un modelo de trabajo por objetivos.

En el smart working se abandona por completo la estructura del trabajo tradicional, que en muchos casos se ha trasladado al teletrabajo (jornada de 8 horas, trabajo desde una misma ubicación, aunque sea a distancia, que suele ser la casa del trabajador, etc.), por un modelo donde el trabajo no se mide por horas, sino por el cumplimiento de objetivos.

De manera que el smart working requiere de la existencia de una confianza absoluta entre la empresa y el trabajador y de que la empresa facilite a este todos los medios y herramientas necesarias para que pueda trabajar a distancia desde dónde quiera y con el horario que él escoja.

Teletrabajo y smart working ¿son lo mismo?

Pese a que el smart working se basa en el trabajo a distancia, no podemos decir que sea lo mismo que el teletrabajo, puesto que las características del smart working combinan tanto el trabajo fuera de la oficina como la flexibilidad horaria y el trabajo por objetivos.

Así, la diferencia entre teletrabajo y smart working reside en cómo se entiende el desempeño del trabajo en sí y en la productividad del trabajador, que en el segundo caso no depende de una cantidad de horas fija (la jornada laboral), sino de la consecución de los objetivos propuestos. Además, el smart working supone la deslocalización absoluta del puesto de trabajo, es decir, un trabajador que opte por este modelo, trabajará desde donde quiera (siempre que disponga de conexión a Internet y de los medios tecnológicos necesarios), cambiando incluso de localización cuando así le apetezca y no estará limitado por un horario de trabajo determinado, sino que tendrá flexibilidad horaria absoluta.

Smart working características

Ahora que ya sabemos cuál es el significado de smart working y su principal diferencia con el teletrabajo, veamos sus principales características.

Podemos resumir en cuatro claves estas características del smart working:

• Trabajo a distancia:

El smart working solo se puede entender como trabajo a distancia, puesto que su principal característica es que el trabajador puede escoger desde dónde trabajar (siempre que la tecnología se lo permita).

Puede que estéis pensando que con el teletrabajo ya tenemos esa opción, pero lo cierto es que cuando el teletrabajo sigue el mismo modelo de organización del trabajo que en la oficina, lo que ocurre es que entendemos trabajo a distancia como poder trabajar desde casa.

Sin embargo, el smart working, como hemos dicho, va más allá y entiende el teletrabajo como trabajar desde donde le apetezca al trabajador; puede ser un espacio de coworking, una habitación de hotel, una playa o una casa rural. Siempre que disponga de conexión a Internet y de un ordenador (y el resto de dispositivos móviles que pueda necesitar), podrá tener su «oficina» allí donde quiera.

El smart working hace válido el concepto de trabajadores nómadas, personas que cambian de lugar de residencia (sea por el motivo que sea), pero sin cambiar la compañía para la que trabajan.

• Movilidad:

Muy relacionado con el punto anterior, el smart working permite que el trabajador cambie el sitio desde que trabaja cuando quiera, incluso puede trabajar mientras viaja si así lo quiere, o cambiar de ubicación durante un mismo día.

• Libertad y flexibilidad de horarios:

Como hemos dicho, el smart working se basa en un modelo de trabajo por objetivos, esto permite al trabajador poder decidir qué horas dedica al trabajo y cuándo. Es decir el smart working permite tener libertad y flexibilidad horaria, sin necesidad de cumplir un horario determinado, ya que la productividad se mide en función de si los objetivos marcados se han alcanzado o no en el tiempo establecido para ello.

Evidentemente, esto implica que el trabajador tenga una buena disciplina y sea capaz de mantener la concentración durante el tiempo que dedique a trabajar, evitando cualquier distracción. Pero bien gestionada, implica disponer de manera completamente libre de su tiempo.

• Empleo de nuevas tecnologías:

Para hacer posible el smart working, es imprescindible contar con herramientas basadas en las nuevas tecnologías. No solo hablamos de una buena conexión a Internet y un ordenador, sino también de software adecuados para poder comunicarse con la empresa, otros compañeros y poder acceder a los recursos necesarios para que el trabajador pueda desempeñar todas sus funciones. Es decir, poder «trabajar en la nube».

Lo ideal sería que la empresa aportará todas estas herramientas, pero se puede recurrir a una política BYOD (bring your own device), en la que el trabajador aporta sus propios dispositivos personales para trabajar.

En cualquier caso, para poder implantar el smart working en la empresa, es necesario que esta se haya digitalizado.

Ejemplos de smart working

Serían ejemplos de smart working empresas que ofrecen a sus empleados trabajar a distancia de manera completa y con flexibilidad horaria, es decir, trabajar desde dónde quiera y las horas que quiera al día, siempre que cumpla con los objetivos propuestos en la fecha acordada, esté presente en las reuniones por videoconferencia acordadas y aquellas imprevistas y emplee herramientas de comunicación a distancia para mantenerse en contacto con sus compañeros cuando sea necesario.

También sería un ejemplo de smart working una empresa que ofrece una modalidad híbrida, es decir, días de trabajo a distancia y días de trabajo en la oficina, pero a discreción del empleado, es decir, él elige cuándo teletrabaja y cuándo acude a la oficina.

En España ya tenemos algunas empresas que son ejemplos de smart working, nos referimos a Vodafone, Microsoft o Endesa, donde los empleados pueden optar por una mayor flexibilidad horaria, trabajar en la oficina o a distancia.

¿Qué características debe cumplir el trabajador para llevar a cabo el smart working?

Más arriba hemos visto las características principales del smart working, pero ¿qué características debe tener un trabajador para poder trabajar en esta modalidad de «trabajo inteligente»?

• Organización: Un trabajador que desempeñe sus labores fuera de la oficina y sin un horario predefinido, necesita ser organizado con su tiempo con un doble objetivo; alcanzar los objetivos propuestos en tiempo y forma, es decir, entregar o finalizar las tareas dentro del tiempo establecido, y para no alargar la «jornada laboral» innecesariamente y acabar haciendo jornadas maratonianas.
• Capacidad de concentración: Trabajar fuera de la oficina conlleva estar expuesto a sin fin de distracciones, por lo que es fundamental que el «trabajador inteligente» sea capaz de concentrarse en básicamente cualquier entorno en el que haya escogido «plantar su oficina». Cuando esté dentro de su tiempo de trabajo, no debería dedicarse a otras tareas, definiendo claramente la línea entre horas de trabajo y horas personales.
• Gestión emocional: El trabajo a distancia casi siempre va asociado a la sensación de aislamiento y soledad, por lo que es fundamental que el trabajador desarrolla su inteligencia emocional para poder gestionar esas sensaciones y no verse desbordado por ellas, puesto que podrían producir diferentes efectos psicológicos.
• Trabajo en equipo: Saber comunicarte y trabajar en equipo es fundamental dentro de las habilidades del «smart worker», ya que al estar alejado físicamente de los compañeros, necesita poder comunicarse con ellos de manera adecuada, empleando diferentes herramientas.
• Uso de tecnologías: Para trabajar a distancia, el trabajador debe saber manejar diferentes tipos de nuevas tecnologías, así como herramientas que le permiten desempeñar sus labores. Hablamos del ordenador y los dispositivos móviles, pero también de usar una webcam, un software de gestión de equipos y tareas, de comunicación o de participar en una videoconferencia.

Ventajas y desventajas del smart working

En 2020 el smart working no era un concepto desconocido, puesto que es un modelo de trabajo que ya había empezado a practicarse en otros países desde hacía unos años, especialmente en algunas empresas del sector tecnológico y digital, pero a raíz del Covid-19 y la implantación «forzosa» del teletrabajo en todo el mundo y un nivel mucho más extendido, ha sido el año en el que ha empezado a considerarse como una nueva forma de entender el trabajo a distancia.

Sin embargo, como todo, el smart working tiene tanto ventajas, que lo convierten en un modelo de trabajo muy apetecible para determinados perfiles profesionales y empresas, como desventajas relacionadas con la disciplina, la confianza y diferentes trabajos.

A continuación vamos a ver las principales ventajas y desventajas del smart working, tanto para empleados como para las empresas.

Ventajas del smart working:

• Ayuda a una mejor conciliación familiar, personal y laboral: al poder decidir qué horas trabajan al día y cuándo, les permite conciliar mejor la vida familiar y disponer de tiempo libre en sus términos. Evidentemente, esto implica que durante las horas que se dediquen al trabajo, se debe ser realmente productivo para poder alcanzar el objetivo propuesto.
• Mejora la productividad y ayuda a retener el talento: Una mejor gestión del tiempo dedicado al trabajo y al ocio, suele implicar trabajadores más felices y satisfechos. Algo que también se logra cuando no se obliga a acudir a la oficina para trabajar, permitiendo que el trabajador escoja libremente el sitio desde donde desempeñar sus funciones (con las únicas limitaciones de la tecnología).
• Reducción de costes para la empresa: Al reducirse la presencia de empleados en las oficinas, las empresas puedan ahorrar en ciertos costes, como dietas, alquileres de oficinas, transportes, etc.
• Puede facilitar el aumento de la diversidad en la plantilla: Puesto que la localización y los horarios no son un problema para el smart working, las empresas tienen más libertad para contratar trabajadores en cualquier parte del mundo, creando así una plantilla diversa y multicultural.

Desventajas del smart working:

• No puede aplicarse a todo tipo de trabajos: El smart working no se puede aplicar a cualquier tipo de trabajo, por ejemplo, no es posible en trabajos relacionados con la atención al cliente, el comercio, la construcción, el turismo, etc.
• Plantea dificultades para el control horario: Al permitir una flexibilidad horaria total, donde es obligatorio fichar en el trabajo (como en España) puede presentar algunos problemas, puesto que la legislación establece la medición de la jornada laboral y sería necesario contar con una herramienta adecuada para fichar en remoto y controlar las horas totales trabajadas a final de mes.
• Puede afectar a la productividad de aquellos empleados que no sean capaces de concentrarse: El smart working es un modelo de trabajo que exige concentración absoluta mientras se está trabajando y al poder trabajar desde cualquier ubicación, el trabajador está más expuesto a diferentes tipos de distracciones, que pueden mermar su productividad durante las horas de trabajo que se ha marcado.
• Puede generar aislamiento: Pese a la utilización de herramientas de comunicación y la implantación de políticas de comunicación, es posible que ciertos trabajadores a distancia acaben sintiéndose aislados del resto de compañeros y de la empresa.
• Falta de regulación: Aunque contamos ya con la Ley del Trabajo a Distancia, hay aspectos del smart working que siguen sin regularse o lo están muy vagamente.

¿Cómo implantar el smart working en la empresa?

Ahora que ya sabemos mejor en qué consiste, ¿cómo implantar el smart working en la empresa?

Lo primero que se necesita es un cambio de mentalidad y pasar del modelo de trabajo por horas al modelo de trabajo por objetivos, de otra forma, lo único que estaremos desempeñando será el teletrabajo.

Tanto el empresario como los empleados deben entender que no se trata de dedicar 8 horas al día sentados delante del ordenador, sino que se dan unos objetivos que cumplir (por ejemplo, a la semana o al mes) y que la forma y el cuándo se cumplen esos objetivos depende completamente de cómo quiera gestionar su tiempo el trabajador.

Por supuesto, lo siguiente es contar con las herramientas necesarias para poder trabajar en remoto; hablamos de conexión a Internet de calidad, ordenadores, software para trabajar en la nube, software para que trabajadores y equipos se comuniquen de forma rápida y fácil y todo ello sin olvidarnos de la ciberseguridad.

Aunque el smart working tiene mucho que ver con el trabajo a distancia, también se puede practicar dentro de los espacios de la propia empresa. En ese sentido, hay compañías que están rediseñando sus espacios de trabajo para cambiar también el modelo de trabajo. Espacios donde se fomenta el intercambio de ideas, el trabajo en equipo y la propia movilidad dentro de la oficina.

Pero sobre todo, el smart working consiste en dar autonomía al trabajador para que desempeñe sus funciones de la forma en que mejor determine él, manteniendo presente que el fin es alcanzar los objetivos propuestos y no cumplir con un horario de 9 a 18.

El papel de la ciberseguridad en el smart working

De la misma forma que la ciberseguridad es parte esencial del protocolo de teletrabajo en la empresa, para evitar brechas de seguridad que pongan en peligro la continuidad del trabajo y la información y confidencialidad de la empresa, en el smart working también debe ser un pilar fundamental. Sobre todo teniendo en cuenta que habrá trabajadores que desempeñen su trabajo en lugares públicos.

Es imprescindible que los trabajadores estén no solo concienciados en materia de ciberseguridad, sino que también sepan usar las herramientas que la posibilitan, como las VPN, y sigan las normas de seguridad establecidas por la empresa para evitar ser víctimas de ciberataques que acaben provocando filtración de información y posibles pérdidas económicas y de reputación para la compañía.

El smart working en España

El smart working en España aún tiene camino que recorrer, podemos encontrarlo en algunas empresas grandes (como las que hemos citado antes) y startups del ámbito tecnológico, pero lo cierto es que todavía no es un modelo que se haya asentado aquí.

Una de las razones está en el propio teletrabajo, una de las características que define al smart working, que en España, hasta que no irrumpió el Covid, era una práctica muy minoritaria, con muy pocas empresas ofreciendo esta modalidad de trabajo.

Y es que el presentismo todavía (incluso un año después de la implantación del teletrabajo en cientos de empresas) tiene mucho peso en España. Además, todavía hay empresarios que desconfían de esta modalidad, al entender que si no se supervisa al trabajador, este no cumplirá con sus funciones. Sin embargo, sabemos que no es así y la productividad no ha disminuido precisamente con el teletrabajo, aumentando notablemente en muchos casos.

Por otro lado, el modelo de trabajo por objetivos tampoco está muy extendido en España y cambiar esta mentalidad es complicado, ya que se trata de entender que trabajar 5 horas es tan válido como trabajar 8, si al final se consiguen alcanzar los objetivos propuestos en el plazo dado.

Pero de la misma forma que el teletrabajo parece haber llegado para quedarse en algunas empresas españolas, puede que el smart working no tarde en convertirse en el nuevo modelo al que aspirar, al menos en los trabajos que permiten adoptarlo.