Fichar con geolocalización es legal en España cuando se utiliza para registrar la jornada laboral y se respetan los principios del RGPD y del Estatuto de los Trabajadores. La empresa puede usar sistemas de control horario con geolocalización para verificar el cumplimiento del horario, siempre que informe previamente a los trabajadores, limite el uso de los datos de ubicación y respete las garantías previstas en el artículo 90 de la LOPDGDD sobre sistemas de geolocalización.
Tip del experto: Elegir una app de control horario que incluya geolocalización puntual integrada con Google Maps.
Contenido del artículo
- ¿Qué significa fichar con geolocalización?
- ¿Es legal fichar con geolocalización según la ley laboral?
- ¿Qué requisitos legales debe cumplir el fichaje con geolocalización?
- ¿Puede la empresa obligar a fichar con geolocalización?
- ¿Puede la empresa localizar a los empleados por móvil?
- ¿Cuánto tiempo pueden conservarse los datos de geolocalización?
- Obligaciones de la empresa al usar control horario con geolocalización
¿Qué significa fichar con geolocalización?
Fichar con geolocalización consiste en registrar la jornada laboral junto con la ubicación desde la que se realiza el fichaje.
Esto significa que el sistema registra:
- la hora de inicio de la jornada
- la hora de finalización
- la identificación del trabajador
- la ubicación desde la que se realiza el fichaje
La ubicación puede obtenerse mediante diferentes tecnologías:
- coordenadas GPS del dispositivo
- geolocalización de la IP
- identificadores técnicos del dispositivo, como UUID o mecanismos de fingerprinting, cuando su uso esté justificado y se informe adecuadamente
Este sistema se utiliza principalmente en:
- teletrabajo
- trabajadores que operan fuera del centro de trabajo
- comerciales o técnicos desplazados
- empresas que necesitan limitar el fichaje a una zona concreta de trabajo
Por ejemplo, algunas herramientas permiten fichar solo cuando el trabajador se encuentra en el centro de trabajo o en unas coordenadas GPS determinadas.
¿Es legal fichar con geolocalización según la ley laboral?
Sí, es legal fichar con geolocalización si se respetan los límites establecidos por la normativa laboral y de protección de datos.
El empresario puede adoptar medidas de vigilancia y control para comprobar que los trabajadores cumplen sus obligaciones laborales según el artículo 20.3 del Estatuto de los Trabajadores.
Además, el registro de jornada es obligatorio desde 2019 según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, lo que permite a las empresas utilizar herramientas de control horario. Si no se registra la jornada, pueden existir consecuencias por no fichar en el trabajo.
Ahora bien, que exista base legal para registrar la jornada no significa que cualquier sistema de localización sea válido. La Agencia Española de Protección de Datos, en su guía sobre protección de datos en las relaciones laborales, recuerda que la geolocalización debe ajustarse a los principios de necesidad, proporcionalidad e intervención mínima.
¿Qué requisitos legales debe cumplir el fichaje con geolocalización?
Información previa al trabajador
La empresa debe informar previamente a los trabajadores sobre el uso de la geolocalización mediante una cláusula informativa conforme al artículo 13 del RGPD.
Esta información debe incluir:
- finalidad del tratamiento
- base jurídica
- tiempo de conservación de los datos
- destinatarios de la información
- derechos de los trabajadores
Además, el artículo 90.2 de la LOPDGDD exige informar de forma expresa, clara e inequívoca sobre la existencia y características de estos sistemas.
Justificación de proporcionalidad
La empresa debe justificar que la geolocalización es necesaria y proporcional.
Esto implica analizar si existen alternativas menos invasivas, por ejemplo:
- fichar sin geolocalización
- sistemas de tarjeta o identificador
- fichaje desde una aplicación web
- sistemas biométricos como fichar con huella dactilar, aunque esta opción exige una cautela reforzada porque implica tratamiento de datos biométricos y la AEPD ha publicado una guía específica sobre control de presencia mediante sistemas biométricos
Si el sistema permite un seguimiento constante del trabajador o utiliza tecnologías especialmente invasivas, puede ser necesario realizar una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD) conforme al artículo 35 del RGPD. La propia AEPD incluye la geolocalización entre los tratamientos que pueden requerir un análisis reforzado en su guía de gestión del riesgo y evaluación de impacto.
Limitación del uso de la ubicación
Si la geolocalización se utiliza únicamente para registrar la jornada laboral, la ubicación debería captarse solo:
- al inicio de la jornada
- al finalizar la jornada
No debería realizarse una localización continua del trabajador durante toda la jornada salvo que exista una justificación clara. Esta idea encaja con el principio de minimización del artículo 5 del RGPD y con el criterio de intervención mínima recogido por la AEPD en su guía laboral.
Minimización de datos
El RGPD exige que se recojan únicamente los datos necesarios para la finalidad del tratamiento.
Por ejemplo:
- registrar la ubicación solo en el momento del fichaje
- limitar el acceso a los datos al personal autorizado
- evitar el seguimiento constante
- configurar el sistema para recoger la mínima precisión necesaria, por ejemplo validando presencia en un centro de trabajo o zona concreta cuando sea suficiente para la finalidad perseguida
¿Puede la empresa obligar a fichar con geolocalización?
Sí, la empresa puede exigir fichar con geolocalización si el sistema cumple los requisitos legales.
El empresario tiene derecho a implantar sistemas de control laboral para verificar que los trabajadores cumplen con su jornada laboral.
Esto incluye:
- control horario con geolocalización
- registro de jornada mediante aplicaciones móviles
- geolocalización de empleados para fichar
No obstante, el sistema debe respetar siempre el principio de proporcionalidad y la normativa de protección de datos. La base legal del control no elimina la obligación de escoger una medida adecuada, necesaria y lo menos invasiva posible entre los distintos tipos de sistemas de fichaje disponibles.
Es más seguro desde el punto de vista jurídico utilizar dispositivos corporativos o alternativas menos intrusivas que el móvil personal del trabajador. Además, en trabajo a distancia, la Ley 10/2021 de trabajo a distancia, en su artículo 11, establece que los medios, equipos y gastos vinculados a la actividad no deben ser asumidos por la persona trabajadora.
¿Puede la empresa localizar a los empleados por móvil?
Sí, la empresa puede localizar empleados por móvil cuando exista una justificación laboral real.
Esto ocurre con frecuencia en sectores como:
- transporte
- logística
- asistencia técnica
- servicios comerciales
En estos casos, la geolocalización puede utilizarse para:
- organizar rutas
- verificar desplazamientos
- detectar fichajes fraudulentos
Sin embargo, el sistema siempre debe respetar el principio de proporcionalidad. La guía de la AEPD sobre relaciones laborales recuerda que no todo control técnicamente posible es admisible si existen medios menos invasivos para lograr la misma finalidad.
¿Cuánto tiempo pueden conservarse los datos de geolocalización?
Los registros de jornada deben conservarse durante cuatro años según el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores.
Sin embargo, la normativa laboral no fija un plazo específico de cuatro años para todos los datos de geolocalización asociados al fichaje. En este punto debe aplicarse el principio de limitación del plazo de conservación del artículo 5.1.e del RGPD, de modo que la ubicación solo debería conservarse durante el tiempo necesario para la finalidad que justificó su recogida.
En muchos casos, una política prudente pasa por:
- conservar la ubicación durante un periodo limitado
- revisar periódicamente la necesidad de mantener esos datos
- eliminar o anonimizar la geolocalización cuando ya no resulte necesaria
Obligaciones de la empresa al usar control horario con geolocalización
Si una empresa utiliza control horario con geolocalización, debe cumplir varias obligaciones previstas en la normativa sobre geolocalización de empleados y en la normativa general de protección de datos:
- Informar a los trabajadores de forma expresa y previa
- Justificar la necesidad del sistema
- Limitar los datos recogidos a la finalidad perseguida
- Firmar un contrato de encargo del tratamiento si interviene un proveedor, conforme al artículo 28 del RGPD
- Aplicar medidas de seguridad adecuadas al riesgo, según el artículo 32 del RGPD
- Limitar el acceso a los datos al personal autorizado
Además, si el sistema implica seguimiento intensivo, tecnologías especialmente invasivas o un riesgo elevado para los derechos de los trabajadores, puede ser necesario realizar una Evaluación de Impacto en Protección de Datos (EIPD) antes de implantarlo.
