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Cómo diseñar una política de regalos en la empresa

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¿Has oído hablar alguna vez de la política de regalos en las empresas? Es importante estrechar vínculos con los empleados y obsequiarles en determinadas épocas como las Navidades o su cumpleaños. Pero debemos tener cuidado de que esa práctica no se convierta en corrupción o sea malinterpretada. En este post analizamos en qué consiste la política de regalos, cómo elaborarla en la empresa y cuándo puede considerarse corrupción.

¿Qué es la política de regalos?

La política de regalos es el documento elaborado por la empres que define quién puede dar un regalo a los empleados. Ofrece orientación a los empleados sobre lo que es y no es apropiado aceptar como regalo. Estos obsequios pueden realizarse por un cliente, vendedor, proveedor, empleado potencial o proveedor potencial.

La política de obsequios define si los empleados pueden aceptar obsequios tanto dentro como fuera de las instalaciones de trabajo. Si el obsequio está permitido, la política especifica el valor aceptable y el tipo de obsequio permitido para los empleados.

Finalmente, en esta política también se indican las circunstancias en las que un empleado puede aceptar un regalo. Define las exenciones para adherirse a la regla. También se recogen las circunstancias excepcionales en las que los empleados pueden aceptar regalos que de otra forma no están permitidos. Normalmente, las excepciones establecidas en la política de regalos y cortesías necesitan la firma del presidente de la empresa o de otro empleado de nivel superior.

¿Existe alguna normativa en España al respecto?

En España, el Código penal regula el delito de corrupción en los negocios estableciendo penas de 6 meses a 6 años de prisión, generando responsabilidad penal para la empresa. Ofrecer o aceptar regalos en el ámbito empresarial puede ser considerado como una forma de cohecho o corrupción.

Pero la jurisprudencia de nuestro país no ha establecido los límites económicos a partir de los cuales un regalo puede ser considerado como corrupción. Todo ello depende de la ética, el sentido común y los usos o costumbres existentes y atendiendo a la intención con la que se proporciona ese regalo.

Si se trata de un obsequio de un valor razonable y ofrecido como muestra de cortesía, no debería considerarse un acto de corrupción. Sin embargo, si el regalo se ofrece a un potencial cliente que se encarga de evaluar la posibilidad de adjudicarnos un contrato, sí podría considerarse como un acto de corrupción.

Consejos para crear la política de obsequios en la empresa

El primer paso para garantizar que tu empresa se ocupa de los obsequios correctamente es tener una política que defina reglas y procesos. Muchas empresas grandes y medianas cuentan con estas reglas. Estas reglas y procesos proporcionan lo siguiente:

  • Definiciones de alcance y diferentes tipos de corrupción
  • Explicaciones que definen lo que constituye prácticas aceptables e inaceptables en el contexto de obsequios y entretenimiento.
  • Reducir el riesgo activo y pasivo de corrupción
  • Proteger a la empresa y a sus empleados del riesgo de enjuiciamiento penal
  • Proporcionar una indicación clara a los empleados, socios comerciales y otras partes externas de los valores de la empresa con respecto a la prevención de la corrupción.

Una eficaz política de regalos y obsequios necesita tres elementos principales: ámbito de aplicación, definición de obsequios e invitaciones, así como cuándo pueden y no pueden aceptarse.

Ámbito de aplicación

El alcance de las directrices no solo debe abarcar a los empleados permanentes, sino a todas las personas que desempeñan funciones en nombre de la empresa. Esto incluye agentes de ventas, consultores, becarios, aprendices, pasantes, autónomos y otros grupos.

Incluir a miembros de la familia en el alcance también es sensato. Por ejemplo, invitar al director gerente de un prospecto a una conferencia puede no tener problemas, pero es poco probable que sea aceptable invitar a su cónyuge o pareja sin cargo.

Definición de regalo o invitación

La política debe definir qué constituye un regalo o una invitación:

  • Los obsequios generalmente se refieren a artículos de valor entregados a los empleados o por ellos. Pueden ser bienes de consumo, artículos de marca, descuentos o efectivo. Algunos ejemplos comunes son una botella de vino o una caja de bombones.
  • La invitación incluye comidas, bebidas y gastos de viaje y alojamiento. Los ejemplos típicos son comidas de negocios, viajes de clientes, visitas a sitios, eventos culturales, deportivos y vacaciones.

Las definiciones de regalos corporativos y entretenimiento son de gran alcance e incluyen:

  • Comidas de restaurante
  • Invitaciones a ferias comerciales
  • Pago de los gastos de viaje de negocios
  • Crédito financiero
  • Servicios gratuitos
  • Provisión de locales
  • Regalos que un empleado de la empresa le da a un familiar o conocido
  • Contratar a un familiar para un trabajo o pasantía
  • Becas de estudios para hijos y familiares

La política debe indicar con precisión qué tipos de obsequios están cubiertos. Idealmente, los diferentes tipos deberían ilustrarse con ejemplos prácticos. Estos también pueden incorporarse en cursos de formación y comunicaciones internas.

Condiciones de aceptación y denegación

¿Dónde comienza la corrupción? El principal objetivo de cualquier política de regalos y donaciones es definir reglas y criterios adecuados. En este contexto, la intención del donante es importante. ¿Hay alguna razón para creer que un regalo o una invitación se hizo con intenciones engañosas?

Contexto legal local

Claramente, los obsequios y las invitaciones deben estar permitidos según las leyes locales aplicables. Estos pueden variar considerablemente de un país a otro, lo que puede generar confusión para los empleados.

Algunas empresas han abordado este problema implementando límites estrictos y aplicables a nivel mundial para los obsequios e invitaciones para asegurarse de que no violen ninguna ley nacional. Sin embargo, esto puede llevar a situaciones en las que las costumbres locales no se tengan en cuenta y puede reforzar la percepción de que el cumplimiento es un “aguafiestas”. Como resultado, muchas empresas implementan reglas específicas de cada país.

Objeto y motivación

La política debe definir claramente las circunstancias en las que se pueden entregar o recibir obsequios e invitaciones. Por ejemplo, los regalos no deben usarse para:

  • Obtener una recompensa o ventaja indebida.
  • Ejercer influencia o presión sobre proveedores, socios comerciales u otros terceros.
  • Obtener, conservar o prorrogar un contrato o una cláusula contractual beneficiosa.
  • Conseguir licencias o acuerdos gubernamentales.
  • Recibir exención, total o parcial, del pago de impuestos o multas.
  • Conseguir información sobre la oferta de un competidor o un proceso de adquisición en curso.
  • Agilizar trámites como el otorgamiento de visas, la emisión de aprobaciones oficiales, el otorgamiento de despachos aduaneros y similares.

Razón u ocasión

¿Cuál es la ocasión y por qué se ofrecen obsequios e invitaciones? Ocasiones como aniversarios, cumpleaños, finalización de proyectos o eventos sociales como Navidad o Año Nuevo pueden ser ocasiones legítimas para regalos e invitaciones. Sin embargo, si no hay una razón obvia para el obsequio, el donante o el destinatario deben poder explicar el motivo.

Cuando un destinatario exige ciertos beneficios o concesiones, esto es una clara señal de advertencia y suele ser una indicación de ventaja injusta y chantaje.

Tiempo

El tiempo también puede jugar un papel importante en la evaluación de si un regalo o una invitación es importante desde una perspectiva de cumplimiento.

Los siguientes tiempos o períodos de tiempo pueden ser problemáticos cuando se trata de dar o recibir regalos o invitaciones:

  • Durante licitaciones en curso
  • Antes de firmar contratos o de otorgar permisos o autorizaciones
  • Antes de votar
  • Previamente emitir licencias
  • Con anterioridad al cambio de leyes o regulaciones

Las empresas pueden prohibir los obsequios e invitaciones durante estos períodos o establecer un proceso de revisión interno que examine críticamente los obsequios e invitaciones planificados durante estos períodos.

Regularidad

Incluso si las empresas definen límites de valor fijo para obsequios e invitaciones, los importes acumulados pueden superar los límites. Los obsequios regulares y pequeños equivalen a uno único y más caro. Para evitar esto, las empresas también deben tener en cuenta la frecuencia de los obsequios e invitaciones al redactar sus políticas.

Los límites anuales pueden ser una solución. Estos se pueden definir por equipo, departamento, sucursal, unidad o socio externo. Para garantizar que estos grupos se mantengan dentro de los límites, es esencial un registro de regalos. Las soluciones de software facilitan el seguimiento de los totales del valor del regalo y pueden garantizar automáticamente el cumplimiento dentro de los límites anuales.

Como ocurre con la mayoría de las reglas, habrá excepciones ocasionales. Para las excepciones, debe haber un proceso claro de aprobación por parte de la gerencia y / o el oficial de cumplimiento junto con la provisión de la documentación apropiada.

Funcionarios públicos

Un regalo o una invitación pueden afectar el juicio. Cuando se trata de funcionarios públicos, esto debe recibir una consideración especial. Muchas autoridades públicas tienen normas internas sobre este tema. No solo en relación con los propios funcionarios públicos, sino también con sus familiares, fundaciones y organizaciones afiliadas.

Es importante conocer los beneficios que la empresa brinda a los funcionarios públicos o personas y organizaciones relacionadas. Los procesos de revisión y documentación internos de la empresa deben ser más estrictos para estos casos, por ejemplo, un proceso de revisión y aprobación de dos etapas que involucre al gerente de línea y la función de cumplimiento.

En general, se debe evitar lo siguiente al hacer obsequios a funcionarios públicos:

  • Pagos en efectivo
  • Obsequios o invitaciones frecuentes o valiosos al entretenimiento corporativo con alto valor monetario
  • Obsequios o invitaciones en relación con licitaciones públicas
  • Beneficios con la intención de mejorar la relación para ejercer influencia o presión en el futuro.

Tipo de regalo

Los beneficios en forma de pagos en efectivo, valores o productos básicos generalmente no deben permitirse, incluidos:

  • Efectivo o medios de pago similares al efectivo como transferencias bancarias
  • Valores como acciones y bonos
  • Oro, piedras preciosas y otros metales preciosos
  • Vales y tarjetas regalo
  • Préstamos sin interés o con bajo interés

Este tipo de obsequios no deben permitirse, especialmente para funcionarios públicos. También están prohibidos por ley en muchas jurisdicciones.

Relacionados con el negocio

Los obsequios e invitaciones que están relacionados con el negocio son generalmente menos problemáticos que los beneficios que no tienen una conexión comercial obvia.

Los ejemplos relacionados con el negocio incluyen invitaciones a conferencias u otros eventos relacionados con el rol o negocio de la persona, materiales publicitarios relacionados con productos o invitaciones durante eventos o reuniones comerciales.

Por otro lado, las invitaciones a viajes privados, eventos de ocio, obsequios a parejas, miembros de la familia u otras personas fuera de un contexto profesional generalmente no deben permitirse.

Transparencia y “prueba de prensa”

Las donaciones encubiertas generalmente indican mala conducta y falta de transparencia empresarial. Si los gastos correspondientes no figuran en los libros del donante o aparecen con un nombre falso, esto debe investigarse. Las empresas han enfrentado demandas porque los viajes privados de vacaciones para funcionarios públicos se han disfrazado de “capacitación” o “visitas a fábricas”.

Una buena prueba es la “prueba de prensa”: ¿se dañaría la reputación de la empresa si el obsequio o la invitación en cuestión salieran a la luz en la prensa? Si la respuesta es sí, se debe rechazar la solicitud.

Reglas y pautas de otras partes

Por supuesto, las reglas y pautas establecidas por otras partes también juegan un papel en el contexto de los beneficios. ¿La organización de la persona a quien se le va a dar un obsequio o de quien se recibió una invitación tiene una política sobre obsequios e invitaciones? Si es así, ¿el beneficio cae dentro de lo que consideran apropiado?

¿Cuándo se puede considerar corrupción empresarial?

En respuesta a los posibles aspectos negativos de los regalos, muchas organizaciones adoptan una política de no obsequios. Algunas empresas que ofrecen servicios públicos llegan incluso a emitir comunicados de prensa para recordar al público que está en contra de la política de la empresa que su personal acepte obsequios.

Muchas otras organizaciones aceptan que los obsequios ocasionales compartidos entre las personas con las que la empresa hace negocios no son inusuales, sino que forman parte del intercambio social normal.

Las organizaciones deben tener una política de regalos muy clara para garantizar que la línea entre la corrupción y la práctica aceptable se comprenda claramente y que se minimice el potencial de abuso.

La política debe establecer lo que no es aceptable y lo que los empleados no pueden aceptar. El mecanismo más común es especificar un valor monetario por encima del cual es posible que no se acepten obsequios. En caso de que el destinatario no esté seguro del valor del obsequio, la política debe indicarle al destinatario que consulte a un superior, que debe estar facultado para tomar una decisión final.

Normalmente, esta sección de la política especificaría las circunstancias bajo las cuales no está permitido aceptar un obsequio, como las siguientes:

  • los empleados nunca pueden solicitar obsequios de terceros bajo ninguna circunstancia;
  • los obsequios en forma de efectivo (incluidos vales en efectivo y vales regalo), acciones o obsequios de ocio (como billetes de avión y alojamiento) no están permitidos bajo ninguna circunstancia;

Es posible que no se acepte un obsequio en las siguientes circunstancias:

  • cuando se otorga para obtener un favor comercial;
  • Si va acompañado de cualquier sugerencia, insinuación, “comprensión” o implicación directa o indirecta de que se requiere a cambio algún resultado esperado o deseable;
  • cuando tiene la intención de actuar como un incentivo inadecuado o de ejercer una influencia inapropiada sobre el receptor, por ejemplo, para influir en la decisión de hacer negocios con el donante;
  • si tiene la apariencia de influir indebidamente en el destinatario.

Ejemplos de política de regalos

Existen muchos ejemplos de políticas de regalos y atenciones adoptadas por empresas. Veamos algunos de ellos.

El Corte Inglés

El Corte Inglés dispone de una política de regalos en la que recoge los casos en los que sus empleados pueden o no aceptar regalos o invitaciones.

Establece que los Miembros de la Organización pueden aceptar u ofrecer un regalo u hospitalidad siempre que existan una serie de requisitos. También se recoge el procedimiento en casos de incumplimiento.

Inditex

El grupo Inditex es otra de las empresas que han elaborado una política de regalos de proveedores y clientes. A través de esta Política, Inditex pretende asegurar que todos sus empleados, así como los terceros con los que mantiene relaciones de negocio, cumplan con lo dispuesto en las principales normas antisoborno existentes en los mercados en los que está presente. Por ello, la Política hace suyos los estándares fijados en la norma ISO 37001, sobre Sistemas de Gestión Antisoborno.

Para que los empleados acepten un regalo, deben cumplirse una serie de requisitos, recogido en esta política. Y establece también el procedimiento a seguir en casos de incumplimiento.

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Licenciada en derecho por la Universidad de Oviedo, Máster de Propiedad Industrial, Propiedad Intelectual, Competencia y Nuevas Tecnologías por la Fundación PONS y la Universidad Rey Juan Carlos. Experiencia en la gestión y tramitación de Patente, Modelos de Utilidad y Diseños industriales a nivel Internacional. Abogada especializada en materia de protección de datos, realizando adaptación, seguimiento y auditorías, así como desempeñando la función de Delegado de Protección de Datos. Experta en el registro de Marcas a nivel nacional y europeo.
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