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Smart Working o cómo cambiar el teletrabajo en tu empresa

A estas alturas, todos estamos familiarizados en mayor o menor medida con el teletrabajo, en España incluso se creó la Ley del Trabajo a Distancia para acabar con el vacío legal que existía hasta entonces y regular el teletrabajo. Con el concepto con el que estamos menos familiarizados es con el de Smart Working, que está directamente relacionado con el teletrabajo, en el sentido de que va un paso más allá (como si fuera el siguiente nivel del trabajo a distancia).

En este artículo analizaremos qué es smart working, sus principales características y cómo se puede implantar en la empresa.

¿Qué es el smart working?

La traducción de smart working es «trabajo inteligente» y su significado hace referencia al trabajo que se puede desempeñar desde cualquier lugar gracias a la tecnología y la conexión a Internet, permitiendo que el trabajador desempeñe su labor de manera completamente autónoma.

En el smart working se abandona por completo la estructura del trabajo tradicional, que en muchos casos se ha trasladado al teletrabajo (jornada de 8 horas, trabajo desde una misma ubicación, aunque sea a distancia, que suele ser la casa del trabajador, etc.), por un modelo donde el trabajo no se mide por horas, sino por el cumplimiento de objetivos.

Así, la diferencia entre teletrabajo y smart working reside en cómo se entiende el desempeño del trabajo en sí y en la productividad del trabajador, que en el segundo caso no depende de una cantidad de horas fija (la jornada laboral), sino de la consecución de los objetivos propuestos. Además, el smart working supone la deslocalización absoluta del puesto de trabajo, es decir, un trabajador que opte por este modelo, trabajará desde donde quiera (siempre que disponga de conexión a Internet y de los medios tecnológicos necesarios), cambiando incluso de localización cuando así le apetezca y no estará limitado por un horario de trabajo determinado, sino que tendrá flexibilidad horaria absoluta.

Teniendo en cuenta lo anterior, es fácil entender que para que el smart working pueda llevarse a cabo, es necesario, por un lado, que exista una confianza absoluta entre la empresa y el trabajador, y por otro, que la empresa le facilite todos los medios y herramientas necesarias a este para que pueda trabajar a distancia desde donde quiera y en el horario que él escoja.

Características del smart working

Ahora que ya sabemos cuál es el significado de smart working y su principal diferencia con el teletrabajo, veamos sus principales características.

Trabajo a distancia

El smart working solo se puede entender como trabajo a distancia, puesto que su principal característica es que el trabajador puede escoger desde dónde trabajar (siempre que la tecnología se lo permita).

Puede que estéis pensando que con el teletrabajo ya tenemos esa opción, pero lo cierto es que cuando el teletrabajo sigue el mismo modelo de organización del trabajo que en la oficina, lo que ocurre es que entendemos trabajo a distancia como poder trabajar desde casa.

Sin embargo, el smart working, como hemos dicho, va más allá y entiende el teletrabajo como trabajar desde donde le apetezca al trabajador; puede ser un espacio de coworking, una habitación de hotel, una playa o una casa rural. Siempre que disponga de conexión a Internet y de un ordenador (y el resto de dispositivos móviles que pueda necesitar), podrá tener su «oficina» allí donde quiera.

El smart working hace válido el concepto de trabajadores nómadas, personas que cambian de lugar de residencia (sea por el motivo que sea), pero sin cambiar la compañía para la que trabajan.

Movilidad

Muy relacionado con el punto anterior, el smart working permite que el trabajador cambie el sitio desde que trabaja cuando quiera, incluso puede trabajar mientras viaja si así lo quiere, o cambiar de ubicación durante un mismo día.

Libertad y flexibilidad de horarios

Como hemos dicho, el smart working se basa en un modelo de trabajo por objetivos, esto permite al trabajador poder decidir qué horas dedica al trabajo y cuándo. Es decir el smart working permite tener libertad y flexibilidad horaria, sin necesidad de cumplir un horario determinado, ya que la productividad se mide en función de si los objetivos marcados se han alcanzado o no en el tiempo establecido para ello.

Evidentemente, esto implica que el trabajador tenga una buena disciplina y sea capaz de mantener la concentración durante el tiempo que dedique a trabajar, evitando cualquier distracción. Pero bien gestionada, implica disponer de manera completamente libre de su tiempo.

Empleo de nuevas tecnologías

Para hacer posible el smart working, es imprescindible contar con herramientas basadas en las nuevas tecnologías. No solo hablamos de una buena conexión a Internet y un ordenador, sino también de software adecuados para poder comunicarse con la empresa, otros compañeros y poder acceder a los recursos necesarios para que el trabajador pueda desempeñar todas sus funciones. Es decir, poder «trabajar en la nube».

Lo ideal sería que la empresa aportará todas estas herramientas, pero se puede recurrir a una política BYOD (bring your own device), en la que el trabajador aporta sus propios dispositivos personales para trabajar.

En cualquier caso, para poder implantar el smart working en la empresa, es necesario que esta se haya digitalizado.

smart working

Ventajas y desventajas del smart working

En 2020 el smart working no era un concepto desconocido, puesto que es un modelo de trabajo que ya había empezado a practicarse en otros países desde hacía unos años, especialmente en algunas empresas del sector tecnológico y digital, pero a raíz del Covid-19 y la implantación «forzosa» del teletrabajo en todo el mundo y un nivel mucho más extendido, ha sido el año en el que ha empezado a considerarse como una nueva forma de entender el trabajo a distancia.

Sin embargo, como todo, el smart working tiene tanto ventajas, que lo convierten en un  modelo de trabajo muy apetecible para determinados perfiles profesionales y empresas, como desventajas relacionadas con la disciplina, la confianza y diferentes trabajos.

Entre las ventajas tenemos la clara mejora en la conciliación familiar y personal de los trabajadores que adoptan el smart working; al poder decidir qué horas trabajan al día y cuándo, les permite conciliar mejor la vida familiar y disponer de tiempo libre en sus términos. Evidentemente, esto implica que durante las horas que se dediquen al trabajo, se debe ser realmente productivo para poder alcanzar el objetivo propuesto.

Una mejor gestión del tiempo dedicado al trabajo y al ocio, suele implicar trabajadores más felices y satisfechos. Algo que también se logra cuando no se obliga a acudir a la oficina para trabajar, permitiendo que el trabajador escoja libremente el sitio desde donde desempeñar sus funciones (con las únicas limitaciones de la tecnología). Esto a su vez fomenta una mejor productividad y una mayor retención del talento.

Al poder trabajar desde cualquier sitio, la empresa puede ampliar su búsqueda de talento a cualquier lugar del mundo y a cualquier tipo de trabajador (para el smart working, las discapacidades físicas no son un obstáculo).

Otra ventaja para la empresa es la reducción de ciertos costes, como dietas, alquileres de oficinas, transporte, etc.

Entre las desventajas, la principal y más evidente es que el smart working no puede aplicarse a todo tipo de trabajo, por ejemplo, no es posible en trabajos relacionados con la atención al cliente, el comercio, la construcción, el turismo, etc.

Al permitir una flexibilidad horaria total, donde es obligatorio fichar en el trabajo (como en España) puede presentar algunos problemas, puesto que la legislación establece la medición de la jornada laboral y sería necesario contar con una herramienta adecuada para fichar en remoto y controlar las horas totales trabajadas a final de mes.

Otro problema es que, como hemos dicho, es un modelo de trabajo que exige concentración absoluta mientras se está trabajando y al poder trabajar desde cualquier ubicación, el trabajador está más expuesto a diferentes tipos de distracciones, que pueden mermar su productividad durante las horas de trabajo que se ha marcado.

El smart working también puede conducir al aislamiento, puesto que se puede llegar a perder el contacto con el resto de compañeros. Aunque aplicando políticas adecuadas de comunicación, este problema se puede solventar.

¿Cómo implantar el smart working en la empresa?

Ahora que ya sabemos mejor en qué consiste, ¿cómo implantar el smart working en la empresa?

Lo primero que se necesita es un cambio de mentalidad y pasar del modelo de trabajo por horas al modelo de trabajo por objetivos, de otra forma, lo único que estaremos desempeñando será el teletrabajo.

Tanto el empresario como los empleados deben entender que no se trata de dedicar 8 horas al día sentados delante del ordenador, sino que se dan unos objetivos que cumplir (por ejemplo, a la semana o al mes) y que la forma y el cuándo se cumplen esos objetivos depende completamente de cómo quiera gestionar su tiempo el trabajador.

Por supuesto, lo siguiente es contar con las herramientas necesarias para poder trabajar en remoto; hablamos de conexión a Internet de calidad, ordenadores, software para trabajar en la nube, software para que trabajadores y equipos se comuniquen de forma rápida y fácil y todo ello sin olvidarnos de la ciberseguridad.

Aunque el smart working tiene mucho que ver con el trabajo a distancia, también se puede practicar dentro de los espacios de la propia empresa. En ese sentido, hay compañías que están rediseñando sus espacios de trabajo para cambiar también el modelo de trabajo. Espacios donde se fomenta el intercambio de ideas, el trabajo en equipo y la propia movilidad dentro de la oficina.

Pero sobre todo, el smart working consiste en dar autonomía al trabajador para que desempeñe sus funciones de la forma en que mejor determine él, manteniendo presente que el fin es alcanzar los objetivos propuestos y no cumplir con un horario de 9 a 18.

Algunos ejemplos de smart working adoptados por empresas los tenemos en Vodafone, Microsoft o la española Endesa.

El papel de la ciberseguridad en el smart working

De la misma forma que la ciberseguridad es parte esencial del protocolo de teletrabajo en la empresa, para evitar brechas de seguridad que pongan en peligro la continuidad del trabajo y la información y confidencialidad de la empresa, en el smart working también debe ser un pilar fundamental. Sobre todo teniendo en cuenta que habrá trabajadores que desempeñen su trabajo en lugares públicos.

Es imprescindible que los trabajadores estén no solo concienciados en materia de ciberseguridad, sino que también sepan usar las herramientas que la posibilitan, como las VPN, y sigan las normas de seguridad establecidas por la empresa para evitar ser víctimas de ciberataques que acaben provocando filtración de información y posibles pérdidas económicas y de reputación para la compañía.

El smart working en España

El smart working en España aún tiene camino que recorrer, podemos encontrarlo en algunas empresas grandes (como las que hemos citado antes) y startups del ámbito tecnológico, pero lo cierto es que todavía no es un modelo que se haya asentado aquí.

Una de las razones está en el propio teletrabajo, una de las características que define al smart working, que en España, hasta que no irrumpió el Covid, era una práctica muy minoritaria, con muy pocas empresas ofreciendo esta modalidad de trabajo.

Y es que el presentismo todavía (incluso un año después de la implantación del teletrabajo en cientos de empresas) tiene mucho peso en España. Además, todavía hay empresarios que desconfían de esta modalidad, al entender que si no se supervisa al trabajador, este no cumplirá con sus funciones. Sin embargo, sabemos que no es así y la productividad no ha disminuido precisamente con el teletrabajo, aumentando notablemente en muchos casos.

Por otro lado, el modelo de trabajo por objetivos tampoco está muy extendido en España y cambiar esta mentalidad es complicado, ya que se trata de entender que trabajar 5 horas es tan válido como trabajar 8, si al final se consiguen alcanzar los objetivos propuestos en el plazo dado.

Pero de la misma forma que el teletrabajo parece haber llegado para quedarse en algunas empresas españolas, puede que el smart working no tarde en convertirse en el nuevo modelo al que aspirar, al menos en los trabajos que permiten adoptarlo.