Si habéis leído otros de nuestros artículos sobre compliance, sabréis que elaborar un programa de compliance es un proceso complejo, que exige conocer todo el contexto y realidad de la empresa, así como aquellas normativas que le son de aplicación, tanto las de carácter externo como las internas adoptadas por la misma entidad. Pero ¿existen unos requisitos mínimos para considerar válido y suficiente un programa de compliance? La respuesta es sí y en este artículo vamos a ver cuáles son esos requisitos mínimos de los programas de compliance.
¿Cuáles son los requisitos mínimos de un programa de Compliance para que este sea considerado válido?
¿Dónde se regulan los requisitos mínimos que debe cumplir un programa de compliance?
A diferencia de lo que ocurre en otros países, en España no hay una regulación amplia y profunda sobre el compliance y no contamos con una guía detallada sobre qué requisitos debe tener y cumplir un programa de compliance. Sin embargo, sí que tenemos dos fuentes en las que se recogen los requisitos mínimos que deben abarcar los programas de compliance en España, si bien circunscritos al compliance penal (pero que pueden extrapolarse a otros ámbitos del compliance).
En concreto, nos estamos refiriendo al artículo 31 bis.5 del Código Penal y la Circular 1/0216 de la Fiscalía General del Estado, que viene a concretar y desarrollar los requisitos para el plan de compliance recogidos en el citado artículo del CP.
Se trata de unas meras directrices, pero es importante tenerlas en cuenta a la hora de elaborar el programa de compliance, especialmente si se trata del plan de prevención de delitos penales, porque son estos requisitos los que los jueces y fiscales entrarán a valorar para determinar si el programa de compliance de una empresa puede atenuar o eximirla de su responsabilidad penal, en el caso de que uno de sus miembros hubiera cometido un delito en su seno.
Requisitos mínimos de un programa de compliance
¿Cuáles son los requisitos mínimos de un programa de compliance?
Los requisitos que los programas de compliance deben, como mínimo, cumplir de acuerdo al artículo 31 bis.5 del CP y la Circular de la Fiscalía, son los siguientes:
- Identificar las actividades de la empresa en las que se puedan cometer los delitos que deben ser prevenidos. Para cumplir este requisito, es necesario conocer las leyes que afectan a la empresa, listar los riesgos de cumplimiento a los que está expuesta y realizar con ellos un mapa de riesgos, que va a ser la base sobre la que se «construya todo el programa de compliance.
- Establecer los protocolos o procedimientos que definirán el compromiso de la entidad con el cumplimiento normativo, es decir, diseñar y elaborar las normas internas de la empresa (como el código ético) y las medidas, acciones y controles que formarán parte del programa de compliance. Para ello, será necesario conocer los riesgos de cumplimiento particulares a los que está expuesta la organización.
- Destinar los recursos materiales y humanos necesarios y suficientes para poder implementar y ejecutar el programa de compliance de forma independiente y autónoma. El presupuesto destinado al programa de compliance debe ser suficiente para poder ejecutar todas las medidas y acciones contempladas en él.
- Debe contar con un canal de comunicación adecuado para que, tanto miembros de la empresa como personas ajenas a ella, puedan informar sobre posibles riesgos e incumplimientos al órgano de cumplimiento (o compliance officer). Es decir, debe contar con un canal de denuncias interno, que garantice no solo la comunicación de las conductas delictivas, sino que garantice la confidencialidad de los denunciantes y de paso a un proceso de investigación interna.
- Se establecerá un sistema o régimen disciplinario interno, para sancionar adecuadamente (y de acuerdo a los límites legales) aquellas conductas en contra de la normativa interna de la empresa y que vulneren las medidas implementadas por el plan de compliance para prevenir la comisión de delitos. Este régimen sancionador debe estar graduado y contemplar también aquellas conductas que obstaculicen la denuncia o investigación de la infracción o delito.
- La efectividad y la validez del programa de compliance será evaluada de manera periódica y siempre que se produzca un delito o una infracción que haya conseguido saltarse las medidas y controles implementados. Además, el programa de compliance deberá actualizarse cuando se produzcan cambios significativos en la empresa, en su estructura de control o en la actividad que desarrolla, o cuando se produzcan modificaciones o novedades normativas que le afecten.
- Los programas de compliance tendrán por objetivo promover una cultura ética empresarial.
- Deben estar redactados por escrito y ser claros, precisos y eficaces, adecuándose a la realidad y naturaleza de la empresa.
Como decíamos, aunque estos requisitos están orientados a los planes de prevención de delitos penales, pueden extrapolarse a cualquier programa de compliance, puesto que el fin de estos es identificar, prevenir, detectar y gestionar los incumplimientos de las diferentes leyes y normas que son de aplicación en la empresa.