Tratar datos personales implica, como hemos visto en múltiples artículos del blog de Atico34, cumplir determinadas obligaciones, entre ellas, la del deber de informar, algo que el responsable del tratamiento lleva a cabo a través del denominado texto de protección de datos. En este artículo os facilitamos un ejemplo del texto de protección de datos personales.
Contenido del artículo
El texto de protección de datos
Lo primero que debemos señalar es que cuando hablamos de texto de protección de datos personales, no nos referimos a un único texto de protección de datos, sino a diferentes textos en función de dónde se produzca el tratamiento, el tipo de datos que se recojan, la finalidad del tratamiento, de dónde provengan los datos, etc.
Así, los textos legales web, la cláusula de protección de datos de los correos electrónicos o el texto RGPD para facturas, son ejemplos de textos de protección de datos. Cada uno de estos textos sirven para informar a los interesados de diferentes aspectos relacionados con el tratamiento de sus datos personales, así como de la identidad del responsable del tratamiento.
Siempre que se produzca un tratamiento de datos personales, como responsables del tratamiento tenemos que cumplir con el deber de informar a los interesados de dicho tratamiento y para ello tendremos que recurrir a uno u otro tipo de texto de protección de datos.
En Atico34 te elaboramos textos de protección de datos adaptados a las necesidades de tu negocio.
Ejemplo de texto de protección de datos
Como hemos dicho, existen diferentes tipos de textos de protección de datos, por lo que a continuación os vamos a facilitar un texto de protección de datos como ejemplo genérico de una política de privacidad (entre los diversos de ejemplos de protección de datos, hemos escogido este por contener la mayoría de apartados que debe contener el texto de protección de datos).
1. Información a los usuarios
En _____________________ estamos especialmente sensibilizados con la protección de datos de los USUARIOS de los servicios a los que pueden acceder a través de nuestra página web. Según lo dispuesto en el Reglamento (UE) 2016/679, de 27 de abril (RGPD) y en la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales (LOPDGDD), mediante la presente Política de Privacidad (en adelante Política), _____________________ informa a los USUARIOS del sitio web: _____________________ es la responsable del tratamiento y usos que a los que se someten los datos de carácter personal que se recaban en la web, con la finalidad _____________________ y que al aceptar la presente Política, el USUARIO acepta el tratamiento de sus datos en los términos definidos en ella.
2. Contacto
- Denominación Social:
- Nombre comercial:
- Domicilio:
- e-mail:
3. Finalidades del tratamiento
Le informamos que los datos que nos facilite por la página web serán incorporados a un fichero titularidad de _____________________.
_____________________ Tratará la información que nos proporcione con las siguientes finalidades:
- Gestionar solicitudes, sugerencias, comentarios o peticiones sobre nuestros servicios profesionales.
- Comunicaciones comerciales para facilitar información sobre actividades, artículos de interés e información general sobre nuestros servicios vía correo electrónico.
- Remisión de newsletters que puedan resultar de interés al usuario.
4. Legitimación
La base legal para el tratamiento de los datos es el consentimiento de los USUARIOS para la tramitación y gestión de cualquier solicitud de información o consulta sobre nuestros servicios, así como para el envío de comunicaciones comerciales llevadas a cabo por _____________________.
5. Cómo obtenemos sus datos
_____________________ obtiene sus datos por las siguientes fuentes:
- Información facilitada por los USUARIOS.
Los datos que tratamos incluyen las siguientes categorías: datos de carácter identificativo. También recogemos de forma automática datos sobre su visita a nuestro sitio web según se describe en la política de cookies.
6. Tiempo de conservación de los datos
Trataremos sus datos personales mientras sean necesarios para la finalidad para la cual fueron recabados. Si cancela todos los contratos, usted podrá:
- Mantener el consentimiento para desarrollar acciones comerciales: trataremos sus datos para las acciones comerciales que haya consentido. Consideraremos que ha elegido esta opción si no revoca el consentimiento expresamente.
- Revocar el consentimiento para desarrollar acciones comerciales: cancelaremos sus datos mediante el bloqueo de los mismos.
Con este bloqueo, _____________________ no tendrá acceso a sus datos y solo los tratará para su puesta a disposición a las Administraciones Públicas competentes, Jueces y Tribunales o el Ministerio Fiscal, para la atención de las posibles responsabilidades relacionadas con el tratamiento de los datos, en particular para el ejercicio y defensa de reclamaciones ante la Agencia Española de Protección de Datos. Conservaremos sus datos bloqueados durante los plazos previstos en las disposiciones aplicables o, en su caso, en las relaciones contractuales mantenidas con _____________________, procediendo a la supresión física de sus datos una vez transcurridos dichos plazos.
7. Destinatarios
No se ceden datos de carácter personal a terceros, salvo disposición legal. Tampoco se realizan transferencias internacionales de datos a terceros países.
Como encargados del tratamiento, _____________________ tiene contratados a los siguientes proveedores de servicios, habiéndose comprometido al cumplimiento de las disposiciones normativas, de aplicación en protección de datos, en el momento de su contratación.
- _____________________
- _____________________
- _____________________
8. Derechos
En relación al tratamiento de sus datos personales, puede ponerse en contacto con _____________________ en cualquier momento para:
- Ejercer sus derechos de acceso, rectificación y supresión.
- Ejercer sus derechos de limitación del tratamiento.
- Oponerse al tratamiento de sus datos personales.
Si ha otorgado su consentimiento para alguna finalidad concreta, tiene derecho a retirar el consentimiento otorgado en cualquier momento, sin que ello afecte a la licitud del tratamiento basado en el consentimiento previo a su retirada.
Puede ejercer estos derechos enviando comunicación a direccionemail@email.com
También tiene derecho a presentar una reclamación ante la Autoridad de control (www.aepd.es) si considera que el tratamiento no se ajusta a la normativa vigente.
9. Actualizaciones y modificaciones
_____________________ se reserva el derecho de modificar y/o actualizar la información sobre protección de datos cuando sea necesario para el correcto cumplimiento del Reglamento de Protección de Datos. Si se produjera alguna modificación, el nuevo texto será publicado en esta página, donde podrá tener acceso a la política actual. En cada caso, la relación con los usuarios se regirá por las normas previstas en el momento preciso en que se accede a la web.
Como veis en el texto de protección de datos personales del ejemplo, lo primero es informar a los interesados de quién es el responsable del tratamiento, es decir, la entidad (en el caso de una empresa) que recoge y usa sus datos (ya sea para añadirlos a una base de datos de clientes, para facturar o para elaborar una lista de correo, por ejemplo). Así mismo, se proporciona toda la información de identificación y contacto del responsable del tratamiento, en caso de que los interesados quieran o necesiten contactar con él.
Lo siguiente es informar de la finalidad del tratamiento, es decir, del uso que se hará de sus datos. Es importante señalar que si hay diferentes finalidades para el uso de los datos (por ejemplo, enviar comunicaciones comerciales sobre los servicios que se prestan y el perfilado de usuarios, se debe recabar un consentimiento diferente para cada una).
También se indica a los interesados la legitimación del responsable para llevar a cabo el tratamiento de sus datos. En este ejemplo de texto de protección de datos personales veis que se indica que es el consentimiento del usuario; es lo habitual en la política de privacidad de una página web, pero en otros casos puede ser otra de las bases legitimadoras contempladas en el artículo 6 del RGPD. Por ejemplo, en el caso de un contrato de servicios, la legitimación sería la celebración del contrato y la prestación del servicio contratado.
En el texto de protección de datos también se debe informar sobre cómo se obtienen los datos y qué tipos de datos se tratan. En la política de privacidad del ejemplo se habla de datos identificativos y analíticos, pero en otras instancias serán otros datos o más datos personales. En el ejemplo del contrato, aparte de los datos identificativos, se pueden recabar datos bancarios (como sería el número de tarjeta de crédito), o la imagen de las personas en las tareas de videovigilancia.
En la medida de lo posible, el texto de protección de datos debe incluir el plazo de conservación de los datos. En la política del ejemplo, este plazo no se especifica un tiempo concreto, puesto que en el caso de páginas web, suele ser hasta que el propio interesado revoca el consentimiento para el tratamiento de sus datos. Pero en los casos en los que se pueda indicar un plazo concreto, debe hacerse. Así mismo, como veis, también se especifica en qué circunstancia se procede al bloqueo de los datos cuando se revoca el consentimiento (los datos se conservan, pero no se pueden utilizar).
Si se ceden datos a terceros (entidades que deben tratar datos en nombre del responsable), estos deben ser identificados en el texto de protección de datos, incluidos aquellos fuera de la UE (transferencias internacionales de datos). En nuestro ejemplo de texto protección de datos personales no hay cesión de datos a terceros, pero si los hubiera, estos deben identificarse como encargados del tratamiento.
También se especificarán los derechos que tiene el interesado sobre sus datos y la posibilidad de reclamar ante la AEPD.
Finalmente, se añade una cláusula para informar sobre posibles modificaciones o actualizaciones de la política de privacidad o la política de protección de datos.
Toda esta información debe facilitarse de forma clara y accesible para los interesados. En el caso del ejemplo, la política de privacidad se habilita como una subpágina del dominio principal (por ejemplo, www.paginaweb.es/politica-privacidad-pagiunaweb/), en el caso de un contrato, suele entregarse como anexo al mismo o, si es un contrato online, a través de un enlace que lleve a la política de protección de datos. Si se trata del texto de protección de datos de un email, también se facilita un enlace a la política de privacidad.
Tu texto de protección de datos mejor con profesionales
Cómo ves, el texto de protección de datos es un documento legal que debe abarcar todos los aspectos relativos al tratamiento de datos personales que realizas en el desarrollo de actividad. Y eso solo es un ejemplo de un texto de protección de datos genérico, muy básico, con el que, de copiarlo y editarlo, no te bastará para cumplir adecuadamente con la normativa de protección de datos, exponiéndote así a una posible sanción.
Cualquiera de los textos de protección de datos que necesite tu actividad, debe estar redactado de manera que se cubran todos los aspectos de los tratamientos de datos que realizas o tienes previsto realizar y para ello no solo se requiere tiempo, sino también conocimientos sobre la normativa y sus posibles cambios y modificaciones. La mejor manera de asegurarte de que tus textos legales son de acuerdo a la normativa, es contratar ley de protección de datos con una consultora y tener así una cobertura y asesoramiento continuado en protección de datos.
Asesoramiento y cobertura como los que encontrarás en Atico34, consultora especializada en protección de datos, con más de 12 años de experiencia y un equipo de profesionales que resolverán cualquiera de tus dudas y te asistirán en la redacción personalizada de los textos de protección de datos que necesites para tu negocio, siempre completamente personalizados teniendo en cuenta la realidad de tu actividad comercial y los tratamientos de datos personales que realices.
