El KYC o Know Your Customer es una práctica cada vez más extendida entre diferentes tipos de empresas, en gran medida porque hay leyes que obligan a ponerlo en marcha, pero ¿qué es el KYC?, ¿para qué sirve?, ¿qué leyes lo regulan?, ¿están las empresas obligadas a llevar a cabo procedimientos Know Your Customer?
En este artículo hablamos de:
¿Qué es Know Your Customer (KYC)?
El Know Your Customer («Conoce a tu cliente» en español) es la práctica que emplean diferentes tipos de empresas, aunque principalmente bancos y otras entidades de tipo financiero, para comprobar y conocer a fondo la identidad de sus clientes antes de convertirlos en sus clientes. Es decir, es un proceso para comprobar que una persona o una empresa es quién dice ser realmente, para lo que se debe analizar toda la información relativa y pertinente a su identidad.
Pero el KYC va mucho más allá que rellenar un formulario y aportar documentos, también implica procesos de monitorización posteriores y la actualización de toda la información aportada al comienzo de la relación entre el cliente y la empresa, para seguir comprobando la legitimidad del primero.
El KYC consiste en un procedimiento con el que las entidades pueden identificar y verificar la identidad de sus clientes potenciales.
El KYC bancario es quizás el más conocido, puesto que el sector financiero viene estando obligado a comprobar la identidad de sus clientes desde hace varios años para cumplir con normativas como la AMLD y la eIDAS europeas, pero, como veremos más adelante, los bancos no son las únicas compañías en las que se usan las herramientas del Know Your Customer.
¿Para qué sirve el procedimiento Know Your Customer?
El KYC no solo sirve para identificar a los potenciales clientes antes de entablar una relación comercial con ellos, sino que su finalidad también reside en evitar que una entidad establezca una relación comercial con un cliente con intenciones ilícitas. Especialmente, nos referimos a operaciones relacionadas con el blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y cualquier otra actividad relacionada con delitos financieros, fraude o corrupción.
Además, el Know Your Customer sirve también para proteger a la propia entidad, a sus clientes y, en última instancia, a la propia sociedad, puesto que gracias a este proceso las entidades pueden evitar hacer negocios con clientes de dudosa reputación y legitimidad. Por ejemplo, puede evitar que un banco facilite la financiación de un grupo terrorista o dedicado a la trata de personas.
Así mismo, podemos considerar el KYC como una herramienta más de los sistemas de compliance y de la due diligence.
Y dada la cantidad de información que se recopila durante este proceso, el KYC también se convierte en una valiosa fuente de información sobre los clientes de una entidad.
Regulación del KYC en España
El KYC en España está regulado por varias leyes:
- La Directiva AMLD (contra el blanqueo de capitales y la financiación del terrorismo), actualmente se encuentra en su quinta actualización y, entre otras, establece la obligación para los titulares de cuentas bancarias de identificarse por completo.
- El Reglamento (UE) 910/2014 o Reglamento eIDAS, que regula la identificación electrónica y, en el caso de los procesos KYC, la firma electrónica cualificada como método de identificación y verificación.
- La Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo, modificada por el Real Decreto-ley 7/2021 (con el que se transpone la Directiva 5AMLD al ordenamiento jurídico español)
- El RGPD y la LOPDGDD, cuando se trata de verificar la identidad de personas físicas.
¿Quiénes están obligados a aplicar el procedimiento KYC?
Como dijimos, el Know Your Customer se emplea principalmente en entidades bancarias o financieras, pero en los últimos años se ha extendido a otro tipo de compañías.
Además, con las últimas modificaciones de las leyes para la prevención del blanqueo de capitales, la financiación del terrorismo y el fraude, llevar a cabo un procedimiento de KYC es obligatorio para todas aquellas empresas pertenecientes a una industria regulada.
El artículo 2 de la Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales y Financiación del Terrorismo establece los sujetos obligados a comprobar y verificar la identidad de sus clientes y socios comerciales, entre ellos destacamos:
- Entidades de crédito
- Entidades aseguradoras
- Empresas de servicios de inversión
- Sociedades de garantía recíproca
- Entidades de dinero electrónico
- Personas dedicadas profesionalmente a la intermediación en la concesión de préstamos o créditos
- Promotores inmobiliarios
- Auditores de cuentas, contables externos, asesores fiscales
- Notarios y registradores de la propiedad, mercantiles y de bienes inmuebles
- Abogados, procuradores y otras profesionales independientes cuando participen de alguna manera en operaciones financieras o relacionadas con estas por cuenta de sus clientes
- Casinos de juego
- Personas que comercien profesionalmente con joyas, piedras o metales preciosos
- Proveedores de servicios de cambio de moneda virtual por moneda fiduciaria y custodia de monederos electrónicos
¿Cómo funciona el proceso KYC?
El KYC consiste, como decíamos, en un proceso de verificación de la identidad, por lo que principalmente consiste en la recopilación y análisis de información que sirva para comprobar la identidad de los clientes potenciales y, una vez que son clientes, para mantenerla actualizada.
No podemos hablar de un proceso estandarizado, porque cada sector y normativa establecen los mecanismos para llevar a cabo estas comprobaciones y verificaciones de la identidad. Pero, en general, un proceso KYC seguiría estos pasos principales:
- Recopilación de los documentos de identidad del cliente potencial (por ejemplo, DNI o NIF) y comprobación de los datos de identificación básicos. Este primer paso se suele realizar empleando un formulario KYC, que es un documento físico o digital que el cliente potencial deberá cumplimentar, aportando todos los datos e información que se le solicite en él.
- Se analiza y evalúa toda la información recopilada sobre el cliente potencial a través de un procedimiento de diligencia debida (o due diligence). Se trata de comprobar a fondo no solo que el cliente potencial es quién dice ser, sino también su actividad económica previa, su historial financiero, las operaciones que ha llevado a cabo, su solvencia, su nivel de riesgo, etc.
- Si el cliente potencial se convierte en cliente, el KYC no termina, sino que continúa monitoreando al cliente y actualizando su información durante todo el tiempo que dure la relación contractual.
Todo el proceso de KYC puede realizarse de manera manual o de forma digital, siendo esta última el método que se está imponiendo, por la reducción de tiempos y costes y por resultar más efectivo que el método manual. Así, por ejemplo, para acreditar la identidad de un cliente potencial se puede recurrir al reconocimiento facial si toda la operación se lleva a cabo de forma telemática.
Beneficios del Know Your Customer
Entre los beneficios que aportar el Know Your Customer a una entidad, destacamos:
- Cumplir con las leyes de prevención del blanqueo de capitales y financiación del terrorismo
- Prevenir el fraude
- Seguridad para la entidad y sus clientes
- Reducción del riesgo de operar con clientes bajo identidad falsa o sociedades fantasma
- Mejora la imagen y la reputación de la entidad, al mostrar su compromiso con las medidas antifraude