¿Planeas convertir tu visión en realidad? ¿Y cuál es tu mejor manera de evitar desafíos y problemas durante este viaje? Un plan de acción sólido. Ya sea en casa o en el trabajo, todos tenemos metas. Y para llegar allí, necesitamos planes de acción para comenzar y mantenernos productivos. Te explicamos aquí qué es un plan de acción, sus tipos y describimos 5 pasos que explican cómo redactar un plan de acción.
En este artículo hablamos de:
Definición de Plan de acción
Un plan de acción personal es una lista de verificación de los pasos o tareas que debes completar para lograr las metas que te has fijado.
Es una parte esencial del proceso de planificación estratégica y ayuda a mejorar la planificación del trabajo en equipo. No solo en la gestión de proyectos, las personas pueden utilizar planes de acción para preparar una estrategia para lograr sus propios objetivos personales.
¿Qué contiene un plan de acción? Los componentes de un plan de acción incluyen
- Una descripción bien definida del objetivo a alcanzar
- Tareas / pasos que deben realizarse para alcanzar la meta
- Personas que se encargarán de realizar cada tarea
- ¿Cuándo se completarán estas tareas (fechas límite e hitos)?
- Recursos necesarios para completar las tareas
- Medidas para evaluar el progreso
Lo bueno de tener todo en una lista en una ubicación es que facilita el seguimiento del progreso y la planificación eficaz de las cosas.
Un plan de acción no es algo escrito en piedra. A medida que tu organización crezca y cambien las circunstancias circundantes, tendrás que revisar y hacer ajustes para satisfacer las últimas necesidades.
Tipos de planes de acción
Existen tres tipos principales de planes de acción que explicamos a continuación.
Estratégico
Un plan de acción estratégico explica cómo vas a hacer realidad tu estrategia. Toma el propósito y los objetivos que has delineado y agrega los detalles necesarios para convertir el pensamiento en acción. Un ejemplo de plan de acción sería definir quién tiene la propiedad intelectual de una iniciativa, cuándo se espera que se complete, qué recursos se necesitan, etc. Esta es tu hoja de ruta detallada del viaje que tomarás para alcanzar tus metas.
La creación de un plan de acción te ofrece una guía clara para el éxito. Ayuda a priorizar los objetivos, maximizar los recursos y tomar mejores decisiones, lo que aumenta la eficiencia y la eficacia de tu organización a medida que ejecutas tu estrategia.
También puede ayudar a impulsar la moral interna y la confianza pública. Los empleados sabrán exactamente lo que deben hacer para lograr la estrategia de la organización, día a día y tarea a tarea. Las partes interesadas externas tendrán la confianza de que los esfuerzos están coordinados y tienen un propósito, lo que genera credibilidad y transparencia. Y todos pueden realizar un seguimiento de los resultados y monitorizar el progreso hacia las metas.
Comercial
El Plan de Acción comercial es un documento que permite a los ejecutivos de la empresa visualizar todas las acciones comerciales y les ayuda a verificar que las elecciones y los resultados obtenidos están en línea con las expectativas.
El plan de acción comercial debe responder a las siguientes preguntas:
- ¿Cómo logro mis objetivos comerciales?
- Cuanto tiempo gastar
- Que Vender
- ¿A quién venderlo?
- ¿Cómo venderlo?
Este plan de acción comercial debe establecer:
- Metas que los líderes quieren alcanzar
- Estrategia a adoptar
- Visión de la empresa a 5 o 10 años y principales objetivos perseguidos
- Detalles, los objetivos, los recursos humanos y financieros a dedicar
- Acciones necesarias para lograr los objetivos comerciales, en forma de tablas teniendo en cuenta los presupuestos y recursos asignados.
Márketing
Un plan de acción de marketing es una hoja de ruta estratégica que las empresas utilizan para organizar, ejecutar y realizar un seguimiento de su estrategia de marketing durante un período de tiempo determinado. Los planes de marketing pueden incluir estrategias de marketing independientes para los distintos equipos de marketing de la empresa, pero todos trabajan hacia los mismos objetivos comerciales.
Una estrategia de marketing describe cómo una empresa logrará una misión u objetivo en particular. Esto incluye qué campañas, contenido, canales y software de marketing utilizarán para ejecutar esa misión y realizar un seguimiento de su éxito.
Por ejemplo, si bien un plan o departamento mayor podría manejar el marketing en redes sociales, podría considerar su trabajo en Facebook como una estrategia de marketing individual.
Un plan de marketing contiene una o más estrategias de marketing. Es el marco a partir del cual se crean todas sus estrategias de marketing y te ayuda a conectar cada estrategia con una operación de marketing y un objetivo comercial más amplios.
Digamos, por ejemplo, que tu empresa está lanzando un nuevo producto de software al que quiere que los clientes se registren. Esto requiere que el departamento de marketing desarrolle un plan de marketing que ayudará a presentar este producto a la industria y generará las suscripciones deseadas.
Cómo diseñar un plan de acción en 5 pasos
Por lo que parece, hacer un plan de acción personal para tu empresa parece bastante fácil. Pero hay varios pasos importantes que debes seguir con precaución para sacarle el máximo partido. A continuación tienes un tutorial cómo redactar un plan de acción en 5 sencillos pasos.
1. Define tu objetivo final
Si no tienes claro lo que quieres hacer y lo que quieres lograr, te estás preparando para el fracaso.
¿Estás planeando una nueva iniciativa? Empieza por definir dónde estás y dónde quieres estar.
¿Resolver un problema? Analiza la situación y explora posibles soluciones antes de priorizarlas.
Luego escribe tu meta. Y antes de pasar al siguiente paso, ejecuta tu objetivo a través de los criterios SMART. O en otras palabras, asegúrate de que sea:
- Específico: bien definido y claro
- Medible: incluye indicadores medibles para realizar un seguimiento del progreso.
- Alcanzable: realista y alcanzable con los recursos, el tiempo, el dinero, la experiencia, etc.
- Relevante: alineado con tus otros objetivos
- Oportuna: tiene una fecha de finalización
2. Enumera los pasos a seguir
El objetivo está claro. ¿Qué debes hacer exactamente?
Crea una plantilla aproximada para enumerar todas las tareas a realizar, fechas de vencimiento y personas responsables.
Es importante que te asegures de que todo el equipo esté involucrado en este proceso y tenga acceso al documento. De esta forma, todos conocerán sus roles y responsabilidades en el proyecto.
Asegúrate de que cada tarea esté claramente definida y sea alcanzable. Si te encuentra con tareas más grandes y complejas, divídelas en otras más pequeñas que sean más fáciles de ejecutar y administrar.
3. Prioriza las tareas y agrega fechas límite
Es hora de reorganizar la lista priorizando las tareas. Es posible que debas priorizar algunos pasos, ya que pueden bloquear otros subpasos.
Agrega fechas límite y asegúrate de que sean realistas. Consulta con el responsable de realizarlo para conocer su capacidad antes de decidir los plazos.
4. Identifica los recursos necesarios
Antes de comenzar tu proyecto, es crucial asegurarse de tener todos los recursos necesarios a mano para completar las tareas. Y si no están disponibles actualmente, primero debes hacer un plan para adquirirlos.
Esto también debe incluir su presupuesto. Puedes asignar una columna de tu plan de acción para marcar el coste de cada tarea.
5. Visualiza tu plan de acción
El objetivo de este paso es crear algo que todos puedan entender de un vistazo y que se pueda compartir con todos.
Ya sea que tu plan de acción tenga la forma de un diagrama de flujo, diagrama de Gantt o tabla, asegúrate de que comunicas claramente los elementos que hemos identificado hasta ahora: tareas, propietarios de tareas, fechas límite, recursos, etc.
Este documento debe ser de fácil acceso para todos y debe ser editable.
Bonus: monitorizar, evaluar y actualizar
Asigna algo de tiempo para evaluar el progreso que has logrado con tu equipo.
Puedes marcar las tareas que se completaron como realizadas en este plan de acción final, llamando la atención sobre cómo ha progresado hacia la meta.
Esto también resaltará las tareas que están pendientes o retrasadas, en cuyo caso debes averiguar por qué y encontrar las soluciones adecuadas. Y luego actualiza el plan de acción en consecuencia.
Ventajas de los planes de acción
La planificación te ayuda a prepararte para los obstáculos que se avecinan y a mantener el rumbo. Y con un plan de acción eficaz, puedes aumentar tu productividad y mantenerte concentrado.
Estos son algunos de los beneficios de un plan de acción que debes conocer;
- Te da una dirección clara. Como un plan de acción destaca exactamente qué pasos se deben tomar y cuándo deben completarse, sabrás exactamente lo que debe hacer.
- Tener tus metas escritas y planificadas por pasos te dará una razón para mantenerte motivado y comprometido durante todo el proyecto.
- Con un plan de acción, puedes realizar un seguimiento de tu progreso hacia tu objetivo.
- Dado que enumeras todos los pasos que debes completar en tu plan de acción, te ayudará a priorizar tus tareas según el esfuerzo y el impacto.
Apps para elaborar tu plan de acción
A continuación te presentamos las mejores apps para diseñar un plan de acción en tu empresa.
Monday.com
monday.com es un sistema operativo de trabajo basado en la nube, donde los equipos crean aplicaciones de flujo de trabajo en minutos para ejecutar sus procesos, proyectos y el trabajo diario. Los equipos dan forma a sus flujos de trabajo y proyectos, sin código, con una plataforma que se adapta rápidamente a las necesidades cambiantes.
Características clave:
- Registro de actividad
- Campos personalizables
- Seguimiento de la fecha de vencimiento
- Actualizaciones de correo
- Junta de ejecución
Asana
Asana es una solución de gestión del trabajo que permite la colaboración y la comunicación en equipo. Usa Asana para administrar iniciativas, crear proyectos y luego crear tareas dentro de estos proyectos. Asigna tareas a tus compañeros de equipo, agrégalos como seguidores de tareas, comparte, etc.
Características:
- Panel de actividad
- Feed de actividad
- Seguimiento de asignaciones
- Actualizaciones automáticas a la bandeja de entrada / correo electrónico
- Automatización y reglas
Wrike
Wrike es una herramienta de gestión de proyectos y colaboración basada en la nube que ayuda a los usuarios a gestionar proyectos de principio a fin, proporcionando visibilidad y control total sobre las tareas. La solución integral lleva los proyectos desde la solicitud inicial hasta el seguimiento del trabajo.
Características:
- API
- Control de acceso
- Panel de actividad
- Gestión de actividades
Paymo
Paymo es una solución dedicada a agencias de marketing, diseño, creatividad y publicidad, estudios de arquitectura, universidades, despachos de abogados y empresas de consultoría. Te permite crear y asignar tareas, programar el trabajo y realizar un seguimiento preciso del trabajo.
NetSuite
NetSuite es la solución ERP en la nube líder en el mundo. Diseñado para escalar con tu negocio a medida que crece y se transforma, NetSuite te ayuda a automatizar las operaciones, optimizar de manera eficiente los procesos de misión crítica, disminuir los costos y la complejidad de TI, y mejorar.
Plantilla para plan de acción (Word y PDF)
Descarga la plantilla del plan de acción en Word
Descarga la plantilla del plan de acción en PDF
Ejemplo de plan de acción
Para ilustrar mejor la importancia de un plan de acción, aquí tienes un ejemplo de elaboración de una tarta poniéndolo en un plan de acción.
Comienza con la prioridad de tus tareas, por ejemplo, necesitas hacer la base, pero es posible que no necesites el azúcar en polvo en la parte superior como toque ornamental final. Determina qué tareas son de prioridad alta, media y baja.
Una vez que tengas la prioridad claramente planificada, debes hacer una lista de todas las tareas, que incluiría cosas como decidir qué tipo de tarta va a hacer, los ingredientes que necesitarás y los materiales, como un molde para pastel y utensilios para hornear. Está la mezcla de ingredientes y el tiempo de cocción. Todas estas tareas deben estar enumeradas.
¿Precalentarías el horno mientras haces la masa de pastel? No. La base de la tarta probablemente se hará la noche anterior. Por eso es importante tener en cuenta todas las fases del proyecto. También querrás hacer asignaciones. Es posible que desees involucrar a toda la familia. Dales a cada miembro una tarea, desde comprar los ingredientes hasta limpiar.
Una vez que comiences el proyecto, deberás registrar el progreso del trabajo que se está realizando. Esto nos lleva a la línea de tiempo, donde tendrás una fecha de inicio y vencimiento para cada una de tus tareas, así como el tiempo que planeas que lleve.
Finalmente, tu plan de acción incluirá recursos. ¿Quién es responsable de qué tarea, qué materiales están involucrados? ¿Cuáles son esos costes? También debes tener una sección en el plan de acción para notas que no se incluyan en ninguna de las otras categorías.