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¿Tengo la obligación de facilitar datos personales a la empresa?

Tanto durante el proceso de selección como durante la relación laboral, es posible que la empresa nos solicite diferentes datos personales, pero ¿tenemos la obligación de facilitar cualquier tipo de datos personales que nos pida nuestro empleador? En este artículo veremos cuándo y cuándo no tenemos la obligación de facilitar datos personales a la empresa actual o futura empleadora.

¿Qué datos personales me puede pedir una empresa?

Por norma general, la Ley Orgánica 3/2018 nos dice que cualquier entidad que necesite recabar datos personales para llevar a cabo un servicio, prestación, cumplimiento de obligación legal, etc., solo podrá pedirnos aquellos datos personales estrictamente necesarios para esa finalidad.

Por lo tanto, una empresa solo podrá pedirnos los datos personales necesarios para la finalidad que persiga cumplir, sea esta valorarnos en un proceso de selección, formalizar un contrato, controlar el desempeño de nuestras obligaciones laborales o proceder a la finalización de la relación laboral.

A continuación veremos qué datos personales puede solicitarnos una empresa, de acuerdo a la normativa de protección de datos de los trabajadores.

Durante el proceso de selección

Durante el proceso de selección la empresa nos puede pedir:

  • Datos identificativos
  • Datos de contacto
  • Datos relativos a la formación académica y la experiencia laboral relacionados con el puesto de trabajo para el que se es candidato
  • Datos relativos a la condición física solo cuando sea obligatorio conocerlos para el puesto de trabajo a desempeñar

Cabe señalar que cualquier dato o información personal que los entrevistadores puedan inferir de las respuestas en la entrevista de trabajo, no podrán ser sometidos a ningún tipo de tratamiento posterior.

Durante la relación laboral

Los datos personales que nos pueden solicitar las empresas durante el desarrollo de la relación laboral, es decir, mientras permanecemos en la empresa, son:

  • Datos identificativos
  • DNI
  • Número de la Seguridad Social
  • Dirección de contacto
  • N.º de cuenta bancaria
  • Certificado de antecedentes penales (solo en aquellos puestos de trabajo donde la ley lo exija)
  • Datos de situación familiar para el cumplimiento de ciertas obligaciones con Hacienda
  • Informe de aptitud para el trabajo (en aquellas profesiones en las que el reconocimiento médico es obligatorio)
  • Partes de baja en caso de enfermedad o accidente (si bien la empresa no debe conservar archivada de los mismos)
  • Datos biométricos para el control de acceso (solo cuando la medida esté justificada y sea proporcional al fin perseguido y el respeto de los derechos fundamentales de los trabajadores)
  • Y aquellos otros datos personales que puedan resultar necesarios para el cumplimiento de la relación contractual u obligaciones legales del responsable del tratamiento (será necesario que la empresa lo justifique debidamente y tenga una base jurídica legitimadora suficiente)

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¿Estoy obligado a facilitar esos datos personales a la empresa?

En el caso de los datos personales enumerados en los dos epígrafes anteriores, tenemos la obligación de facilitar los datos personales a la empresa. En algunos casos, durante la relación laboral, incluso no será necesario nuestro consentimiento para realizar el tratamiento de esos datos por parte de la empresa, puesto que la base jurídica para el tratamiento estaría basada en el artículo 6.1 letras b, c y f.

Si fuese una ETT o estuviésemos teletrabajando, también tenemos la obligación de facilitar esos datos personales a la empresa a distancia o la ETT.

Si la empresa me pide otros datos personales, ¿puedo negarme a darlos?

¿Qué ocurre con el resto de datos personales que en ocasiones pueden pedir las empresas? Como, por ejemplo, la vida laboral, la dirección de correo electrónico o el número de móvil personal, datos relativos a nuestra salud cuando no tienen justificación para hacerlo, nuestra situación familiar durante la entrevista de trabajo, sobre nuestra ideología, etc.

En cualquiera de estos casos, podremos negarnos a facilitar estos datos personales, puesto la empresa estaría vulnerando la normativa de protección de datos y cometiendo una infracción, que podría ser considerada grave o muy grave. Además, negarnos a dar esos datos no puede ser motivo de despido.

Solo tenemos la obligación de facilitar aquellos datos personales que sean estrictamente necesarios y tengan que ver con el puesto de trabajo y la posible relación laboral. Cualquier otro dato personal que nos pidan fuera de esas condiciones, no tenemos por qué darlo.

Además, tampoco podría crear una obligación de facilitar datos personales a la empresa el convenio al que estuviera suscrita la misma, si al pedir esos datos se infringe la Ley de Protección de Datos, salvo en aquellos casos (profesiones y áreas de actividad específicas) donde otra norma sí lo contemple (como, por ejemplo, el certificado de antecedentes penales para profesores de educación primaria).

Cabe señalar que de la misma forma que nosotros podemos denunciar a una empresa por pedirnos datos personales innecesarios o sin justificación adecuada o tratarlos sin nuestro consentimiento cuando este es necesario, también puede una empresa demandar a un ex-empleado por usar datos confidenciales de la misma (personales o de otra índole) sin autorización y en su beneficio.

Esperamos haber resuelto vuestras dudas respecto a qué datos personales estáis obligados a facilitar a una empresa de acuerdo a la normativa de protección de datos para pymes y grandes empresas.

Y en caso de que aún os quede alguna duda al respecto, no dudéis en poneros en contacto con Grupo Atico34 para resolverla.

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