¿Es legal pedir una fotocopia del DNI?

Es muy posible que en alguna ocasión, para realizar un determinado trámite, online u offline, os hayan pedido aportar una copia del DNI, pero ¿hasta qué punto es legal pedir una fotocopia del DNI? ¿Nos pueden pedir una fotocopia del DNI para verificar nuestra identidad en cualquier tipo de trámite?

¿Quién nos puede pedir una fotocopia del DNI?

Una fotocopia del DNI nos las puede pedir prácticamente cualquier persona física o jurídica con la que vayamos a realizar algún tipo de trámite, como puede ser la formalización de un contrato de compra-venta, un contrato de trabajo, una reserva de hotel o de alquiler de un apartamento vacacional, contratar un servicio, etc. Solicitar una copia del DNI es una forma de verificar la identidad del interesado y asegurar que es quién dice ser.

De hecho, en la actualidad se ha convertido en una práctica bastante habitual, sobre todo para trámites que se realizan de manera online, en la que se pide enviar una copia o foto del DNI, a veces por las dos caras.

Si os habéis encontrado ante una de estas situaciones, es posible que os hayáis preguntado si es legal pedir una copia del DNI. Y si es legal pedir una foto del DNI en cualquier circunstancia y trámite.

Para responder a estas preguntas, como siempre, debemos acudir a lo que dicen las leyes.

¿Es legal pedir una fotocopia del DNI?

Es legal pedir una fotocopia del DNI cuando exista un motivo de peso que lo justifique y una ley que así lo exija.

Por ejemplo, cuando abrimos una cuenta en un banco, este nos pedirá aportar una fotocopia del DNI, porque la Ley de Prevención del Blanqueo de Capitales exige a las entidades financieras verificar la identidad de sus clientes mediante el DNI.

Lo mismo ocurre en la aplicación de compra-venta Wallapop, donde a los vendedores se les pide, al abrir la cuenta, aportar una fotocopia del DNI, porque así lo requiere la ley contra el blanqueo de capitales.

O cuando una empresa formaliza el contrato de trabajo de un nuevo empleado, solo en ese momento, para poder darle de alta como trabajador en la Seguridad Social y cumplimentar el contrato de trabajo, puede solicitarnos la empresa una fotocopia del DNI, o escanearlo si la firma del contrato es presencial (si prefiere digitalizar documentos para contar con copias digitales).

Por lo tanto, siempre que exista una ley que obligue a empresas u otras entidades a verificar la identidad de la persona, pedir una fotocopia del DNI es legal.

¿Cuándo no es legal pedir copia del DNI?

Si bien, no exactamente ilegal, pedir una fotocopia del DNI cuando no exista una ley o motivo de peso (que deberá estar suficientemente justificado) para solicitarla, especialmente si se pide por las dos caras, podría considerarse como un tratamiento de datos excesivo e innecesario para la finalidad que se persigue (como ya ha reconocido la AEPD en alguna resolución).

Por ejemplo, aunque la ley exige a los hoteles llevar un registro de huéspedes, en el que deben anotar diferentes datos personales de estos al registrarse en el hotel (nombre y apellidos, número del documento de identidad, tipo de documento, fecha de expedición, sexo, fecha de nacimiento, nacionalidad, fechada de entrada y firma), en ningún caso obliga al hotel a solicitar una copia del DNI (o documento de identidad análogo), por lo que, además, tampoco podemos decir que es legal fotocopiar el DNI en hoteles o escanearlo (algo que se puede hacer con la excusa de agilizar el trámite de registro), porque en el anverso del DNI figuran datos personales que no son necesarios para el registro.

DNI y protección de datos aquí van de la mano, porque el documento de identidad alberga datos personales cuyo tratamiento está regulado por el RGPD y la LOPDGDD. De manera que pedir una fotocopia del DNI cuando no es pertinente hacerlo, puede suponer una infracción de la normativa, especialmente si no se informa a los interesados de la finalidad o uso que se hará de dicha copia, ni se aplican las medidas de seguridad necesarias que garanticen que esa fotocopia no se usará con otra finalidad o por terceros.

¿Me puede pedir el responsable del tratamiento copia del DNI para ejercer mis derechos?

En principio, y tal y como han dictaminado varias autoridades de control europeas y la propia AEPD, el responsable del tratamiento no puede pedirnos una copia del DNI para ejercer nuestros derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición) y verificar nuestra identidad. Como tampoco puede negarse a tramitar la solicitud si no enviamos dicha fotocopia.

De hecho, solo podrían pedir copia del DNI (y solo por la cara principal) cuando no exista otro medio para verificar la identidad del solicitante y se tengan dudas respecto a su identidad, dudas que deben estar justificadas. Puesto que el responsable del tratamiento debe recurrir a medios lo menos intrusivos posible para verificar la identidad del interesado (como puede ser nombre de usuario y contraseña, número de abonado, número de suscriptor, nombre de usuario y correo electrónico, etc.).

Y, desde luego, bajo ningún concepto debe ser requisito obligatorio aportar copia del DNI para realizar la solicitud de derechos ARSULIPO (en 2022, una empresa de Países Bajos fue multada por la Agencia de Protección de Datos Neerlandesa con 525.000 euros por tener como requisito obligatorio para ejercer los derechos de acceso y supresión el envío de una fotocopia del documento de identidad).

¿Qué se puede hacer con una fotocopia de tu DNI?

Que te hayas preguntado si es legal pedir la fotocopia del DNI cuando te la han solicitado alguna vez, es señal de que te preocupa lo que puede hacerse con una copia de este documento, que no es poco.

Una fotocopia completa del DNI no solo le dará a un tercero datos personales sobre nosotros, sino que, además, podrá usarlo para la suplantación de identidad y realizar, entre otras, las siguientes acciones:

• Abrir cuentas bancarias online.
• Solicitar préstamos rápidos.
• Registrarse en páginas de apuestas.
• Contratar servicios online.
• Cometer estafas y fraudes usando nuestros datos.

Por lo que enviar una fotocopia del DNI por internet o facilitarla a algún establecimiento o persona que no tengan ninguna obligación legal para pedirla, es un riesgo que debemos evitar.

Por ejemplo, ya que antes mencionamos que Wallapop pide copia del DNI a los vendedores al abrir una cuenta, si realizas transacciones a través de esta app, quienes no te pueden pedir una copia del DNI son los vendedores, ya que no hay ninguna razón que lo legitime.

Precauciones a la hora enviar una fotocopia del DNI

La principal precaución sería no enviar una fotocopia del DNI, pero si en algún momento no te queda otra opción que enviarlo (por ejemplo, para reservar el alquiler de un apartamento vacacional), debe tomar las siguientes precauciones:

• Solo envía una cara del DNI (en la que está la foto, que es la que contiene los datos suficientes para verificar tu identidad).
• Difumina o pixela la foto.
• Difumina o pixela la firma.
• Incluye una marca de agua, un texto, que especifique la finalidad para la que se facilita la copia.

Todos estos cambios pueden hacerse en un editor de imagen antes de enviar la copia del DNI. Si quien recibe así esta copia, te dice que no le vale y te insiste en que le envíes una fotocopia del DNI por las dos caras y sin editar, debería hacerte sospechar y desistir con la acción o trámite que quieras llevar a cabo con él. Como hemos dicho, solo se puede pedir una copia del DNI si hay una ley que así lo exija (y, siguiendo con el ejemplo del alquiler del piso vacacional, en ese caso no la hay).