El protocolo de desconexión digital es un documento en el que se recogen la política interna y las medidas tomadas por la empresa para garantizar el derecho a la desconexión digital de todos sus empleados (presenciales, a distancia, a jornada completa, a jornada parcial, incluidos directivos).
Se recomienda usar apps de control horario que empleen IA para elaborar el protocolo y proponer actualizaciones automáticas, bajo la supervisión de un asesor especializado que verifique que cumplen las normativas sobre registro horario digital, protección de datos e inteligencia artificial.
Contenido del artículo
- ¿Qué es un protocolo de desconexión digital?
- ¿Es obligatorio el protocolo de desconexión digital?
- Leyes en las que se basa el protocolo
- Pasos Clave para la Elaboración del Protocolo de Desconexión Digital Obligatorio
- Modelo de protocolo de desconexión digital
- ¿Es obligatorio recibir un curso sobre desconexión digital en la empresa?
- Ejemplos de medidas de desconexión digital en la empresa
- Sanciones por no tener un protocolo de desconexión digital
- Precio del protocolo de desconexión digital
- Te ayudamos a cumplir la Ley de Protección de Datos
- Preguntas frecuentes
- ¿Qué procedimientos se deben implementar para supervisar y asegurar el cumplimiento del protocolo de desconexión digital?
- ¿Qué tipo de acciones de formación y sensibilización son recomendables para promover la desconexión digital entre los empleados?
- ¿Cómo se deben definir y comunicar las reglas de disponibilidad para puestos que requieren atención fuera del horario laboral?
- ¿Cómo puede la empresa garantizar que la política de desconexión digital se aplique de manera efectiva en modalidades de teletrabajo?
- ¿Cómo se debe abordar la consulta con los representantes de los trabajadores al desarrollar el protocolo de desconexión digital?
¿Qué es un protocolo de desconexión digital?
El protocolo de desconexión digital obligatorio es un documento interno que establece las normas y medidas que debe adoptar la empresa para garantizar que los empleados no estén obligados a atender comunicaciones laborales fuera de su horario, salvo causa justificada. Define el uso adecuado de herramientas digitales, promueve el respeto a los tiempos de descanso y contempla acciones de formación y sensibilización, todo ello en consulta con la representación legal de los trabajadores.
Elaborar un protocolo de desconexión digital es fundamental a la hora de garantizar el respeto al derecho a la desconexión digital de los trabajadores. Hay que tener en cuenta que la nueva reforma laboral pondrá especial vigilancia al control y registro de la jornada laboral de los trabajadores, entre otras cuestiones, para asegurar que se cumple con su derecho a la desconexión digital.
El protocolo de desconexión digital es el conjunto de normas, procesos o líneas de actuación encaminadas a garantizar el cumplimiento de la normativa sobre desconexión digital, con el objetivo de respetar derechos fundamentales de los empleados como el derecho a la privacidad o a la intimidad, además de fomentar la conciliación de la vida laboral y familiar.
¿Es obligatorio el protocolo de desconexión digital?
El protocolo de desconexión digital es obligatorio SIEMPRE, es decir, que todas las empresas deben tener elaborado, implantado y a disposición de sus empleados un plan de desconexión digital.
La desconexión digital es obligatoria legalmente, ya que este derecho se contempla explícitamente en el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores, en el artículo 88 de LOPDGDD y en el artículo 18 de la Ley del Trabajo a Distancia. Y es obligación del empleador garantizar y promover la desconexión digital de sus empleados.
Cabe señalar que aunque la empresa tenga implementado un protocolo o política de desconexión digital, esto no implica que los empleados tengan la obligación de cumplirlo, aunque sí se les debe informar del mismo y concienciarles sobre la importancia de desconectar del trabajo durante sus periodos de descanso y un uso razonable de las tecnologías.
Por lo tanto, un trabajador puede enviar correos electrónicos a la empresa fuera de su horario laboral sobre algún tema relacionado con su trabajo, pero debe asumir que estos correos no serán contestados hasta el día hábil posterior (es decir, que si lo envía un viernes por la noche y en la empresa no se trabaja los sábados, no debería esperar respuesta hasta el lunes siguiente).
Leyes en las que se basa el protocolo
- LOPDGDD
- Estatuto de los Trabajadores.
- Ley de Teletrabajo.
| Marco Legal | El protocolo debe recoger las leyes por las que se rige: |
| Ámbito de aplicación | Recoge a quién y dónde se aplica el protocolo. |
| Acciones de implementación | Establece todas las acciones y medidas que implantará la empresa para garantizar la desconexión digital de los empleados. También recogerá las excepciones. |
| Medidas de revisión | Establece las medidas para comprobar y controlar que las acciones del protocolo se están cumpliendo. También recoge la persona o equipo designado como responsable de este control y la vía de comunicación que pueden usar los empleados para resolver dudas o problemas relacionados con el protocolo. |
| Vigencia | Establece la fecha en la que entra en vigor el protocolo y si se realizarán modificaciones. |
Pasos Clave para la Elaboración del Protocolo de Desconexión Digital Obligatorio
Para elaborar el protocolo de desconexión digital obligatorio es necesario seguir una serie de pasos que ayudarán a la empresa en la elección de las medidas más adecuada y su implementación, así como para poder llevar un seguimiento de su impacto entre los trabajadores y en la propia actividad de la empresa.
1. Análisis de situación previo
A la hora de elaborar el plan de desconexión digital para la empresa, debemos hacer un análisis previo de la situación de la misma, en este caso, relacionado con la jornada laboral y con cómo gestionan los empleados las comunicaciones con la empresa fuera de sus horas de trabajo.
Para empresas que hayan comenzado (o ya finalizado) un proceso de digitalización o que tengan modalidades de trabajo a distancia, este análisis es fundamental, puesto que se habrán implementado nuevas formas de comunicación a distancia, el uso de dispositivos electrónicos facilitados por la empresa o una medición del rendimiento de los empleados basado en la productividad, por citar algunos ejemplos.
El análisis de situación previo deberá abarcar las siguientes cuestiones:
- El calendario laboral de la empresa
- Las festividades laborales a las que tienen derecho los empleados (máximo 14 días al año)
- La duración y límites de la jornada laboral (de acuerdo al art. 34 del Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo de aplicación)
- El registro de la jornada laboral y de las horas extraordinarias (que no pueden exceder de 80 al año)
- Los permisos laborales retribuidos (regulados en el art. 37.3 del Estatuto de los Trabajadores)
- Las vacaciones retribuidas (mínimo 30 días naturales al año)
- Las excedencias y reducción de jornada por motivos de corresponsabilidad (reguladas en el art. 46 del Estatuto de los Trabajadores)
- La disponibilidad horaria del trabajador fuera de la jornada laboral (son los supuestos en los que se excluye el derecho a la desconexión digital e implica que el empleado esté localizable fuera del horario laboral, pero debe estar regulado en el régimen de disponibilidad de la empresa)
- Si en la empresa está implantado el trabajo a distancia (tanto en su modalidad total como híbrida)
- Posibles riesgos psicosociales relacionados con la conexión permanente al trabajo
- La desconexión digital recogida en el convenio colectivo de aplicación, así como la existencia de normas en la empresa y posibles acuerdos individuales en el contrato de trabajo
- Realizar encuestas a los empleados sobre usos de dispositivos electrónicos para el trabajo y, en el caso de que ya existieran, sobre las medidas de desconexión digital de la empresa (si las conocen, si las aplican, si les parecen suficientes, etc.)
- Existencia de un canal ético o de denuncia interno para que los empleados puedan informar sobre posibles irregularidades sobre el cumplimiento del derecho a la desconexión digital.
2. Negociación colectiva
La normativa establece que el protocolo de desconexión digital debe hacerse previa consulta con la representación legal de los trabajadores, por lo que es necesario negociar con ellos las medidas a adoptar en el protocolo.
Si bien es cierto que la normativa no establece que sea obligatorio alcanzar un acuerdo entre la RLT y los representantes de la empresa y esta última podría elaborar el protocolo de manera unilateral, es recomendable negociarlo con los representantes de los trabajadores.
3. Adopción de medidas
El siguiente paso es diseñar o elegir las medidas orientadas a facilitar y garantizar el derecho a la desconexión digital de los empleados, es decir, implementar aquellas medidas que permitan a los empleados no recibir comunicaciones de la empresa (de superiores o compañeros o clientes), que, en caso de recibirlas, puedan no contestarlas y la posibilidad de desconectar los dispositivos electrónicos facilitados por la empresa (como por ejemplo, el móvil corporativo o el ordenador de trabajo).
Así, las medidas para garantizar la desconexión digital a incluir en el protocolo deben estar relacionadas con:
- No permitir que se realicen llamadas, envíen emails o mensajes de texto (vía app o SMS) dentro de un determinado periodo de tiempo o días de la semana (que coincidirá con las horas en la que la empresa esté cerrada o, en caso de tener un servicio continuo, con los periodos de descanso entre jornadas de los empleados). Así mismo, se especificará a los empleados que no tienen la obligación de responder a estas comunicaciones de la empresa fuera de su horario laboral.
- No permitir el envío de comunicaciones profesionales durante los fines de semana, los días festivos ni los periodos de vacaciones del personal (salvo para las excepciones motivadas por necesidades de la empresa y justificadas). En este aspecto, se obligará a los trabajadores a dejar un mensaje automático de ausencia en su correo electrónico, especificando las fechas en las que estará ausente y la dirección de email de un compañero con el que contactar para asuntos urgentes.
- Las reuniones siempre se convocarán dentro del horario laboral del personal implicado y se especificará hora de inicio y duración máxima.
- Se incluirán formación y sensibilización sobre el uso de TIC en el trabajo y la necesidad de la desconexión digital.
- Reconocer el derecho de los empleados a no usar e incluso desconectar los dispositivos electrónicos usados para el trabajo fuera de su jornada laboral.
- Concretar en el acuerdo de trabajo a distancia las medidas de control del rendimiento y productividad de los teletrabajadores.
4. Incluir las posibles excepciones
Lo hemos mencionado ya; el protocolo de desconexión digital debe contemplar e incluir las excepciones que impliquen que los empleados estén localizables y deban responder a las comunicaciones de la empresa o de los clientes de esta fuera de su horario laboral.
Una de esas excepciones son los trabajadores que hayan firmado con la empresa un acuerdo de disponibilidad fuera del horario laboral (las conocidas guardias no presenciales), este recogerá el número de horas o días en el que el trabajador debe estar disponible y localizable fuera de su jornada laboral regular y la compensación correspondiente.
En cuanto a posibles imprevistos o causas de fuerza mayor que hagan necesario localizar a los empleados fuera de su jornada laboral y que estos atiendan a las comunicaciones profesionales de forma inmediata, estos deben estar consignados y justificados en el propio protocolo de desconexión digital.
5. Comunicación, formación y sensibilización
Una vez elaborado el protocolo, la empresa debe comunicarlo a todos los trabajadores, incluidos también los directivos. Esta comunicación puede hacerse a través de la intranet de la empresa (si dispone de una), vía email, en una reunión de personal o publicándolo en la página web corporativa. En caso de que el protocolo forme parte del convenio colectivo, este se publicará en el boletín oficial correspondiente al publicarse el convenio.
Así mismo y, como ya dijimos, es necesario formar y sensibilizar a todos los miembros de la empresa para que cumplan con las medidas del protocolo y lleven a cabo la desconexión digital del trabajo. Además, superiores jerárquicos y directivos deberían enseñar con el ejemplo, evitando enviar comunicaciones a sus empleados fuera del horario laboral.
6. Seguimiento y evaluación
Como en la aplicación de cualquier protocolo, se recomienda llevar a cabo un seguimiento de la implantación de las medidas adoptadas y una evaluación de las mismas, para lo que se puede consultar los empleados (de forma similar a lo que se hizo en el análisis de situación previo), de manera que la empresa vaya adaptando el protocolo a la realidad y las necesidades de sus empleados, así como a nuevas obligaciones legales y se puedan subsanar posibles incidencias o incumplimientos por parte de algún miembro de la empresa.
Esta labor la puede desempeñar un comité creado para tal fin, formado por representantes de la empresa y de la RLT, o delegarlo en Recursos Humanos.
Fases para elaborar el protocolo desconexión digital
Modelo de protocolo de desconexión digital
A continuación os dejamos el modelo de protocolo desconexión digital que podéis implementar en vuestra empresa (recordad que debéis adaptarlo a las particularidades de vuestra actividad y la modalidad de jornada que tengáis implantada):
Protocolo de Desconexión Digital
[Fecha]
[Empresa]
I. Marco Normativo
Para favorecer la conciliación de la vida personal, familiar y laboral y con el fin de dar cumplimiento a lo establecido en el artículo 88 de la Ley Orgánica 3/2018, de 5 de diciembre, de Protección de Datos Personales y Garantía de los Derechos Digitales, se garantiza el descanso de los empleados y se reconoce expresamente su derecho a la desconexión digital una vez finalizada su jornada laboral.
En [Empresa] hemos elaborado este protocolo de medidas en materia del ejercicio del derecho a la desconexión que implica expresamente la desconexión de los dispositivos digitales, no estando obligados en ningún caso a responder emails, mensajes y llamadas profesionales fuera de su horario laboral, ni durante los permisos de cualquier tipo, días libres y/o vacaciones del empleado.
II. Ámbito de Aplicación
Este protocolo será de aplicación a todas las personas que trabajan en [Empresa], independientemente de si desarrollan sus tareas de forma presencial o a distancia. De igual manera, tampoco influirá la forma contractual.
Los empleados de [Empresa] se comprometen al uso adecuado de los medios tecnológicos e informáticos puestos a disposición por la empresa evitando en la medida de lo posible su empleo fuera de la jornada de trabajo.
III. Acciones de Implementación
- [Empresa] garantiza a los trabajadores el derecho a la desconexión digital una vez finalizada la jornada laboral.
- Se reconoce el derecho de los empleados a no atender los dispositivos digitales fuera de su jornada de trabajo, ni durante los tiempos de descanso, permisos, licencias y/o vacaciones.
- La convocatoria y la asistencia a reuniones se hará dentro de los límites de la jornada laboral, respetando el tiempo de descanso y las festividades correspondientes.
- Se podrán dar circunstancias excepcionales de causa de fuerza mayor cuando haya un grave riesgo para [Empresa] que requiera una respuesta inmediata.
- Para una mejor gestión del tiempo de trabajo, los empleados deberán activar la respuesta automática por ausencia en su cuenta de correo corporativo antes de sus vacaciones o ausencias.
- El derecho a la desconexión digital se garantiza independientemente de la modalidad de jornada laboral.
- Los empleados no podrán ser discriminados ni sancionados por ejercer su derecho a la desconexión digital.
IV. Medidas de Revisión
- Toda comunicación laboral se realizará a través de herramientas y dispositivos corporativos.
- Se podrá consultar con [Responsable de supervisión digital] sobre posibles riesgos de tecnoestrés.
- Se realizarán encuestas anuales sobre la desconexión digital.
- El equipo de [Responsable de supervisión digital] supervisará el cumplimiento del protocolo.
- Los empleados podrán reportar incumplimientos a través de [Email].
V. Vigencia
Este documento podrá ser modificado para adaptarse a futuras necesidades y regulaciones.
Firmado:
[Empresa]
- Descarga el modelo de protocolo de desconexión digital en PDF.
Para ilustrar mejor el artículo, estos son algunos ejemplos de protocolo de desconexión digital de diferentes empresas:
- Protocolo de desconexión digital Enagas
- Protocolo de desconexión digital AXA
- Protocolo de desconexión digital BBVA
- Protocolo de desconexión digital Cofares
¿Es obligatorio recibir un curso sobre desconexión digital en la empresa?
De acuerdo al artículo 88 de la LOPDGDD, se deben desarrollar acciones de formación y sensibilización sobre la desconexión digital para toda la plantilla.
Por lo tanto, sí, impartir un curso de desconexión digital obligatorio es imprescindible para las empresas.
Esta formación debe tener como objetivo promover la desconexión digital, así como dar a conocer y explicar a los trabajadores los riesgos para la salud que pueden derivarse de la hiperconectividad y las medidas que pueden adoptar y aplicar para prevenirlos.
Por ejemplo, se pueden dar pautas para aplicar y seguir el protocolo para uso de dispositivos digitales corporativos fuera de la jornada laboral, sobre los usos permitidos y no de estos dispositivos, o a adoptar medidas para separar la vida laboral de la personal para los empleados en modalidad de teletrabajo.
En esta formación también se debe dar a conocer y explicar qué es el protocolo de desconexión digital de la empresa y cómo deben seguirlo y aplicarlo los trabajadores.
Ejemplos de medidas de desconexión digital en la empresa
Son ejemplos de desconexión digital las siguientes medidas que pueden incluirse en el protocolo de la empresa:
- Prohibir a todo empleado (incluidos directivos) el envío de comunicaciones o realización de llamadas fuera de horario laboral.
- Establecer una política de dispositivos móviles apagados (corporativos) al finalizar la jornada laboral y en los periodos de descanso o permisos.
- Desactivar las notificaciones de aplicaciones del trabajo fuera del horario laboral.
- Impartir cursos o charlas de concienciación sobre la importancia de la desconexión digital y el descanso a los trabajadores.
- Establecer como norma que las reuniones de trabajo solo se celebrarán durante la jornada laboral y nunca cercanas a la hora de finalizar la jornada.
Sanciones por no tener un protocolo de desconexión digital
No tener elaborado e implementado el protocolo de desconexión digital en los términos que establece la ley, es motivo de sanción por Inspección de Trabajo, en concreto sanciones cuya cuantía va de los 750 euros a los 225.018 euros, dependiendo de la gravedad de la infracción.
Por ejemplo:
- Para infracciones relativas a los límites fijados en la jornada laboral, las multas pueden llegar a los 750 euros.
- Para infracciones que supongan una lesión de la normativa de riesgos laborales y como consecuencia afecten a la salud física o psíquica del trabajador, las multas pueden ir de los 751 euros a los 7.500 euros.
- Para infracciones que puedan vulnerar el derecho a la intimidad y la conciliación del trabajador, las multas irían de los 7.501 euros a los 225.018 euros.
Así mismo, también puede suponer el pago de una indemnización al trabajador que lo denuncia, si se le han causado daños y perjuicios de algún tipo.
En definitiva, la obligación del protocolo de desconexión digital es una exigencia más dentro del cumplimiento normativo laboral que tu empresa debe contemplar y poner en práctica.
Proteja a su empresa frente a posibles multas asegurando el cumplimiento del derecho a la desconexión digital. Redactamos el protocolo de desconexión digital y lo acompañamos de las acciones necesarias para implementarla correctamente y respetar los tiempos de descanso de su equipo.
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Preguntas frecuentes
¿Qué procedimientos se deben implementar para supervisar y asegurar el cumplimiento del protocolo de desconexión digital?
Es importante definir procedimientos claros para supervisar el cumplimiento del protocolo, incluyendo mecanismos de seguimiento, evaluación periódica y canales de comunicación para que los empleados puedan reportar incidencias relacionadas con la desconexión digital.
¿Qué tipo de acciones de formación y sensibilización son recomendables para promover la desconexión digital entre los empleados?
Se recomienda implementar acciones de formación y sensibilización que aborden el uso adecuado de la tecnología y los riesgos asociados a la sobreexposición tecnológica, como el tecnoestrés y la fatiga informática.
¿Cómo se deben definir y comunicar las reglas de disponibilidad para puestos que requieren atención fuera del horario laboral?
Es esencial establecer claramente las reglas de disponibilidad para puestos que, por emergencias o fuerza mayor, necesiten atención fuera del horario habitual. Estas reglas deben ser comunicadas de manera efectiva a los empleados afectados.
¿Cómo puede la empresa garantizar que la política de desconexión digital se aplique de manera efectiva en modalidades de teletrabajo?
En situaciones de teletrabajo, es crucial establecer un plan o protocolo específico de desconexión digital, detallando las condiciones de trabajo, horarios, descansos y mecanismos de comunicación, asegurando así una desconexión efectiva.
¿Cómo se debe abordar la consulta con los representantes de los trabajadores al desarrollar el protocolo de desconexión digital?
La empresa debe consultar con los trabajadores o sus representantes antes de elaborar la política interna de desconexión digital, asegurando que sus opiniones y necesidades sean consideradas en el desarrollo del protocolo.
