El outsourcing (a veces denominada “subcontratación”) transfiere tareas, operaciones, trabajos o procesos a una fuerza laboral externa, al contratar a un tercero por un período de tiempo significativo. Las empresas suelen hacer esto para reducir costes o mejorar la eficiencia. Las funciones subcontratadas pueden ser realizadas por un tercero, ya sea dentro o fuera de la empresa. Aquí desglosamos todo lo que necesitas saber para garantizar que tus iniciativas de outsourcing tengan éxito. Te explicamos qué es el outsourcing y para qué sirve.
En este artículo hablamos de:
Definición del outsourcing
Comencemos con el significado de outsourcing.
El outsourcing es una práctica comercial en la que una empresa contrata a un tercero para realizar tareas, manejar operaciones o proporcionar servicios para la empresa. También se denomina externalización.
La compañía externa, que se conoce como proveedor de servicios o proveedor externo, hace arreglos para que sus propios trabajadores o sistemas informáticos realicen las tareas o servicios en el sitio en las propias instalaciones de la compañía contratante o en ubicaciones externas.
Las empresas de hoy pueden externalizar una serie de tareas o servicios. A menudo externalizan servicios de tecnología de la información, incluida la programación y el desarrollo de aplicaciones, así como soporte técnico. Con frecuencia externalizan el servicio al cliente y llaman a las funciones de servicio.
También puede utilizarse el outsourcing para otros tipos de trabajo, incluidos los procesos de fabricación, las tareas de RRHH y las funciones financieras, como la contabilidad y el procesamiento de la nómina. Las empresas pueden externalizar divisiones enteras, como todo su departamento de TI, o solo partes de un departamento en particular.
La externalización de las funciones empresariales a veces se denomina subcontratación o externalización de procesos empresariales.
El outsourcing puede implicar el uso de un gran proveedor externo, como una empresa como IBM para administrar servicios de TI o FedEx Supply Chain para servicios de logística de terceros, pero también puede involucrar la contratación de contratistas independientes individuales, trabajadores de oficina temporales y autónomos.
¿Para qué sirve externalizar el trabajo?
Las empresas a menudo subcontratan como una forma de reducir costes, mejorar la eficiencia y ganar velocidad. Las empresas que deciden externalizar confían en la experiencia de los proveedores externos para realizar las tareas externalizadas para obtener tales beneficios. El principio subyacente es que debido a que el proveedor externo se enfoca en esa tarea en particular, puede hacerlo mejor, más rápido y más barato que la empresa contratante.
Dados estos beneficios, las empresas a menudo deciden externalizar funciones de apoyo dentro de sus negocios para que puedan enfocar sus recursos más específicamente en sus competencias básicas, lo que les ayuda a obtener ventajas competitivas en el mercado.
Sin embargo, algunas empresas deciden externalizar por otros motivos.
Por ejemplo, subcontratan porque no pueden contratar empleados internos de tiempo completo con las habilidades y experiencia especializadas necesarias para realizar ciertos trabajos.
Las empresas a veces optan por externalizar como una forma de cambiar el cumplimiento de los requisitos u obligaciones regulatorios con el proveedor externo.
Además, cada vez más empresas buscan proveedores externos como centros de innovación.
Tipos de outsourcing
Hay varias formas de externalizar un proceso comercial y, dependiendo del proceso, una puede ser preferible a otra. En general, hay algunos tipos diferentes basados en la distancia entre los dos miembros de la relación. Estos tipos son los siguientes.
Off-shoring
Offshoring es la práctica de obtener productos o servicios de otro país o reubicar la producción a otro país. No se debe confundir la deslocalización con la subcontratación, lo que implica localizar personas especializadas en un proceso particular y contratarlas para completar el trabajo.
El offshoring tiene muchas ventajas, como el ahorro de costes y la oportunidad de adquirir habilidades o equipos que no se encuentran en el país de origen de la empresa.
Si bien hay muchas ventajas en trasladar la producción a otro país, debemos ser conscientes de las desventajas, como perder algo de control sobre el proceso de fabricación, las barreras culturales y de idioma, y la pérdida de la reputación de la empresa.
In-house
In-house se refiere a la realización de una actividad u operación dentro de una empresa, en lugar de depender de la contratación externa. Esto ocurre cuando una empresa utiliza sus propios empleados y tiempo para mantener una división o actividad comercial, como financiación o intermediación, internamente.
Una operación interna es una actividad realizada dentro del mismo negocio, el uso de los activos y empleados de la compañía para realizar la subcontratación necesaria implica la contratación de asistencia externa, a menudo a través de otro negocio, para realizar esas actividades en lugar de usar activos o empleados internos.
La determinación de mantener actividades internas o externalizar a menudo implica analizar los diversos costes y riesgos asociados. La forma en que se calculan estos costes puede variar según el tamaño y la naturaleza del negocio principal.
Una empresa puede decidir mantener ciertas actividades en la empresa, un proceso que a veces se denomina insourcing, como contabilidad, nómina, marketing o soporte técnico. Si bien es común que algunas empresas subcontraten esas divisiones, una empresa puede mantener la flexibilidad en esas operaciones manteniéndolas en la empresa.
Off-site
Off-site se refiere a la realización de los trabajos o servicios en las instalaciones de la empresa a la que se ha contratado para realizarlos. Es decir, se realizan fuera de las instalaciones de la empresa que contrató su realización.
Co-sourcing
El Cosourcing es un tipo de subcontratación donde el acuerdo de subcontratación es un acuerdo colectivo entre un proveedor y varios clientes. Desde la perspectiva de la organización de outsourcing, el co-sourcing es el proceso de externalizar ciertas actividades comerciales a un solo proveedor externo.
Esto puede permitir que las empresas obtengan acceso a la experiencia y los recursos de sus socios para complementar o reemplazar completamente los recursos internos mientras mantienen las responsabilidades de gestión y toma de decisiones sobre la función.
Etapas de un proceso de outsourcing
El outsourcing consta de siete etapas: evaluación, propuesta, debida diligencia, contratación, transición, gobierno y transferencia. Cada una de las siete etapas se describe en orden cronológico a continuación.
- Evaluación: la primera etapa de la subcontratación, durante la cual la empresa realiza una evaluación exhaustiva de sus necesidades. Como esta etapa implica desarrollar un plan de proyecto, identificar un equipo de liderazgo y reorganizar los recursos de capacitación, a menudo es lo más difícil.
- Propuesta: una vez que una empresa ha decidido externalizar los servicios de capacitación, debe identificar qué proveedores tienen las capacidades para satisfacer mejor sus necesidades. Para obtener información de los proveedores, la empresa creará y enviará al menos uno de los siguientes documentos al mercado externo: Solicitud de información (RFI), Solicitud de propuesta (RFP) o Solicitud de cotizaciones (RFQ).
- Due diligence: este es el proceso de recopilación y evaluación de información sobre las capacidades de los demás para formar una relación sólida y estructurada.
- Contratación: esta etapa ocurre una vez que ambas partes están preparadas para formalizar su relación comercial a través de un acuerdo por escrito. Las compañías negociarán los términos específicos de su relación y luego firmarán un contrato.
- Transición: una vez firmado el contrato, las dos compañías comenzarán a hacer la transición de recursos y responsabilidades del comprador al proveedor.
- Gobernanza: esta etapa suele ser la más larga porque implica administrar el negocio y mantener una relación de trabajo durante la duración del contrato.
- Repatriación / Transferencia: la última etapa de la subcontratación, la repatriación implica la transferencia de recursos y responsabilidades a las empresas originales.
Ventajas y desventajas del outsourcing
El outsourcing tiene sus ventajas y sus inconvenientes. Veamos cada uno de ellos.
Ventajas
Las ventajas del outsourcing son las siguientes: puede liberar efectivo, personal, instalaciones y recursos de tiempo. Puede resultar en ahorros de costes por menores costes laborales, impuestos, costes de energía y reducciones en el coste de producción.
- Además del ahorro de costes, las empresas también pueden emplear estrategias de subcontratación para centrarse en las competencias comerciales centrales. Esto permite a las empresas dedicar más recursos a lo que hacen bien, lo que puede mejorar la eficiencia y aumentar la competitividad. La producción se puede racionalizar y acortar los tiempos de producción, al tiempo que se reducen los costes operativos.
- Las funciones no esenciales que una empresa subcontrata generalmente irán a organizaciones externas para quienes esas funciones son una competencia comercial central, lo que beneficiará aún más al negocio a través de la gestión mejorada de esas funciones.
- Una empresa también puede beneficiarse de la contratación externa al evitar las regulaciones o mandatos gubernamentales, como las regulaciones ambientales o las regulaciones y requisitos de seguridad.
Desventajas
Si bien la subcontratación tiene muchas ventajas, también presenta algunas desventajas.
- Se debe gestionar la relación con el tercero que asume las funciones subcontratadas. Esto incluye negociar y firmar contratos, lo que requiere tiempo y la participación del asesor legal de una empresa, así como la comunicación diaria y la supervisión del trabajo subcontratado.
- La seguridad también es un factor importante en la contratación externa. Muchas relaciones de outsourcing inevitablemente implicarán el acceso de la organización de terceros a datos comerciales confidenciales, secretos comerciales y otra información confidencial que sea necesaria para realizar las funciones contratadas.
Puede haber algunos impactos negativos en las relaciones públicas para las empresas cuando la tercerización resulta en la pérdida de una gran cantidad de empleos para los trabajadores en sus comunidades locales.
10 razones para implantar el outsourcing en la empresa
Estas son las 10 razones para implantar el outsourcing en la empresa:
- Los menores costes operativos y laborales se encuentran entre las principales razones por las cuales las empresas eligen externalizar. Cuando se ejecuta correctamente, tiene un impacto decisivo en el reconocimiento de ingresos de una empresa y puede generar ahorros significativos.
- Las empresas también eligen externalizar para que puedan continuar enfocándose en sus procesos comerciales centrales mientras delegan procesos mundanos que consumen mucho tiempo a agencias externas.
- El outsourcing y la deslocalización también permiten a las empresas aprovechar una base de conocimiento global, teniendo acceso a capacidades de clase mundial.
- La obtención de recursos internos que podrían utilizarse eficazmente para otros fines también es uno de los principales beneficios que se obtienen cuando las empresas subcontratan.
- En cualquier momento varadas por problemas de recursos internos, muchas empresas subcontratan para obtener acceso a recursos que no están disponibles internamente.
- La subcontratación, muchas veces se realiza para ahorrar costeos y proporcionar un fondo de capital de amortiguación a las empresas que podrían ser apalancadas de la mejor manera posible para obtener beneficios.
- Al delegar responsabilidades a agencias externas, las empresas pueden quitarse las funciones que son difíciles de administrar y controlar y al mismo tiempo obtener sus beneficios.
- La subcontratación y especialmente la deslocalización ayudan a las empresas a mitigar el riesgo.
- El outsourcing también permite a las compañías obtener los beneficios de la reingeniería, revisar y actualizar el proyecto según los requisitos del cliente.
- Las empresas también externalizan para ayudarles a ampliar y obtener acceso a nuevas áreas de mercado, tomando el punto de entrega de la producción o de servicio más cercano a sus usuarios finales.
Ejemplos de outsourcing o subcontratación laboral
Como medida de ahorro, la subcontratación laboral puede tener impactos significativos en sectores como la manufactura. En Estados Unidos, por ejemplo, los fabricantes han subcontratado empleos a trabajadores en países como China y Bangladesh.
Esta práctica también se conoce como “deslocalización”, que implica la subcontratación a un tercero en un país que no sea aquel en el que se basa la empresa de subcontratación para ahorrar en costes laborales.
La subcontratación no se limita a los trabajos de fabricación. Los trabajos de servicio al cliente, como los de los centros de llamadas, y los trabajos de programación de computadoras también son subcontratados por compañías que buscan formas de reducir costes. Una gran cantidad de empresas subcontratan al menos algunas funciones de las tareas de recursos humanos, como la gestión de beneficios de los empleados y la nómina.
La subcontratación también puede implicar la compra de componentes de otra fuente, como componentes para equipos informáticos. Los componentes a veces se pueden comprar por menos de lo que costaría a las empresas fabricar esos componentes ellos mismos, y los componentes pueden ser de mayor calidad.
Apple es un buen ejemplo de esto. Si bien sus productos están diseñados en Estados Unidos, muchos de los componentes utilizados en esos productos se compran a proveedores externos.
Los servicios de tecnología de la información (TI) también pueden subcontratarse. Por ejemplo, la computación en la nube y el software como servicio (SaaS) ofrecen a las empresas acceso a servicios y herramientas informáticas que una vez fueron administrados internamente por los departamentos de TI de las empresas.