La obligación de facilitar datos personales a la empresa depende tanto de los datos que nos solicite esta y de en qué momento lo haga, si durante el proceso de selección o durante la relación contractual.
De manera que sí hay datos personales que estoy obligado a dar a la empresa en esos momentos concretos (como pueden ser los datos de contacto, los datos académicos o de experiencia laboral, los datos identificativos, el número de la Seguridad Social o la cuenta bancaria, por ejemplo), y otros que, sin embargo, no tendremos obligación de dar.
En cualquier caso, la empresa debe atender a lo que establece la normativa de protección de datos (y otras leyes que puedan resultar de aplicación), a la hora de solicitar a candidatos o empleados determinados datos personales. Si bien, cabe señalar que, en algunos casos, durante la relación laboral, no será necesario el consentimiento del trabajador para realizar el tratamiento de ciertos datos personales por parte de la empresa, puesto que la base jurídica para el tratamiento estará basada en el artículo 6.1 letras b, c y f. del RGPD.
Lo mismo se aplica a una ETT o si estuviésemos trabajando, tendremos la obligación de facilitar los datos personales a la empresa a distancia o la ETT cuando así lo permita la normativa.
En este artículo hablamos de:
¿Qué datos personales me puede pedir una empresa?
Por norma general, la Ley Orgánica 3/2018 nos dice que cualquier entidad que necesite recabar datos personales para llevar a cabo un servicio, prestación, cumplimiento de obligación legal, etc., solo podrá pedirnos aquellos datos personales estrictamente necesarios para esa finalidad.
Por lo tanto, una empresa solo podrá pedirnos los datos personales necesarios para la finalidad que persiga cumplir, sea esta valorarnos en un proceso de selección, formalizar un contrato, controlar el desempeño de nuestras obligaciones laborales o proceder a la finalización de la relación laboral.
En el siguiente punto veremos qué datos personales puede solicitarnos una empresa, de acuerdo a la normativa de protección de datos de los trabajadores y, por tanto, cuándo sí existe esa obligación de facilitar datos personales a la empresa.
¿Cuándo estoy obligado a dar mis datos personales a la empresa?
Estoy obligado a dar mis datos personales a la empresa cuando estos son necesarios para poder llevar a cabo el proceso de selección, el proceso de contratación o la propia relación laboral, mientras prestamos nuestros servicios en la empresa.
Durante el proceso de selección
Estoy obligado a dar mis datos personales durante el proceso selección cuando estos son:
- Datos identificativos
- Datos de contacto
- Datos relativos a la formación académica y la experiencia laboral relacionados con el puesto de trabajo para el que se es candidato
- Datos relativos a la condición física solo cuando sea obligatorio conocerlos para el puesto de trabajo a desempeñar
Cabe señalar que cualquier dato o información personal que los entrevistadores puedan inferir de las respuestas en la entrevista de trabajo, no podrán ser sometidos a ningún tipo de tratamiento posterior.
Durante la relación laboral
Los datos personales que me pueden solicitar la empresa durante el desarrollo de la relación laboral son:
- Datos identificativos
- DNI
- Número de la Seguridad Social
- Dirección de contacto
- N.º de cuenta bancaria
- Certificado de antecedentes penales (solo en aquellos puestos de trabajo donde la ley lo exija)
- Datos de situación familiar para el cumplimiento de ciertas obligaciones con Hacienda
- Informe de aptitud para el trabajo (en aquellas profesiones en las que el reconocimiento médico es obligatorio)
- Partes de baja en caso de enfermedad o accidente (si bien la empresa no debe conservar archivada de los mismos)
- Datos biométricos para el control de acceso (solo cuando la medida esté justificada y sea proporcional al fin perseguido y el respeto de los derechos fundamentales de los trabajadores)
- Y aquellos otros datos personales que puedan resultar necesarios para el cumplimiento de la relación contractual u obligaciones legales del responsable del tratamiento (será necesario que la empresa lo justifique debidamente y tenga una base jurídica legitimadora suficiente)
¿Estoy obligado a dar otros datos personales a la empresa?
Solo estoy obligado a dar mis datos personales cuando estos sean estrictamente necesarios y tengan que ver con el puesto de trabajo y la posible relación laboral. Cualquier otro dato personal que nos pidan fuera de esas condiciones, no tenemos por qué darlo.
Por lo tanto, si nos piden datos como, por ejemplo, la dirección de correo electrónico o el número de móvil personal, datos relativos a nuestra salud cuando no tienen justificación para hacerlo, nuestra situación familiar durante la entrevista de trabajo, sobre nuestra ideología, etc.
En cualquiera de estos casos, podremos negarnos a facilitar estos datos personales, puesto la empresa estaría vulnerando la normativa de protección de datos y cometiendo una infracción, que podría ser considerada grave o muy grave. Además, negarnos a dar esos datos no puede ser motivo de despido.
Así mismo, tampoco podría crear una obligación de facilitar datos personales a la empresa el convenio al que estuviera suscrita la misma, si al pedir esos datos se infringe la Ley de Protección de Datos, salvo en aquellos casos (profesiones y áreas de actividad específicas) donde otra norma sí lo contemple (como, por ejemplo, el certificado de antecedentes penales para profesores de educación primaria).
Cabe señalar que de la misma forma que nosotros podemos denunciar a una empresa por pedirnos datos personales innecesarios o sin justificación adecuada o tratarlos sin nuestro consentimiento cuando este es necesario, también puede una empresa demandar a un ex-empleado por usar datos confidenciales de la misma (personales o de otra índole) sin autorización y en su beneficio.
Si me piden la vida laboral para un trabajo ¿Puedo negarme a darla?
Si me piden la vida laboral para un trabajo, algo que puede ocurrir durante el proceso de selección para comprobar la información del CV, puedo negarme a facilitarla. Además, en este momento del proceso de selección, la empresa no tiene realmente una base jurídica legitimadora para pedirme la vida laboral.
La empresa sí podría solicitar la vida laboral en algunas circunstancias, por ejemplo, acotada al tiempo que he estado trabajando para ella o cuando es necesario comprobar los años de experiencia necesarios para realizar un curso u obtener una acreditación. Aunque incluso en esta situación su entrega es voluntaria.
Por lo tanto, puedo negarme a dar mi vida laboral si un empleador me la pide. Además, no debemos olvidar que la vida laboral contiene información privada, que la empresa no tiene por qué conocer.
¿Es obligatorio dar el número de teléfono personal a la empresa?
No es obligatorio dar el número de teléfono a la empresa, cuando se trata del número personal del trabajador. Así lo reconoció una sentencia del Tribunal Supremo en 2015, que consideró abusiva una cláusula en el contrato de trabajo, mediante la cual, los empleados estaban obligados a facilitar a la empresa su número de móvil o dirección de email para realizar cualquier tipo de comunicación laboral.
Al ser una cláusula del contrato de trabajo, se atentaba contra un derecho fundamental de los trabajadores, ya que el consentimiento dado por ellos no podía entenderse libre y voluntario, puesto que la relación entre trabajador y empleador no es de igual a igual.
Ahora bien, esto no es de aplicación al teléfono profesional o facilitado por la empresa al trabajador, en aquellos casos en los que es necesario que este disponga de un método de comunicación cuando se encuentra fuera del centro de trabajo.
También es posible que el trabajador facilite su número de teléfono de forma completamente voluntaria, es decir, dando su consentimiento para que la empresa utilice este número como forma de contacto con él.
Esperamos haber resuelto vuestras dudas respecto a qué datos personales estáis obligados a facilitar a una empresa de acuerdo a la normativa de protección de datos para pymes y grandes empresas.
Y en caso de que aún os quede alguna duda al respecto, no dudéis en poneros en contacto con Grupo Atico34 para resolverla.