Un correo electrónico tiene validez legal, tanto como medio de comunicación entre diferentes partes como en posibles procesos judiciales, aunque en estos casos puede ser necesario cumplir previamente con una serie de requisitos para presentarlos como prueba documental válida.
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¿Qué validez legal tiene un correo electrónico?
La validez legal de un correo electrónico es la misma que la de un correo postal o un fax, es decir, se trata de una forma de comunicación de la que, en determinadas circunstancias, se pueden derivar consecuencias legales (por ejemplo, el envío y firma de un contrato, la aceptación de unas nuevas condiciones, el acuerdo alcanzado en una negociación, etc.).
Con la mayoría de nuestras comunicaciones produciéndose en el ámbito digital, el correo electrónico ha sustituido en gran medida al correo postal, al fax, y la entrega de documentos en mano, de manera que muchas comunicaciones de carácter empresarial, corporativo, comercial y particular se realizan a través de email, algunas de ellas para realizar operaciones, transacciones o acuerdos (por ejemplo, un acuerdo de confidencialidad puede enviarse vía email, ser firmado por las partes e intercambiado, poniendo en efecto las obligaciones del acuerdo).
Esto ha hecho que el correo electrónico se haya convertido en un medio legal válido para probar la existencia de una relación comercial o contractual, así como una prueba documental en procesos judiciales. El Tribunal Supremo reconoció la validez del correo electrónico como prueba documental en una sentencia del 23 de julio de 2020:
[…] el avance tecnológico ha hecho que muchos documentos se materialicen y presenten a juicio a través de los nuevos soportes electrónicos, lo que no debe excluir su naturaleza de prueba documental […].
Así mismo, la LSSI-CE (Ley de Servicios de la Sociedad de la Información y Comercio Electrónico), que regula el comercio electrónico y a distancia, entiende como válido el consentimiento del correo electrónico cuando se informa del cambio de condiciones de un servicio online y el usuario o consumidor no se opone a ello ni se da de baja del servicio.
Por lo tanto, los correos electrónicos tienen validez legal en diferentes ámbitos y son admitidos como prueba documental en los juicios.
¿Un email tiene validez legal en un proceso judicial?
Como ya hemos expuesto en el punto anterior, un email tiene validez legal en procesos judiciales y pueden aportarse como pruebas documentales para apoyar la demanda o denuncia.
Por ese motivo, en esta época en la que gran mayoría de nuestras comunicaciones se hacen a través del email o de apps de mensajería instantánea, se recomienda guardar los correos electrónicos, especialmente aquellos de los que puedan derivarse consecuencias legales, como son los referentes a contratos, acuerdos, transacciones comerciales, etc., así como aquellos que puedan ser pruebas de acoso online, amenazas, etc.
Recordemos que aunque los correos entre particulares y los correos corporativos son privados, pueden presentarse como prueba en procesos judiciales, sin incurrir en revelación de secretos, puesto que la parte que los presenta, forma parte de esa comunicación (no se trata, por tanto, de una divulgación de correos electrónicos, sino de recurrir a uno o varios correos concretos para apoyar una demanda o denuncia).
Ahora bien, es importante señalar que es posible que una simple captura de pantalla impresa no acabe teniendo la validez como prueba documental esperada. Si presentamos un email impreso como prueba documental en juicio y la parte contraria no lo impugna, no hay problema, sin embargo, si lo hace (y lo habitual es que se haga), el email podría acabar perdiendo su validez como prueba.
Esto se debe a que un email puede ser manipulado y la parte contraria impugnarlo poniendo en duda su veracidad.
Sin embargo, es posible adelantarse a esta situación y evitar la impugnación, si el email o emails presentados cumplen con una serie de requisitos.
Requisitos para que un correo electrónico tenga validez como prueba
Para que un correo electrónico tenga validez legal como prueba, es necesario poder demostrar que no ha sido manipulado, para ello disponemos de dos opciones, una de carácter previo al envío y otra a la que se puede recurrir en el momento de hacer la demanda o la denuncia:
Recurrir al envío de email certificado
Se trata de un correo electrónico que se envía a través de un tercero que actúa como intermediario y certifica la veracidad del contenido del email, la fecha del envío y de la recepción, las direcciones IP de emisor y destinatario y que el contenido no se ha manipulado.
En cierto sentido, funciona como un burofax online.
El email certificado tiene mayor valor probatorio que un email normal. Este sistema requiere, eso sí, utilizarlo en el momento del envío del email (ya que no se pueden certificar a posteriori).
Verificación del correo electrónico mediante informe pericial
La otra opción para verificar la validez de un correo electrónico es recurrir a los servicios de un perito informático.
Este perito hará una copia de seguridad del correo o correos correspondientes, se asegurará de que no se ha producido ningún tipo de alteración o manipulación del contenido comprobando y analizando los emails y sus metadatos y emitirá un informe con la información obtenida de los correos.
Cabe señalar que si no tenemos emails certificados, siempre es aconsejable recurrir a los servicios de un perito informático para que verifique la autenticidad de los correos electrónicos antes de presentar la denuncia o demanda, para poder adjuntar el informe a la misma cuando corresponda. Si no la hacemos y la parte contraria impugna la validez de los emails, vamos a tener que recurrir igualmente al informe pericial para evitar que los emails queden invalidados como prueba o su validez a criterio del juez.
En definitiva, un correo electrónico tiene validez legal en diferentes circunstancias y puede incluso llegar a ser usado como prueba documental en un proceso judicial. Así que no borres esos emails que el día de mañana pueden hacerte falta si necesitas hacer algún tipo de reclamación.
Y como empresa, valora si recurrir a un servicio de certificación de emails es necesario para algunas de las comunicaciones que lleváis a cabo a través del correo electrónico (no es obligatorio, como puede serlo incluir el texto de protección de datos en un email publicitario, pero resultar útil en el futuro).
