Google Drive es una de las herramientas de cloud computing más utilizadas, en parte, porque cualquier persona o entidad con una cuenta de Google, tiene acceso a Drive y sus funciones, que entre otras cosas, permiten almacenar archivos en la nube, compartirlos con otros e incluso trabajar de manera colaborativa sobre ellos. Pero ¿hasta qué punto es seguro Google Drive? ¿Cómo se garantiza la privacidad en Google Drive de nuestros archivos? ¿Es posible configurar esas opciones de privacidad?
En las siguientes líneas responderemos a estas cuestiones relativas a la privacidad en Google Drive.
En este artículo hablamos de:
¿Cómo es la política de privacidad de Google Drive?
La privacidad en la nube, como es Google Drive, forma parte también de la privacidad en internet y aunque muchas veces confiamos en que la nube que hemos elegido respetará nuestra privacidad y mantendrá seguros los archivos que hemos subido a ella, siempre es recomendable, especialmente en entornos profesionales, revisar tanto la política de privacidad de la nube como sus condiciones de uso (sobre todo si vamos a subir archivos que contengan información sensible o datos personales).
En ese sentido, la política de privacidad de Google Drive nos remite a la política de privacidad de Google, aplicable a todos sus servicios, incluidos los servicios cloud, tanto para profesionales y empresas como para particulares y que en Europa está sometida a las obligaciones del RGPD. Así mismo, la propia Google nos asegura que los archivos que subamos a Google Drive solo nos pertenecen a nosotros y que no serán utilizados con fines publicitarios ni compartidos con terceros sin el consentimiento del usuario.
Ahora bien, Google también nos advierte de que escanean de manera automatizada todos los archivos que subimos a Drive para controlar que no se suban contenidos que violen sus Políticas del Programa o las leyes (como pueden ser contenidos maliciosos, contenidos que infrinjan la propiedad intelectual, contenidos de incitación al odio, spam o contenido sexualmente explícito, entre otros).
Si en estos escaneos se detecta contenido considerado contrario a las políticas de Google Drive o que infrinja la ley, este será revisado por personal humano experto y valorado para determinar si se deja el contenido tal y como está o se debe restringir el acceso a terceros, eliminarlo, expulsar al usuario de los servicios de Google o informar a las autoridades.
Cabe señalar que a través de los registros de Transparencia de acceso de Google, las cuentas de trabajo o de centros educativos (las que emplean Google Workspace) pueden comprobar los accesos realizados por Google a su contenido en Drive.
Por lo tanto, si queremos saber cómo protege nuestra privacidad Google Drive, debemos revisar la política de privacidad de Google (lo que también se aplica a la privacidad en Google Fotos o cualquiera de los servicios de Google).
¿Quién puede ver lo que tengo en Google Drive?
Hasta ahora hemos hablado de la privacidad en Google Drive desde un punto de vista general y relacionado con la protección de datos, pero ¿qué ocurre con la privacidad de una carpeta en Google Drive?, ¿quién puede ver los archivos que subimos a nuestra unidad de almacenamiento en la nube?
La respuesta la hemos adelantado un poco más arriba, en principio, solo nosotros podemos ver los archivos que hemos subido a Google Drive, nadie más tendría acceso a ellos, salvo en el caso que ya hemos mencionado sobre Google y su escaneo de archivos subidos a Drive para evitar que se almacene o comparta contenido contrario a sus políticas y condiciones o contenido ilícito.
Ahora bien, Google Drive nos permite configurar los archivos que hemos subido para que terceros puedan acceder a ellos. En el caso de cuentas de trabajo o centros educativos, estos accesos debe autorizarlos la cuenta que figure como administrador.
¿Cómo configurar la privacidad de Google Drive?
Como hemos dicho, nuestra unidad de almacenamiento en Google Drive es privada, es decir, solo nosotros tenemos acceso a ella, pero tenemos la posibilidad de compartir los archivos que subimos a ella (no así las carpetas que creemos, pero sí los archivos individuales que la forman).
Por defecto, los archivos que subamos o creemos en las aplicaciones de Google Drive (como documentos y hojas de cálculo) son privados y debemos ser nosotros quienes configuremos quién puede tener acceso a ellos y qué tipo de acceso, ya que Drive distingue tres tipos de roles:
- Lector: Las personas con acceso pueden leer o ver el archivo.
- Comentador: Las personas con acceso pueden añadir comentarios.
- Editor: Las personas con acceso pueden editar el archivo.
Para compartir un archivo en Google Drive, basta con seguir estos pasos (que podemos hacer tanto desde el propio archivo como desde el menú de «Mi unidad»):
- Accedemos a la opción de «Compartir».
- En el recuerdo que aparece podemos introducir las personas con las que queremos compartir (nombre de usuario, dirección de correo, incluso grupos).
- También podremos crear un acceso general, estableciendo el rol que queramos dar a quienes accedan al archivo, para lo que se genera un enlace que debemos copiar y compartir.
- Y pulsamos en «Hecho».
Cabe señalar que en cualquier momento podemos saber con quién estamos compartiendo un archivo, así como restringirlo o dejar de compartirlo, accediendo de la a través de la opción «Compartir».
Así mismo, desde la ventana de «Compartir», si pulsamos en la rueda dentada (opciones) podemos configurar si los editores pueden cambiar permisos y compartir el archivo, así como si los lectores y comentadores pueden descargar, imprimir y copiar el archivo. Por defecto, estas opciones están activadas, por lo que si queremos restringirlas, es necesario desmarcarlas.
¿Es seguro usar Google Drive para guardar archivos?
Finalmente, ¿es seguro subir nuestros archivos a Google Drive? La aplicación cifra los archivos en tránsito y en reposo (con un cifrado SSL / TSL de 256 bits y un cifrado AES de 128 bits respectivamente), por lo que en principio y del lado del servidor, sí, nuestros archivos estarían seguros en Google Drive.
Sin embargo, esto no quiere decir que no debamos tomar precauciones extra para mejorar dicha seguridad, como por ejemplo utilizar una contraseña robusta y segura para nuestra cuenta de Google, activar la autenticación en dos pasos y las opciones de recuperación de la cuenta, tener cuidado con otras aplicaciones o extensiones que podamos usar y tengan acceso a Drive, no conectarnos a este servicio a través de redes WiFi públicas e incluso, si queremos tener un plus de seguridad y privacidad, cifrar los archivos antes de subirlos.
Así mismo, también es recomendable guardar una copia de seguridad offline de los archivos que hayamos subido a Google Drive.