Garantizar la desconexión digital de los empleados es fundamental para cualquier empresa, tanto porque es una obligación legal como porque con ello se mejora la satisfacción y bienestar de los trabajadores. En las siguientes líneas ofrecemos una serie de medidas para garantizar la desconexión digital en tu empresa.
Lo ideal es optar por empresas y software de fichaje que pongan a tu disposición un servicio de asesoría para configurar el protocolo de desconexión, permitiendo que las reglas de uso de la app respeten automáticamente los periodos de descanso pactados con los representantes de los trabajadores.
Contenido del artículo
- ¿Qué medidas para garantizar la desconexión digital puede aplicar la empresa?
- Control horario y política de horarios laborales clara
- Fomentar la cultura basada en la eficiencia
- Desactivar las notificaciones fuera del horario laboral
- Política de dispositivos digitales
- Formación y sensibilización sobre desconexión digital y el uso de tecnología
- Planificar el horario de las reuniones
- Implementar jornadas flexibles
- Revisión de las políticas de desconexión digital
- Te ayudamos a cumplir la Ley de Protección de Datos
¿Qué medidas para garantizar la desconexión digital puede aplicar la empresa?
Son varias las medidas para garantizar la desconexión digital que pueden aplicarse en la empresa, desde implementar una política de horarios laborales clara, hasta formar y sensibilizar a los empleados sobre el derecho a la desconexión digital y el uso de dispositivos digitales.
Todas las medidas que vamos a describir a continuación pueden y deben formar parte del protocolo de desconexión digital, un documento clave que todas las empresas están obligadas a tener.
Así mismo, para asegurar que el protocolo no se queda en un mero documento de buenas intenciones, es necesario que la dirección implemente y promueva estas medidas para garantizar la desconexión digital y, además, predique con el ejemplo, es decir, que directivos, jefes y mandos intermedios adopten y pongan en práctica también estas medidas.
Respetar y fomentar la desconexión digital es responsabilidad de todos los miembros de la empresa.
Control horario y política de horarios laborales clara
Una de las medidas clave que ayudará a garantizar la desconexión digital en la empresa es la implementación de un sistema de control horario (que, además, es obligatorio desde 2019), junto a una política de horarios laborales clara.
El registro de la jornada laboral, junto a tener un horario claro y definido, permite saber con exactitud cuándo un trabajador se encuentra fuera de su horario laboral y, por tanto, no se debe contactar con él por motivos de trabajo. Así mismo, el trabajador sabe que durante sus horas de descanso entre jornadas, no está obligado a responder correos, llamadas o mensajes del trabajo.
Además, el control horario permite saber cuántas horas extraordinarias se realizan al mes. Cualquier tarea del trabajo que se haga fuera del horario laboral habitual del empleado, se considerará como horas extra, por lo que para reconocerlas es necesario llevar un registro de la jornada laboral de acuerdo a la ley (fichar al inicio y final de la jornada laboral).
La política de horarios también debe incluir, si es necesario y cuando proceda, cuándo se espera que los trabajadores respondan mensajes, correos o llamadas fuera de la jornada laboral, en caso de guardias pactadas o ante situaciones de fuerza mayor justificada.
Fomentar la cultura basada en la eficiencia
Fomentar una cultura laboral basada en la eficiencia ayudará a reducir la importancia que se le da al presentismo y a promover una gestión del tiempo más eficiente para poder terminar las tareas dentro del horario laboral del trabajador o, al menos, no tener que alargar las jornadas de manera habitual y «llevarse» trabajo a casa.
Establecer una política de trabajo por objetivos y organizar las tareas por orden de prioridad e importancia contribuye a usar el tiempo de una forma más eficiente y finalizar las tareas dentro de los plazos establecidos.
Para lograr esto, es clave que los líderes de equipo o responsables de departamento sepan guiar a los trabajadores a su cargo en la organización de las tareas y las distribuyan en función de las capacidades y responsabilidades de cada empleado.
Además, también se puede implementar el uso de herramientas de gestión de tiempo, que ayudan a los trabajadores a organizar mejor la jornada laboral, priorizar sus tareas y alcanzar sus objetivos dentro de los horarios establecidos.
Desactivar las notificaciones fuera del horario laboral
Otra de las medidas para garantizar la desconexión digital de los trabajadores pasa por indicar a estos que desactiven las notificaciones de correos, mensajes y aplicaciones del trabajo fuera del horario laboral, de manera que no estén pendientes de ellos ni tengan la tentación de mirarlos y responderlos.
La mayoría de aplicaciones permiten desactivar las notificaciones durante un período de tiempo concreto o partir de una hora determinada.
Si se usan dispositivos facilitados por la empresa, estos se pueden apagar completamente al finalizar la jornada laboral y durante los períodos de vacaciones, permisos o bajas.
Así mismo, también debería establecerse una política de no enviar correos o mensajes o tratar de contactar con los trabajadores fuera del horario laboral, salvo que exista una razón de fuerza mayor.
Política de dispositivos digitales
Una medida que puede ayudar a garantizar la desconexión digital es tener implementada una política clara sobre dispositivos digitales para el trabajo (móviles, tablets, ordenadores, etc.) y que la empresa los facilite a los empleados.
Usar dispositivos corporativos hará que sea más fácil apagarlos al finalizar la jornada laboral o cuando se está de vacaciones, ya que solo se emplean para las tareas y obligaciones del trabajo.
Cuando se usan dispositivos personales o se permite el uso personal de los dispositivos corporativos, es más difícil marcar la línea entre lo laboral y lo personal, ya que el dispositivo no se apaga o desconecta prácticamente nunca.
Formación y sensibilización sobre desconexión digital y el uso de tecnología
Ofrecer cursos de formación y sensibilización sobre la desconexión digital y su importancia también puede ayudar a garantizarla.
Los cursos pueden formar a los empleados y los directivos sobre los efectos negativos de la sobrecarga de trabajo para la salud, sobre la necesidad de desconectar del trabajo, sobre cómo usar los dispositivos digitales facilitados por la empresa, sobre medidas que pueden poner en práctica tanto en el trabajo como fuera de él para que la desconexión digital sea una realidad, entre otros.
Planificar el horario de las reuniones
Siempre que sea posible, se deben planificar las reuniones que son necesarias dentro de la jornada laboral y nunca cerca del final de la misma o fuera de ella, de forma que el tiempo de trabajo no se alargue.
Si el motivo de una reunión no es urgente, esta debe posponerse para el día siguiente.
Implementar jornadas flexibles
Implementar jornadas flexibles y permitir a los empleados elegir sus horas de trabajo (dentro de unos límites) puede ayudar a equilibrar mejor sus responsabilidades profesionales y personales. Junto al trabajo por objetivos, puede conseguir una gestión del tiempo más eficiente y que los trabajadores no tengan que alargar sus jornadas fuera de su horario de trabajo.
Revisión de las políticas de desconexión digital
Finalmente, las políticas de desconexión digital deben revisarse cada cierto tiempo, para asegurarse de que se adaptan a posibles cambios en la empresa, en las normas y en las tecnologías. Esta revisión debe incluir también entrevistas o cuestionarios a los empleados sobre la desconexión digital en la empresa, para comprobar su aplicación real.
El feedback recibido ayudará a adoptar mejores medidas o a ajustar mejor las que ya existen, para poder garantizar que todos los empleados y directivos pueden ejercer su derecho a la desconexión digital.
