Cuando trabajas o estudias, solo puedes concentrarte durante un tiempo antes de que tu mente comience a divagar. Tomar descansos frecuentes ayuda, pero si no programas específicamente el tiempo para ellos, es demasiado fácil sentarse y trabajar durante horas y horas.
La técnica Pomodoro te ayuda a evitar este problema al dividir tu día en sesiones de enfoque de 25 minutos seguidas de descansos de cinco minutos.
Y si bien podrías usar el reloj de tu teléfono para programar tus descansos, una aplicación Pomodoro puede ser una mejor solución. Las aplicaciones Pomodoro son temporizadores diseñados específicamente para la Técnica Pomodoro, lo que facilita dividir tu día en sesiones de enfoque y descansos.
Aquí te explico en qué consiste la técnica Pomodoro, para qué se usa y cómo se aplica. También incluyo una serie de aplicaciones gratuitas para utilizar esta técnica.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es la técnica Pomodoro?
La técnica Pomodoro consiste en usar un temporizador para dividir el trabajo en bloques de tiempo enfocados (generalmente 25 minutos) separados por un breve descanso, generalmente de cinco minutos.
Después de cuatro bloques de tiempo de trabajo consecutivos, se toma un descanso más largo, alrededor de 20 o 30 minutos.
Cada bloque de trabajo de 25 minutos se llama “pomodoro”. Si sientes la necesidad de hacer algo diferente al trabajo durante un período de concentración, anótalo. Con el tiempo, te entrenarás para ser más productivo durante cada pomodoro.
Los beneficios de la técnica Pomodoro provienen de los descansos frecuentes, que ayudan a que tu mente se mantenga fresca. Los bloqueos de tiempo enfocados también te obligan a cumplir con límites fijos, por lo que te animará a completar una tarea más rápidamente o, en el caso de una tarea grande, extenderla en varios pomodoros.
Este método Pomodoro es útil en casos de teletrabajo.
La duración del trabajo y los tiempos de descanso pueden variar según lo que prefieras, pero este es el proceso básico:
- Comienza un temporizador de 25 minutos
- Trabaja hasta que suene el temporizador
- Tómate un breve descanso de cinco minutos
- Cada cuatro pomodoros (períodos de enfoque), toma un descanso más largo, generalmente de 20 a 30 minutos
Debido a que toda la técnica se centra en cronometrar tus períodos de enfoque y descansos, es útil confiar en una aplicación de temporizador.
¿Quién la inventó?
En la universidad, la temporada de exámenes finales provoca una sesión de dos semanas de duración. Muchos estudiantes estudian toda la noche y aumentan los niveles peligrosos de cafeína. Pero después de un tiempo, estudiar más no ayuda realmente. Estás leyendo el mismo material, pero tu cerebro está tan agotado que no retendrás nada.
Eso es lo que descubrió Francesco Cirillo durante su primer año de universidad. Después de darse cuenta de que se estaba distrayendo y no estaba usando su tiempo de estudio de manera eficiente, agarró un temporizador de cocina con forma de tomate, lo ajustó durante 10 minutos e intentó trabajar sólidamente durante esos 10 minutos sin hacer nada más.
Y funcionó: obligarse a concentrarse antes de recompensarse con un descanso lo ayudó a hacer más, incluso con el tiempo de descanso. Por eso se utiliza la técnica Pomodoro para estudiar oposiciones.
¿De dónde viene su nombre?
Con más pruebas y ajustes, Cirillo se decidió por un marco estructurado para lo que llamó la Técnica Pomodoro. Este nombre proviene de la palabra italiana pomodoro, que significa “tomate”, en referencia al temporizador de cocina original usado para su creación, que era un tomate.
¿Para qué se usa esta técnica?
La técnica Pomodoro es usada principalmente para incrementar la productividad en el trabajo.
Los defensores de la Técnica Pomodoro compilan largas listas de los beneficios que proporciona. Aquí hay cinco beneficios para impulsar tu trabajo.
1. Maneja las distracciones y controla tu tiempo
La técnica Pomodoro te permite tomar el control de tu propio tiempo. Si un compañero de trabajo se te acerca en medio de un pomodoro, usa el enfoque “informar → negociar → programar → volver a llamar” para posponer la interrupción hasta que estés listo. Informa amablemente que estás ocupado, pero negocia y programa un horario en el que estarás disponible para ayudarle. Luego, cuando estés listo, invítalos a volver y hablar contigo.
Cuando las distracciones son internas (correo electrónico, memes de gatos, o de repente recuerdas que es el cumpleaños de tu madre), escríbelas en un papel y llega hasta el final de tu pomodoro. Durante un descanso, puedes enviarle a tu amigo un nuevo meme de gato u pedir flores para tu madre.
2. Incrementa la responsabilidad
Al final de cada pomodoro, tómate un minuto para escribir todo lo que has logrado. Mantener un registro de tu trabajo te permitirá entregar un informe de productividad impresionante y transparente a tu jefe.
3. Mejorar la planificación semanal y trimestral
Además de aumentar la responsabilidad, registrar tus logros facilitará la planificación efectiva en el futuro. Con el tiempo, podrás estimar con precisión cuántos pomodoros necesitarás para completar un determinado tipo de proyecto.
Por ejemplo, un escritor puede notar que, en promedio, le lleva tres pomodoros investigar un nuevo artículo, un pomodoro para delinear sus pensamientos y dos pomodoros para escribir el artículo. Más tarde, cuando establezcan metas para la cantidad de contenido que producirán en una semana, tendrán una mejor idea de cuántos artículos pueden escribir en función de cuánto tiempo tienen disponible.
4. Disminuir el dolor de espalda y la fatiga mental
La técnica Pomodoro requiere que los usuarios tomen descansos regulares. Puedes caminar por la oficina, tomar un refrigerio o llenar tu botella de agua.
Levantarse para estirar las piernas previene la aparición de dolor de espalda y hombro inducido por el escritorio. Del mismo modo, permitir que tu mente divague durante unos minutos reduce el agotamiento de la jornada laboral, y cuando te siente bien física y mentalmente, haces más cosas.
5. Mantener la motivación
A medida que se acerca al final de un pomodoro y tu trabajo está casi terminado, se convierte en una carrera emocionante contrarreloj para terminar antes de que se acabe el tiempo.
La emoción te motiva a trabajar más rápido, incluso cuando normalmente comenzarías a disminuir la velocidad. Estas cortas explosiones de motivación se suman con el tiempo y aumentarán la cantidad de trabajo que realizas.
¿Cómo se aplica?
Aquí te explico el proceso de 5 pasos para implementar la técnica Pomodoro :
- Elige tu tarea y el tiempo total para trabajar en ella.
- Establece un temporizador en 25 minutos (ya sea con un temporizador de huevo o con una aplicación).
- Trabaja en la tarea durante 25 minutos. Evita todas las distracciones e impulsos a realizar múltiples tareas.
- Tómate un descanso de 5 minutos para renovar la energía y comienza otro Pomodoro.
- Tómate un descanso de 15-30 minutos después de completar cuatro Pomodoros.
Simple, pero muy efectivo. Cuando uses esta técnica, verás una importante mejora en tu productividad y capacidad para hacer las cosas.
Pautas para maximizar resultados
Existen cuatro pautas que pueden maximizar tus resultados:
- Los descansos no son opcionales: Cuando suene el timbre, deja de trabajar, levántate y tómate un descanso. Necesitas este tiempo para que tu mente se relaje y se energice para la próxima tarea. Úsalo para: hacer ejercicios simples, tomar un refrigerio, ir al baño, estirarse o hacer una taza de té. Realmente no importa lo que hagas, siempre y cuando estés tomando un descanso.
- Duración del tiempo = Desafío de la tarea: La cantidad real de tiempo que pases totalmente enfocado en una tarea depende de su nivel de dificultad. Las tareas fáciles (es decir, un bajo nivel de concentración) se pueden completar en bloques de tiempo de 50 minutos (2 Pomodoros) o de 1 hora y 15 minutos (3 Pomodoros). Las tareas más difíciles se pueden completar utilizando el bloque de tiempo estándar de 25 minutos. Realmente, la cantidad de Pomodoros que haces debe relacionarse con cuánto tiempo puedes concentrarte en una tarea sin sentirte distraído.
- Parcial pomodoros Do Conde: Si realizas 10 minutos de trabajo siguen siendo trabajo. Si te interrumpen, todo lo que tienes que hacer es registrar tu tiempo y luego agregarlo al siguiente Pomodoro. Una vez que hayas completado ese Pomodoro, obtendrás crédito por hacer dos Pomodoros. Puedes hacer un trabajo de calidad en pequeños bloques de tiempo (como 5 a 10 minutos).
- Pomodoros relacionados con lotes: Las tareas que demoran menos de 25 minutos deben agruparse en lugar de hacerse por separado. Por ejemplo, tengo una tarea que se denomina “comunicación en redes sociales”, que incluye hablar con la gente por correo electrónico, Twitter, Pinterest, Google+ y Facebook. Cada sitio puede tomar solo cinco minutos de mi tiempo, por lo que he desarrollado un sistema donde ejecuto algunos Pomodoros consecutivos y los reviso todos a la vez.
Ventajas para la productividad en el teletrabajo
La técnica Pomodoro puede tener importantes ventajas en caso de usar el teletrabajo.
¿Con qué frecuencia tocas la pantalla de tu teléfono celular y te distraes? Según un estudio, los usuarios tocan sus teléfonos 2.617 veces al día. Además, pasamos unas 3 horas al día con nuestros teléfonos.
Hay un flujo constante de información, notificaciones de redes sociales y mensajes de correo electrónico que ocupan nuestro tiempo. El resultado es que nuestra productividad es cada vez menor.
El problema no es solo la distracción, sino el tiempo y la energía que se necesitas para recuperar tu enfoque en tu trabajo o estudio. Recuperar la concentración completa lleva unos 20 minutos, y después de ceder ante la necesidad de mirar Facebook, pasan otros 20 minutos.
¿Cómo podemos enseñar a nuestro cerebro a resistir todas estas autointerrupciones y entrenarlo para que se concentre completamente en una tarea? ¡Aquí es donde entra en juego la Técnica Pomodoro!
Aumentarás la productividad con esta técnica al realizar un trabajo a distancia con estos sencillos pasos:
- Haz una lista de las tareas que debes realizar
- Reduce las distracciones: cierra tu correo electrónico, tus redes sociales y pon en silencio tu teléfono móvil.
- Comienza tu primera sesión de Pomodoro
- Aprovecha tu descanso de 5 minutos
- Repite la sesión
- Tómate un descanso más largo
- Marca la tarea finalizada en tu lista.
5 apps gratuitas para usar la técnica Pomodoro
Al buscar una aplicación Pomodoro, es fácil sentirse abrumado. Hay muchas opciones para elegir. Para reunir esta lista de aplicaciones de temporizador Pomodoro, hemos utilizando los siguientes criterios:
- Características adicionales: debemos enfocarnos en aplicaciones que hacen más que solo contar el tiempo de cuenta regresiva, aplicaciones que tienen características más allá de simplemente cronometrar sus pomodoros.
- Uso profesional: las funciones adicionales que ofrecen nuestras aplicaciones recomendadas están orientadas a las personas que buscan utilizar la técnica Pomodoro en el trabajo. Permiten combinar Pomodoro y la lista de tareas pendientes, facilitar el seguimiento del tiempo que pasa haciendo pomodoros, ayudar a hacer pomodoros con el equipo u ofrecer alguna otra función orientada al uso profesional.
- Prueba gratuita: la mejor manera de encontrar la aplicación adecuada es probar algunas opciones y encontrar la que más te gusta. Eso es difícil de hacer si tienes que pagar la aplicación directamente sin tener la oportunidad de probarla primero. Las siguientes aplicaciones son gratuitas u ofrecen una prueba gratuita para que puedas probar la aplicación antes de invertir en una versión premium.
- Intuitiva: no deberías necesitar pasar días leyendo un manual de instrucciones para usar una aplicación de temporizador Pomodoro. Las aplicaciones que seleccionamos son todas intuitivas y fáciles de usar para que puedas comenzar a usar la nueva herramienta desde el primer día.
Aquí tienes las mejores apps seleccionadas.
Focus Booster
La mejor para autónomos que trabajan con múltiples clientes.
Focus Booster ofrece todo lo que esperarías de un simple temporizador Pomodoro, y algo más:
- Te permite ajustar la duración de su enfoque y las sesiones de descanso.
- El temporizador cambia automáticamente de enfoque a tiempo de pausa.
- Tus datos se sincronizan en las aplicaciones web, móviles y de escritorio de Focus Booster.
Pero lo que realmente hace que Focus Booster sea único son las características de su plan Professional que permiten usar la herramienta como un temporizador Pomodoro y una aplicación de seguimiento de tiempo.
Antes de comenzar una sesión de enfoque, agrega / selecciona una tarea y un cliente para atribuir el tiempo. Cuando finalizas la sesión, Focus Booster registra el tiempo, la tarea y el cliente en su hoja de tiempo. Luego, su panel de Informes muestra una instantánea de su hoja de tiempo e ingresos para las fechas seleccionadas.
PomoDoneApp
La mejor para usar la técnica Pomodoro con una aplicación de administración de tareas de terceros.
Si ya tienes un sistema de administración de tareas específico pero deseas utilizar Pomodoro para aumentar la productividad, prueba PomoDoneApp.
PomoDoneApp admite integraciones nativas con herramientas populares de administración de tareas: Trello, Wunderlist, Asana, Basecamp, Todoist y más. Importa tareas existentes desde cualquier aplicación conectada, y también permite transferir tareas creadas directamente en PomoDoneApp a tu herramienta de administración de tareas.
Esta aplicación también presenta potentes opciones de informes que permiten filtrar tus datos y compartir tus registros con otros. Y con su extensión de Chrome, puedes incluir en la lista negra ciertos sitios web durante su período de enfoque, una excelente opción si eres propenso a desviarte para revisar el correo electrónico, escanear las redes sociales o visitar sitios de noticias mientras se supone que debes trabajar.
KanbanFlow
La mejor para combinar Kanban y Pomodoro.
KanbanFlow es un tablero Kanban con un temporizador Pomodoro incorporado. Ofrece todas las características que esperarías de una aplicación Kanban: límites de trabajo en progreso, tableros compartidos y opciones de informes.
Pero lo que hace que KanbanFlow sea única es su función de seguimiento del tiempo que te permite iniciar pomodoros directamente desde las tareas en tu tablero.
Además de aprovechar la técnica Pomodoro y hacer un seguimiento de tu tiempo hacia las tareas, KanbanFlow proporciona estadísticas sobre tu productividad. Cuando pones en pausa un temporizador, te pregunta qué causó la interrupción. Utiliza estos informes para controlar tu propia productividad a lo largo del tiempo y descubre qué interrupciones te impiden concentrarte con mayor frecuencia.
Pomotodo
Pomotodo te permite combinar dos técnicas de productividad diferentes: Pomodoro y Getting Things Done (GTD). Úsalo para capturar todas tus tareas pendientes, priorizarlas y organizarlas en categorías, y luego ejecutar las tareas más importantes utilizando la Técnica Pomodoro.
Después de crear una cuenta, el tutorial de Pomotodo te guía sobre cómo usar el sistema y por qué cada paso es importante.
Una vez que termines el tutorial, comienza a agregar tareas pendientes a tu lista. Establece las tareas pendientes que planeas realizar ese día, agrega etiquetas para clasificar las tareas pendientes y arrastra y suelta todas las tareas en orden de prioridad. Una vez que hayas terminado, haz clic en “Iniciar Pomo” para comenzar el primer pomodoro.
Adjunta pomodoros a las tareas para hacer un seguimiento de cuánto tiempo estás gastando en tareas, y marca las tareas de tu lista como completas. También puedes establecer objetivos para completar el número de pomodoros por día, semana o mes si estás trabajando para mejorar tu productividad.
Tomatoes
La mejor para motivarte a completar pomodoros.
Para algunas personas, la técnica Pomodoro es suficiente para mantenerlos motivados y enfocados. Pero si estás luchando por seguir con la técnica y necesitas alguna motivación adicional, Tomatoes ofrece una solución: motivación a través de la competencia.
El temporizador de tomates es muy básico. Simplemente haz clic en el botón “Inicio” en la página de inicio para iniciar un temporizador de 25 minutos. Eso es más o menos el alcance de la misma.
Sin embargo, lo que hace que Tomatoes sea único es que rastrea la cantidad de pomodoros que cada uno de sus usuarios registrados ha completado, creando tablas de clasificación para cada día, semana y mes, y en todo momento.
Involucra a tus compañeros de trabajo y compite con ellos para ver quién completa los pomodoros mejor cada día o semana. Incluso podría generar datos útiles si una persona en particular gana con frecuencia. Por ejemplo, si el ganador continuo es la única persona que trabaja desde casa, podría usarse como evidencia de por qué dejar que las personas trabajen de forma remota es bueno para la productividad.