Formularios para recogida de datos según la LOPD y RGPD

Los formularios de recogida de datos son una herramienta empleada por la mayoría de empresas o profesionales, ya que todos ellos, en algún momento, pueden necesitar recabar los datos personales de sus clientes o futuros clientes. Puesto que hablamos de datos personales, estos formularios deben cumplir con la LOPD y el RGPD, por lo que también son llamados formularios de protección de datos para clientes. En este artículo te explicamos cómo adaptar tu plantilla de recogida de datos para convertirla en un formulario de protección de datos para clientes o futuros clientes.

¿Qué es el formulario de protección de datos para clientes?

El formulario de protección de datos para clientes es una herramienta que se emplea en diferentes ámbitos, no solo las empresas o negocios recurren a este documento para obtener datos de contacto de futuros clientes o para comenzar la elaboración de un contrato o abrir una ficha de cliente, sino que otras entidades, tanto públicas como privadas, recurren a ellos para obtener datos personales con diferentes fines (suscripciones, estudios y encuestas, envío de comunicación comercial, etc.) y obtener el consentimiento de los interesados para poder usar esos datos para la finalidad especificada en el mismo.

Por lo tanto, el formulario de protección de datos para clientes es un formulario para la recogida de datos personales, así como del consentimiento explícito de los clientes para el tratamiento de sus datos con los fines que hayan sido descritos en el propio formulario o en el documento al que acompañe.

¿Para qué sirve el formulario de recogida de datos RGPD / LOPD?

Aparte de para recabar datos personales, el formulario de recogida de datos RGPD / LOPD sirve también, y cómo ya hemos adelantado, para recabar el consentimiento RGPD, puesto que el formulario debe incluir la aceptación del interesado para el tratamiento de sus datos (dicha aceptación debe suponer una acción positiva del interesado, como puede ser la firma o marca una casilla de aceptación del tratamiento).

Asimismo, el formulario de protección de datos para clientes también servirá como prueba de que se obtuvo el consentimiento explícito del interesado para el tratamiento de sus datos, por lo que es fundamental guardar o registrar estos formularios.

¿Qué datos personales se pueden solicitar en el formulario de protección de datos?

A través del formulario de protección de datos se pueden recoger todo tipo de datos personales (nombre, domicilio, email, número de teléfono, fecha de nacimiento, edad, datos bancarios, estudios, etc.), aunque si los datos solicitados pertenecen a categorías especiales de datos (art. 9 del RGPD), será necesario que exista una base jurídica que legitime al responsable del tratamiento para tratar dichos datos (art. 9.2 del RGPD), por ejemplo, un centro de salud puede recabar a través de un formulario nuestros datos de salud.

Cabe señalar, que, independiente del tipo o categoría de datos personales que se vayan a recabar y dónde se habilite el formulario (físico o electrónico), el formulario de recogida de datos siempre debe limitarse a solicitar aquellos datos personales que sean necesarios para cumplir con la finalidad planteada (aplicando el principio de minimización del RGPD). Es decir, que la cantidad de información personal que podemos recabar a través de un formulario de recogida de datos dependerá de para qué sean necesarios los datos (por ejemplo, para la realización de un contrato se necesitan más datos personales que para un formulario de contacto web).

¿Cómo deben ser los formularios de recogida de datos según la LOPD y el RGPD?

Para que el formulario de recogida de datos personales esté adaptado a la LOPD y el RGPD, debe cumplir con una serie de requisitos. Estos requisitos se aplican a todos los tipos de formularios de protección de datos para clientes, tanto si se hacen físicamente (rellenando documentos por escrito) como si se hacen de manera electrónica (cumplimentándolos online en una página o plataforma web).

• Se debe incluir un texto de protección de datos para el formulario (o texto de protección de datos para encuestas, si es el caso), con el que informaremos a los interesados de:
  • Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento
  • Finalidad del tratamiento
  • Base jurídica
  • Si se cederán los datos a terceros
  • El plazo de conservación de los datos
  • Vía para ejercer los derechos ARSULIPO
  • Casilla desmarcada para aceptar el tratamiento y/o espacio para la firma (consentimiento expreso)
  • Indicar dónde se puede acceder a la información detallada sobre la política de protección de datos o privacidad del responsable del tratamiento
• En el caso de los contratos, el texto de protección de datos del formulario debe distinguirse del resto del documento.
• Si los datos que se van a recoger a través del formulario tienen diferentes finalidades, deberá recabarse el consentimiento para cada una de ellas, utilizando varias casillas de aceptación para que las marque el interesado.

Modelo de plantilla para recogida de datos personales

Lo cierto es que no existe un único modelo de recogida de datos personales, puesto que tenemos libertad para crear la plantilla de recogida de datos personales que queramos usar en una nuestra empresa o negocio, en función de los datos personales que necesitemos recabar para la finalidad perseguida, aunque siempre teniendo presente el principio de minimización y solicitando aquellos datos personales que sean estrictamente necesarios (por ejemplo, para un formulario de suscripción al newsletter de tu blog solo necesitas un nombre y una dirección de email, pedir más datos sería desproporcionado).

A continuación os dejamos, a modo de ejemplo, un modelo de plantilla para la recogida de datos personales, que se puede emplear, por ejemplo, en una tienda online para captar nuevos clientes.

Esta plantilla de formulario de recogida de datos personales es solo un ejemplo, recuerda que todos tus formularios de recogida de datos personales LOPD / RGPD deben estar adaptados a la finalidad o finalidades del tratamiento que vayas a realizar.

Adapta tus formularios de recogida de datos personales a la LOPD y el RGPD con Atico34

Con la ayuda de Grupo Atico34 y su plataforma de gestión de protección de datos online, podrás elaborar y adaptar todos tus formularios de recogida de datos en unos minutos, de manera muy sencilla y siempre con la seguridad de que cumplen con la LOPD y el RGPD. Además, nuestro equipo de expertos resolverá cualquier duda que puedas tener respecto a los datos personales que puedes o no solicitar a través de tus formularios.