El uso de las TIC (tecnologías de la comunicación y la información), la digitalización de las empresas y el poder estar conectado 24/7, han hecho que la línea entre jornada laboral y tiempo personal se desdibuje, especialmente para quienes trabajan a distancia desde su domicilio. Para asegurar que los trabajadores desconectan realmente del trabajo una vez finaliza su jornada laboral, las empresas deben crear un protocolo de desconexión digital.
A lo largo de este artículo explicaremos en qué consiste el protocolo de desconexión digital para empresas y cómo elaborarlo.
En este artículo hablamos de:
¿Qué es el protocolo de desconexión digital?
Un protocolo de desconexión digital es un documento en el que se recogen la política interna y las medidas tomadas por la empresa para garantizar el derecho a la desconexión digital de todos sus empleados (presenciales, a distancia, a jornada completa, a jornada parcial, incluidos directivos).
Este derecho a la desconexión digital supone que fuera del horario laboral, los empleados no tienen la obligación de atender ningún tipo de comunicación de la empresa, tanto de sus superiores como de sus compañeros o de clientes, e incluso pueden desconectar los dispositivos electrónicos facilitados por la empresa durante sus periodos de descanso, permisos y vacaciones (aunque como veremos más adelante, el protocolo puede contemplar excepciones justificadas en las que los empleados deberán estar localizables).
¿Están obligadas las empresas a tener un protocolo de desconexión digital?
Sí, todas las empresas están obligadas a tener un protocolo de desconexión digital, con independencia de su tamaño y área de actividad (aunque ambos aspectos deben ser tenidos en cuenta a la hora elaborarlo).
Ahora bien, que la empresa deba tener un protocolo de desconexión digital, no implica que los empleados estén obligados a cumplirlo, aunque sí se les debe informar del mismo y concienciarles sobre la importancia de desconectar del trabajo durante sus periodos de descanso y un uso razonable de las tecnologías.
Por lo tanto, un trabajador puede enviar correos electrónicos a la empresa fuera de su horario laboral sobre algún tema relacionado con su trabajo, pero debe asumir que estos correos no serán contestados hasta el día hábil posterior (es decir, que si lo envía un viernes por la noche y en la empresa no se trabaja los sábados, no debería esperar respuesta hasta el lunes siguiente).
¿Qué normativa regula el derecho a la desconexión digital?
El derecho a la desconexión digital y la obligación de elaborar e implementar un protocolo de desconexión digital en la empresa está regulado en las siguientes normativas:
- En el artículo 88 de la LOPDGDD (el derecho a la desconexión digital es uno de los derechos digitales contemplados y regulados en la Ley de Protección de Datos)
- En el artículo 20 bis del Estatuto de los Trabajadores
- En el artículo 18 de la Ley del Trabajo a Distancia
Así mismo, también cabe considerar el artículo 16.2 de la Ley de Prevención de Riesgos Laborales, que establece la obligación de la empresa de evaluar y gestionar todos los riesgos laborales, incluidos los psicosociales, a los que puede conducir el estar continuamente conectado al trabajo.
Cómo elaborar un protocolo de desconexión digital
Ahora que ya sabemos qué es el protocolo de desconexión digital y qué es una obligación ineludible para las empresas, veamos cómo elaborar un protocolo de desconexión digital paso a paso.
¿Cómo elaborar un protocolo de desconexión digital?
Análisis de situación previo
Como en toda elaboración de un plan o un protocolo, para poder adoptar medidas específicas para garantizar la desconexión digital de los empleados, debemos hacer un análisis previo de la situación de la empresa, en este caso, relacionado con la jornada laboral y con cómo gestionan los empleados las comunicaciones con la empresa fuera de sus horas de trabajo.
Para empresas que hayan comenzado (o ya finalizado) un proceso de digitalización o que tengan modalidades de trabajo a distancia, este análisis es fundamental, puesto que se habrán implementado nuevas formas de comunicación a distancia, el uso de dispositivos electrónicos facilitados por la empresa o una medición del rendimiento de los empleados basado en la productividad, por citar algunos ejemplos.
El análisis de situación previo deberá abarcar las siguientes cuestiones:
- El calendario laboral de la empresa
- Las festividades laborales a las que tienen derecho los empleados (máximo 14 días al año)
- La duración y límites de la jornada laboral (de acuerdo al art. 34 del Estatuto de los Trabajadores y el convenio colectivo de aplicación)
- El registro de la jornada laboral y de las horas extraordinarias (que no pueden exceder de 80 al año)
- Los permisos laborales retribuidos (regulados en el art. 37.3 del Estatuto de los Trabajadores)
- Las vacaciones retribuidas (mínimo 30 días naturales al año)
- Las excedencias y reducción de jornada por motivos de corresponsabilidad (reguladas en el art. 46 del Estatuto de los Trabajadores)
- La disponibilidad horaria del trabajador fuera de la jornada laboral (son los supuestos en los que se excluye el derecho a la desconexión digital e implica que el empleado esté localizable fuera del horario laboral, pero debe estar regulado en el régimen de disponibilidad de la empresa)
- Si en la empresa está implantado el trabajo a distancia (tanto en su modalidad total como híbrida)
- Posibles riesgos psicosociales relacionados con la conexión permanente al trabajo
- La desconexión digital recogida en el convenio colectivo de aplicación, así como la existencia de normas en la empresa y posibles acuerdos individuales en el contrato de trabajo
- Realizar encuestas a los empleados sobre usos de dispositivos electrónicos para el trabajo y, en el caso de que ya existieran, sobre las medidas de desconexión digital de la empresa (si las conocen, si las aplican, si les parecen suficientes, etc.)
- Existencia de un canal ético o de denuncia interno para que los empleados puedan informar sobre posibles irregularidades sobre el cumplimiento del derecho a la desconexión digital.
Negociación colectiva
La normativa establece que el protocolo de desconexión digital debe hacerse previa consulta con la representación legal de los trabajadores, por lo que es necesario negociar con ellos las medidas a adoptar en el protocolo.
Si bien es cierto que la normativa no establece que sea obligatorio alcanzar un acuerdo entre la RLT y los representantes de la empresa y esta última podría elaborar el protocolo de manera unilateral, es recomendable negociarlo con los representantes de los trabajadores.
Adopción de medidas
El siguiente paso es diseñar o elegir las medidas orientadas a facilitar y garantizar el derecho a la desconexión digital de los empleados, es decir, implementar aquellas medidas que permitan a los empleados no recibir comunicaciones de la empresa (de superiores o compañeros o clientes), que, en caso de recibirlas, puedan no contestarlas y la posibilidad de desconectar los dispositivos electrónicos facilitados por la empresa (como por ejemplo, el móvil corporativo o el ordenador de trabajo).
Así, las medidas a adoptar e incluir en el protocolo de desconexión digital deben estar relacionadas con:
- No permitir que se realicen llamadas, envíen emails o mensajes de texto (vía app o SMS) dentro de un determinado periodo de tiempo o días de la semana (que coincidirá con las horas en la que la empresa esté cerrada o, en caso de tener un servicio continuo, con los períodos de descanso entre jornadas de los empleados). Así mismo, se especificará a los empleados que no tienen la obligación de responder a estas comunicaciones de la empresa fuera de su horario laboral.
- No permitir el envío de comunicaciones profesionales durante los fines de semana, los días festivos ni los períodos de vacaciones del personal (salvo para las excepciones motivadas por necesidades de la empresa y justificadas). En este aspecto, se obligará a los trabajadores a dejar un mensaje automático de ausencia en su correo electrónico, especificando las fechas en las que estará ausente y la dirección de email de un compañero con el que contactar para asuntos urgentes.
- Las reuniones siempre se convocarán dentro del horario laboral del personal implicado y se especificará hora de inicio y duración máxima.
- Se incluirán formación y sensibilización sobre el uso de TIC en el trabajo y la necesidad de la desconexión digital.
- Reconocer el derecho de los empleados a no usar e incluso desconectar los dispositivos electrónicos usados para el trabajo fuera de su jornada laboral.
- Concretar en el acuerdo de trabajo a distancia las medidas de control del rendimiento y productividad de los teletrabajadores.
Incluir las posibles excepciones
Lo hemos mencionado ya; el protocolo de desconexión digital debe contemplar e incluir las excepciones que impliquen que los empleados estén localizables y deban responder a las comunicaciones de la empresa o de los clientes de esta fuera de su horario laboral.
Una de esas excepciones son los trabajadores que hayan firmado con la empresa un acuerdo de disponibilidad fuera del horario laboral (las conocidas guardias no presenciales), este recogerá el número de horas o días en el que el trabajador debe estar disponible y localizable fuera de su jornada laboral regular y la compensación correspondiente.
En cuanto a posibles imprevistos o causas de fuerza mayor que hagan necesario localizar a los empleados fuera de su jornada laboral y que estos atiendan a las comunicaciones profesionales de forma inmediata, estos deben estar consignados y justificados en el propio protocolo de desconexión digital.
Comunicación, formación y sensibilización
Una vez elaborado el protocolo, la empresa debe comunicarlo a todos los trabajadores, incluidos también los directivos. Esta comunicación puede hacerse a través de la intranet de la empresa (si dispone de una), vía email, en una reunión de personal o publicándolo en la página web corporativa. En caso de que el protocolo forme parte del convenio colectivo, este se publicará en el boletín oficial correspondiente al publicarse el convenio.
Así mismo y, como ya dijimos, es necesario formar y sensibilizar a todos los miembros de la empresa para que cumplan con las medidas del protocolo y lleven a cabo la desconexión digital del trabajo. Además, superiores jerárquicos y directivos deberían enseñar con el ejemplo, evitando enviar comunicaciones a sus empleados fuera del horario laboral.
Seguimiento y evaluación
Como en la aplicación de cualquier protocolo, se recomienda llevar a cabo un seguimiento de la implantación de las medidas adoptadas y una evaluación de las mismas, para lo que se puede consultar los empleados (de forma similar a lo que se hizo en el análisis de situación previo), de manera que la empresa vaya adaptando el protocolo a la realidad y las necesidades de sus empleados, así como a nuevas obligaciones legales y se puedan subsanar posibles incidencias o incumplimientos por parte de algún miembro de la empresa.
Esta labor la puede desempeñar un comité creado para tal fin, formado por representantes de la empresa y de la RLT, o delegarlo en Recursos Humanos.
Ejemplo de protocolo de desconexión digital
Para cerrar este artículo, os dejamos enlaces a varios ejemplos de protocolo de desconexión digital de diferentes empresas (algunos de ellos incluidos dentro del convenio colectivo u otros acuerdos):
- Protocolo de desconexión digital Telefónica
- Protocolo de desconexión digital AXA
- Protocolo de desconexión digital BBVA
- Protocolo de desconexión digital Cofares
En definitiva, el protocolo de desconexión digital es una obligación más dentro del cumplimiento normativo laboral que tu empresa debe contemplar, no hacerlo puede acarrear la imposición de sanciones por la Inspección de Trabajo, cuya cuantía va de los 750 euros a los 225.018 euros.