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Compliance

Onboarding. Definición, objetivos y ventajas

En la actualidad, muchas empresas impulsan estrategias con el objetivo de mejorar el clima laboral, favorecer la adaptación de los empleados y crear un entorno laboral saludable. Estos son precisamente algunos de los principales objetivos del onboarding, una práctica empresarial cada vez más común y de la cual te hablamos a continuación.

¿Qué es el onboarding?

El proceso de onboarding es aquel mediante el cual la empresa busca conseguir la mayor adhesión, identificación e integración del trabajador a la empresa.

En el mundo anglosajón se le denomina “from yes to desk“, ya que su meta es ofrecer a los trabajadores una experiencia satisfactoria desde que aceptan la oferta de empleo hasta que llevan un tiempo trabajando en la empresa.

Se trata de un proceso que comienza incluso desde antes de la incorporación del empleado a la empresa, y que suele durar alrededor de un año.

Es decir, no se trata de realizar una simple supervisión del trabajador durante sus primeros días de trabajo. Al contrario, el onboarding es un proceso que se desarrolla a medio y largo plazo.

Cabe decir que el término onboarding se suele emplear para las relaciones con los empleados, pero también existe el onboarding de clientes, llamado Know Your Customer (KYC) o Know Your Client, y que se refiere al conocimiento profundo de los clientes para ofrecerles servicios adaptados a sus comportamientos y/o necesidades.

¿Para qué sirve?

El onboarding de empleados tiene una serie de objetivos. El principal es hacer que el trabajador se sienta “como en casa” desde el primer día.

Para ello, es fundamental acompañarle durante sus primeros pasos en la empresa, explicándole cómo funciona la organización, cuáles son sus funciones y qué lugar ocupa dentro de la misma.

A su vez, es imprescindible que los nuevos empleados conozcan lo antes posible la ética empresarial, esto es, los valores, principios y políticas por las que se rige la empresa.

Por otra parte, el onboarding empresarial también sirve para que los nuevos empleados se adapten más rápido y de forma más efectiva a la empresa, a través del conocimiento de los compañeros, las normas internas de la empresa o el funcionamiento de los distintos departamentos.

¿Por qué es tan importante?

De lo que hemos dicho en los puntos anteriores se puede extraer que el onboarding process es muy importante para las empresas porque favorece la adhesión, la inclusión y la identificación del usuario con la empresa.

Esto resulta fundamental para que los trabajadores puedan desarrollar su máximo potencial lo antes posible. La creación de un clima laboral saludable mejora su productividad y disminuye la rotación de empleados.

Las 4 C’s del proceso de onboarding

Este proceso se rige por una serie de principios a los que se denomina las 4 Cs del onboarding. A continuación te contamos cuáles son y en qué consisten.

Compliance

El onboarding digital guarda una estrecha relación con el compliance, ya que uno de sus principales objetivos es que los nuevos empleados conozcan las normas del lugar de trabajo. En este punto se trata de que el trabajador conozca tanto sus obligaciones legales, como la normativa de seguridad y prevención de riesgos, como las conductas sociales de la organización.

Clarificación

El principio de clarificación se refiere a informar a los empleados sobre lo que la empresa espera de ellos. Es decir, se debe aclarar a los empleados cuáles serán sus tareas, y los medios o técnicas que deben emplear para desarrollarlas.

Cultura

Para facilitar la integración del trabajador en la empresa también es necesario que comprenda cuál es la cultura corporativa de la empresa. El nuevo empleado debe conocer lo antes posible cuáles son los valores o principios o misión de la organización. Esto resulta fundamental para que todos los empleados remen en una misma dirección, lo que se conoce como alineación o alignment.

Conexión

Todas las empresa tienen una determinada estructura organizacional, en la que existen diferentes jerarquías, departamentos, grupos, subgrupos y redes de comunicación. Es imprescindible que el nuevo empleado conozca estas conexiones internas y externas para que sepa cuál es su lugar en la empresa.

Etapas del Onboarding

El onboarding no es un proceso que se desarrolle únicamente cuando el trabajador llega a la empresa. Al contrario, este procedimiento pasa por diferentes etapas en las que se han de conseguir una serie de metas.

Pre-onborading durante el reclutamiento

El onboarding empieza incluso antes de que el trabajador entre en la empresa. Desde la misma selección de candidatos, la empresa debe comenzar a informar sobre sus valores corporativos, hablarles sobre su historia, organización, etc. El objetivo es personalizar la fase de reclutamiento hasta el punto de que el trabajador se sienta parte de la empresa incluso antes de entrar a formar parte de ella.

Primer día de trabajo

El primer día de trabajo puede ser complicado porque hay nervios, expectativas y dudas. Es normal sentirse algo perdido cuando uno llega nuevo a una empresa, y por ello, siempre se agradece que nos guíen y acompañen durante estos primeros momentos.

Durante su primer día de trabajo, se debe recibir al empleado, presentarle a sus compañeros y superiores, enseñarle las instalaciones, hablarle acerca de lo que se espera de él, introducirle a los equipos o técnicas que deberá usar, o informarle sobre el funcionamiento interno de la organización. La finalidad es disipar los nervios propios de la incorporación lo antes posible, y crear un clima laboral en el que el nuevo trabajador se sienta a gusto desde el primer momento.

Semana de adaptación

La primera semana de trabajo es clave para la adaptación del nuevo empleado y para que se convenza de que el puesto de trabajo, los compañeros y la empresa en general cumplen las expectativas que se había creado.

En estos primeros días de trabajo se ha de estar en constante contacto con el trabajador (sin atosigar) para resolverle cualquier duda o pregunta. Poco a poco, el nuevo empleado entenderá el funcionamiento interno de la empresa más a fondo, y de esta manera podrá funcionar de forma autónoma lo antes posible.

Onboarding continuo

Los expertos afirman que el proceso de onboarding se debe extender durante un período aproximado de un año. Una vez pasada la etapa de bienvenida, presentación y adaptación, se debe hacer ver al trabajador que cuenta con opciones para crecer profesionalmente (por ejemplo, presentándole a clientes o proveedores, u otorgándole nuevas responsabilidades) y para cumplir las expectativas creadas en el momento de la contratación. Este proceso de onboarding continuo es muy importante para seguir incidiendo en la identificación del trabajador con la empresa y evitar la fuga de talento.

Beneficios de contar con un buen plan de Onboarding Process

Contar con un plan de onboarding es muy beneficioso para las empresa. Algunas de sus principales ventajas son las siguientes:

  • Permitir que los nuevos empleados conozcan al resto del personal y el funcionamiento interno de la empresa.
  • Facilitar la identificación de los trabajadores con los valores y principios de la organización.
  • Favorecer el desarrollo del sentimiento de pertenencia e identificación con la marca.
  • Desarrollar un clima de confianza y transparencia desde el primer momento.
  • Evitar dudas, malentendidas, frustraciones y el no cumplimiento de expectativas
  • Disminuir la fuga de talento y la rotación de empleados.

Consejos para desarrollar un proceso de onboarding

Para terminar, te damos una serie de consejos y recomendaciones para desarrollar un plan de onboarding digital en RRHH eficaz:

  • Trabajar en que las expectativas de los miembros de RRHH encargados de realizar el onboarding estén alineadas con las de los departamentos en los que entran a trabajador los nuevos empleados.
  • Demostrar a los nuevos empleados que la empresa predica con el ejemplo y cumple con los valores y principios que expone.
  • Desarrollar y supervisar las actividades de onboarding, de forma que se garantice la correcta aplicación de las técnicas de preabordaje.
  • Evitar que el proceso de onboarding se traduzca en una supervisión constante del nuevo empleado, que le podría llegar a incomodar.
  • Automatizar los procesos de onboarding, de forma que todos los empleados de la empresa sepan las pautas de actuación ante la llegada de un nuevo miembro.
  • Analizar el funcionamiento de las técnicas de onboarding empleadas para decidir si son eficaces e idóneas para los nuevos empleados. Esto se puede hacer, por ejemplo, a través de encuestas de satisfacción.

Y tú, ¿sabías de la importancia del onboarding para cualquier organización? ¿Pones en práctica algunas de estas medidas en tu empresa?