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Flexibilidad horaria en el trabajo. Ventajas y cómo implementarla

12 Mins read

El trabajo flexible está evolucionando rápidamente; se podría decir que se ha vuelto viral. Flexibilidad es el término general que se utiliza para describir cualquier rol que rompa la norma tradicional de una estructura rígida de 5 días por semana. En su esencia se encuentran las personas con una libertad potencialmente mayor sobre cuándo, dónde o cómo cumplir con sus roles particulares. ¿Qué es la flexibilidad horaria? ¿Cuáles son sus tipos? ¿Cómo implementar una jornada laboral flexible? Vamos a verlo aquí.

¿Qué se entiende por flexibilidad horaria en el trabajo?

Un horario de trabajo flexible permite a los empleados un nivel de autonomía para crear sus propios horarios y encontrar un equilibrio entre la vida laboral y personal que les funcione.

En lugar de una semana laboral tradicional de 40 horas, de nueve a cinco horas, un horario flexible permite a los empleados variar las horas en que comienzan y terminan su jornada laboral. Todavía hay una estructura para un horario de trabajo flexible: los empleados deben trabajar un cierto número de horas, o llegar a un acuerdo alternativo con su empleador con respecto a las horas de oficina frente al tiempo remoto.

La flexibilidad horaria en el trabajo depende de la cantidad de interdependencia requerida. Una enfermera que trabaja en el turno de la tarde tendrá problemas para ejercer flexibilidad, por ejemplo, si no puede encontrar otro empleado para cubrir su turno.

La flexibilidad horaria laboral también depende de la disponibilidad de los empleados para cubrir todos los aspectos del trabajo y todas las horas del día durante las cuales una empresa fabrica productos o sirve a los clientes.

Tipos de flexibilidad horaria

Existen diferentes tipos de flexibilidad horaria en el trabajo:

Teletrabajo o trabajo a distancia

Con este tipo de acuerdo de trabajo flexible, el empleador no dicta dónde se encuentra el empleado para hacer el trabajo. Obviamente, esto requiere el tipo de trabajo que se puede hacer desde cualquier lugar (generalmente con la ayuda de tecnología como VPN para acceder a los sistemas del empleador, videoconferencias para unirse a reuniones y dispositivos móviles para la portabilidad).

Una opción de trabajo remoto podría implementarse a tiempo completo, o podría implementarse durante un número específico de días por semana. De cualquier manera, los empleados obtienen el beneficio de reducir los costes de traslado y tienen la flexibilidad de trabajar desde donde estén ese día.

Semana laboral reducida a través de un horario de trabajo comprimido 

Este tipo de arreglo flexible permite a los empleados tener períodos más largos consecutivos fuera del trabajo, y esa flexibilidad puede ser beneficiosa para muchos. Funciona al comprimir las horas de trabajo en menos días, como permitir que las personas trabajen cuatro días hábiles de 10 horas seguidas y luego se tomen 3 días de descanso. Esto podría permitir a los empleados tener más tiempo para actividades personales o para ahorrar dinero en costes de traslado y / o cuidado de niños.

Horas de trabajo ajustadas

Este tipo de flexibilidad implica permitir que los empleados modifiquen sus horas de trabajo (generalmente dentro de las opciones especificadas) para satisfacer mejor sus necesidades.

Por ejemplo, un empleador puede permitir que los empleados comiencen su jornada laboral de 8 horas en cualquier momento entre las 6 am y las 9 am para acomodar a aquellos que tienen otras actividades que deben realizarse en la mañana. O pueden permitir que los empleados se tomen un tiempo libre durante la jornada laboral para atender sus necesidades personales sin penalización, siempre que completen el número requerido de horas acordadas para el día o la semana.

O el empleador puede tener múltiples opciones de programación establecidas (generalmente hechas para garantizar la cobertura durante momentos específicos), pero aún así permitir que los empleados elijan cuál de las opciones de programación se adapta mejor a sus necesidades.

Otra opción para los empleadores es permitir que el trabajo se realice en cualquier momento que se adapte al empleado,

Trabajo a tiempo parcial 

El trabajo a tiempo parcial puede ser un beneficio para las personas que preferirían trabajar menos horas totales en una semana laboral. Esto es especialmente cierto si un empleador opta por ofrecer a los empleados a tiempo parcial algunos o todos los beneficios que están disponibles para los empleados a tiempo completo (ya que la pérdida de beneficios es una de las principales razones por las que muchas personas no buscan trabajo a tiempo parcial).

El trabajo compartido

Aunque quizás sea menos común que algunas de las otras opciones en esta lista, compartir el trabajo es otra vía para permitir cierta flexibilidad en los horarios de los empleados.

Como su nombre lo indica, aquí es donde se comparte un solo trabajo a tiempo completo entre dos o más empleados. Los detalles se pueden resolver de forma individual, pero cada persona solo trabaja una parte de la semana laboral.

En la práctica, esto da como resultado una situación similar a la de tener un trabajo a tiempo parcial, pero en algunos casos hay beneficios adicionales para el empleador, como la capacidad de tener cobertura incorporada para cuando una de las personas está fuera del trabajo.

Sin embargo, la administración y la imparcialidad para cada empleado pueden ser más difíciles de administrar, ya que ambos empleados deben ser responsables de la misma carga de trabajo.

Flexibilidad de vacaciones

Los titulares siguen apareciendo para recordarnos que más organizaciones están probando la idea de un tiempo de vacaciones ilimitado. Este tipo de acuerdo generalmente se establece con requisitos específicos que deben cumplirse antes de que se puedan tomar vacaciones, como ser atrapado en el trabajo o tener un plan de continuación para el trabajo en curso.

Por lo general, la organización necesitará tener una cultura que recompense a los empleados por hacer bien su trabajo, independientemente de cuántas horas el individuo esté en el lugar de trabajo.

Ventajas de tener un horario flexible

Hay beneficios tanto para los empleadores como para los empleados cuando se utilizan acuerdos de trabajo flexibles.

Por ejemplo, con horarios de inicio de trabajo escalonados, el empleador puede beneficiarse de tener empleados que trabajan durante una mayor parte del día, por lo que están disponibles para los clientes durante más tiempo. Los empleadores también pueden beneficiarse de una mayor satisfacción laboral de los empleados, menos agotamiento y una menor rotación que puede resultar.

Otras ventajas del horario flexible son:

  • Conciliación laboral y familiar. Si haces tus propios horarios, puedes asegurarte de que esos horarios se adapten a las exigencias de tu vida familiar y social. Un horario flexible puede contribuir en gran medida a mantener un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida y proteger relaciones importantes en tu vida.
  • Puedes disfrutar del cuidado personal. Puede sonar extraño, pero tener la opción de poner ocasionalmente tus necesidades personales antes del trabajo puede ayudarte a encontrar más alegría durante todo el día. El cuidado personal puede ser cualquier cosa, desde una clase de ciclismo al mediodía hasta encontrar tiempo para meditar en el parque, cualquier cosa que te haga sentir mejor capaz de abordar tus responsabilidades con una mente clara.
  • Tus empleados pueden perseguir pasiones fuera del trabajo. Hay algunas razones por las que es importante dar a los empleados la libertad de perseguir otras pasiones. Primero, la pasión puede alentar ideas innovadoras. Cuanto más completos sean tus empleados, más probable es que apliquen soluciones no convencionales a los problemas de tu empresa. Además, como se mencionó anteriormente, los empleados más felices son más productivos. Y, tercero, si tus empleados pueden encontrar puntos de venta fuera del trabajo para perseguir sus pasiones, es menos probable que se sientan insatisfechos en su función actual.
  • Tus empleados pueden trabajar siempre que sean más productivos. No todos los empleados serán productivos al mismo tiempo. La flexibilidad les permite convertirse en mejores trabajadores: lograrán todo durante las horas que quieran y no se sentirán agotados al sentarse en sus escritorios durante los momentos en que no sean productivos.
  • Los empleados pueden evitar las horas pico. La satisfacción con el modo de viaje se asocia con mayores probabilidades de sentirse energizado y ser puntual, y la tensión del viaje diario puede afectar negativamente el rendimiento en el trabajo.
  • Da a los empleados un sentido de autonomía. A las personas les gusta controlar sus horarios: les permite sentirse totalmente a cargo de su trabajo y su vida personal, y les hace sentir que su compañía confía en ellos.
  • Puedes reclutar y retener mejores talentos. Se ha demostrado que los horarios flexibles aumentan la productividad de los empleados y la moral general. En última instancia, puedes utilizar los beneficios de un horario flexible de trabajo para contratar mejores talentos.

¿Cómo implantar una jornada laboral flexible?

¿Te estás preparando para implementar un horario flexible en el trabajo? Esto es lo que debes hacer.

Crear una política de horario laboral flexible

Una vez que hayas creado tu política, compártela con tus empleados. Esto establece un proceso claro sobre qué tan flexible será el trabajo dentro de la organización. Compártelo en todo el negocio para que todos sepan cuáles son las opciones.

Documentar términos de trabajo flexibles

Guarda los términos de trabajo acordados con los empleados individuales. Usa un sistema de almacenamiento basado en la nube para que sean fáciles de acceder y revisar.

Guía a tu personal

Define los roles y responsabilidades que tienen los empleados, los gerentes de línea y los recursos humanos para que la iniciativa de trabajo flexible en tu empresa sea un éxito. ¿Los empleados necesitan comprometerse con las horas centrales? ¿Cómo deben adaptarse los gerentes?

Evalúa el soporte de tu gerente

Revisa el nivel actual de soporte que tienen tus gerentes. ¿Necesitan más? Una repulsa a apoyar el trabajo flexible puede deberse a que los gerentes temen que tendrán que retomar el trabajo que los nuevos trabajadores flexibles no cubren.

Comunicar cambios claramente

No dejes que los chismes se hagan cargo. Comunícate de manera clara y consistente a través de todos los canales disponibles y apropiados. Utiliza reuniones de información en toda la empresa, carteles en la zona de descanso … no basta con dejarlo a los correos electrónicos.

Medir el desempeño de los empleados

El trabajo flexible es mejor cuando los empleados se miden en la producción en lugar de las horas. Asegúrate de que tus evaluaciones de desempeño, capacitación y salarios se basen en el valor que cada empleado aporta a tu organización.

Escucha a tu gente

Estate atento a la cultura de la empresa. Un horario laboral flexible puede mejorar la cultura de su empresa , pero solo si lo manejas bien.

Tómate el tiempo para escuchar a un grupo representativo de empleados para comprender cómo les afecta el cambio en las horas de trabajo. Si afecta negativamente a grupos de personas, ¿qué puedes hacer para crear un entorno de trabajo más saludable y completo?

La flexibilidad es clave

Al probar patrones de trabajo flexibles antes de comprometerse con ellos, les da a todos la oportunidad de probarlos por tamaño.

Luego puedes revisar y adaptar según lo que aprendas. Recuerda que lo que funciona en un departamento puede no funcionar en otro, así que prepárate para ser … flexible.

Revisa el proceso

Establece un sistema para rastrear y evaluar la introducción de horarios de trabajo flexibles. La retención, el número de solicitantes, el compromiso y la productividad son un buen lugar para comenzar.

¿Qué dice la ley sobre los horarios de trabajo flexibles?

En mayo de 2019 entró en vigor la obligatoriedad de fichar en la entrada y salida del trabajo. También se estableció la posibilidad de solicitar una adaptación de la jornada laboral por los trabajadores, la flexibilidad horaria y el teletrabajo sin tener que reducirse el sueldo ni las horas de trabajo.

En la práctica, la flexibilidad horaria es más utilizada por los funcionarios pero cada vez se extiende más a otros sectores.

Por otro lado, está el Real Decreto 6/2019 de medidas urgentes para la garantía de igualdad de oportunidades entre hombres y mujeres en el empleo, aprobado en marzo de 2019.

Y el Estatuto de los Trabajadores también reconoce el derecho a solicitar la flexibilidad horaria en el trabajo en el artículo 34.

La jornada laboral de cuatro días

Es posible que ya conozcas a alguien que trabaja horas comprimidas y, como tal, trabaja a tiempo completo 35 horas durante 4 días. Una semana laboral de cuatro días no es un horario de trabajo comprimido, sino horas reducidas. Entonces, el empleado trabajaría alrededor de 28 horas durante cuatro días y tendría un fin de semana de tres días.

Una semana laboral de 4 días puede parecer una idea radical, pero hemos reducido gradualmente la cantidad de horas trabajadas dentro de una semana laboral típica desde fines del siglo XIX. En 1890, un empleado a tiempo completo dentro de una planta de fabricación trabajaba un promedio de 100 horas a la semana. A mediados del siglo XX, los empleados de fabricación solo trabajaban 40 horas a la semana. Reducir nuestra actual semana laboral a 28 horas no es tan radical.

Una jornada laboral de 4 días es un concepto relativamente nuevo, debido en gran parte a los recientes avances tecnológicos. Sin embargo, algunas compañías ya están probando la idea con resultados prometedores tanto para los empleados como para los empleadores.

Los empleados con exceso de trabajo son en realidad menos productivos que los empleados que trabajan una semana laboral normal. La jornada laboral de 4 días incrementa la productividad de los empleados y reduce el estrés. Los empleados tienen menos probabilidades de estar estresados ​​o de coger una baja por enfermedad, ya que tienen mucho tiempo para descansar y recuperarse. Como resultado, regresan al trabajo sintiéndose listos para asumir nuevos desafíos.

Una semana laboral de 4 días promovería un lugar de trabajo equitativo ya que los empleados podrían pasar más tiempo con sus familias y hacer malabares con los compromisos de cuidado y trabajo.

¿Cómo ha afectado el Coronavirus a la flexibilidad de horarios?

A medida que las oficinas se vuelven a abrir gradualmente después del bloqueo del coronavirus, más empleadores buscan nuevas formas de trabajo.

Las políticas de trabajo flexibles se adaptan al personal que está ansioso por regresar a las oficinas y, al mismo tiempo, brindan un respiro a las empresas a medida que introducen nuevas medidas de distanciamiento social.

Tanto el teletrabajo como las semanas laborales más cortas han sido aplaudidos por expertos en recursos humanos como una alternativa al regreso masivo a las oficinas.

Una creciente lista de líderes empresariales está agregando su peso al trabajo desde casa y arreglos de trabajo más flexibles, ayudados por plataformas tecnológicas y de videoconferencia como Zoom y Google Meet. La necesidad de flexibilidad horaria por Covid-19 ha hecho que los empleadores se alejen del pensamiento tradicional de que la productividad depende de las horas establecidas dentro de un entorno de oficina.

Ejemplos de empresas con flexibilidad horaria

Los grandes gigantes tecnológicos dominan cuando se trata de extender los arreglos de trabajo flexibles a largo plazo:

  • Amazon: dar a los empleados la opción de trabajar desde casa hasta al menos octubre
  • Barclays: 70,000 empleados trabajan actualmente desde su casa. Una gran oficina en la ciudad “puede ser cosa del pasado”.
  • Facebook: extender el trabajo desde casa hasta finales de 2020, como parte de un cambio a largo plazo hacia un trabajo más remoto
  • Google: ha extendido su trabajo desde casa hasta fin de año
  • Mastercard: dice que la mayoría de sus empleados pueden trabajar desde casa hasta que estén “listos” para regresar. También busca consolidar oficinas globales
  • Microsoft: el trabajo desde casa se extendió hasta octubre para la mayoría de los empleados
  • Spotify: su fuerza laboral de más de 4,000 puede trabajar desde casa por el resto del año
  • Twitter: ha ofrecido al personal la opción de trabajar desde casa permanentemente

Podemos indicar, por tanto, que la flexibilidad horaria tras el coronavirus se va a imponer en las empresas.

Como trabajador, ¿puedo solicitar flexibilidad horaria, cambio de turno o teletrabajo?

La respuesta es sí, cualquier trabajador que lo necesite puede solicitar un horario flexible, el teletrabajo o un cambio de turno sin excepciones. Pueden solicitarlo tanto los trabajadores con hijos menores como los que no tienen hijos, siempre que aleguen necesidades específicas.

No obstante, esas adaptaciones de la jornada laboral deben ser proporcionadas y razonables respecto a las necesidades de la empresa y de los empleados.

Este derecho está recogido en el Real Decreto-ley 6/2019, de medidas urgentes para la garantía de la igualdad de trato y de oportunidades entre mujeres y hombres en el empleo y la ocupación. Antes, para poder disfrutar de estos derechos era necesario que estuvieran recogidos en el acuerdo de flexibilidad horaria con la empresa o que se estableciera en la negociación colectiva.

Ese Real Decreto indica que debe ser en la negociación colectiva donde se establezca el mecanismo por el que los trabajadores pueden ejercer estos derechos frente a las empresas, de tal forma que se garanticen la no discriminación entre personas de uno y otro sexo.

Pero, si no se establece en la negociación colectiva, el trabajador puede también solicitar esa flexibilidad horaria por escrito, existiendo un plazo de un mes para negociarlo con la empresa. La empresa deberá aceptar la petición del trabajador, plantear una alternativa que facilite su necesidad de conciliación o denegar la solicitud.

En caso de denegarse esa solicitud, la empresa debe indicar razones objetivas que lo justifiquen y el trabajador dispone de la posibilidad de recurrir ante los tribunales.

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