La recogida de datos es una labor fundamental para cualquier empresa y su proceso de toma de decisiones; en este artículo explicamos qué es la recogida de datos, para qué sirve y cuáles son las técnicas e instrumentos de recogidas de datos más utilizados.
Contenido del artículo
¿Qué es la recogida de datos y por qué es importante?
La recogida es el proceso de recopilación, adquisición y reunión de información específica con el propósito de analizarla, interpretarla y tomar decisiones informadas. Este proceso es fundamental en diversos campos, como la investigación científica, la toma de decisiones gubernamentales, la planificación estratégica o lo que nos ocupa en este artículo, el análisis de negocio y su aplicación y utilidad para el marketing (adquisición de leads y conversiones).
Cómo veremos más adelante, se pueden emplear diferentes técnicas de recogida de información, así como instrumentos de recolección de datos que permiten recopilar grandes cantidades de datos de un grupo o grupos de interés concretos y permite a las empresas obtener un panorama completo sobre una determinada cuestión de interés.
Cabe señalar que los datos que se recogen pueden ser cuantitativos o cualitativos, dependerá completamente del objetivo del análisis o investigación que se quiera llevar cabo o las conclusiones que se busquen obtener, recopilar un tipo de datos u otro, y esto también determinará el tipo de técnica o instrumento que debe emplearse para la recogida de datos.
La recogida de datos es una metodología fundamental para analizar y extraer conclusiones en diferentes áreas y situaciones y emplearse en el proceso de toma de decisiones disponiendo de información contrastada.
Dentro del mundo empresarial, la recogida se emplea especialmente para analizar y comprender mejor a los clientes y clientes potenciales, identificar oportunidades de mercado y nuevas tendencias, mejorar los procesos internos y tomar decisiones basadas en el análisis e interpretación de la información recopilada.
Así mismo, para el departamento del marketing, el análisis de datos es fundamental para poder comprender mejor a leads y clientes y elaborar así campañas y estrategias de marketing más personalizadas y eficaces, basadas en la segmentación, medir y evaluar el proceso de conversión y poder mejorarlo, crear mejores campañas publicitarias y lograr una mejor tasa de conversión y retención de clientes.
La recogida de datos permite obtener información que puede ser muy valiosa para la empresa, ordenarla, analizar y extraer de ella conclusiones que después se aplicarán en los procesos de toma de decisiones de diferentes departamentos de la empresa.
En un escenario cada vez más competitivo, la recogida de datos es clave para poder marcar la diferencia con la competencia, detectar tendencias, comprender cómo se comportan los usuarios y clientes potenciales, encontrar nuevas oportunidades de negocio y mejorar las fortalezas de la empresa y el negocio.
Por supuesto, la recogida de datos por sí sola no es suficiente para lograr estos objetivos, también es necesario saber analizar, interrelacionar y extraer conclusiones de los mismos.
Principales técnicas de recogida de datos para empresas
Existen diversos instrumentos y métodos para recopilar información a los que se puede recurrir, en función de los objetivos que se quieran alcanzar; a continuación vamos a ver algunas de las técnicas de recolección de datos más utilizadas en el ámbito empresarial y del marketing, puesto que enfocan especialmente en conocer al público objetivo y su comportamiento.
Encuestas
Las encuestas son uno de los instrumentos para la recogida de datos más utilizados y conocidos (¿quién no ha respondido o cumplimentado una encuesta alguna vez?). Las encuestas pueden emplearse para recabar datos cuantitativos y cualitativos a través de preguntas que los sujetos deben ir respondiendo.
Se pueden hacer por vía telefónica o presencial, aunque cada vez son más habituales las encuestas online. Y existen diferentes tipos, aunque los más usados son las encuestas abiertas (permiten conocer más en profundidad la opinión de los sujetos sobre temas específicos) y las encuestas cerradas (son más guiadas y presentan un rango de respuestas limitado entre las que deben escoger los encuestados).
Es un método económico, pero tiene como contrapartida que si no está bien planteado o resulta excesivamente largo, es muy posible que los encuestados abandonen a mitad del proceso.
Formularios
Existen diferentes tipos de formulario de recogida de datos, aunque los más habituales son los de contacto, a través de los cuales las empresas puedan obtener los datos de contacto de clientes potenciales o leads (son personas como mínimo interesadas en los productos o servicios de la empresa).
Estos formularios pueden emplearse para hacer una primera segmentación de los clientes potenciales, para definir la estrategia de marketing a seguir. Así mismo, los formularios son también la primera vía de contacto «directo» con los clientes potenciales y permiten ofrecerles contenido que puede resultar de su interés.
Entrevistas
Las entrevistas son un método para recopilar información a través de preguntas y pueden realizarse tanto de manera presencial como por vía telefónica. La entrevista requiere de una persona que realice las preguntas y recoja las respuestas de los entrevistados (informantes).
Para que las entrevistas resulten útiles, es necesario hacer una planificación previa y que el entrevistador sepa conducir al entrevistado para que no se desvíe de los temas que se quieren tratar.
Las entrevistas resultan útiles para obtener datos cualitativos e información en profundidad sobre temas determinados, además, permite captar reacciones de los entrevistados y es posible aclarar la información recibida en el momento.
Grupos de discusión
Los grupos de discusión (o focus group) son muy similares a las entrevistas, pero en los que participan más personas que comparten un interés (entre seis y 12 participantes). El objetivo es fomentar el debate entre ellos, para obtener diferentes opiniones y puntos de vista.
En los grupos de discusión la figura del facilitador es crucial, ya que es la persona que se ocupará de conducir la discusión y mantenerla dentro del marco que le interese a la empresa. Como con la entrevista, es fundamental hacer una planificación previa para poder obtener los mejores resultados de este tipo de técnica para la recogida de datos.
Observación
La observación directa es uno de los métodos más «fáciles» para recoger datos, porque consiste en observar a los sujetos de interés dentro de un contexto determinado y registrar la información obtenida, para después analizarla y extraer conclusiones.
La observación no requiere de ningún tipo de intervención o contacto con los sujetos, pero sí que necesita de planificación y de llevar un registro ordenado de los datos, así como evitar sesgos o prejuicios.
Análisis del sitio web y seguimiento en línea
El análisis del sitio web y el seguimiento en línea son técnicas de recogida de datos muy usadas en la actualidad, donde las personas interaccionan más con diferentes medios digitales.
Para recopilar este tipo de datos, es necesario usar cookies o píxeles de seguimiento, tanto en el propio sitio como fuera de este (esto implica, cómo veremos más adelante, tener en cuenta la normativa de datos personales). Gracias a ello es posible obtener información del comportamiento de los usuarios dentro de la web e incluso cómo llegan a ella y a dónde se dirigen después. Analizar esta información sirve para mejorar el contenido y el diseño de la página web, así como para buscar e implementar nuevas formas para captar y retener usuarios, que pueden ser potenciales leads y futuras conversiones.
También sirve para detectar problemas o elementos que no funcionan como debieran y que conducen al abandono de los usuarios del sitio web o a no finalizar una compra.
El monitoreo de redes sociales también es un método de recogida de datos muy usado en la actualidad; un perfil en redes sociales no solo permite a la empresa interactuar con sus clientes y potenciales clientes, también permite medir y analizar el tipo de interacciones que se producen, detectar intereses y personalizar más los mensajes con los que dirigirse a la audiencia.
Como en el caso del seguimiento en línea, hay que tener en cuenta la normativa de protección de datos.
Fuentes abiertas
Las fuentes abiertas ofrecen lo que se denominan datos secundarios (son datos obtenidos de fuentes externas a la empresa); se trata de información que puede resultar valiosa para la empresa y que proviene de fuentes públicas (tanto gratuitas como de pago), por ejemplo, proviene de universidades, entidades públicas, instituciones independientes, ONGs, plataformas de análisis de datos, etc.
¿Cómo hacer una recogida de datos?
Hacer una recogida de datos que después resulte útil para la empresa, cuyas conclusiones puedan aplicarse en el proceso de toma de decisiones, implica hacer un plan estratégico, en el que se deben tener en cuenta los siguientes factores:
- Marcar objetivos claros, es decir, definir en qué áreas o materias la empresa necesita respuestas, conocer tendencias o hacer predicciones.
- El siguiente paso es determinar qué datos y de qué tipo están disponibles en la empresa y cuáles son necesarios recopilar.
- Teniendo claro los objetivos y los datos a recabar, se pueden elegir las técnicas o instrumentos para la recogida de datos más adecuados y con los que se podrá obtener la información más eficiente para la empresa.
- Así mismo, es fundamental identificar las personas y procesos involucrados en la recogida de datos, ya que cada departamento o área de la empresa genera y recoge diferentes datos, que después será necesario interrelacionar y analizar. Por ejemplo, el departamento de marketing tiene información sobre el comportamiento de los usuarios de la página web, el departamento de ventas sobre nuevos clientes y el de contabilidad sobre facturación.
- Escoger las tecnologías más adecuadas para recoger y analizar datos; estas herramientas deben permitir interrelacionar todos los datos que recopila y genera la empresa, o poder integrarse en una misma plataforma que facilite esa «puesta en común» (por ejemplo un ERP, un CRM, etc.).
(Quizás también te interese saber cómo hacer una recogida de firmas).
Cumplimiento con el RGPD en la recopilación de datos
La recogida de datos implica, en muchos casos, el tratamiento de datos personales, por lo que, cómo ya adelantamos, es necesario cumplir la ley de protección de datos a la hora de llevarla a cabo.
Por lo tanto, antes de recabar datos personales, se solicitará el consentimiento explícito de los interesados (usuarios, clientes, clientes potenciales, etc.) para ello, bien mediante autorización para los datos personales o mediante casillas de aceptación de la política de privacidad o la aceptación de las cookies.
Así mismo, se informará a los interesados de qué datos personales se van a recoger y con qué finalidad, quién es el responsable del tratamiento (la empresa) y, en su caso, el encargado del tratamiento, durante cuánto tiempo se conservarán los datos, sobre los derechos ARSULIPO y cómo ejercerlos, y la posibilidad de revocar el consentimiento dado, en el caso en que la base legitimadora para el tratamiento sea el consentimiento explícito, que será el caso para la mayoría de las recogidas de datos (si te preguntas cuándo estoy obligado a dar mis datos personales, en el artículo del enlace te lo explicamos).
Finalmente, la empresa deberá aplicar las medidas de seguridad técnicas y organizativas necesarias para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos durante el tiempo que los conserve, siendo recomendable aplicar medidas como el cifrado de las bases de datos, así como la seudonimización o la anonimización de los datos personales recogidos.
Herramientas recomendadas para una recogida de datos eficiente
Cómo hemos visto, existen diversos métodos y herramientas para llevar a cabo la recogida de datos, ¿pero cuáles son los más idóneos? ¿Qué herramientas software son más adecuadas para recoger y analizar datos?
Elegir las herramientas y métodos para la recogida de datos más adecuados dependerá en gran medida de las necesidades y el enfoque de la empresa, así como de las metodologías estadísticas que se vayan a poner en práctica.
Métodos cualitativos vs. cuantitativos
La elección entre métodos cualitativos y cuantitativos depende del tipo de información que la empresa necesita obtener. Los métodos cualitativos, como las entrevistas y los grupos de discusión, son adecuados para comprender las percepciones y motivaciones de los usuarios.
Por otro lado, los métodos cuantitativos, como las encuestas y el análisis web, proporcionan datos estadísticos que permiten identificar patrones y realizar comparaciones numéricas.
Encuestas y cuestionarios: cómo seleccionar el adecuado
Los cuestionarios y encuestas son herramientas fundamentales para recopilar datos estructurados, pero seleccionar el tipo adecuado puede marcar una gran diferencia en la calidad de la información obtenida.
Para decidir entre distintos formatos, las empresas deben considerar el objetivo del estudio, el tipo de preguntas (abiertas o cerradas) y la forma en la que se recopilarán los datos (online o presencial). Asimismo, la longitud y claridad del cuestionario son factores clave para asegurar una alta tasa de respuesta.
Uso de software de análisis para gestionar grandes volúmenes de datos
El análisis de datos masivos requiere herramientas específicas capaces de gestionar y procesar grandes volúmenes de información de manera eficaz. Software como Tableau, Power BI o Google Analytics permite a las empresas organizar, visualizar e interpretar los datos recogidos, facilitando la identificación de patrones y tendencias.
Este tipo de herramientas también proporciona métricas en tiempo real, lo cual es fundamental para realizar ajustes rápidos en las estrategias empresariales.
La recogida de datos es una práctica esencial para cualquier empresa que desee comprender a sus clientes y adaptarse a sus necesidades. Con una metodología clara y herramientas adecuadas, las organizaciones pueden transformar los datos en un recurso valioso para la toma de decisiones y el crecimiento empresarial.
