El desarrollo de la tecnología ha hecho que las grabaciones de voz puedan hacerse prácticamente en cualquier momento y situación, lo que nos lleva a preguntarnos si la voz es un dato personal y si es de aplicación la Ley de Protección de Datos en las grabaciones de voz. En este artículo daremos respuesta a esta cuestión.
En este artículo hablamos de:
¿Cómo afecta la Ley de Protección de Datos a las grabaciones de voz?
Cómo afecte la Ley de Protección de Datos a las grabaciones de voz, dependerá del objetivo que tengan dichas grabaciones y el ámbito en el que se realicen. En los siguientes puntos nos vamos a centrar en las grabaciones de voz que puede realizar una empresa, organización o profesional dentro del desarrollo de su actividad comercial o administrativa.
Sería el caso, por ejemplo, de cómo se aplica la Ley de Protección de Datos en las grabaciones telefónicas de servicios técnicos o de atención al cliente, o de prestadores de servicios en las que se puede realizar un contrato verbal, o en videollamadas que se quieran grabar o al considerar si es legal escuchar las conversaciones de los empleados.
Licitud del tratamiento
La licitud para realizar grabaciones de voz dependerá de la finalidad de las mismas y si dicha finalidad puede legitimarse en alguna de las condiciones recogidas en el artículo 6 del RGPD o el artículo 9, en el caso de que las grabaciones se vayan a usar para sistemas de identificación biométrica.
Lo habitual es que la licitud del tratamiento en el caso de las grabaciones de voz se base en el consentimiento explícito del interesado o el interés legítimo del responsable del tratamiento, aunque en ese segundo caso, y en concreto, cuando hablamos de datos biométricos o en el ámbito laboral, cómo veremos más adelante, será necesario que la grabación de la voz pase un juicio de idoneidad y proporcionalidad.
¿Es necesario el consentimiento del interesado?
Lo hemos adelantado en el punto anterior, como norma general, para la grabación de voz, es necesario el consentimiento del interesado. Igual que es necesaria la autorización para grabar a una persona, también es necesario que si una empresa, organización o profesional va a grabar la voz de otra persona, se recabe su consentimiento explícito para ello.
Solo se puede grabar una conversación sin consentimiento de las personas que participan en ella, cuando la licitud del tratamiento se base en el interés legítimo del responsable del tratamiento, sea necesario para la ejecución de un contrato, para el cumplimiento de una obligación legal del responsable o sea necesario para proteger intereses vitales del interesado o de otra persona física.
En cualquier caso, cuando se requiera el consentimiento del interesado, este debe quedar registrado. Además, recordar que el consentimiento se recabará para una finalidad específica, por lo que las grabaciones de voz no se podrán usar para otras finalidades de las que no se haya informado al interesado.
Deber de informar
Como con todo tratamiento de datos personales, si vamos a realizar grabaciones de voz, es necesario informar a los interesados no solo de que se va a realizar la grabación, sino también de todo lo relativo al tratamiento de datos:
- Identidad del responsable del tratamiento y, en su caso, del Delegado de Protección de Datos.
- Finalidad del tratamiento.
- Legitimación del tratamiento.
- Plazo de conservación de la grabación.
- Cómo y a través de qué vía pueden los interesados ejercer sus derechos ARSULIPO (acceso, rectificación, supresión, limitación del tratamiento, portabilidad y oposición).
Esta información se puede ofrecer en dos capas diferentes; una primera capa con la información básica y que incluya la indicación sobre dónde encontrar la información detallada sobre el tratamiento de datos, que constituirá la segunda capa informativa. Dependiendo del medio, se podrá recurrir a un método u otro para suministrar esta información, por ejemplo, en llamadas telefónicas que puedan ser grabadas, se recomienda usar una locución grabada como primera capa informativa, que se reproducirá al comienzo de la llamada, en la que se indicará cómo acceder la segunda capa (pulsando un número del teléfono, facilitando una dirección web, etc.).
Siempre se debe cumplir con el deber de informar en protección de datos, pero es fundamental hacerlo cuando la base legitimadora para el tratamiento no sea el consentimiento.
Otras obligaciones de la Ley de Protección de Datos para grabaciones de voz
Aparte de recabar el consentimiento del interesado y del deber de informar, hay otras obligaciones de la Ley de Protección de Datos para grabaciones de voz que, como responsables o encargados del tratamiento, debemos cumplir:
- Medidas de seguridad: Con carácter previo a realizar este tipo de tratamiento de datos, deberemos realizar el correspondiente análisis de riesgos y, en el caso de usar la voz como dato biométrico, una evaluación de impacto, para determinar las medidas de seguridad técnicas y organizativas para garantizar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los datos. Medidas que garanticen, por ejemplo, que terceros no autorizados no accedan a las grabaciones, o que estas no se hagan públicas.
- Registro de actividades de tratamiento: Las grabaciones de voz deberán incluirse en el registro de actividades de tratamiento, tal y como establece el RGPD y la LOPDGDD.
- Plazo de conservación: Las grabaciones de voz se conservarán durante el plazo mínimo necesario para cumplir la finalidad perseguida y durante el plazo que puedan establecer otras normativas.
- Contrato de encargo de tratamiento: Si, aparte del responsable, quien trata las grabaciones de voz es un tercero que le presta un servicio, se deberá formalizar con este un contrato de encargo de tratamiento.
- Derechos de los interesados: Se debe garantizar, atender y responder a las solicitudes de derechos ARSULIPO de los interesados respecto a sus grabaciones de voz (en este artículo explicamos cómo se puede solicitar la grabación de una llamada a través del derecho de acceso).
La grabación de voz en el trabajo
Hasta ahora, hemos abordado la aplicación de la Ley de Protección de Datos en las grabaciones de voz desde una perspectiva relacionada con la actividad comercial o administrativa del responsable, es decir, respecto a la grabación de voz de clientes o usuarios. Pero ¿qué ocurre en el trabajo? ¿Es legal tener cámaras con audio en el trabajo? ¿Pueden responsables o jefes grabar y/u oír las conversaciones de sus empleados?
La respuesta es, en principio y cómo ya ha asentado diferente jurisprudencia, no. No se pueden colocar cámaras con audio en el trabajo, salvo que fuera absolutamente necesario y la medida hubiera pasado el test de proporcionalidad e idoneidad, es decir, no existiera otra medida menos intrusiva para lograr el mismo objetivo. Pero cabe señalar que generalmente la grabación de audio en el trabajo se considera una medida desproporcionada y muy invasiva respecto al derecho a la intimidad de los trabajadores y cualquier otra persona que pueda acceder al centro de trabajo, ya que se captarían conversaciones que nada tienen que ver con el ámbito laboral.
En cuando a otro tipo de grabaciones de voz en el trabajo, pueden realizarse, incluso sin necesidad de consentimiento del interesado, cuando:
- Se realice para supervisar y controlar el cumplimiento de las obligaciones laborales en determinadas actividades, como es el caso de las llamadas a call centers, servicios de posventa, técnicos o de atención al cliente, si bien, estas grabaciones no deberán hacerse de forma continua, sino puntual y siempre habiendo informado previamente de tal posibilidad a los empleados.
- Quien grabe sea una de las partes que participa en la conversación, para tenerla como prueba en caso de posibles conflictos laborales, si bien, el tema de la conversación debe girar en torno a la relación laboral o el ámbito laboral y no temas de la esfera íntima de los interlocutores.
- Una ley, norma o reglamento lo autoriza.
¿Si la grabación de voz la hace un particular?
Si las grabaciones de voz las hace un particular para uso doméstico o particular, la Ley de Protección de Datos no es de aplicación, ahora bien, si la grabación se hace pública y se difunde sin el consentimiento de los participantes en la misma, sí que podría denunciarse como vulneración de la normativa de protección de datos, además de poder incurrir en un delito de revelación de secretos y una vulneración del derecho al honor, la intimidad y la propia imagen.
Cabe recordar que si bien podemos grabar aquellas conversaciones de las que seamos parte sin el consentimiento de la otra persona, incluso sin avisarla de la grabación, dicha grabación no puede publicarse o difundirse. Y en caso de que la hagamos para tener pruebas de algo, dependerá del tribunal el que se acepte como prueba válida o no.
En definitiva, las grabaciones de voz se consideran generalmente datos personales y, por lo tanto, si, como responsables, vamos a realizar ese tipo de tratamiento, debemos cumplir las obligaciones que establece la Ley de Protección de Datos al respecto. Y recordar que en ningún caso, las grabaciones de voz deben hacerse públicas o difundirse.
Si en el desarrollo de la actividad de tu empresa o negocio realizas grabaciones de voz y tienes dudas sobre cómo cumplir con la Ley de Protección de Datos, en Grupo Atico34 te podemos ayudar a aplicar las medidas necesarias para cumplir con la normativa. No lo dudes y ponte en contacto con nosotros para solicitar más información.