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Consejos

Cumplir la LOPD en la destrucción de documentos

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Toda empresa debe tener en cuenta la LOPDGDD así como el RGPD, a la hora de deshacerse de aquellos papeles que contengan cualquier información de carácter personal o confidencial, ya que no pueden “tirarlo a la basura”, el tratamiento de estos documentos conlleva tomar una serie de medidas previas.

FORMAS DE DESTRUCCIÓN

Existen distintas formas de realizar la destrucción de documentos:

  • La empresa puede contar con una trituradora de papel para llevar a cabo ella misma esta tarea de eliminación de documentos, pero aun así tiene que tener en cuenta la normativa ya que el tamaño de los papeles destruidos debe ser de nivel tres según lo establecido en la normativa europea DIN 32757.
  • Así mismo también pueden contratar estos servicios a una empresa externa, pero se debe tener cuidado, ya que con la situación de crisis que atraviesa nuestro país, muchas empresas que en sus orígenes no se dedicaban a la destrucción de documentos, ahora lo hacen. La competitividad de dichas empresas se basa únicamente en el precio, por lo que las empresas que subcontratan estos servicios buscan la manera mas económica de deshacerse de los documentos, ahora bien, no todas la empresas cumplen con la LOPD y se limitan simplemente a deshacerse de los documentos sin tener en cuenta normativa alguna. Si esto sucede, y los documentos aparecen de una forma legible, se le aplicará la sanción adecuada no solo a la empresa de destrucción de documentos, sino también a la empresa de la que provengan los mismos.
  • Como última forma de destrucción de documentos se encuentra la incineración de los mismos, de primeras puede resultar algo raro y poco habitual, pero algunas empresas, debido a su actividad económica, cuentan con los medios necesarios para realizar este tipo de destrucción de papel, por lo que les resulta mucho mas rentable y económico que contratar los servicios de otra empresa, y siguen cumpliendo con la ley.

SANCIONES

La Agencia Española de Protección de Datos, en cumplimiento con la ley, puede imponer una serie de sanciones por el incumplimiento de lo establecido en la misma. Así, las sanciones van desde el 2% del volumen de facturación anual total de la empresa en caso de infracciones graves, hasta el 4% de esa facturación anual total por infracciones graves. Esto le puede acarrear grandes problemas a la empresa con lo cual es mejor cumplir siempre con lo establecido.

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