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Ficha de datos personales de trabajadores: Qué es, modelo y cómo hacerla

Cualquier empresa que quiera llevar una correcta gestión de sus trabajadores, necesita crear por cada uno de ellos una ficha de datos personales; estas fichas son esenciales para tener centralizada en un solo lugar toda la información personal y relevante del trabajador. En este artículo explicamos qué es y cómo hacer una ficha de datos personales del trabajador, además de cómo gestionarlas de acuerdo a la normativa de protección de datos.

¿Qué es la ficha de datos personales del trabajador?

La ficha de datos personales del trabajador es un documento en el que están recogidos todos los datos relevantes de un empleado, desde sus datos identificativos, pasando por su formación e información laboral, hasta los datos de su contacto de emergencia.

En realidad, aunque hablamos de la ficha de datos personales como un único documento, se trata de un conjunto de documentos que permite tener toda la información relevante de un trabajador centralizada en un único lugar, lo que permite acceder a ella y gestionarla de manera más rápida y eficiente.

Así, las fichas de datos personales sirven para llevar el registro y posteriores actualizaciones de los datos de los trabajadores de una empresa, creando una base de datos de empleados que, generalmente, está encargado de gestionar el departamento de Recursos Humanos.

Gracias a esta base de datos, la empresa puede consultar de forma rápida cualquier información relativa a un trabajador y, lo que es más importante, poder rellenar documentación para enviarla a organizaciones o instituciones, tanto públicas como privadas, cuando sea necesario (por ejemplo, cuando se asciende a un empleado y es necesario informar a la Seguridad Social de un cambio en su grupo de cotización, o cuando en caso de accidente laboral, es necesario rellenar el correspondiente parte para la mutua).

El objetivo de las fichas de datos personales de los trabajadores es tener localizada y accesible la información que contienen. Además, al tenerlas centralizadas en un solo lugar y, sobre todo, a través de un software de recursos humanos, permite llevar una mejor gestión de las mismas, tanto a la hora de crearlas y actualizarlas como de usarlas.

¿Qué lleva una ficha de datos personales del trabajador?

Una ficha de empleado no se elabora simplemente a través de un formulario para recoger datos personales, sino que en ella se recoge y unifica, como hemos dicho, toda la información relevante del empleado, por lo que realmente lo que tenemos, por un lado, un registro de sus datos identificativos y, por otro lado, los documentos que configuran toda la información personal necesaria para la gestión del empleado (como el contrato, información fiscal, nóminas, formación, etc.).

Así, cualquier modelo de ficha de datos personales del trabajador contendrá la siguiente información, que podemos dividir en tres apartados generales:

  • Datos personales:
    • Nombre y apellidos
    • Fecha de nacimiento
    • DNI o NIE
    • Domicilio
    • Modo de contacto
    • Número de afiliación a la Seguridad Social
    • Cargo que ocupa en la empresa (donde se especifica categoría profesional, funciones y jerarquía)
    • Tipo de contrato
  • Datos académicos:
    • Formación reglada
    • Formación complementaria (tanto aquella realizada por iniciativa de la empresa como por iniciativa propia)
  • Contactos de emergencia:
    • Cada trabajador debe al menos tener asignado un contacto de emergencia, una persona a la que contactar en caso de accidente o cualquier otro tipo de emergencia. Debe contener nombre, vía de contacto (normalmente un número de teléfono) y rango de parentesco del contacto
  • Otra información:
    • Control horario
    • Ausencias
    • Vacaciones
    • Contrato
    • Póliza de seguro
    • Etc.

Cómo decíamos, se trata de mantener centralizada y accesible de manera rápida toda la información personal y laboral relativa a cada trabajador.

¿Cómo hacer una ficha de datos personales?

Siempre que contenga la información mínima que hemos citado en el punto anterior, no existe una forma estándar y oficial para hacer la ficha de datos personales, ya que en muchos casos depende del tamaño de la empresa y del número de empleados; así, podemos encontrarnos pequeñas empresas que recurren a un modelo de ficha de datos personales en Word o Excel, hasta empresas medianas y grandes que apuestan por usar un software para la gestión de recursos humanos, que permite crear y gestionar las fichas de datos personales de trabajadores de manera mucho más ágil y sin riesgo de pérdida de datos.

Para elaborar las fichas de datos personales de los trabajadores se debe, primero, reunir toda la información personal pertinente.

En segundo lugar, ordenaremos esa información y crearemos los diferentes apartados de la ficha.

Y, en tercer lugar, rellenaremos cada uno de los apartados de la ficha con la información correspondiente. Puesto que habrá documentos que formarán parte de la ficha de datos personales, estos deberán almacenarse en un archivo y vincularse dentro de la propia ficha (dependiendo del método utilizado, puede hacerse mediante un enlace, si la documentación se ha guardado en la nube, o con una referencia textual).

Así mismo, el soporte utilizado debe permitir la actualización de la ficha de datos personales cuando sea necesario cambiar la información contenida en ellas.

Cabe señalar que, si bien, las empresas pequeñas con pocos empleados (menos de 10), pueden apañarse con fichas de datos personales hechas y gestionadas en Excel, las empresas más grandes se beneficiarán del empleo de software de gestión de recursos humanos para elaborarlas y almacenarlas.

Estos software permiten no solo cumplimentar los datos personales de cada empleado, sino centralizar en una sola plataforma esa información y el resto de documentación de los empleados, de manera que no solo es más fácil encontrarla, sino también actualizarla minimizando posibles errores humanos (en Excel debemos introducir toda la información de manera manual cuando hay que hacer una actualización, con un software este proceso se automatiza y sincroniza en toda la base de datos).

ficha de datos personales

Modelo de ficha de datos personales del trabajador

A continuación os dejamos un modelo de ficha de datos personales del trabajador; se trata de una plantilla de Excel genérica, pero que podréis usar para elaborar las fichas de vuestros empleados por primera vez, si todavía no las habéis hecho y tenéis toda esa información dispersa en ordenadores y archivos físicos:

Nuestro consejo es que, aparte de las fichas en Excel, creéis un archivo de fichas y documentación de empleados en el ordenador, donde tengáis toda esta información centralizada y localizada.

Así mismo, es recomendable tener copia de este archivo en la nube (en un servicio de confianza) y otra copia de seguridad en una unidad externa, de manera que tengáis un respaldo en caso de un incidente que afecta a alguna de las copias. Esto obligará a tener actualizadas las tres copias (de ahí que optar por un software de gestión de recursos humanos se presente como una mejor opción a la hora de mantener al día y sincronizada la información de todos los trabajadores de la plantilla).

tarifas proteccion datos

¿Cómo gestionar las fichas de datos personales de trabajadores de acuerdo a la LOPD?

Dado que estamos hablando de datos personales, al gestionar las fichas de los trabajadores, las empresas deben también gestionar la protección de datos personales de los empleados. Esto implica no solo asegurar la seguridad de la información, sino también contar con la legitimación necesaria para tratar esos datos.

En este caso, el tratamiento de datos personales de los empleados por parte de la empresa encuentra su base jurídica en las siguientes bases legitimadores del RGPD:

  • Ejecución de un contrato
  • Cumplimiento de una obligación legal por parte del responsable del tratamiento
  • Interés legítimo del responsable del tratamiento

De manera que, aunque se debe incluir una cláusula de protección de datos en el contrato para informar a los trabajadores del tratamiento de sus datos, no será necesaria la autorización para el tratamiento de datos personales cuando ese tratamiento esté amparado por las citadas bases legitimadoras.

Cabe señalar que la ficha de datos personales de los empleados solo deberá contener aquella información personal relevante y necesaria para la empresa y sus obligaciones, es decir, que se debe aplicar el principio de minimización y solo registrar los datos estrictamente necesarios para el desarrollo de la relación contractual y las obligaciones legales de la empresa respecto a sus empleados y la administración (por ejemplo, los hobbies de tus empleados no son información relevante a incluir en la ficha).

Respecto a la seguridad de los datos, las fichas de datos personales de empleados idealmente deberían estar cifradas y a ellas solo debería tener acceso el menor número de personas posibles, esencialmente, los miembros de recursos humanos, que son los encargados de gestionar este tipo de documentación, otros empleados de la empresa no deberían poder acceder a ellas.

Cómo ya dijimos, si esta información se almacena y gestiona a través de la nube, deberemos recurrir a un servicio de confianza, que cumpla a su vez con la normativa de protección de datos y nos dé garantías respecto a la seguridad de la información. Además, con este servicio deberemos firmar un contrato de encargo de tratamiento si pueden llegar a tener acceso a los datos de los empleados.