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LOPDGDD & RGPD

¿Cómo afecta la Ley de Protección de Datos a los inquilinos?

Realizar un contrato de alquiler supone, siempre que el arrendatario sea una persona física, hacer un tratamiento de datos, esto, especialmente para arrendadores particulares, puede generar dudas respecto a cómo deben aplicar la normativa de protección de datos. En este artículo explicamos cómo afecta la Ley de Protección de Datos a los inquilinos y qué aspectos clave deben tener en cuenta tanto arrendadores como arrendatarios.

Ley de Protección de Datos e inquilinos

Cuando, como arrendadores, tanto si somos una agencia de alquiler como particulares, realizamos un contrato de alquiler, estamos llevando a cabo un tratamiento de datos personales del inquilino (arrendatario), lo que nos convierte en el responsable del tratamiento y, por tanto, debemos tener en cuenta qué dice la normativa de protección de datos en cuanto a nuestras obligaciones.

En otros artículos y guías publicados en el blog ya os hemos hablado de la protección de datos para inmobiliarias o de cómo se aplica la Ley de Protección Datos para el administrador de fincas. Y lo cierto es que el arrendador tiene en común la mayoría de las obligaciones en protección de datos que estos, pero también hay algunas diferencias. A lo largo de los siguientes puntos vamos a explicar cómo aplicar y cumplir la Ley de Protección de Datos respecto a los inquilinos (y, si eres inquilino, leyendo este artículo podrás comprobar si tu arrendador está cumpliendo debidamente la ley).

Cabe señalar, que estas obligaciones son de aplicación tanto para alquileres de larga duración (viviendas habituales) como para alquileres cortos (viviendas vacacionales).

tarifas proteccion datos

¿Es necesario el consentimiento de los inquilinos para tratar sus datos?

En el caso de los contratos de alquiler y los datos personales que son necesarios para realizarlos, el consentimiento del inquilino para recabarlos no es necesario, ya que la licitud del tratamiento se ampara en los artículos 6.1 letras b) y c) del RGPD (ejecución de un contrato en el que interesado, el inquilino, es parte, y para el cumplimiento de una obligación legal del responsable).

Hay otros tratamientos de datos para los que tampoco es necesario el consentimiento explícito del inquilino, como puede ser, por ejemplo, la comunicación de sus datos a los suministradores de agua, luz y calefacción en el caso de que el inquilino se vaya a hacer cargo de estos gastos. O cuando, en un piso turístico, se colocan cámaras de seguridad en el interior de la vivienda, siempre y cuando cumplan con la ley (tenéis más información sobre el tema en nuestro artículo sobre si es legal poner cámaras en una casa alquilada).

Así, cualquier tratamiento de datos personales que no pueda ampararse en las citadas letras del artículo 6 del RGPD o las restantes, sí requerirá de recabar el consentimiento explícito del inquilino.

Cláusula de protección de datos en contratos de alquiler

Como con todo tratamiento de datos, debemos informar al inquilino de todo lo relativo al tratamiento de sus datos, para lo que deberemos incluir en el contrato una cláusula o anexo informativo sobre protección de datos.

Es la denominada cláusula informativa de protección de datos, cláusula RGPD o cláusula LOPD, que podemos encontrar en todos los contratos en los que una de las partes sea una persona física, en ella se informa de:

  • Identidad y datos de contacto del responsable del tratamiento (y, en el caso de agencias de alquiler, si lo tienen, del Delegado de Protección de Datos).
  • Finalidad del tratamiento.
  • Legitimidad del tratamiento.
  • Plazo de conservación de los datos.
  • Si los datos serán cedidos a terceros y la identidad de los mismos.
  • En su caso, si se producirán transferencias internacionales de datos.
  • Cómo y a través de qué vía se pueden ejercer los derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición).
  • La posibilidad de reclamar ante la AEPD (Agencia Española de Protección de Datos).

Derechos de los inquilinos en protección de datos

Como ocurre con la protección de datos en comunidades de vecinos y los propietarios, los inquilinos también tienen derecho a ejercer sus derechos ARSULIPO y solicitarlos cuando así proceda al responsable del tratamiento (sea este un particular o una agencia), que deberá responder en el plazo de un mes a dichas solicitudes. En caso de negar el derecho, deberá justificarlo debidamente.

Medidas de seguridad

Como responsable del tratamiento, debes garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos que tratas, esto implica conocer a qué riesgos pueden estar expuestos y adoptar medidas de seguridad técnicas y organizativas que aseguren que terceros no autorizados no accederán a los datos de tus inquilinos y que estos no se destruyan o se pierdan.

Plazo de conservación de los datos

Los datos personales de los inquilinos se conservarán durante el tiempo que dure la relación contractual. Una vez finalice dicha relación, es decir, finalice el contrato de alquiler y el interesado deje de ser nuestro inquilino, deberemos proceder a bloquear los datos personales y conservarlos durante el plazo de prescripción de las acciones de acuerdo a la normativa civil aplicable.

Es decir, que los contratos de arrendamiento y las facturas del alquiler, deberán conservarse el tiempo que marquen las correspondientes normativas, para poder presentarlas en caso de conflicto o inspección de la autoridad correspondiente. Esta conservación deberá hacerse de manera segura (sin que terceros no autorizados tengan acceso a los datos) y los datos personales no podrán tratarse para otro fin.

¿A quién se pueden ceder los datos de los inquilinos?

Los datos de los inquilinos solo podrán cederse a terceros cuando se tenga el consentimiento explícito del inquilino para ello o cuando sea parte de las obligaciones legales del responsable (el ya citado ejemplo de los contratos de suministros, si el inquilino se hará cargo de abonarlos).

¿Y qué ocurre si la comunidad de vecinos solicita los datos personales de los inquilinos de un piso alquilado en la comunidad? En este caso el arrendador no deberá facilitar los datos personales de su inquilino a la comunidad, salvo que cuente con el consentimiento de este o el inquilino se haga cargo de los pagos a la comunidad (en cuyo caso, esto deberá quedar reflejado en el contrato de alquiler).

¿Puede el arrendador incluir a los inquilinos en ficheros de morosos?

Siempre que la deuda sea cierta y esté vencida y existan documentos que la acrediten, así como su reclamación, el arrendador podrá incluir a los inquilinos en ficheros de morosos (denominado tratamiento de solvencia patrimonial), es decir, podrá comunicar los datos personales de los inquilinos morosos a este tipo de ficheros, cuyos responsables deberán informar al inquilino de su inclusión en ellos y de sus derechos ARSULIPO, para lo que se tiene un plazo de 30 días, durante los cuales los datos personales permanecerán bloqueados.

Para la comunicación de datos personales a los ficheros de morosos, no es necesario el consentimiento del interesado.

Cabe señalar que, en el caso de las agencias de alquiler, es posible que para reclamar las deudas, recurran antes a empresas de recobro. En este caso, la comunicación o cesión de datos personales de los inquilinos puede hacerse sin el consentimiento de estos también, ya que la empresa de recobro será un encargado del tratamiento de la agencia de alquiler, que tendrá que acceder a esos datos para prestar el servicio contratado.

Si eres arrendador, Grupo Atico34 te ayuda a cumplir la Ley de Protección de Datos

Si eres arrendador, ya seas una agencia de alquiler o un particular, debes cumplir con la Ley de Protección de Datos al tratar con los datos personales de tus inquilinos. Si no tienes claro cómo hacerlo o tienes dudas respecto a tus obligaciones, Grupo Atico34 puede ayudarte a resolverlas y a llevar al día el cumplimiento de la normativa; nuestro equipo de profesionales especializados en protección de datos no solo te asesorará en cualquier momento, también tendrás disponible cualquier documentación que necesites para acreditar tu cumplimiento de la normativa.

No lo dudes y ponte en contacto con nosotros para recibir más información. Cumplir la Ley de Protección de Datos es un mandato legal, cuya vulneración puede acarrear importantes sanciones.

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