Siempre que estén dentro de los límites que establece la ley, así como el convenio colectivo de aplicación, las empresas pueden elaborar su propio reglamento interno, estableciendo una serie de políticas y normas para todos los miembros de la empresa. En este artículo explicamos qué es el reglamento interno de una empresa y cómo elaborarlo.
Contenido del artículo
¿Qué es el reglamento interno de una empresa?
El reglamento interno de la empresa, o normativa interna de una empresa, es un documento en el que se recogen y establecen todas las normas, políticas y procedimiento que deben seguir los miembros de una empresa y que tiene como objetivo mantener el orden y la disciplina a todos los niveles de la empresa, garantizando un comportamiento ético y profesional de cada uno de sus miembros.
El reglamento interno de una empresa forma parte del compliance de una empresa, y puede tener tanto un carácter general, normas y políticas que afectan a todos los miembros de la empresa, como, por ejemplo, la política de protección de datos, las políticas de vacaciones y permisos o el reglamento del canal de denuncias, tanto como un carácter particular, de aplicación solo a una parte de la empresa, por ejemplo, normas especiales de seguridad para determinados puestos de trabajo.
Así mismo, el reglamento interno de una empresa debe incluir las consecuencias de no cumplir las normas contempladas en él, es decir, debe hacer referencia a un régimen sancionador interno, en el que se tipifiquen y gradúen las conductas consideradas faltas o contrarias al reglamento interno de la empresa, y se establezcan sus sanciones correspondientes (dentro de los límites que marca la legislación laboral).
¿Cuáles son las normas internas de una empresa?
A la hora de elaborar las normas que configuran el reglamento interno de una empresa en España, las empresas deben guiarse por lo que establecen diferentes normativas (laboral, de igualdad, de riesgos laborales, etc.), así como por lo que establecido en el convenio colectivo que le sea de aplicación o esté acogida. Dentro de esos límites, las normas que de un reglamento interno pueden ser muchas y variadas, tener carácter general, es decir, de aplicación a toda la empresa, y carácter particular, que solo se aplican a determinadas secciones, departamentos o puestos de trabajo.
Así, serían ejemplos de normas internas de una empresa:
- El horario de entrada y salida y si existe o no flexibilidad horaria.
- La política de uso de material o equipos de la empresa.
- El código de vestimenta.
- Pacto de exclusividad.
- Los días de permiso especiales.
- La escala de faltas injustificadas.
- La realización de llamadas personales en horario de trabajo, etc.
También, con carácter general, podemos agrupar las normas internas de una empresa en las siguientes categorías o grupos:
- Normas de trabajo.
- Normas de higiene y salubridad.
- Normas de vestimenta.
- Normas de seguridad.
- Normas de convivencia.
- Normas de conducta.
Debemos tener en cuenta que a la hora de elaborar su reglamento interno, la empresa debe tener en cuenta tanto la legislación vigente, como su actividad y sector, sus procesos y sus necesidades específicas (por ejemplo, un restaurante tendrá normas sobre higiene y salubridad más estrictas que un taller mecánico, en tanto en cuanto maneja alimentos).
¿Están obligadas las empresas a tener un reglamento interno?
A diferencia de lo que ocurre con el sistema de información interno, que es obligatorio para empresas de más de 50 empleados, las empresas no están obligadas de forma expresa por ley a tener un reglamento interno. Ahora bien, conviene señalar que esta obligación sí puede estar recogida como tal en el convenio colectivo que les sea de aplicación.
Por lo tanto, podemos decir que hay empresas que sí están obligadas a elaborar un reglamento interno de trabajo. Y, en cualquier caso, elaborar este tipo de documento se considera una buena práctica empresarial, puesto que establece normas, políticas y procedimientos a seguir y cumplir para todos los miembros de la empresa, lo que puede ayudar a prevenir posibles conflictos laborales, así como la comisión de posibles infracciones o delitos dentro de la empresa (motivo por el cual, el reglamento interno se considera como parte esencial del compliance), además promueve entornos de trabajo más adecuados y, teóricamente, justos.
Contenido del reglamento interno de una empresa
Con carácter general, y a modo de ejemplo del reglamento interno de una empresa, este deberá incluir los siguientes elementos:
- Ámbito de aplicación: En qué áreas o secciones de la empresa será de aplicación el reglamento (recordemos que puede hacerse un reglamento interno de carácter general, que se aplicará a toda la empresa, o elaborar un reglamento interno específico para el funcionamiento de un determinado departamento o proceso, por ejemplo, el ya citado reglamento para el canal de denuncia de la empresa).
- Empleados: Qué empleados se verán vinculados por el reglamento.
- Grupo de empresas o empresas subsidiarias: Otras empresas que formen parte del grupo empresarial o filiales, que también se verán sujetas al reglamento.
- Principios generales: Los principios generales de la empresa (inspirados en los valores y misión de la empresa, que son lo que definen cómo se desempeña su actividad y con qué fin), así como la relación de estos principios con los empleados.
- Principales normas y obligaciones de los empleados: Estas comprenden las siguientes materias:
- Normas de comportamiento generales (puntualidad, vestimenta, higiene, etc.).
- Obligaciones en materia de salud y seguridad de los empleados.
- Política de uso de equipos, materiales y recursos de la empresa.
- Prevención de conflictos de intereses y relaciones con la administración.
- Política de comunicación externa e interna.
- Posibles beneficios y ventajas para los empleados, que no estén contempladas en la legislación o el convenio colectivo.
- Cualesquiera otras materias que se quieran regular en el reglamento (siempre dentro los límites marcados por la ley y el convenio colectivo de aplicación).
- Procedimiento disciplinario: El régimen sancionador interno que hemos citado más arriba.
¿Cómo elaborar el reglamento interno de una empresa?
La elaboración un reglamento de interno de una empresa pueda dividirse en tres fases:
- Fase de negociación del reglamento interno: Si bien es posible desarrollar e implementar un reglamento interno por parte de la dirección de la empresa de forma unilateral, se recomienda negociar su contenido con la representación legal de los trabajadores (si la hubiera) o con los propios trabajadores, a través de sus jefes de departamento o sección. De esa forma, nos aseguraremos de que el reglamento cubre las necesidades tanto de la empresa como de los empleados.
- Fase de aprobación del reglamento interno: Una vez negociado, el reglamento interno debe ser aprobado por la administración o dirección de la empresa, siguiendo el procedimiento correspondiente, en función del tipo de persona jurídica adoptada (sociedad limitada, sociedad anónima, cooperativa, etc.).
- Fase de implementación del reglamento interno: Aprobado el reglamento por la administración o dirección de la empresa, el siguiente paso es implementarlo en la empresa, para lo que debe ser comunicado a todos los empleados de la misma, lo que incluye a la RLT (si la hay) y a futuros trabajadores que se incorporen a la empresa. Así mismo, aparte de la comunicación, si fuera necesario, la empresa deberá realizar sesiones informativas o cursos sobre la aplicación del reglamento interno.
- Supervisión y seguimiento: No se trata tanto de una fase, sino de la comprobación de la implementación y seguimiento del reglamento interno en la empresa. Para ello, se deberá designar una persona o personas encargadas de realizar esta supervisión y seguimiento del funcionamiento del reglamento (lo que implica diseñar y aplicar controles e indicadores de rendimiento y proponer modificaciones en aquellas áreas o materias en las que pueda resultar necesario).
Elaborar un reglamento interno para la empresa, es una labor que puede resultar muy compleja, ya que requiere no solo conocer los pormenores de la propia entidad, sino también todas aquellas leyes y reglamentos que le son de aplicación. Por ese motivo se recomienda hacerlo con la asistencia y asesoramiento de un abogado o una consultoría especializada en compliance.
Ejemplos de reglamento interno de empresa
Dado que el reglamento interno de empresa es un documento si no confidencial, si privado, mostraros ejemplos de normativa interna de empresa no es posible (como sí hemos podido hacer con otro tipo de documentos en nuestros artículos), por lo que a continuación os dejamos las normas generales que podría contener el ejemplo de reglamento interno de una empresa pequeña:
- Normas de conducta y disciplina para los trabajadores y régimen sancionador para las faltas o incumplimientos de las mismas.
- Políticas de horario: Hora de entrada y salida, períodos de descanso, vacaciones y permisos.
- Normas de uso de herramientas, equipos y recursos de la empresa: Equipos informáticos, dispositivos móviles, vehículos de empresa, etc.
- Políticas de seguridad y salud laboral.
- Política de comunicación interna: Canales de comunicación y notificación.
Así mismo, cualquier código de conducta o código ético de empresa también sería un buen ejemplo de reglamento interno de una empresa, aunque podría no abarcar todo el contenido que si cubre este documento.
