¿Es obligatorio presentar el DNI en un hotel?

Sí, es obligatorio presentar el DNI en un hotel en el momento de hacer el registro o check-in. Sin embargo, y cómo vamos a explicar a lo largo de este artículo, lo que no es obligatorio es dejar el DNI en un hotel para que lo fotocopien o escaneen.

¿Por qué piden el DNI en los hoteles?

El artículo 25 de la Ley Orgánica 4/2015 de Protección de la seguridad ciudadana es la razón porque piden el DNI en los hoteles.

Este artículo obliga a cualquier establecimiento hotelero (hoteles, hostales, campings, albergues, etc.) a recoger los datos de sus huéspedes en una hoja de registro de viajeros, que luego deben facilitar a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado, además, los hoteles pueden dar información de quién se hospeda en ellos si así lo solicita la policía en el curso de una investigación.

El Anexo de la Orden INT/1922/2003 para los libros-registro y partes de entradas de viajeros establece cuáles son los datos personales que deben registrarse:

• El número de documento de identidad.
• El tipo de documento.
• La fecha de expedición.
• Nombre y apellidos.
• Sexo.
• Fecha de nacimiento.
• País de nacionalidad.

Por lo tanto, es obligatorio presentar el DNI en un hotel o cualquier otro alojamiento hotelero en el momento de registrarse, ya que no solo se confirman los datos de la reserva, sino que también se recogen los datos exigidos por la ley 4/2015 y que deben añadirse al registro de huéspedes.

¿Es obligatorio dejar el DNI en un hotel?

No es obligatorio dejar el DNI en un hotel. Una vez que se han recogido los datos requeridos por la ley para el registro de huéspedes, se nos tiene que devolver el documento. Por lo tanto, no hay que dejar el DNI en un hotel, ya que basta con presentarlo una vez al hacer el check-in.

¿Pueden pedir una fotocopia o escanear mi DNI en el hotel?

En línea con lo anterior, no, el hotel no puede fotocopiar tu DNI con la excusa de que así facilitan el proceso de registro, porque al hacerlo estarían creando y almacenando una copia del documento en su sistema y recogiendo más datos de los necesarios, ya que, cómo hemos visto más arriba, para el registro de huéspedes no son necesarios todos los datos que aparecen en el DNI ni la fotografía. Es decir, estarían vulnerando el principio de minimización de datos del RGPD y la LOPDGDD.

Estamos tan acostumbrados a que se nos pida la fotocopia del DNI en diferentes sitios, que muchas veces no sabemos que no siempre es legal pedir una fotocopia del DNI. En el caso del hotel no lo es, ni para facilitar el proceso de check-in ni para que el hotel se quede con ella durante nuestra estancia.

En el caso de escanear el DNI, cabe señalar, no obstante, que existen herramientas y programas de escaneo que permiten recoger solo los datos necesarios para el registro de huéspedes, es decir, que si el mecanismo de escáner que usa el hotel solo recoge los datos que exige la ley, se podría escanear el DNI, si bien no se deben guardar o registrar el resto de datos del documento.

¿Qué ocurre con las reservas de hoteles online?

Con las reservas de hoteles u otros alojamientos online ocurre lo mismo, no es obligatorio ni legal que nos pidan enviar una copia del DNI. Nos pueden pedir los datos necesarios para el registro, pero no que les facilitemos una copia del documento de identidad, mucho menos por las dos caras.

Si se da el caso, se recomienda enviar solo la cara frontal del DNI, pixelar la foto y los datos que no son necesarios y añadir una marca de agua que indique esa copia es solo para la reserva.

Cabe recordar que podemos considerar que el DNI es un dato sensible, puesto que contiene toda la información necesaria para suplantar nuestra identidad y llevar a cabo diferentes tipos de fraudes y estafas, que quedarán hechas a nuestro nombre.

¿Por qué no deben pedir una copia del DNI en los hoteles?

Los hoteles no deben pedir una copia del DNI porque contraviene el principio de minimización de datos, puesto que, cómo hemos visto, los datos requeridos por la ley 4/2015 para cumplimentar el registro de huéspedes no incluyen la fotografía de los clientes o cualquier otro de los datos que figura al dorso del documento (como nuestra dirección o el nombre de nuestros padres).

¿Qué hacer si el hotel insiste en pedir una copia del DNI?

Si el hotel insiste en pedir o hacer una copia del DNI, podemos negarnos a ello e indicarles qué la Ley 4/2015 solo obliga a recoger los datos que hemos citado más arriba.

Si el hotel insiste y no tenemos otra alternativa, podemos permitir que hagan la copia y a continuación ejercer nuestros derechos RGPD haciendo una reclamación ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD), indicando que el hotel solicita datos personales excesivos para la finalidad que persigue y para los que no tiene una base legitimadora.

En el caso de las reservas online, podemos enviar esa copia del DNI cómo hemos indicado más arriba.

¿Se pueden usar otros documentos para hacer el check-in?

Sí, la ley permite que el registro en el hotel se haga presentando el DNI, el pasaporte o el permiso de conducir. Aunque con los dos últimos ocurre lo mismo que con el DNI, no pueden pedirnos una copia para quedársela ellos.

Consecuencias para hoteles que copien o escaneen el DNI

Los hoteles que copien o escaneen el DNI pueden ser sancionados por la AEPD (con la salvedad que el escaneo se limite a captar los datos requeridos por la ley).

Cómo hemos dicho, si el hotel insiste en pedir una copia del DNI, podemos hacer la correspondiente reclamación ante la AEPD y ya hay casos en los que hoteles han sido sancionados por un tratamiento de datos personales que excedía la finalidad pretendida.

En concreto, en 2022 la AEPD impuso una sanción de 30.000 euros a un hotel por escanear los documentos de identidad de los clientes, incluida la foto y utilizar esa información para controlar el consumo interno del hotel, finalidad, de la que, además, no informaban a los clientes.

En definitiva, es obligatorio presentar el DNI en un hotel al hacer el registro, para que consignen los datos que requiere la Ley 4/2015 en el registro de huéspedes, pero no es necesario facilitar o dejar una fotocopia del DNI en el hotel.