Cuánto tiempo hay que guardar los documentos particulares de una empresa o autónomo es, posiblemente, una de las dudas más recurrentes dentro de la gestión de un negocio, ya que hay que considerar varias normativas para determinar cuándo y de qué documentos podemos deshacernos. En este artículo veremos cuánto tiempo hay que guardar documentos en función de su tipo y la ley que le sea de aplicación.
En este artículo hablamos de:
¿Es necesario guardar todo tipo de documentos?
La respuesta es no, no es necesario guardar todo tipo de documentos en una empresa, solo aquellos donde una ley lo exija o por razones relacionadas con posibles reclamaciones (propias o de terceros) o por cuestiones de archivo.
En cualquier caso hay una serie de documentación que empresas y autónomos sí están obligados a conservar durante un plazo de tiempo determinado, no hacerlo puede ser motivo de sanciones en función de la normativa infringida (por ejemplo, no cumplir con un requerimiento de información de Hacienda, puede acarrear una sanción del 2% del volumen de facturación).
En general, y dejando a un lado el plazo de conservación de datos personales, que también puede afectar a la conservación de documentos, el tiempo que es necesario guardar determinados documentos se basa, como decíamos, en una obligación establecida en una ley o norma o en los plazos de prescripción de determinada documentación.
¿Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa?
Para poder responder a la pregunta de cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa, debemos, por un lado, tener en cuenta el tipo de documento (facturas, libros contables, nóminas, contratos, liquidación de impuestos, etc.) y, por otro lado, acudir, cómo ya adelantábamos en el punto anterior, a diferentes normativas que son de aplicación.
Las principales normativas que debemos tener en cuenta a la hora de fijar el tiempo para guardar los documentos de cualquier negocio son cuatro: mercantil, fiscal, prevención del blanqueo de capitales y laboral, aparte de otros plazos específicos, que también hemos incluido en este artículo.
Los plazos de conservación para documentos que veremos a continuación son aplicables tanto para los documentos en papel como para aquellos digitalizados (de hecho, en la medida de lo posible, es aconsejable hacer copias digitalizadas de aquella documentación que solo se posea en formato físico, ya que nos garantizará tener copias de la misma).
Normativa mercantil
Como norma general, el artículo 30 del Código de Comercio establece que:
Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
Este artículo es de aplicación no solo para la documentación contable (como los libros de cuentas), sino para todo documento justificativo de las operaciones realizadas en la empresa.
De manera que el plazo durante el que deben guardarse estos documentos es de 6 años a contar desde el último día de cada ejercicio (habitualmente, el 31 de diciembre), salvo que otra norma marque un plazo superior.
Aparte de este plazo, se recomienda conservar de forma indefinida los siguientes documentos:
- Libros oficiales de contabilidad
- Cuentas Anuales formadas
- Contratos a largo plazo
- Copias de seguridad digitalizadas de los registros contables
Normativa fiscal
En lo que respecta a la documentación fiscal, la Ley General Tributaria fija un plazo de prescripción de 4 años para las declaraciones de impuestos, que comienzan a computar desde la finalización del plazo de presentación de las declaraciones (teniendo en cuenta que el plazo puede interrumpirse si Hacienda lleva a cabo alguna acción que haya sido notificada o si el contribuyente realiza alguna reclamación o recurso).
Así mismo, la normativa fija un plazo de 10 años de prescripción para la comprobación de bases o cuotas compensadas o pendientes de compensación o de deducciones aplicadas o pendientes de aplicación (es decir, para las declaraciones que han salido negativas o a devolver).
En cualquier caso, se recomienda conservar cualquier documentación con trascendencia tributaria durante 6 años, porque Hacienda puede solicitarnos esta documentación como comprobación de la actividad de terceros en un proceso de inspección.
Normativa de prevención de blanqueo de capitales
La Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales establece, para los sujetos obligados por esta ley (entidades financieras, aseguradoras), a conservar toda la documentación relacionada con sus operaciones durante un período de 10 años.
Normativa laboral
Los plazos de prescripción que establece la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el orden social son:
- 3 años para las infracciones en el ámbito laboral
- 5 años para las infracciones relacionadas con la Seguridad Social
Por otro lado, también se fijan plazos específicos de conservación para los siguientes documentos:
- Contratos de trabajo: 4 años
- Registros de la jornada laboral: 4 años
- Documentos de afiliación, altas, bajas o variaciones: 5 años
- Documentos de cotización: 5 años
- Justificantes de pago de salarios: 5 años
Otros plazos
Aparte de los plazos de conservación que hemos visto en los puntos anteriores, existen otros plazos para determinada documentación:
- Facturas y otros comprobantes de inmovilizado (aquel que puede amortizarse a lo largo de varios ejercicios), así como otros gastos e ingresos que se imputen en la cuenta de pérdidas y ganancias: El plazo de prescripción se computa desde el ejercicio de la última amortización practicada.
- Préstamos: hasta que sean devueltos.
- Documentación relativa a bienes de inversión: hasta que se cumple el plazo de regularización del IVA (5, con carácter general, 10 años para terrenos y edificaciones).
Cabe señalar que para otros tipos de documentación también existen plazos establecidos por distintas leyes, es el caso, por ejemplo, respecto a cuánto tiempo se guarda un historial médico (que depende de la Ley de Autonomía del Paciente y de otras normas autonómicas relacionadas), o cuánto tiempo se guardan las grabaciones de seguridad (que depende de la normativa de protección de datos); como norma general, 5 años y 30 días respectivamente.
Tabla resumen
| Tipo de documentación | Plazo de conservación | Normativa |
|---|---|---|
| Mercantil y contable | 6 años | Código de Comercio |
| Fiscal – Impuestos | 4 años | Ley General Tributaria |
| Fiscal – Comprobación de bases o cuotas compensadas o deducciones | 10 años | Ley General Tributaria |
| Blanqueo de capitales – Operaciones | 10 años | Ley de Prevención de Blanqueo de Capitales |
| Infracciones laborales | 3 años | Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social |
| Infracciones Seguridad Social | 5 años | Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social |
| Contratos de trabajo | 4 años | Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social |
| Registros de la jornada laboral | 4 años | Estatuto de los Trabajadores |
| Documentos de afiliación, altas, bajas o variaciones | 5 años | Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social |
| Documentos de cotización | 5 años | Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social |
| Justificantes de pago de salarios | 5 años | Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social |
¿Cómo se deben guardar los documentos en la empresa?
Ahora que ya tenemos más claro durante cuánto tiempo hay que guardar los documentos en las empresas, veamos cómo deben conservarse estos.
Cómo ya hemos adelantado, es recomendable guardar una copia digital de aquellos documentos que solo tengamos en papel. Así mismo, los documentos deben conservarse de manera ordenada y en un lugar donde no puedan sufrir daños.
En caso de que los documentos a guardar tengan datos personales, deberemos asegurarnos que nadie que no esté autorizado, pueda acceder a ellos, aplicando para ello las medidas técnicas y organizativas necesarias (por ejemplo, para la documentación física, archivadores con llave).
¿Qué se debe hacer con los documentos finalizado el plazo de conservación?
Una vez finalizado el plazo de conservación establecido para cada tipo de documentación, debemos proceder a la destrucción de documentos; en el caso de documentación con datos personales o información documental, deberemos recurrir a la destrucción segura de documentos, bien realizándola nosotros mismos o bien contratando los servicios de una empresa especializada en la materia. En cualquier caso, la destrucción debe asegurar que los datos personales o la información confidencial no son legibles o pueden usarse por terceros.
Esperamos haber resuelto vuestras dudas sobre cuánto tiempo hay que guardar los documentos particulares de empresas y autónomos. En cualquier caso, y con carácter general, ante la ausencia de una norma específica, siempre debéis aplicar los 6 años establecidos en el Código de Comercio.