El nuevo registro de viajeros en España es obligatorio para establecimientos hosteleros, agencias de viaje y empresas de vehículos de alquiler, ampliando los datos que deben recabarse y remitirse a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad del Estado a través de la aplicación habilitada para ello por el Ministerio del Interior. En las siguientes líneas detallamos qué es y cómo cumplimentar y remitir el registro de viajeros.
Contenido del artículo
- ¿Qué es el nuevo registro de viajeros?
- El registro de viajeros es obligatorio ¿Cuándo entra en vigor y a quién afecta?
- ¿Qué datos se deberán facilitar a los hoteles españoles?
- ¿Cómo cumplimentar el registro de viajeros?
- ¿Qué datos recoger?
- ¿Dónde enviar los datos?
- Plazo de conservación de los datos
- Aplicar medidas de seguridad
- Consecuencias legales por no cumplimentar el nuevo registro de viajeros
- Te ayudamos a cumplir la Ley de Protección de Datos
¿Qué es el nuevo registro de viajeros?
El nuevo registro de viajeros es una medida documental obligatoria en España, establecida, mediante la cual se obliga a establecimientos hosteleros (tanto personas jurídicas como físicas), agencias de viaje y empresas de alquiler de vehículos a recabar una serie de datos personales de los viajeros que se hospeden en sus establecimientos o alquilen un coche sin conductor. Se regula en el Real Decreto 933/2021
El objetivo del registro de viajeros en España es la protección y mantenimiento de la seguridad ciudadana, al presentarse como una medida necesaria para combatir la actividad terrorista y el crimen organizado en un escenario donde los viajes y las reservas de alojamientos y el alquiler de vehículos se hacen cada vez más a través de medios digitales y en el que la oferta de alojamientos incluye «operadores» particulares a través de plataformas digitales.
Se trata, por lo tanto, de la actualización del registro de viajeros, en el que ahora se deben cumplimentar más datos en respuesta a 32 preguntas sobre información básica sobre la empresa o persona arrendadora, el establecimiento, los viajeros y la transacción.
El registro de viajeros es obligatorio ¿Cuándo entra en vigor y a quién afecta?
La normativa del registro de viajeros está en vigor desde el 2 de diciembre de 2024 (tras varios retrasos para dar tiempo a adaptarse a entidades y particulares para quienes es obligatorio el registro de viajeros).
En concreto, tienen que cumplimentar el registro de viajeros de forma obligatoria las personas físicas o jurídicas que ejerzan, de manera profesional o particular, las actividades de hospedaje o alquiler de vehículos a motor sin conductor, lo que incluye a:
- Hoteles.
- Hostales.
- Pensiones.
- Casas de huéspedes.
- Establecimientos de turismo rural o análogos.
- Campings.
- Zonas de estacionamiento de autocaravanas.
- Operadores turísticos que presten sus servicios de intermediación entre las empresas dedicadas a la hospedería y los consumidores (por ejemplo, agencias de viajes).
- Plataformas digitales dedicadas a la intermediación en estas actividades a través de internet, presten o no el servicio de alojamiento o alquiler, siempre que ofrezcan servicios en España, y lo hagan mediante pago o de forma gratuita (por ejemplo, Booking, Airbnb).
- Empresas dedicadas expresamente al alquiler de vehículos.
- Operadores turísticos que presten servicios de intermediación entre las empresas dedicadas al alquiler de vehículos y los consumidores.
- Plataformas digitales dedicadas a la intermediación entre empresas o servicios de alquiler de vehículos y los consumidores, que ofrezcan servicios en España, y lo hagan mediante pago o de forma gratuita.
Quedan excluidos de la obligación de cumplimentar el registro de viajeros el alquiler de vehículos autotaxis y el alquiler de vehículos con conductor.
¿Qué datos se deberán facilitar a los hoteles españoles?
Si bien, la obligación de cumplimentar y comunicar el registro de viajeros a las FF. y CC. de Seguridad recae sobre establecimientos hosteleros, agencias de viaje, plataformas digitales y empresas de alquiler de vehículos, a la hora de inscribirse en el registro de viajeros, los huéspedes están obligados a facilitar los siguientes datos:
- Nombre y apellidos.
- Sexo.
- Número de documento de identidad.
- Número de soporte del documento.
- Tipo de documento (DNI, pasaporte, TIE).
- Nacionalidad.
- Fecha de nacimiento.
- Lugar de residencia habitual:
- Dirección completa.
- Localidad.
- País.
- Teléfono fijo.
- Teléfono móvil.
- Correo electrónico.
- Número de viajeros.
- Relación de parentesco entre los viajeros (en el caso de que alguno sea menor de edad).
- Firmas (incluidas las de mayores de 14 años).
Algunos de estos datos figuran en el DNI, por lo que al facilitar el documento de identidad se pueden recopilar varios de ellos (recordemos que aunque es obligatorio dar el DNI en un hotel, y es la razón por la que te lo piden en un hotel al entrar, el establecimiento no puede conservar una copia del mismo de acuerdo con la protección de datos en hoteles).
Cabe señalar que estos datos son solo los que tienen que aportar los viajeros en los alojamientos hosteleros, más adelante detallaremos el resto de información que deben aportar las empresas y particulares al registro.
¿Cómo cumplimentar el registro de viajeros?
Para cumplimentar el registro de viajeros, los sujetos obligados deben llevar un registro informático en el que consten los datos que deben recoger y remitir estos datos a la aplicación habilitada por el Ministerio del Interior, SES.HOSPEDAJES, en la que previamente deben haberse inscrito.
A través de esta aplicación, los sujetos obligados pueden enviar las comunicaciones de hospedajes o alquiler de vehículos, siguiendo las indicaciones del Real Decreto 933/2021:
- Los servicios de hospedaje deben recoger los datos en un parte de entrada, que deberá estar firmado por toda persona mayor de 14 años que haga uso de los mismos.
- Las empresas de alquiler de vehículos deberán recoger los datos en una hoja de servicios, también firmada.
Cabe señalar que no existe un modelo estándar para los partes de entrada y hojas de servicio, más allá de que deben contener los datos especificados en el Real Decreto 933/2021.
Así mismo, y con carácter previo al inicio de las actividades, los sujetos obligados deben comunicar a través de SES.HOSPEDAJES la siguiente información:
| Tipo de establecimiento y actividad | Datos a aportar |
|---|---|
| Datos en ejercicio profesional de la actividad (hoteles, hostales, campings, agencias de viaje, etc.) | Datos de la empresa arrendadora:
Datos del establecimiento:
|
| Datos en ejercicio no profesional (particulares) | Datos del titular del inmueble:
Datos del inmueble:
|
| Datos en ejercicio de actividad de alquiler de vehículos | Datos del arrendador:
|
¿Qué datos recoger?
Aparte de los datos especificados en el punto anterior, los sujetos obligados deben recoger y aportar los siguientes datos de los viajeros:
| Tipo de establecimiento y actividad | Datos a aportar |
|---|---|
| Datos en ejercicio profesional de la actividad (hoteles, hostales, campings, agencias de viaje, etc.) | Datos de los viajeros:
Datos de la transacción:
Datos de ejecución del contrato:
Datos del inmueble:
Datos de pago:
|
| Datos en ejercicio no profesional (particulares) | Datos de los viajeros:
Datos de la transacción:
Datos de ejecución del contrato:
Datos del inmueble:
Datos de pago:
|
| Datos en ejercicio de actividad de alquiler de vehículos | Datos del arrendatario:
Datos del conductor principal:
Datos del segundo conductor (si procede, los mismos que el anterior)
|
¿Dónde enviar los datos?
Los datos del registro de viajeros deben comunicarse a través de la aplicación SES.HOSPEDAJES, a través del servicio de «Acceso a la consulta y envío de comunicaciones de actividades de hospedajes o alquiler de vehículos».
Quedan exceptuados de la comunicación telemática los sujetos obligados que desarrollen actividades de hospedaje de manera no profesional, que podrán remitir la información por medios no telemáticos, por el procedimiento que se determine.
La comunicación de los datos del registro de viajeros debe realizarse de manera inmediata, y en un plazo no superior a 24 horas:
- Al realizar la reserva o la formalización del contrato o, en su caso, su anulación.
- Al inicio de los servicios contratados.
Plazo de conservación de los datos
Los sujetos obligados deben conservar los datos del registro de viajeros durante un plazo de tres años a contar desde la finalización del servicio o prestación contratada.
Por ejemplo, si en un hotel rural se hospedó un matrimonio con sus dos hijos menores de 14 años, durante una semana comprendida entre el 23 y el 29 de diciembre de 2024, el hotel tendrá que conservar sus datos hasta el 29 de diciembre de 2027.
Aplicar medidas de seguridad
Tal y como establece la normativa de protección de datos en el sector de hostelería, los datos personales que recaban estos establecimientos para el registro de viajeros deben conservarse de forma segura y asegurando su confidencialidad.
Para ello, el responsable del tratamiento (el hotel, camping, empresa de alquiler de coches, agencia de viajes, etc.) debe aplicar las medidas técnicas y organizativas necesarias y adecuadas para evitar accesos no autorizados, el robo, la pérdida o la manipulación de los datos del registro de viajeros.
Algunas de esas medidas son el cifrado del registro de viajeros, el control de acceso mediante contraseñas seguras y autenticación multifactor y la limitación del número de personas que puedan acceder a los registros de viajeros.
Consecuencias legales por no cumplimentar el nuevo registro de viajeros
No cumplimentar el nuevo registro de viajeros o hacerlo de manera incorrecta es motivo de sanción.
Las sanciones están previstas en la Ley Orgánica 4/2015 de protección de la seguridad ciudadana. En concreto:
| Infracciones | Sanciones |
|---|---|
Graves:
|
Multa de 100 a 600 euros |
Leves:
|
Multa de 601 a 30.000 euros |
