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Tengo un comercio ¿Cómo cumplo con el RGPD y la LOPD?

6 Mins read

El 99,99% de los comercios tratan con datos personales de clientes, proveedores, empleados… y, por ello, los comercios se encuentran obligados a cumplir la normativa de protección de datos.

Creo que sería interesante, si tienes un negocio, que dediques 15 minutos a leer este artículo.

Después de su lectura te será mas fácil adaptarte a la nueva Ley de Protección de Datos

LOPD para comercios

La Ley de Protección de Datos tiene como finalidad garantizar la protección y buen tratamiento de datos de carácter personal.

Esta queda bajo el paraguas del RGPD, a si que sí lo cumples no tienes de que preocuparte.

No obstante, en el siguiente apartado te proponemos una serie de sencillos pasos para que, como autónomo, puedas adaptar tu negocio a la LOPD.

Cómo implantar la normativa

Entendemos que emprender y montar tu propio comercio es muy duro y, que a veces, las normas pueden ser difíciles de entender o nos quitan tiempo para atender correctamente a los clientes.

Por eso, desde Grupo Ático34 recomendamos que se cuente con asesoramiento de una consultora experta en materia de privacidad para que te pueda guiar y ayudar a cumplir la normativa en protección de datos.

Pero si crees que puedes con ello, ¡adelante!

Sin embargo queremos ayudarte todo lo posible, por lo que aquí podrás encontrar unos sencillos pasos para que puedas implantar en tu negocio esta normativa.

proteccion de datos comercio

Ficheros

Se deben identificar los tratamientos que contengan datos de carácter personal, cada tratamiento se consideraría un fichero.

Con total seguridad, serán datos o ficheros de:

  • empleados
  • clientes
  • proveedores
  • videovigilancia
  • usuarios web

A continuación, se debe especificar la finalidad para la que se usan esos datos.

Reconocimiento del nivel de seguridad que se les aplica

Una vez identificados los tipos de datos que tratamos deberemos analizar si ello implica un riesgo para esas personas, ya que no es lo mismo tratar solo un correo electrónico que una historia clínica.

Por tanto, tenemos que establecer las medidas de seguridad que aplicaremos a los datos personales.

Evaluación de Impacto

Como ya mencionamos con anterioridad, en ciertos casos, este análisis previo deberá tomar forma de EIPD, debido al tipo de datos tratados o el riesgo que puede suponer su tratamiento para los afectados.

Elaboración del Documento de Seguridad

El Documento de Seguridad, es un documento en el cual se resume todo aquello relativo al tratamiento de datos personales dentro de la actividad profesional, como por ejemplo:

  • ficheros inscritos
  • contratos de encargo de tratamiento
  • empleados que acceden a los datos
  • sistemas de seguridad instalados
  • inventario de sistemas que tratan los datos, como ordenadores
  • registro de incidencias

Formación

El Responsable del Fichero, normalmente en el caso de los autónomos es uno mismo, deberá tener una mínima formación en la materia que le permita tratar los datos conforme a la normativa.

Así mismo, en ciertos casos, dependiendo de la actividad que realice, se deberá contratar a un Data Protection Officer (DPO).

Información a los propietarios de los datos

Es necesario informar a los afectados por el tratamiento de, al menos:

  • el nombre del responsable
  • la legitimación para la recogida de los datos, es decir, el por qué podemos tratar sus datos
  • para que se usan
  • cómo ejercitar los derechos

Plazo de conservación de los datos

Una de las novedades que nos presenta el RGPD, mediante su principio de Accountabilty (responsabilidad proactiva), es la necesidad de informar del plazo de conservación de los datos.

Por desgracia no existe un plazo mínimo de conservación único, sino que dependiendo de la documentación que se trate será un periodo determinado u otro.

No obstante, si deseas saber hasta cuando puedes guardar la documentación dependiendo de cuál se trate, te recomendamos que pinches en el siguiente enlace, en el cual hemos elaborado una lista con los plazos de conservación obligatoria de la documentación.

Registro de las Actividades de Tratamiento

Para realizar el tratamiento de datos personales deberás llevar a cabo un registro interno de estos tipos de datos.

Este registro interno será conocido como Registro de las Actividades de Tratamiento.

Auditorías periódicas

¡Hay que estar siempre al día! por lo que habrá que establecer unos procedimientos por los que, ya sea nosotros o un experto externo, analice periódicamente que cumplimos con la ley y si no es así para ponerle remedio lo más rápidamente posible.

Estos informes serán revisados por el Responsable de Seguridad, que elevará las conclusiones al Responsable de Fichero para que elija las medidas correctoras necesarias.

Normalmente, ya que somos autónomos, estas dos figuras anteriores seremos nosotros mismos a si que es recomendable que un experto en la materia analice el informe.

¡Cuidado! Estos informe son muy importantes, ya que las autoridades nos los podrán pedir y nos servirán como demostración de cumplimiento de la ley.

La mayoría de los comercios nos preguntan…

¿Es obligatorio cumplir esta ley?

, cualquier comercio (aunque estemos dado de alta como autónomos) que dentro de la actividad profesional traten datos de terceras personas deben adaptarse a la LOPD.

¿Cuándo sé que trato datos de carácter personal?

Por ejemplo, siempre que se traten datos que permitan identificar a una tercera persona física, como un cliente o empleado.

Hay que destacar que la legislación actual no incluye a las empresas o sociedad en la protección de datos, es decir a las persona jurídicas.

¿Y si no tengo empleados?

Se debe evaluar la naturaleza del negocio y si trata datos de clientes o proveedores, de qué tipo son y si deben o no estar organizados en ficheros.

Si no existen tratamientos de datos porsonales no tiene que cumplir con la normativa.

Pero si tus clientes son personas particulares será muy probable que tenga que cumplir con la LOPD y el RGPD.

Para el cobro de mis productos uso una TPV.¿Los datos de las tarjetas de nuestros clientes se consideran datos personales?

La AEPD ha determinado en numerosas ocasiones que .

El cliente para abonar las compras que realice en mi comercio puede aportar su tarjeta, procediéndose a la lectura de la banda magnética a través de los TPV y capturándose la información necesaria para proceder a la autorización de la operación y para la impresión del ticket de compra.

El TPV determina el tipo de Tarjeta y establece comunicación con su correspondiente centro autorizador. Entre los datos que se envían a dicho centro para la aprobación de la operación, siguiendo protocolos estándar, se encuentran: número de tarjeta, comercial donde se efectúa la compra, su importe y fecha y hora de realización, no enviándose otros datos de carácter personal como el nombre y apellidos del cliente.

No obstante la AEPD considera dato personal a los datos de las tarjetas por lo que lo deberemos considerar un tratamiento más con su correspondiente fichero.

¿Y que medidas de seguridad tengo que aplicar en estos casos?

No te preocupes, es muy probable que tu proveedor de TPV ya haya implantado todas las medidas técnicas necesarias para garantizar la seguridad de los datos en las comunicaciones. No obstante te recomendamos que solicites a tu proveedor un listado de las medidas de seguridad que aplica y así poder revisarlo tu o tus asesores expertos en protección de datos

Tu solo tendrás que encargarte de guardar los tickets en un lugar seguro y que solo o tus empleados tengáis acceso

¿Es obligatorio realizar un curso de protección de datos?

No, la ley no contempla la obligatoriedad de realizar ningún tipo de formación en esta materia.

¿Hacienda te obliga a realizar un curso de contabilidad? Pues la Agencia Española de Protección de Datos tampoco te obliga a realizar ningún tipo de curso.

¿Cuanto tiempo puedo conservar los datos?

Depende del tipo de documentación y los datos de carácter personal que se encuentren almacenado en ellos.

En el siguiente enlace encontrarás una lista con todos los plazos de conservación que deberás seguir.

¿Qué tengo que hacer si instalo cámaras de videovigilancia?

Se considera otro tratamiento, por tanto deberás inscribirlo como fichero ante la AEPD e informar sobre el uso de estos dispositivos de grabación.

Recomiendo que leas esta guía para instalar un sistema de videovigilancia cumpliendo la LOPD.

Herramientas de ayuda

La AEPD elaboró un software online, Facilita RGPD, pensado para que determinadas pymes puedan cumplir el nuevo reglamento más fácilmente.

Pero ¡Cuidado!, porque la propia Agencia advierte que utilizar ese programa no garantiza el pleno cumplimiento de la normativa.

Guías más específicas

Probablemente, después de leer este artículo, tendrás una idea más clara de cómo cumplir la LOPD en tu negocio.

Sin embargo, me parece interesante que veas estos manuales elaboradores específicamente para distintos sectores o profesiones:

Recomendaciones (mínimas) para verificar que cumplo la normativa de protección de datos en comercios

  1. Tener actualizada y firmada toda la documentación
  2. Analizar previamente al tratamiento de los riesgos que puede conllevar el mismo
  3. Redactar el Registro de las Actividades de Tratamiento
  4. Informar a los interesados del tratamiento de sus datos y derechos
  5. Elaborar el Documento de Seguridad

¿Te ha quedado alguna duda?

Si necesitas asesoramiento personalizado, puedes contactarnos en el teléfono 91 489 64 19 o en el correo electrónico lopd@atico34.com.

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