Formularios para recogida de datos según la LOPD y RGPD

Los formularios para recogida de datos son una herramienta a la que cualquier empresa o profesional puede tener que recurrir, en algún momento, para recabar los datos personales de sus clientes o futuros clientes. Dado que el formulario de recogida de datos de clientes es un tratamiento de datos personales, es necesario que este cumpla con la normativa; en este artículo te explicamos cómo adaptar el formulario de recogida de datos personales a la LOPD y el RGPD.

¿Qué datos personales se pueden solicitar en un formulario?

El formulario de recogida de datos es una herramienta que se emplea en diferentes ámbitos, no solo las empresas o negocios recurren a este documento para obtener datos de contacto de futuros clientes o para comenzar la elaboración de un contrato o abrir una ficha de cliente, sino que otras entidades, tanto públicas como privadas, recurren a ellos para obtener datos personales con diferentes fines (suscripciones, estudios y encuestas, envío de comunicación comercial, etc.).

En principio, a través de este tipo de formularios se pueden recoger todo tipo de datos personales (nombre, domicilio, email, número de teléfono, fecha de nacimiento, edad, datos bancarios, estudios, etc.), aunque si los datos solicitados pertenecen a categorías especiales de datos (art. 9 del RGPD), será necesario que exista una base jurídica que legitime al responsable del tratamiento para tratar dichos datos (art. 9.2 del RGPD), por ejemplo, un centro de salud puede recabar a través de un formulario nuestros datos de salud.

Cabe señalar, que, independiente del tipo o categoría de datos personales que se vayan a recabar y dónde se habilite el formulario (físico o electrónico), el formulario de recogida de datos siempre debe limitarse a solicitar aquellos datos personales que sean necesarios para cumplir con la finalidad planteada (aplicando el principio de minimización del RGPD). Es decir, que la cantidad de información personal que podemos recabar a través de un formulario de recogida de datos dependerá de para qué sean necesarios los datos (por ejemplo, para la realización de un contrato se necesitan más datos personales que para un formulario de contacto web).

¿Para qué sirve el formulario de recogida de datos RGPD / LOPD?

Aparte de su función de recogida de datos, el formulario de recogida de datos RGPD / LOPD también sirve para recabar el consentimiento RGPD, puesto que, como veremos en el siguiente punto, este documento debe incluir la aceptación del interesado (el titular de los datos) para el tratamiento de sus datos.

Así mismo, el formulario RGPD / LOPD, siempre que se guarde o archive o registre, servirá como prueba de que se obtuvo el consentimiento expreso del interesado para el tratamiento de sus datos.

¿Cómo deben ser los formularios de recogida de datos según la LOPD y el RGPD?

Para que el formulario de recogida de datos personales esté adaptado a la LOPD y el RGPD, debe cumplir con una serie de requisitos. Estos requisitos se aplican a todos los tipos de formularios que se empleen para recoger datos personales, tanto si se hacen físicamente (rellenando documentos por escrito) como si se hacen de manera electrónica (cumplimentándolos online en una página o plataforma web).

• Se debe incluir un texto de protección de datos para el formulario (o texto de protección de datos para encuestas, si es el caso), con el que informaremos a los interesados de:
  • Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento
  • Finalidad del tratamiento
  • Base jurídica
  • Si se cederán los datos a terceros
  • El plazo de conservación de los datos
  • Vía para ejercer los derechos ARSULIPO
  • Casilla desmarcada para aceptar el tratamiento y/o espacio para la firma (consentimiento expreso)
  • Indicar dónde se puede acceder a la información detallada sobre la política de protección de datos o privacidad del responsable del tratamiento
• En el caso de los contratos, el texto de protección de datos del formulario debe distinguirse del resto del documento.
• Si los datos que se van a recoger a través del formulario tienen diferentes finalidades, deberá recabarse el consentimiento para cada una de ellas, utilizando varias casillas de aceptación para que las marque el interesado.

Plantilla de formulario de recogida de datos personales

Lo cierto es que no existe una única plantilla de recogida de datos personales, puesto que tenemos libertad para crear las queramos emplear para nuestra entidad, en función de los datos personales que necesitemos recabar para la finalidad perseguida, aunque siempre teniendo presente el principio de minimización y solicitando aquellos datos personales que sean estrictamente necesarios (por ejemplo, para un formulario de suscripción al newsletter de tu blog solo necesitas un nombre y una dirección de email, pedir más datos sería desproporcionado).

A continuación os dejamos, a modo de ejemplo, una plantilla de formulario de recogida de datos personales LOPD / RGPD, que podría emplear, por ejemplo, una tienda online para nuevos clientes.

Esta plantilla de formulario de recogida de datos personales es solo un ejemplo, recuerda que todos tus formularios deben estar adaptados a la finalidad o finalidades del tratamiento que vayas a llevar a cabo.

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